PORTARIA 6475/05 - SME

Estabelece os procedimentos para transferência e prestação de contas dos recursos destinados à execução do Programa de Transferência de Recursos Financeiros - PTRF, às Associações de Pais e Mestres (APM's) das unidades educacionais da Rede Municipal de Ensino.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO a necessidade de fortalecer a participação da comunidade escolar no processo de construção da autonomia das unidades educacionais da Rede Municipal de Ensino;

CONSIDERANDO ainda a necessidade de sistematizar, otimizar e disciplinar os procedimentos administrativos relativos às formas de transferência e de prestação de contas dos recursos do PTRF;

RESOLVE:

1. Os procedimentos para a transferência de recursos financeiros às Associações de Pais e Mestres - APM's das unidades educacionais da Rede Municipal de Ensino e sua prestação de contas, de que tratam a Lei nº 13.991, de 10 de junho de 2005, e Decreto nº 46.230, de 23 de agosto de 2005, ficam estabelecidos nos termos do Anexo Único, integrante desta portaria.

2. Os recursos transferidos se destinam a garantir, supletivamente, ações que beneficiem os alunos das unidades educacionais beneficiárias, em necessidades prioritárias, por meio da aquisição de material de consumo e permanente, da manutenção, conservação e pequenos reparos na Unidade Educacional, do desenvolvimento de atividades educacionais, na implementação de projetos pedagógicos e da contratação de serviços.

3. Os recursos serão liberados bimestralmente, desde que haja disponibilidade orçamentária e financeira.

4. A operacionalização da transferência será gerenciada pela Secretaria Municipal de Educação (SME), por intermédio da Coordenadoria de Educação (CE), e processar-se-á por meio de Termo de Compromisso a ser firmado com a Associação de Pais e Mestres, conforme modelo instituído no Anexo ao Decreto nº 46.230/2005.

5. As dúvidas e os casos omissos serão resolvidos pela Secretaria Municipal de Educação.

6. Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

ANEXO ÚNICO DA PORTARIA SME Nº 6.475, DE 03 DE OUTUBRO DE 2005

PROCEDIMENTOS PARA A TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS FINANCEIROS ÀS ASSOCIAÇÕES DE PAIS E MESTRES (APM'S) DAS UNIDADES EDUCACIONAIS DA REDE MUNICIPAL DE ENSINO E SUA PRESTAÇÃO DE CONTAS.

I - DO CADASTRAMENTO E HABILITAÇÃO DA APM

1. As APM's das unidades educacionais da Rede Municipal de Ensino deverão apresentar, anualmente, à Coordenadoria de Educação (CE) correspondente, os seguintes documentos para fins de cadastramento e habilitação ao Programa:

a) Ofício de encaminhamento da APM à CE;

b) Ficha Cadastro da APM e do Dirigente (Modelo I);

c) Cópia do cartão atualizado do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ da APM;

d) Cópia do Estatuto da APM registrado em cartório, contendo a adaptação ao novo Código Civil Brasileiro;

e) Cópia, registrada em cartório, da ata da Assembléia Geral que elegeu a Diretoria Executiva, o Conselho Deliberativo e o Conselho Fiscal;

f) Cópia do CPF e da Carteira de Identidade do Presidente da Diretoria Executiva da APM;

g) Cópia do recibo de entrega Declaração de Isenção de Imposto de Renda Pessoa Jurídica e Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) negativa.

2. Para o exercício de 2005, a documentação elencada no item 1 deverá ser entregue na Coordenadoria de Educação em data a ser definida pela SME e para os exercícios subseqüentes até dia 31 de janeiro de cada ano.

2.1. Caso sejam identificadas falhas na documentação, será encaminhado expediente com orientações e prazos para a sua complementação ou correção. Depois de sanadas as falhas identificadas, a documentação poderá ser reapresentada, devidamente acompanhada da cópia do expediente de diligência, desde que no prazo estipulado.

II - DA FORMALIZAÇÃO E ANDAMENTO DO PROCESSO DE TRANSFERÊNCIA

3. A CE deverá autuar e instruir o processo próprio com a documentação elencada no item 1 do Anexo Único desta Portaria e a minuta do termo de compromisso e, na seqüência, providenciar a reserva de recursos orçamentários na dotação adequada, de acordo com os valores divulgados anualmente pela SME, por meio de portaria.

4. Em seguida, deverá ser emitida, pelo Titular da Unidade Orçamentária, a autorização para a lavratura do termo de compromisso em despacho específico.

5. Após o processamento da nota de empenho, a Coordenadoria de Educação deverá lavrar o termo de compromisso, a ser assinado pelo Coordenador de Educação e pelo Presidente da Diretoria Executiva da APM. Em seguida, a CE deverá publicar no diário oficial o extrato do termo de compromisso.

6. Para liberação dos pagamentos, a APM da unidade educacional deverá apresentar à Coordenadoria de Educação o requerimento de solicitação do pagamento da parcela correspondente e a prestação de contas da parcela anterior e, quando em termos, a CE processará a respectiva nota de liquidação e pagamento.

6.1. Para a liberação da 1ª parcela de 2005, a APM deverá apresentar à CE apenas o requerimento de solicitação do pagamento.

7. Após o encerramento do período de realização da despesa, as APM's das unidades educacionais da Rede Municipal de Ensino deverão apresentar a prestação de contas nos formulários exigidos à Coordenadoria de Educação a que estejam subordinadas.

7.1. Os saldos financeiros dos recursos transferidos à conta do PTRF deverão constar da respectiva prestação de contas, acompanhado da correspondente reprogramação para o período seguinte, com estrita observância de sua utilização nas finalidades do programa.

8. A comissão específica da Coordenadoria de Educação para verificação das contas do PTRF, após a análise e lavratura de ata com parecer técnico conclusivo, submeterá a prestação de contas à apreciação e deliberação do Coordenador de Educação dentro do prazo estabelecido nesta portaria.

9. Deverá ser juntada ao processo a ata com o parecer técnico conclusivo da Comissão Específica e o despacho decisório do Coordenador de Educação.

10. Após a publicação da aprovação da prestação de contas, a Coordenadoria de Educação encaminhará o Demonstrativo Sintético da Execução Físico-Financeira (Modelo VI) e demais documentos à SME no prazo estabelecido nesta portaria.

III - DA CONTA BANCÁRIA

11. Os recursos transferidos serão creditados, mantidos e geridos em contas específicas, abertas pela Associação de Pais e Mestres em instituição financeira a ser definida pela PMSP, devendo os saques ser realizados, mediante cheque nominativo ao credor ou ordem bancária, e destinados exclusivamente para pagamento de despesas relacionadas com o objeto do programa.

11.1. Os saldos financeiros dos recursos transferidos, enquanto não destinados às finalidades do programa, deverão ser aplicados em caderneta de poupança, quando a previsão de uso for igual ou superior a 1 (um) mês.

11.2. As receitas financeiras auferidas na forma do item 11.1 serão obrigatoriamente computados a crédito do PTRF da correspondente Associação de Pais e Mestres e destinadas exclusivamente às suas finalidades, devendo constar dos documentos e demonstrativos que integrarem a prestação de contas.

IV - DA REALIZAÇÃO DAS DESPESAS

12. Somente serão aceitas as despesas realizadas no período compreendido entre a data da liberação dos recursos financeiros e o último dia útil do período correspondente.

13. Para realização das despesas, as APM's das unidades educacionais deverão obedecer as normas que regem as licitações e contratos da Administração Pública.

V - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

14. A elaboração e apresentação da prestação de contas dos recursos recebidos à conta do PTRF deverão ocorrer da seguinte forma:

14.1. da Associação de Pais e Mestres às Coordenadorias de Educação a que as escolas estejam vinculadas, constituída dos seguintes documentos:

a) Ofício de encaminhamento da prestação de contas à Coordenadoria de Educação;

b) Demonstrativo da Execução da Receita e da Despesa e de Pagamentos Efetuados (Modelo II);

c) Relação de Bens Adquiridos ou Produzidos (Modelo III);

d) Extrato da conta bancária em que os recursos foram depositados, evidenciando a movimentação de todos os cheques emitidos;

e) Demonstrativo da conciliação bancária (Modelo IV);

f) Cópia da ata de reunião da Associação de Pais e Mestres contendo o plano de aplicação dos recursos transferidos à conta do PTRF;

g) Cópia do Parecer do Conselho Fiscal da Associação de Pais e Mestres sobre a regularidade das contas e dos respectivos documentos comprobatórios, com a aprovação lavrada em ata.

14.1.1. Os documentos comprobatórios das despesas realizadas no objeto do programa (notas fiscais, recibos, faturas etc.) deverão conter a identificação do PTRF e o nome da unidade executora (APM da unidade educacional) a serem arquivados em sua sede, ainda que utilize serviços de contabilidade de terceiros, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data de aprovação da prestação de contas pela CE, à disposição da Coordenadoria de Educação, da Secretaria Municipal de Educação e dos órgãos de controle interno e externo.

15. Os bens patrimoniais adquiridos ou produzidos com recursos transferidos à conta do PTRF deverão ser incorporados ao patrimônio da Prefeitura Municipal e destinados ao uso dos respectivos estabelecimentos de ensino beneficiados, cabendo-lhes a responsabilidade pela guarda e conservação dos bens.

15.1. A incorporação dos bens adquiridos ou produzidos deverá ocorrer mediante o preenchimento e encaminhamento, pelas APM's, do Termo de Doação (Modelo V), à Coordenadoria de Educação, providência que deverá ser adotada quando do recebimento do bem adquirido ou produzido.

15.2. A Coordenadoria de Educação deverá proceder a imediata incorporação no respectivo patrimônio, dos bens referidos no item 15.1. e, em seguida, fornecer às APM's das unidades educacionais os números dos correspondentes registros patrimoniais, de modo a facilitar a localização e a identificação do bens.

15.3. As Coordenadorias de Educação deverão elaborar e manter em suas sedes, juntamente com os documentos que comprovam a execução das despesas, demonstrativo dos bens incorporados, adquiridos ou produzidos com recursos do PTRF, com seus respectivos números de chapeamento, de modo a facilitar os trabalhos de fiscalizações e auditorias.

16. A Comissão Específica da Coordenadoria de Educação, instituída por meio de portaria, deverá analisar as prestações de contas recebidas das APM's das escolas sob os aspectos de sua exatidão aritmética e obediência a legislação, consolidá-las no Demonstrativo Sintético da Execução Físico-Financeira (Modelo VI), apresentado-o, a SME, com parecer conclusivo acerca da aplicação dos recursos, acompanhado da Relação das APM's inadimplentes com Prestação de Contas (Modelo VII), com a indicação, se houver, das APM's cujas prestações de contas não foram apresentadas ou aprovadas.

16.1. A comissão de que trata o item 16 deverá ser composta de, no mínimo, 3 (três) membros, sendo, obrigatoriamente, um deles servidor portador de diploma de Ciências Contábeis e de registro no Conselho Regional de Contabilidade.

17. Por ocasião da análise das prestações de contas, as Coordenadorias de Educação deverão preencher e manter, em arquivo, à disposição dos órgãos de controle, o Demonstrativo Analítico da Execução Físico-Financeira (Modelo VIII), no qual ficarão evidenciadas as informações relativas a cada APM beneficiada, consolidadas no demonstrativo sintético a ser apresentado à SME.

18. Os prazos da prestação de contas deverão ocorrer da seguinte forma:

18.1. da Associação de Pais e Mestres às Coordenadorias de Educação a que as escolas estejam vinculadas, até 5 (cinco) dias contados do encerramento do período de realização da despesa;

18.2. da Comissão Específica da CE ao Coordenador de Educação para apreciação e deliberação da prestação de contas, até o dia 25 (vinte e cinco) do mês subseqüente ao período de realização da despesa;

18.3. do envio do Demonstrativo Sintético (Modelo VI) e demais documentos à SME pela Coordenadoria de Educação, até 5 (cinco) dias úteis da data de publicação do despacho decisório do Coordenador de Educação.

19. Na hipótese de a prestação de contas da Associação de Pais e Mestres não vir a ser apresentada, até a data prevista no item 18.1., ou não vir a ser aprovada, a Coordenadoria de Educação estabelecerá o prazo máximo de 10 (dez) dias para sua apresentação ou regularização.

20. Uma vez esgotado o prazo referido no item 19, sem a que a obrigação tenha sido adimplida ou a irregularidade sanada, a Coordenadoria de Educação deverá comunicar a ocorrência à Secretaria Municipal de Educação e suspender o correspondente repasse de recursos, adotando as medidas necessárias à instauração da respectiva tomada de contas especial.

21. A Secretaria Municipal de Educação suspenderá o repasse dos recursos do PTRF de todas as unidades da respectiva Coordenadoria de Educação, quando ocorrer:

a) descumprimento do disposto no item 18.3;

b) rejeição da prestação de contas, ou;

c) utilização dos recursos em desacordo com os critérios estabelecidos para a execução do PTRF, constatada por, entre outros meios, análise documental ou auditoria.

22. Exauridas todas as medidas cabíveis no sentido da regularização das pendências, de que trata o item anterior, a SME instaurará a correspondente Tomada de Contas Especial contra o gestor que lhe deu causa.

23. As APM's relacionadas no Modelo VII (Relação de APM's Inadimplentes com as Prestações de Contas), não terão assegurado o recebimento dos recursos do PTRF.

23.1. O restabelecimento da adimplência (Modelo IX) não implicará ressarcimento de perda de recursos ocorrida no período de inadimplemento.

24. A APM que não apresentar a prestação de contas dos recursos financeiros à conta do PTRF, por motivo de força maior ou caso fortuito, deverá apresentar as devidas justificativas à Coordenadoria de Educação.

24.1. Considera-se caso fortuito para a não apresentação da prestação de contas, a falta, no todo ou em parte, de documentos, por dolo ou culpa do gestor anterior.

24.2. Na falta de apresentação da prestação de contas por culpa ou dolo dos representantes legais das Associações de Pais e Mestres sucedidos, as justificativas a que se refere o caput deste item deverão ser, obrigatoriamente, acompanhadas de cópia autenticada de representação protocolizada junto ao respectivo órgão do Ministério Público, para adoção das providências cíveis e criminais da sua alçada, no caso de dirigente que não pertença ao quadro municipal.

24.3. O sucessor referido no item 24.2 é responsável pela instrução da referida representação, com a documentação mínima para aceitação e julgamento do procedimento, a qual deverá ser instruída, obrigatoriamente, com:

a) qualquer documento disponível referente à transferência de recursos, inclusive extratos da conta específica;

b) relatório das ações empreendidas com os recursos transferidos;

c) qualificação do ex-gestor ou ex-dirigente, inclusive com o endereço atualizado, se houver.

24.4. A representação, a que se refere o item 24.2, contra ex-dirigentes será movida pela Prefeitura do Município de São Paulo, por intermédio da Secretaria Municipal de Educação.

25. Na hipótese de serem aceitas as justificativas, de que trata o item anterior, a SME, uma vez instaurada a correspondente Tomada de Contas Especial, restabelecerá as condições necessárias ao repasse de recursos aos beneficiários do PTRF, que ficarão dispensados da apresentação de certidões de acompanhamento do andamento da representação de que trata o item 24.2.

25.1. Ao restabelecer o repasse de recursos financeiros, na forma do item 25, os beneficiários do PTRF não serão ressarcidos de perdas de recursos ocorridas no período de inadimplemento.

26. Na hipótese de não serem aceitas as justificativas, de que trata o item 24, a SME manterá a suspensão dos repasses dos recursos financeiros e instaurará a correspondente Tomada de Contas Especial contra a Associação de Pais e Mestres ou em desfavor ao dirigente da APM.

27. A autoridade responsável pela prestação de contas que inserir ou fizer inserir documentos ou declaração falsa ou diversa da que deveria ser inscrita, com o fim de alterar os fatos, será responsabilizada civil, penal e administrativamente.

28. A SME realizará, a cada exercício financeiro, auditoria por sistema de amostragem dos recursos aplicados do PTRF pelas APM's, podendo, para tanto, ser requisitados documentos e demais elementos julgados necessários, bem como ser realizada inspeção "in loco".

VI - DAS CONDIÇÕES PARA DEVOLUÇÃO DE RECURSOS FINANCEIROS

29. Nos casos de desativação, extinção e paralisação de unidades educacionais, a APM deverá efetuar a devolução dos recursos à Prefeitura Municipal, incluídos os rendimentos da aplicação no mercado financeiro, no prazo máximo de 5 (cinco) dias do fato gerador.

29.1. O não cumprimento do prazo estabelecido no item 29 acarretará a atualização monetária do débito nos termos do item 32.

30. No caso da aplicação dos recursos transferidos em finalidade diversa ao programa, a APM deverá efetuar a devolução dos recursos à Prefeitura Municipal, com a devida atualização monetária, no prazo máximo de 5 (cinco) dias a contar do recebimento da comunicação da Coordenadoria de Educação, sendo considerado o fato gerador a data em que foi realizada a despesa.

31. Os recolhimentos de que tratam os itens 29 e 30 deverão ser efetuados mediante a emissão pela Coordenadoria de Educação da Guia de Arrecadação - Modelo 99 T, código SAF 394 - Eventuais Diversos.

32. A atualização dos débitos para com a Fazenda Municipal deverá obedecer ao disposto na Lei nº 10.734/89 e alterações posteriores.

OBS.: Quadros anexos, vide DOC de 04/10/2005 - páginas 16 e 17.