REPUBLICADO NA ÍNTEGRA

PORTARIA Nº 084/2020

De 16 de dezembro de 2020

Regulamenta os procedimentos para realização de despesas por meio do regime de Adiantamento, previsto na  Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1988 e no Decreto nº 48.592, de 06 de setembro de 2007 e dá outras providências.

DÁRIO JOSÉ BARRETO, Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 8º, alínea “d”, da  Lei Municipal nº 8.383, de 19 de abril de 1.976,

O Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei,

R E S O L V E:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º - O regime de adiantamento é destinado à realização de despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, sempre precedidas de empenho em nome de servidor.

Art. 2º -  Poderá ser utilizado o regime de adiantamento pronto pagamento para atender despesas de:

I - pequeno vulto;

II - manutenção de bens móveis;

III - conservação e adaptação de bens imóveis;

IV - atendimento social a pessoas carentes; quando for exigido;

V - participação de servidores em cursos ou congressos necessários ao desempenho de suas atribuições;

VI - viagens temporárias de servidores no interesse da Administração;

VII - organização e realização de eventos científicos, culturais e/ou esportivos, quando a Municipalidade os patrocinar ou deles participar;

VIII - caráter indispensável ao andamento de medidas judiciais;

IX - representação do Município;

X - naturezas excepcionais, devidamente justificadas e expressamente ratificadas pelo Secretário da Unidade Orçamentária correspondente, ou previamente autorizadas pelo Prefeito, quando for o caso.

XI – concessão de ajuda de custo aos agentes de campo não integrantes dos quadros de servidores da Prefeitura do Município de São Paulo, em campanhas de imunização ou campanhas emergenciais de saúde pública.

Art. 3º - Não será permitido adiantamento para:

I – atender despesas já realizadas;

II – atender despesas maiores do que as quantias adiantadas;

III – servidor em alcance, considerado assim aquele a quem, do adiantamento anterior, não haja prestado contas, no prazo legal determinado por esta Portaria;

IV – responsável por 2 (dois) adiantamentos.

CAPÍTULO II

DA FORMALIZAÇÃO

Art. 4º - Os pedidos de adiantamento bancário e direto serão instruídos por meio de ofícios dos Chefes de Gabinete, Chefe da Assessoria Jurídica, ou Diretores dos Departamentos e será autuado mediante identificação específica no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) – assunto 3.0.01.01.14 – Adiantamento/prestação de contas, que deverão definir, justificar e indicar o nome do servidor responsável pelas despesas nas respectivas áreas de atuação, até o 5º dia útil do mês anterior ao de referência.

§1º Da requisição de adiantamento constará expressamente:

I – a base legal do adiantamento;

II - o valor a ser concedido;

III - o nome, cargo ou função, registro funcional e o CPF do responsável;

IV - o período de realização da despesa dos incisos I, II, II, IV, e XI do art. 2º deverão ter realização mensal, com início e término dentro do mesmo mês calendário, podendo as demais despesas previstas neste artigo ter período de realização superior, até o limite de 3 (três) meses, desde que não ocorram retenções de tributos; e

V – a definição e a justificativa do objeto da despesa.

Art. 5º Os processos devem ser dirigidos à Diretoria do Departamento Técnico de Administração e Finanças que autorizará o prosseguimento dos mesmos.

Art. 6º - As compras e os serviços realizados no regime de adiantamento pelo Serviço Funerário do Município de São Paulo deverão ser precedidos de pesquisa de preço, em pelo menos 3 (três) estabelecimentos que comercializem os bens ou os serviços a serem prestados.

§ 1º - O resultado das pesquisas de preço, de que trata este artigo, subscrito pelo servidor por ele responsável deverá constar do processo de prestação de contas do adiantamento, bem como as justificativas, na impossibilidade de se realizar a pesquisa.

§ 2º - Os preços cadastrados nas Tabelas de Custos Unitários da SIURB, CADITEC, Banco de Preços e demais bancos de contas oficiais poderão ser utilizados como suporte à pesquisa prevista no "caput" deste artigo, visando aferir a compatibilidade de preços praticados pelo mercado.

§ 3º - Excetuam-se do disposto neste artigo as compras de gêneros alimentícios perecíveis, realizadas em localidades dotadas de centros de abastecimento.

CAPÍTULO III

DA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO

Art. 7º - O processo devidamente formalizado será encaminhado à unidade responsável pela execução financeira e orçamentária do órgão, que o analisará sob o aspecto formal e legal, e informará sobre as condições para a concessão do adiantamento, providenciando a seguir, se for o caso, o processamento dos documentos contábeis no sistema de execução orçamentária.

Art.8º - A Seção Técnica de Contabilidade deve encaminhar até o dia 25 do mês anterior ao de referência o processo à Seção de Tesouraria, para pagamento que se dará preferencialmente, no primeiro dia útil ao mês de referência.

Art.9º - Constatado o depósito dos recursos na instituição financeira (conta lastro) o processo deve ser encaminhado à unidade de origem para acompanhamento e prestação de contas, na forma de que dispõe o art. 12.

CAPÍTULO IV

DA CONTA BANCÁRIA

Art. 10 - O montante concedido a título de adiantamento ficará disponível para utilização em sistema de cartão magnético, disponibilizado por instituição financeira vinculada a esta autarquia, e não poderá ser utilizado para finalidade distinta daquela para a qual foi concedido, devendo ser devolvido eventual saldo não utilizado.

Art. 11 - O cartão de controle de despesa - CCD deverá ser emitido mediante solicitação do Superintendente, ou de quem este autorizar, instituição financeira vinculada a esta autarquia.

Parágrafo único. Caberá ao Departamento de Administração e Finanças executar os procedimentos, junto instituição financeira vinculada a esta autarquia, necessários à correta utilização do meio de pagamento de que trata o “caput” deste artigo.

CAPÍTULO V

DA DOCUMENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 12 - Para instrução dos processos de prestação de contas, conforme art. 7º, são necessários os documentos a seguir:

I – notas fiscais devidamente quitadas pelo fornecedor ou prestador de serviço por meio de recibo de pagamento ou de aposição de carimbo identificador da empresa, datado e assinado pelo preposto;

II – recibos de comprovação das despesas, fornecidos pelas entidades não obrigadas à emissão de documento fiscal, devendo constar identificação do CNPJ, carimbo identificador da empresa, data e assinatura do preposto;

III – recibos de pagamento do contribuinte individual, com indicação do nome, endereço, documento de identificação (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), número da inscrição no INSS, número da inscrição municipal (CCM), valor bruto, valores retidos e valor líquido;

IV – documento de arrecadação do Município de São Paulo – DAMSP relativo ao Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF, ao Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISS e à contribuição para a previdência social – INSS retida de pessoa física;

V – comprovante da contribuição previdenciária retida de pessoa jurídica (GPS) e outras guias de recolhimento devidamente quitado;

VI – demonstrativo em que constem as despesas do cartão de controle de despesas - CCD;

VII – comprovante de transferência e/ou depósito do saldo não utilizado e Documento de Recolhimento ou Depósito – DRD devidamente validado;

VIII – Nota de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis – NIBPM;

IX – 2ª via da intimação com a devida ciência do interessado, no caso de decisão em 1ª instância;

X – comprovante de pagamento de inscrição de servidores em eventos.

§ 1º Ficam dispensados de quitação as notas fiscais ao consumidor e os cupons fiscais.

§ 2º Todos os comprovantes devem ser emitidos em nome da Unidade Orçamentária ou, se for o caso, da Unidade de Serviço de Natureza Operacional que realizou as despesas.

§ 3º Os documentos expedidos pelos órgãos da Administração Pública poderão ser apresentados por meio de cópia reprográfica.

§ 4º Excepcionalmente, poderão ser autorizadas pelo Titular da Unidade Orçamentária as despesas comprovadas por meio de 2ª via ou cópia autenticada de Nota Fiscal, desde que devidamente justificadas pelo responsável.

Art. 13 Os documentos inerentes à prestação de contas não devem conter rasuras, erros ou emendas.

Art. 14 Para fins de uniformidade na instrução dos processos de prestação de contas, deverão ser utilizados anexos específicos, observando-se a ordem numérica e o seguinte roteiro:

I – Anexo 1 - "Despesas com Condução": relacionar as despesas por servidor;

II – Anexo 2 - "Resumo das Despesas": informar, agrupadamente, por elemento de despesa, a justificativa da despesa, especificando sua utilização.

§ 1º Caso haja a necessidade de utilização de duas ou mais folhas do Anexo 2, o subtotal de cada folha deverá ser transportado à folha seguinte, até que se complete o valor total adiantado.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, o Anexo 2 deverá conter, na última folha, as assinaturas do responsável pelo adiantamento, do Titular da Unidade Orçamentária e do conferente da prestação de contas, apostas sobre os respectivos carimbos quando não realizadas eletronicamente.

DA DOCUMENTAÇÃO ESPECÍFICA PARA COMPROVAÇÃO DE DIÁRIAS

Art. 15 Na prestação de contas de adiantamento para diárias, não será necessária a apresentação de todos os comprovantes listados no artigo 12 desta Portaria, devendo o processo ser instruído com a seguinte documentação: 

I – passagem aérea, rodoviária, ferroviária (ou documento similar), ou cupom de embarque, ou recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial; 

II – informativo contendo a divulgação do valor do câmbio oficial da data de empenhamento da despesa, quando se tratar de viagens internacionais; 

III – comprovantes da participação dos servidores nos eventos, tais como cursos, congressos, seminários e reuniões.

CAPÍTULO VI

DA ANALISE E DA BAIXA DO PROCESSO NO SISTEMA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS (SOF)

Art. 16 A Seção Técnica de Contabilidade, unidade responsável pela execução financeira e orçamentária, a fim de proceder à baixa do processo no Sistema de Orçamento e Finanças – SOF, efetuará pré-análise da prestação de contas, verificando se a soma do montante de despesas comprovadas e do saldo não utilizado corresponde ao valor total do adiantamento recebido.

Parágrafo único. Constatada divergência entre a soma do montante de despesas comprovadas e do saldo não utilizado, e o valor total do adiantamento, e não sendo regularizada a incorreção dentro do prazo de 10 (dez) dias corridos, não será realizada a baixa do processo no Sistema de Orçamento e Finanças - SOF, e o responsável será considerado em alcance.

Art. 17 Não havendo divergências, a baixa do processo de adiantamento será realizada no Sistema de Orçamento e Finanças – SOF pela unidade de execução financeira e orçamentária do órgão, no prazo máximo de 03 (três) dias úteis, contados do encaminhamento do processo pelo responsável pelo adiantamento à unidade.

DA DELIBERAÇÃO EM PRIMEIRA INSTÂNCIA

Art. 18 Após a baixa do processo de adiantamento no Sistema de Orçamento e Finanças - SOF, a Seção Técnica de Contabilidade do órgão, no prazo de 30 (trinta) dias corridos contados da data da prestação de contas, efetuará análise detalhada da referida prestação, verificando sua exatidão aritmética, obediência à legislação, justificação da despesa e conformidade com o elemento de despesa onerado, e emitirá parecer conclusivo, que será submetido à apreciação da chefia da unidade para subsidiar a decisão sobre a prestação de contas.

Parágrafo único. Na hipótese de a prestação de contas apresentarem irregularidades sanáveis, a Seção Técnica de Contabilidade do órgão poderá intimar o responsável pelo adiantamento para que adote as providências necessárias à regularização do processo, no prazo improrrogável de 10 (dez) dias corridos, o qual não suspenderá o prazo estipulado no “caput” deste artigo.

Art. 19 A prestação de contas será submetida à Seção Técnica de Contabilidade apreciação do chefe da unidade de execução financeira e orçamentária da estrutura organizacional de cada órgão, que terá o prazo de 05 (cinco) dias corridos, contados da data de emissão de parecer conclusivo de sua unidade, para análise e emissão de despacho decisório.

Parágrafo único. O prazo previsto no “caput” deste artigo poderá ser prorrogado por até 10 (dez) dias corridos, a pedido do chefe da unidade de execução financeira e orçamentária e mediante decisão fundamentada do titular da unidade orçamentária.

Art. 20 O Departamento de Administração e Finanças decidirá sobre a prestação de contas no próprio processo em que foi concedido o adiantamento, providenciando a publicação do despacho decisório no Diário Oficial da Cidade de São Paulo em até 3 (três) dias úteis após a sua assinatura.

Art. 21 Caso o Departamento de Administração e Finanças considere necessária instrução adicional do processo de adiantamento ou a sua regularização, intimará o responsável pelo adiantamento para que adote as providências necessárias no prazo máximo de 10 (dez) dias corridos, durante o qual ficará suspenso o prazo de que trata o “caput” do artigo 26.

Art. 22 Aprovada a prestação de contas, a Seção Técnica de Contabilidade , até o 3º (terceiro) dia útil contado da data da publicação do despacho de aprovação da prestação de contas no Diário Oficial da Cidade de São Paulo - DOC, deverá providenciar o registro de aprovação no Sistema de Orçamento e Finanças – SOF, ainda que necessária a realização de retificação do despacho e/ou da sua publicação.

Parágrafo Único. Se o termo final do prazo previsto no “caput” deste artigo se der no mês de janeiro, e antes da reabertura, no novo exercício, da funcionalidade para aprovação de contas de adiantamento do módulo Execução Orçamentária do Sistema de Orçamento e Finanças - SOF, o referido prazo será interrompido e sua contagem reiniciar-se-á a partir do dia de reabertura da supracitada funcionalidade no Sistema de Orçamento e Finanças - SOF.

DA INTERPOSIÇÃO DE RECURSO CONTRA DECISÃO DE PRIMEIRA INSTÂNCIA

Art. 23 O responsável pelo adiantamento poderá interpor recurso contra a decisão de rejeição proferida em primeira instância, no prazo de 10 (dez) dias corridos contados da data de sua intimação pessoal.

Parágrafo único. Caso o responsável pelo adiantamento não pertença mais aos quadros dos servidores municipais, o prazo previsto no “caput” deste artigo será contado da data do aviso de recebimento da notificação encaminhada, via correio, ao seu endereço residencial.

Art. 24 O recurso será interposto perante a Diretoria do Departamento de Administração e Finanças, que poderá rever sua decisão ou encaminhá-lo, no prazo de 05 (cinco) dias corridos contados de seu recebimento, ao Chefe de Gabinete da Superintendência para posterior deliberação, nos termos do art. 16, V, do Decreto n. 48.592 de 06 de agosto de 2007.

DA DELIBERAÇÃO EM SEGUNDA INSTÂNCIA

Art. 25 No caso de interposição de recurso contra a decisão de primeira instância, o prazo para a deliberação será de 10 (dez) dias corridos, contados da data em que o processo SEI foi encaminhado para decisão.

Parágrafo único. O prazo previsto no “caput” deste artigo poderá ser prorrogado por até 10 (dez) dias corridos, mediante decisão fundamentada.

Art. 26 A decisão sobre o recurso interposto, observada a competência estabelecida no art. 16, V, do Decreto n. 48.592 de 06 de agosto de 200, será proferida no próprio processo em que foi concedido o adiantamento, com publicação do despacho no Diário Oficial da Cidade de São Paulo, conforme modelo constante do Anexo 3 desta Portaria.

Art. 27 Caso a autoridade competente considere necessária instrução adicional do processo de adiantamento ou a sua regularização, determinará ao responsável pelo adiantamento adoção das providências necessárias no prazo improrrogável de 10 (dez) dias, durante o qual ficará suspenso o prazo de que trata o “caput” do artigo 34.

Art. 28 Caso o processo esteja em condições de ser aprovado, deverá ser publicado despacho de aprovação conforme modelo constante no anexo 3 desta Portaria e, em seguida, ser registrada a aprovação no Sistema de Orçamento e Finanças – SOF, conforme disposto no artigo 30.

CAPÍTULO VII

DOS PRAZOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 29 - O período de utilização do adiantamento é mensal de 01 a 30/31, ressalvada a necessidade de prazo maior, nos casos de viagens, conforme previsão do inciso VI, do artigo 2º, da  Lei 10.513 de 11 de maio de 1.988.

§1º O prazo para prestação de contas é de 10 (trinta) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa, prorrogáveis por mais 05(cinco) a critério da Diretoria do Departamento de Administração e Finanças.

§2º O prazo para recolhimento de saldo eventualmente não utilizado é no primeiro dia útil, contados do encerramento do período de realização da despesa;

§3º O prazo para prestação de contas de adiantamento direto, visando atender cursos de servidores, inclusive de viagens não submetidas à Resolução nº 06/01, é de 05 (cinco) dias úteis, a contar do término do evento.

Art. 30 Quando a prestação de contas não estiver em consonância com as normas legais a Seção Técnica de Contabilidade, dever-se-á retornar o processo ao responsável a fim de que este o regularize, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, contados da data de recebimento do processo em seu protocolo.

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 31 Todos os documentos devem ser emitidos em nome do Serviço Funerário do Município de São Paulo - SFMSP.

§1º É vedada a aquisição de material existente em estoque, bem como com a finalidade de formá-lo.

§2º É vedada a aquisição de materiais ou serviços com o objetivo de evitar procedimento licitatório, em qualquer de suas modalidades.

Art. 32 Não é admitida realização de despesas em período diferente ao fixado no Adiantamento.

Art. 33 Os comprovantes que instruem a prestação de contas devem conter no verso, declaração de quem recebeu o material ou atestou a execução dos serviços, bem como assinatura do responsável pelas despesas.

Art. 34 Informações, declarações, demonstrativos e demais peças obrigatórias, bem como manifestações referentes à prestação de contas, devem conter assinatura do responsável pelo Adiantamento.

Art. 35 Se houver impossibilidade por parte do responsável de concluir a prestação de contas, a chefia imediata deve comunicar às unidades contábeis que, em seguida, deverão informar a Diretoria do Departamento Técnico de Administração e Finanças, que deve solicitar, por sua vez, providências junto à instituição financeira, correspondente ao saldo apurado, por meio de conciliação para fins de recolhimento do saldo não utilizado.

Art. 36 Os limites para as despesas realizadas através do regime de adiantamento, constam do  Decreto nº 48.592, de 6 de agosto 2007.

Art. 37 Os limites de que trata o art. 36 devem ser observados por área de atuação: Gabinete da Superintendência; Assessoria Jurídica; Departamento de Produção; Departamento de Administração e Finanças; Departamento de Cemitérios.

Art. 38 A Divisão Técnica de Contabilidade deve comunicar aos Departamentos, eventuais alterações procedidas por SF, referidas no art. 36.

Art. 39 Ficam expressamente proibidas as concessões de numerários que não estejam previstos na Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1.988.

Art. 40 O não cumprimento da presente Portaria e dos prazos nela estipulados sujeita os infratores às penalidades previstas em Lei.

Art. 41 Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogada a Portaria nº 100 de 06 de outubro de 2005 do Serviço Funerário do Município de São Paulo.

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

DESPESAS COM CONDUÇÃO

UNIDADE ORÇAMENTÁRIA

PROGRAMÁTICA

DESPESA/ELEMENTO

SUBELEMENTO

ITEM

PERÍODO

DATA NOME IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL VALOR ASSINATURA

TOTAL

VIA ÚNICA ANEXO 1

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

RESUMO DAS DESPESAS

UNIDADE ORÇAMENTÁRIA PROGRAMÁTICA PERÍODO

ELEMENTO/ SUBELEMENTO/

ITEM

FOLHA

JUSTIFICATIVA DA DESPESA

VALOR

SUBTOTAL (OU SALDO A TRANSPORTAR)

SALDO NÃO UTILIZADO – DRD Nº

TOTAL DO ADIANTAMENTO

Este resumo representa a consolidação das despesas desse adiantamento.

Os documentos anexados estão de acordo com os gastos efetuados. Esta prestação de contas foi analisada sob o aspecto de sua exatidão aritmética, obediência à legislação, justificação da despesa e conformidade com o elemento onerado e sua respectiva baixa foi

providenciada.

ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELO ADIANTAMENTO E CARIMBO QUANDO NÃO FOR ASSINATURA ELETRÔNICA

ASSINATURA ELETRÔNICA DO TITULAR DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA.

ASSINATURA ELETRÔNICA DO CONFERENTE

VIA ÚNICA ANEXO 2

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO