PORTARIA SF nº 181, JUNHO de 2019.

Institui o mapeamento de processos no âmbito da Secretaria da Fazenda.

CONSIDERANDO que a Constituição Federal de 1988, em seu artigo 37 elenca como princípio da administração pública brasileira, entre outros, a eficiência, que por definição é a capacidade de obter uma maior quantidade de saídas/produtos, utilizando a menor quantidade de recursos/entradas;

CONSIDERANDO a necessidade de promover o aprimoramento dos processos de trabalho no âmbito da Secretaria da Fazenda por meio da estruturação de uma metodologia que permita uma análise detalhada dos seus processos, contribuindo, dessa forma, para a gestão do conhecimento;

CONSIDERANDO a necessidade de garantir padrões de excelência e transparência aos atos de gestão dos processos internos de trabalho;

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1° Fica instituída a metodologia de mapeamento de processos nas unidades administrativas da Secretaria da Fazenda, nos termos desta portaria, como uma ferramenta de gestão que visa elevar o nível de eficiência e de qualidade de seus serviços, bem como:

I - estabelecer a sequência das atividades realizadas, identificar as pessoas envolvidas, o fluxo de documentos, os recursos tecnológicos e as interações com outros processos;

II - permitir uma visão clara da cadeia de valor, e de seus componentes, dos serviços prestados pelas unidades;

III - promover a comunicação entre setores envolvidos nas atividades integrantes de um processo;

IV - criar padrões e requisitos para cada processo, auxiliando no desenho de projetos futuros;

V - estabelecer indicadores para medir seu desempenho;

VI -  estabelecer um modelo de contínuo redesenho do processo, adaptando-o às novas tecnologias e demandas;

VII - preservar o conhecimento adquirido com a realização dos processos;

VIII- identificar gargalos e outras falhas no processo.

Art. 2º Os Subsecretários, Coordenadores das Coordenadorias Jurídica, de Administração e de Tecnologia da Informação e Comunicação, Chefes das Assessorias de Comunicação e Econômica, Chefe da Representação Fiscal e Presidente do Conselho Municipal de Tributos indicarão e priorizarão, em conjunto com gestores de suas unidades dependentes, os processos a serem mapeados, considerando:

I – a quantidade de unidades envolvidas;

II – o nível de complexidade;

III – a relevância;

IV – as fragilidades já identificadas.

Parágrafo Único. Os gestores descritos no caput deste artigo publicarão portaria específica indicando:

I – o escopo do processo a ser mapeado;

II – o cronograma;

III – o responsável pelo processo;

IV – os responsáveis pela elaboração do mapeamento;

V – outros aspectos que entenderem necessários.

Art. 3º Após a finalização do mapeamento de um determinado processo na forma atual, o responsável pelo processo e sua equipe deverão promover uma análise do fluxo mapeado com o objetivo de identificar a existência de eventuais falhas ou oportunidades de melhorias, considerando o disposto no artigo 1º desta portaria, e propor, ao respectivo gestor da unidade para validação, um plano que contenha:

I – o detalhamento das alterações;

II – a análise dos impactos, se possível utilizando-se de indicadores de avaliação de performance;

III – os recursos necessários; e

IV- o cronograma de implementação.

Art. 4º Novos projetos que envolvam desenvolvimento de soluções de tecnologia só poderão ser iniciados após finalizados os mapeamentos dos processos correspondentes pelas áreas de negócio.

Art. 5º Caberá à Coordenadoria de Controle Interno – COCIN acompanhar e orientar os processos de mapeamento, bem como elaborar e atualizar manual para o mapeamento de processos, que deverá conter:

I – os conceitos referentes ao mapeamento de processos;

II – a sequência de etapas que as unidades deverão observar para elaboração do mapeamento dos processos;

III – a padronização na elaboração do mapeamento dos fluxos de processos.

Parágrafo Único. A COCIN disponibilizará em página específica da intranet da Secretaria da Fazenda o manual atualizado.

Art. 6º Após finalizado o processo de mapeamento, com a ciência e aprovação do gestor da unidade, a unidade disponibilizará arquivo com a especificação do fluxo processual em página específica da intranet da Secretaria da Fazenda.

Art. 7º Caberá à Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação – COTEC disponibilizar e manter recursos de tecnologia e ambiente para a efetivação dos procedimentos tratados nesta portaria.

Art. 8º Casos omissos ou exceções ao disposto nesta portaria serão deliberados e decididos pelo Secretário da Fazenda.

Art. 9º Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.