PORTARIA 4554/08 - SME

Estabelece procedimentos para transferência e prestação de contas dos recursos destinados à execução do Programa de Transferência de Recursos Financeiros - PTRF, às Associações de Pais e Mestres - APMs das Unidades Educacionais da Rede Municipal de Ensino, e divulga Quadros para a execução do PTRF.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO

- o disposto no "caput" do art. 2º, do Decreto Municipal nº 46.230, de 23/08/05, com redação alterada pelo Decreto Municipal nº 47.837, de 31/10/06;

- a Lei Municipal nº 14.660, de 26/12/07, que alterou a denominação de órgãos e cargos da Secretaria Municipal de Educação; e

- a necessidade de adequação, sistematização e otimização dos procedimentos de transferência e prestação de contas dos recursos do PTRF.

RESOLVE:

1. Os procedimentos para a transferência de recursos financeiros às Associações de Pais e Mestres - APMs, das Unidades Educacionais da Rede Municipal de Ensino e a prestação de contas, de que tratam a Lei Municipal nº 13.991, de 10/06/05, o Decreto Municipal nº 46.230, de 23/08/05, com as alterações do Decreto Municipal nº 47.837, de 31/10/06, e da Lei Municipal nº 14.660, de 26/12/07, ficam estabelecidos nos termos do Anexo I, desta Portaria.

 2. Os recursos transferidos se destinam aos fins estabelecidos no art. 3º da Lei Municipal nº 13.991, de 10/06/05, garantindo ações que beneficiem os alunos por meio da aquisição de bens e contratação de serviços, que  objetivem prioritariamente o desenvolvimento de atividades educacionais e a implementação de Projetos Pedagógicos das Unidades Educacionais.

3. Os recursos serão liberados por meio de repasses, desde que haja disponibilidade orçamentária e financeira.

3.1 Os repasses deverão atender prioritariamente as despesas do respectivo exercício orçamentário.

4. A operacionalização da transferência será gerenciada pela Secretaria Municipal de Educação - SME, por intermédio da Diretoria Regional de Educação - DRE, e processar-se-á de acordo com Termo de Compromisso, firmado com a Associação de Pais e Mestres, conforme modelo instituído no Anexo Único, do Decreto Municipal nº 46.230/05.

5. A prestação de contas dos recursos destinados à execução do PTRF será realizada mediante a utilização dos Quadros constantes no Anexo II, desta  Portaria.

6. As dúvidas e os casos omissos serão resolvidos pela Secretaria Municipal de Educação.

7. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando as Portarias SME nº 6.475, de 03/10/05, e 4.450 de 27/08/07.

ANEXO I DA PORTARIA Nº 4.554, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2008

PROCEDIMENTOS PARA A TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS FINANCEIROS ÀS ASSOCIAÇÕES DE PAIS E MESTRES - APMs DAS UNIDADES EDUCACIONAIS DA REDE MUNICIPAL DE ENSINO E SUA PRESTAÇÃO DE CONTAS.

I - DO CADASTRAMENTO E HABILITAÇÃO DA APM

1- O cadastramento se dará no momento da adesão da APM ao Programa.

1.1- As APMs das Unidades Educacionais da Rede Municipal de Ensino deverão apresentar à Diretoria Regional de Educação - DRE correspondente, os seguintes documentos para fins de cadastramento:

a) Ofício de encaminhamento da APM à DRE solicitando o cadastro;

b) Ficha Cadastro da APM e do Presidente da Diretoria Executiva - Modelo I;

c) cópia do cartão atualizado do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ da APM;

d) cópia, registrada em cartório, do Estatuto da APM;

e) cópia, registrada em cartório, da Ata da Assembléia Geral que elegeu a Diretoria Executiva e o Conselho Fiscal;

f) cópia do CPF e RG do Presidente da Diretoria Executiva da APM;

g) cópia do recibo de entrega da:

- Declaração de Isenção de Imposto de Renda Pessoa Jurídica - DIPJ;

- Relação Anual de Informações Sociais - RAIS negativa;

- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais - DCTF;

- Declaração do Imposto Retido na Fonte - DIRF;

- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social - GFIP;

h) cópia do comprovante de pagamento da Taxa de Fiscalização do Estabelecimento - TFE.

2. Para habilitação nos exercícios subseqüentes, a APM encaminhará anualmente, até 31 de janeiro, os documentos necessários à atualização e comprovação da sua regularidade.

2.1. Sempre que houver mudança na composição da Associação, os documentos da alínea "e" devem ser anexados ao processo.

2.2. Para atualização dos dados do representante legal da APM, quando mudar o Presidente da Diretoria Executiva, os documentos constantes das alíneas "b", "e" e "f", deverão ser anexados.

2.3. As obrigações acessórias constantes da alínea "g", do subitem 1.1, do item 1, deste Anexo deverão ser atualizadas de acordo com a legislação específica.

 2.4. Caso sejam identificadas ausências/falhas na documentação, quando do cadastramento ou habilitação será encaminhado pela DRE, expediente com orientações e prazos para justificativa, complementação ou correção.

2.4.1. Acolhidas as justificativas ou sanadas as falhas, a documentação poderá ser reapresentada, devidamente acompanhada da cópia do expediente de diligência, desde que no prazo estabelecido pela DRE.

2.4.2. Não sendo a documentação regularizada dentro do prazo cabível para a transferência dos recursos, a Associação deixará de ser contemplada com o correspondente repasse do PTRF, ou com recursos oriundos de qualquer outro Programa, cujo destino seja a conta bancária especificada no Termo de Compromisso.

II - DA FORMALIZAÇÃO E ANDAMENTO DO PROCESSO DE TRANSFERÊNCIA

3. Quando do cadastramento, a DRE deverá autuar e instruir o processo próprio com a documentação relacionada no item 1, do Anexo I, desta Portaria, juntar minuta do Termo de Compromisso e na seqüência, providenciar a reserva de recursos orçamentários nas dotações adequadas, de acordo com os valores divulgados anualmente pela SME, por meio de Portaria.

4. Em seguida, deverá ser emitida pelo Titular da Unidade Orçamentária, a autorização para a lavratura do Termo de Compromisso, em despacho específico.

5. Após o processamento da nota de empenho, a Diretoria Regional de Educação deverá lavrar o Termo de Compromisso, que será assinado pelo Diretor  Regional de  Educação, pelo Presidente da Diretoria Executiva da APM, por membro do Conselho Fiscal, por um representante da unidade beneficiária e duas testemunhas.

5.1. Em seguida, a DRE deverá publicar o extrato do Termo de Compromisso, no Diário Oficial.

6. Para liberação dos pagamentos, a APM da Unidade Educacional deverá apresentar à Diretoria Regional de Educação, o requerimento de solicitação do pagamento da parcela correspondente, e ter a aprovação da prestação de contas da parcela anterior e, quando em termos, a DRE processará a respectiva nota de liquidação e pagamento.

6.1. Para a liberação da 1ª (primeira) parcela, quando do cadastramento, a APM deverá apresentar à Diretoria Regional, apenas o requerimento de solicitação do pagamento.

6.2. A APM que não fizer jus ao repasse por irregularidades na documentação deverá apresentar à Diretoria Regional, justificativa com assinatura dos seus membros.

7. Encerrado o período de realização das despesas, as APMs das Unidades Educacionais da Rede Municipal de Ensino deverão apresentar a DRE vinculada, a prestação de contas nos formulários constantes no Anexo II, desta Portaria.

7.1. Os saldos financeiros dos recursos transferidos à conta do PTRF deverão constar da respectiva prestação de contas, acompanhado da correspondente reprogramação para o período seguinte, com estrita observância de sua utilização nas finalidades do Programa.

8. A comissão específica da Diretoria Regional de Educação, para verificação das contas do PTRF, após a análise e lavratura de Ata com Parecer Técnico Conclusivo, submeterá a prestação de contas à apreciação e deliberação do Diretor Regional de Educação, dentro do prazo estabelecido nesta Portaria.

9. Deverá ser juntada ao processo, a Ata com o Parecer Técnico Conclusivo da Comissão Específica e o Despacho Decisório do Diretor Regional de Educação.

10. Após a publicação da aprovação da prestação de contas, a Diretoria Regional de Educação encaminhará os  documentos constantes no subitem 14.2  à Secretaria Municipal de Educação, no prazo estabelecido nesta Portaria.

III - DA CONTA BANCÁRIA

11. Os recursos transferidos serão creditados, mantidos e geridos em contas específicas, abertas pela Associação de Pais e Mestres, em instituição financeira definida pela PMSP, devendo os saques serem realizados, mediante cheque nominativo ao credor ou ordem bancária, de acordo com a disponibilidade financeira em cada dotação orçamentária, e destinados exclusivamente, para pagamento de despesas relacionadas com o objeto do Programa.

11.1. Por decisão da SME, a conta especificada no Termo de Compromisso poderá ser utilizada para crédito de recursos oriundos de outros Programas, obedecendo aos procedimentos estabelecidos nesta Portaria.

11.2. Os saldos financeiros dos recursos transferidos, enquanto não destinados às finalidades do Programa, deverão ser aplicados em caderneta de poupança, quando a previsão de uso for igual ou superior a 1 (um) mês.

11.3. As receitas financeiras auferidas na forma do subitem 11.2. serão obrigatoriamente computadas a crédito do PTRF, da correspondente Associação de Pais e Mestres, na dotação de custeio, e destinadas exclusivamente às suas finalidades, devendo constar dos documentos e demonstrativos que integrarem a prestação de contas.

IV - DA REALIZAÇÃO DAS DESPESAS

12. Somente serão aceitas as despesas realizadas no período compreendido entre a data da liberação dos recursos financeiros e o último dia do período correspondente.

12.1. As APMs que apresentarem saldos reprogramados poderão realizar despesas, nas respectivas dotações, a partir do encerramento do período anterior.

13. Para realização das despesas, as APMs das Unidades Educacionais deverão obedecer às normas que regem as licitações e contratos da Administração Pública.

13.1 A APM poderá utilizar recursos oriundos do Programa, no pagamento de serviços contábeis e de taxas destinadas exclusivamente à manutenção da sua regularidade.

13.2. Poderá ainda ser utilizado o recurso de custeio, para reativação do Cadastro de Contribuinte Mobiliário - CCM, cancelado.

V - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

14. A  elaboração e apresentação da prestação de contas dos recursos recebidos à conta do PTRF deverão ocorrer da seguinte forma:

14.1. da Associação de Pais e Mestres às Diretorias  Regionais de  Educação a que as escolas estejam vinculadas, constituída dos seguintes documentos:

a) Ofício de encaminhamento da prestação de contas à Diretoria Regional de Educação com as justificativas cabíveis;

b) Demonstrativo da Execução da Receita e da Despesa e de Pagamentos Efetuados (Modelo II);

c)  Relação de Bens Adquiridos ou Produzidos (Modelo III), quando houver;

d) Demonstrativo da Conciliação Bancária (Modelo IV), quando necessário;

e) Termo de Doação (Modelo V), quando houver;

f) extrato da conta bancária em que os recursos foram depositados, evidenciando a movimentação de todos os cheques emitidos;

g) cópia da Ata de reunião da Associação de Pais e Mestres contendo o Plano de Aplicação dos Recursos transferidos à conta do PTRF, onde serão pormenorizados os critérios de gastos, de acordo com os princípios desta Portaria;

h) cópia do Parecer do Conselho Fiscal da Associação de Pais e Mestres sobre a regularidade das contas e dos respectivos documentos comprobatórios, com a aprovação lavrada em Ata.

14.1.1. Os documentos comprobatórios das despesas realizadas no objeto do Programa (notas fiscais, recibos, faturas e etc.) deverão conter a identificação do PTRF e o nome da Unidade Executora (APM da Unidade Educacional).

14.1.2. Os documentos originais citados no subitem anterior deverão ser arquivados na Unidade Educacional, ainda que sejam utilizados serviços de contabilidade de terceiros, pelo prazo de 10 (dez) anos, contados da data de aprovação da prestação de contas, à  disposição da Diretoria Regional de Educação, da SME e dos órgãos de controle interno e externo.

14.2. da  Diretoria Regional de Educação à Secretaria Municipal de Educação, constituída dos seguintes documentos:

a) Ofício de encaminhamento da prestação de contas à Secretaria Municipal Educação com as justificativas cabíveis;

b) Demonstrativo Sintético da Execução Físico-Financeira (Modelo VI), com parecer conclusivo da comissão específica da DRE;

c) Relação das APMs Inadimplentes com a Prestação de Contas (Modelo VII), quando houver,

d)  Demonstrativo Analítico da Execução Físico-Financeira (Modelo VIII);

e) Relação das  APMs Excluídas da Inadimplência (Modelo IX), quando houver;

f) cópia da publicação da aprovação da prestação de contas contendo receita, despesa e saldo por dotação orçamentária, de todas as APMs aprovadas;

g) cópia do Documento de Arrecadação do Município de São Paulo, DAMSP, quando houver.

14.2.1 Havendo outras publicações referentes ao mesmo repasse, a documentação elencada  no subitem 14.2 deverá igualmente ser encaminhada a SME.

15. Os bens patrimoniais adquiridos ou produzidos com recursos transferidos à conta do PTRF deverão ser incorporados ao patrimônio da Prefeitura Municipal e destinados ao uso dos respectivos estabelecimentos de ensino beneficiados, cabendo-lhes a responsabilidade pela guarda e conservação dos bens.

15.1. A incorporação dos bens adquiridos ou produzidos deverá ocorrer mediante o preenchimento e encaminhamento, pelas APMs, do Termo de Doação (Modelo V), à Diretoria Regional de Educação, providência que deverá ser adotada quando do recebimento do bem adquirido ou produzido.

15.2. A Diretoria Regional de Educação deverá proceder à imediata incorporação dos bens referidos no subitem 15.1. e em seguida, fornecer à Associação da Unidade Educacional os números dos correspondentes registros patrimoniais, de modo a facilitar a localização e a identificação dos bens.

15.3. As Diretorias  Regionais de  Educação deverão elaborar e manter em suas sedes, juntamente com os documentos que comprovam a execução das despesas, demonstrativo dos bens incorporados, adquiridos ou produzidos com recursos do PTRF, com seus respectivos números de chapeamento, de modo a facilitar os trabalhos de fiscalização e auditoria.

16. A Comissão Específica da Diretoria Regional de Educação, instituída por meio de Portaria, deverá analisar as prestações de contas recebidas das APMs, sob os aspectos de sua exatidão aritmética e obediência à legislação e consolidá-las conforme subitens  14.2 e 14.2.1.

16.1. A comissão de que trata o item 16 deverá ser composta de no mínimo 3 (três) membros, sendo obrigatoriamente, um deles servidor portador de diploma de Ciências Contábeis e de registro no Conselho Regional de Contabilidade.

17. As Diretorias  Regionais de Educação deverão  manter em arquivo, à disposição dos órgãos de controle, as cópias dos documentos constantes do subitem 14.2. , com o correspondente ateste da SME.

18. Os prazos para prestação de contas ocorrerão da seguinte forma:

18.1. da Associação de Pais e Mestres às Diretorias Regionais de Educação a que as escolas estejam vinculadas, até 5 (cinco) dias  contados do encerramento do período de realização da despesa.

18.2. da Comissão Específica da DRE ao Diretor Regional de Educação para apreciação e deliberação da prestação de contas, até o último dia do mês subseqüente  ao período de realização da despesa.

18.3. do envio dos documentos relacionados no subitem 14.2 a SME pela Diretoria Regional de Educação: até 5 (cinco) dias úteis da data de publicação do despacho decisório do Diretor  Regional de  Educação.

19. Na hipótese de a prestação de contas da Associação de Pais e Mestres não  ser apresentada, até a data prevista no subitem 18.1., ou não ser aprovada, a Diretoria Regional de Educação estabelecerá o prazo máximo de 10 (dez) dias para sua apresentação ou regularização.

20. Uma vez esgotado o prazo referido no item 19, sem que a obrigação tenha sido adimplida ou a irregularidade sanada, a Diretoria de Educação deverá comunicar a ocorrência à Secretaria Municipal de Educação e suspender o correspondente repasse de recursos, adotando as medidas necessárias à instauração da respectiva Tomada de Contas Especial.

21. A Secretaria Municipal de Educação suspenderá o repasse dos recursos do PTRF de todas as Unidades da respectiva Diretoria Regional de Educação, quando ocorrer:

a) descumprimento do disposto no subitem 18.3;

b) rejeição da prestação de contas; ou

c) utilização dos recursos em desacordo com os critérios estabelecidos para a execução do PTRF, constatada entre outros meios por análise documental ou auditoria.

22. Exauridas todas as medidas cabíveis no sentido da regularização das pendências, de que trata o item anterior, a SME instaurará a correspondente Tomada de Contas Especial contra o gestor que lhe deu causa.

23. As APMs relacionadas no Modelo VII (Relação de APMs Inadimplentes com as Prestações de Contas), não terão assegurado o recebimento dos recursos do PTRF ou de qualquer outro Programa, cujo destino seja a conta bancária especificada no Termo de Compromisso.

23.1. O restabelecimento da adimplência (Modelo IX), não implicará ressarcimento de perda de recursos ocorrida no período de inadimplemento.

24. A APM que não apresentar a prestação de contas dos recursos financeiros transferidos, por  motivo de força maior ou caso fortuito, deverá encaminhar as devidas  justificativas à Diretoria Regional de Educação.

24.1. Considera-se caso fortuito para a não apresentação da prestação de contas, a falta no todo ou em parte de documentos, por dolo ou culpa do gestor anterior.

24.2. Na falta de apresentação da prestação de contas por culpa ou dolo dos representantes legais das Associações de Pais e Mestres sucedidos, as justificativas a que se refere o "caput" deste subitem deverão vir, obrigatoriamente, acompanhadas de cópia autenticada de representação protocolizada junto ao respectivo órgão do Ministério Público, para adoção das providências cíveis e criminais da sua alçada, no caso de dirigente que não pertença ao quadro municipal.

24.3. O sucessor referido no subitem 24.2 é responsável pela instrução da referida representação, com a documentação mínima para aceitação e julgamento do procedimento, a qual deverá ser instruída, obrigatoriamente, com:

a) qualquer documento disponível referente à transferência de recursos, inclusive extratos da conta específica;

b) relatório das ações empreendidas com os recursos transferidos;

c) qualificação do ex-gestor ou ex-dirigente, inclusive com o endereço atualizado, se houver.

24.4. A representação, a que se refere o subitem 24.2, contra ex-dirigentes será movida pela Prefeitura do Município de São Paulo, por intermédio da Secretaria Municipal de Educação.

25. Na hipótese de serem aceitas as justificativas, de que trata o item anterior, a SME, uma vez instaurada a correspondente Tomada de Contas Especial, restabelecerá as condições necessárias ao repasse de recursos aos beneficiários do PTRF, que ficarão dispensados da apresentação de certidões de acompanhamento do andamento da representação de que trata o subitem 24.2.

25.1. Ao restabelecer o repasse de recursos financeiros, na forma do item 25, os beneficiários do PTRF não serão ressarcidos de perdas de recursos ocorridas no período de inadimplemento.

26. Na hipótese de não serem aceitas as justificativas, de que trata o item 24, a SME manterá a suspensão dos repasses dos recursos financeiros e instaurará a correspondente Tomada de Contas Especial contra a Associação de Pais e Mestres ou em desfavor, ao dirigente da APM.

27. A autoridade responsável pela prestação de contas que inserir ou fizer inserir documentos ou declaração falsa ou diversa da que deveria ser inscrita, com o fim de alterar os fatos, será responsabilizada civil, penal e administrativamente

28. A SME realizará, a cada exercício financeiro, auditoria por sistema de amostragem dos recursos aplicados do PTRF pelas APMs, podendo, para tanto, ser requisitados documentos e demais elementos julgados necessários, bem como ser realizada inspeção "in loco".

VI - DAS CONDIÇÕES PARA DEVOLUÇÃO DE RECURSOS FINANCEIROS

29. Nos casos de desativação, extinção e paralisação de Unidades Educacionais, a APM deverá efetuar a devolução dos recursos à Prefeitura do Município, incluídos os rendimentos da aplicação no mercado financeiro, no prazo máximo de 5 (cinco) dias do fato gerador.

29.1. O não cumprimento do prazo estabelecido no item 29 acarretará a atualização monetária do débito nos termos do item 32.

30. No caso da aplicação dos recursos transferidos, em finalidade diversa ao Programa, a APM deverá efetuar a devolução dos recursos à PMSP, com a devida atualização monetária, no prazo máximo de 5 (cinco) dias a contar do recebimento da comunicação da Diretoria Regional de Educação, sendo considerado o fato gerador a data em que foi realizada a despesa.

31. Os recolhimentos de que tratam os itens 29 e 30 serão efetuados através do Documento de Arrecadação do Município de São Paulo - DAMSP, emitido pela DRE.

32. A atualização dos débitos para com a Fazenda Municipal deverá obedecer ao disposto na Lei Municipal nº 10.734/89, e alterações posteriores.

ANEXO II DA PORTARIA Nº 4.554, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2008

Quadros para a prestação de contas dos recursos destinados à execução do Programa de Transferência de Recursos Financeiros - PTRF.

OBS.: VIDE ANEXOS PUBLICADOS NO D.O.C DIA 12/11/2008 - PÁGINAS 17 A 21