Portaria nº 131/SG/2018

Dispõe sobre a definição de Pontos Focais para auxiliar na elaboração das Tabelas de Temporalidade no âmbito da Administração Pública Municipal.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE GESTÃO, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO a responsabilidade dos órgãos da Administração Pública Municipal na proteção e conservação dos documentos de valor probatório, informativo, cultural e histórico;

CONSIDERANDO a importância da implementação da política municipal de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições do Decreto nº 57.783, de 13 de Julho de 2017, em especial nos artigos 13 e 16;

CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada nos arquivos das Secretarias Municipais, da Controladoria Geral do Município, das Prefeituras Regionais, das Autarquias, das Fundações e das Empresas Públicas Municipais, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, bem como das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica,

RESOLVE:

Art. 1º Ficam estabelecidos os procedimentos para definição dos Pontos Focais na Administração Pública Municipal, que terão a função de auxiliar na elaboração das Tabelas de Temporalidade: Atividades - Meio e Fim referentes aos documentos produzidos e recebidos nos Órgãos da Administração Pública Municipal, integrantes do Sistema de Arquivo do Município de São Paulo, conforme art. 7 º do Decreto nº 57.783, de 13 de Julho de 2017.

§ 1º Para os fins do caput deste artigo, considera-se Tabela de Temporalidade o instrumento resultante da avaliação documental que define os prazos de guarda e a destinação de cada série documental, nos termos do art. 12, II, do Decreto nº 57.783/2017.

§ 2º Para os fins do caput deste artigo, considera-se Ponto Focal o servidor designado, mediante Portaria do Órgão ou entidade municipal integrante do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo, para exercer as atividades constantes do artigo 3º desta Portaria.

Art. 2º Os Órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Municipal terão o prazo de 15 (quinze) dias úteis, contados a partir da publicação desta Portaria, para designar um servidor e um suplente para atuarem como Ponto Focal, respeitadas as seguintes diretrizes:

I – Os servidores deverão ser designados mediante Portaria;

II - Nas entidades municipais que possuem unidades regionalizadas, deverá ser indicado um Ponto Focal por unidade regional, com seu respectivo suplente;

III – Designados os Pontos Focais e seus suplentes, nos termos do inciso I deste artigo, a Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, deverá ser comunicada pelo seguinte endereço eletrônico: gestaodocumental@prefeitura.sp.gov.br;

IV – Na impossibilidade do Ponto Focal ou de seu suplente exercerem as atividades constantes do artigo 3º desta Portaria, deverão os Órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Municipal nomear substitutos, respeitando, para cada nova designação, os termos dos incisos I a III deste artigo;

V – O Ponto Focal exercerá suas funções enquanto houver a necessidade de elaboração e atualização da Tabela de Temporalidade de seu Órgão.

Art. 3º - São atribuições do Ponto Focal:

I – Ter conhecimento das áreas específicas da documentação a ser analisada;

II – Solicitar e acompanhar o preenchimento do Formulário de Identificação Documental, que será encaminhado pela Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, durante a elaboração da Tabela de Temporalidade;

III – Participar de reuniões com a Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, para alinhamento das ações;

IV – Ser o responsável pela comunicação entre seu Órgão e a CGDOC;

V – Centralizar o recebimento dos Formulários de Identificação Documental para posterior envio à CGDOC;

VI – Ser o responsável pela devolução dos Formulários de Identificação Documental à CGDOC;

VII – Agendar reuniões com os servidores responsáveis pela documentação de seu Órgão;

VIII - Auxiliar na definição dos prazos de guarda dos documentos que constarão nas Tabelas de Temporalidade: Atividades - Meio e Fim;

IX – Autuar o processo de elaboração e formalização da Tabela de Temporalidade;

X – Cumprir os prazos estabelecidos pela CGDOC no cronograma de atividades.

Art. 4º - A elaboração e formalização das Tabelas de Temporalidade devem observar as seguintes etapas:

I – Reuniões entre os Pontos Focais e a CGDOC para alinhamento do início das atividades, devidamente registradas em atas;

II – Definição do cronograma de atividades;

III – Autuação do processo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI;

IV – Encaminhamento do material referente à elaboração das Tabelas de Temporalidade;

V – Identificação Documental através de formulários e reuniões;

VI – Análise dos documentos identificados para padronização de terminologia;

VII – Definição de prazos de guarda;

VIII – Encaminhamento ao Arquivo Histórico Municipal, da Secretaria Municipal da Cultura, para manifestação, nos termos do art. 14, § 1º, do Decreto nº 57.783/2017;

IX – Remessa à CGDOC para análise final quanto aos aspectos materiais;

X - Envio da documentação avaliada na Tabela de Temporalidade à Assessoria Jurídica do Órgão de lotação do Ponto Focal, para análise quanto à regularidade do processo e validação do embasamento jurídico dos documentos e seus prazos de guarda, ressalvada a hipótese do parágrafo único deste dispositivo;

XI – Publicação da Tabela de Temporalidade mediante ato do titular do Órgão da Administração Pública Municipal responsável pela documentação avaliada, ressalvada a hipótese do parágrafo único deste artigo.

Parágrafo único. Caso se trate de Tabela de Temporalidade: Atividades - Meio, classificada nos termos do Comunicado nº 1/SMG/2018, a análise prevista no inciso X deste artigo deverá ser feita pela Coordenadoria Jurídica – COJUR, da Secretaria Municipal de Gestão, devendo a publicação de que trata o inciso XI ser efetuada pelo Secretário Municipal de Gestão.

Art. 5º - As dúvidas decorrentes da publicação desta Portaria serão dirimidas pela Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão.

Art. 6º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.