PORTARIA 100/05 - FM

Ref. Proc. 4.737/05

Regulamenta os procedimentos para realização de despesas por meio do regime de Adiantamento, previsto na Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1988 e no Decreto nº 43.731, de 05 de setembro de 2003 e dá outras providências.

O Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei,

R E S O L V E :

1 - DA FORMALIZAÇÃO

1.1 - Os pedidos de adiantamento bancário e direto serão instruídos por meio de ofícios dos Chefes de Gabinete, Chefe da Assessoria Jurídica, ou Diretores dos Departamentos que deverão definir, justificar e indicar o nome do servidor responsável pelas despesas nas respectivas áreas de atuação, até o 5º dia útil do mês anterior ao de referência.

1.2 - Os pedidos devem ser dirigidos ao Diretor do Departamento Técnico de Administração e Finanças que determinará a autuação dos mesmos.

2 - DA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO

2.1 - Após autorização do Diretor do Departamento Técnico de Administração e Finanças, o processo deve ser encaminhado à Seção Técnica de Contabilidade, para a emissão de Nota de Empenho.

2.2 - A Seção Técnica de Contabilidade deve encaminhar até o dia 25 do mês anterior ao de referência o processo à Tesouraria, para pagamento que se dará no mês de referência.

2.3 - Constatado o depósito dos recursos na instituição financeira o processo deve ser encaminhado à unidade de origem para acompanhamento e prestação de contas, na forma de que dispõe o item 4.1.

2.4 - A Divisão Técnica de Contabilidade, após análise e conferência, pela Seção Técnica de Contabilidade na forma do que dispõem os itens 6.2 e 7.1, deve submeter a prestação de contas à apreciação do Diretor do Departamento Técnico de Administração e Finanças, que encaminhará o processo ao Tribunal de Contas do Município de São Paulo.

3 - DA CONTA BANCÁRIA

3.1 - O cheque, acrescido da sigla S.F.M.S.P., disponível para atender as despesas com recursos do adiantamento não pode ser utilizado para qualquer outra finalidade.

3.2 - A conta corrente a que se refere o subitem anterior deve ser distinta para os adiantamentos.

3.2.1 - Não é permitida, em qualquer hipótese, a abertura de conta conjunta para a movimentação do adiantamento.

3.2.2 - Os saques só devem ser realizados após a compensação do cheque depositado, ficando sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas de eventuais cheques emitidos em desacordo com esta disposição.

3.2.3 - Fica expressamente vedado o saque no importe total do adiantamento, com exceção dos Adiantamentos Diretos para cursos de servidores e também para viagens não submetidas à Resolução nº 06 de 30 de março de 2001.

3.2.4 - A movimentação da conta de adiantamento deve ocorrer mediante a emissão de cheques.

4 - DOCUMENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

4.1 - Para instrução dos processos de prestação de contas, conforme item 2.3, são necessários os documentos a seguir:

a) primeiras vias das notas fiscais de compras, com preço total expresso, contendo, ainda, quantidade, discriminação e preço unitário das mercadorias;

b) primeiras vias das notas fiscais de prestação de serviços;

c) faturas, quando for o caso, acompanhadas dos documentos de quitação;

d) recibos de quitação das despesas, fornecidos pelas empresas nos quais deverá constar identificação padronizada do CNPJ;

Os recibos serão dispensados quando a quitação constar do próprio documento fiscal, sendo absolutamente necessária a aposição de carimbo identificador da empresa. Tanto os recibos como o documento fiscal do qual conste a quitação deverão, ainda, ser datados e assinados pelo responsável pela empresa. Da assinatura deverá constar a identificação do signatário;

e) notas fiscais ao consumidor, notas fiscais simplificadas e "tickets" de caixa constituem documentos dispensados de quitação;

f) recibos de serviços prestados ou de fornecimento, efetuados por pessoas não estabelecidas, com indicação do nome, endereço e documentos de identificação, bem como comprovante de recolhimento da importância devida a título de Imposto Sobre Serviços de qualquer natureza, quando for o caso;

g) relação discriminada das despesas comprovadas por notas fiscais simplificadas ou "tickets" de caixa;

h) relação contendo a reprodução dos carimbos confeccionados quando for o caso;

i) relação de despesas com condução, contendo a indicação do nome do servidor, valor mensal, "per capita", assinatura e total despendido;

j) relação de cheques emitidos;

k) comprovante de depósito, cheques cancelados e extratos bancários;

l) guia de recolhimento do saldo não utilizado do adiantamento, devidamente autenticado;

m) formulário do sistema de execução orçamentária pertinente, no caso de cancelamento e ajuste contábil.

5 - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

5.1 - A apresentação de documentos para instruir os processos de prestação de contas deve observar, quando for o caso, e para fins de uniformidade, o roteiro abaixo:

a) separar os documentos e relaciona-los por atividades orçamentárias;

b) utilizando-se do Anexo 1 - "Notas Fiscais Simplificadas" e "Tickets de Caixa", colar os respectivos comprovantes, até o limite de 04 documentos por folha, discriminando e justificando, detalhadamente, o objeto da despesa;

c) utilizando-se do Anexo 2 - "Outros documentos fiscais legais", colar notas fiscais, faturas, duplicatas, recibos, guias de recolhimento de tributos e demais comprovantes das despesas, pela extremidade esquerda, até o limite de 04 documentos por folha, discriminados e justificados, detalhadamente;

d) utilizando-se do Anexo 3 - "Despesas com Condução", relacionar as despesas por servidor;

e) utilizando-se do Anexo 4 - "Resumo de Despesas", relacionar as despesas, classificando as atividades orçamentárias;

f) utilizando-se do Anexo 5 - "Cheques Emitidos", relacionar os cheques em ordem cronológica e numérica, inclusive indicando no campo "OBSERVAÇÕES" os cheques cancelados e os não apresentados;

g) observar a ordem numérica dos Anexos;

h) juntar os formulários do sistema de execução orçamentária pertinente, no caso de cancelamento e ajuste contábil.

5.1.1 - Quando a matéria estiver relacionada com bens patrimoniais móveis, informar o número e a chapa de identificação.

6 - DOS PRAZOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS

6.1 - O período de utilização do adiantamento é mensal de 01 a 30/31, ressalvada a necessidade de prazo maior, nos casos de viagens, conforme previsão do inciso VI, do artigo 2º, da Lei 10.513 de 11 de maio de 1.988.

6.1.1 - O prazo para prestação de contas é de 20 (vinte) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.

6.1.2 - O prazo para recolhimento de saldo eventualmente não utilizado é de 10 (dez) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa;

6.1.3 - O prazo para prestação de contas de adiantamento direto, visando atender cursos de servidores, inclusive de viagens não submetidas à Resolução nº 06/01 é de 05 (cinco) dias úteis, a contar do termino do evento.

6.2 - Quando a prestação de contas não estiver em consonância com as normas legais a Seção Técnica de Contabilidade deve retornar o processo ao responsável a fim de que este o regularize, no prazo de 05 dias úteis, contados da data de recebimento do processo em seu protocolo.

7 - DO EXAME DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

7.1 - A prestação de contas deve ser examinada pela Seção Técnica de Contabilidade, quanto aos aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à legislação, legitimidade dos documentos, justificativa da despesa e conformidade com a dotação onerada.

8 - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

8.1 - Todos os documentos devem ser emitidos em nome do S.F.M.S.P.

8.2 - Os documentos relativos à prestação de contas não devem conter rasuras, erros e emendas.

8.3 - Não são consideradas, e conseqüentemente glosadas, as despesas comprovadas mediante segundas vias ou cópias dos respectivos orçamentos.

8.3.1 - É vedada a aquisição de material existente em estoque, bem como com a finalidade de formá-lo.

8.3.2 - É vedada a aquisição de materiais ou serviços com o objetivo de evitar procedimento licitatório, em qualquer de suas modalidades.

8.4 - Não é admitida realização de despesas em período diferente ao fixado no Adiantamento.

8.5 - Os comprovantes que instruem a prestação de contas devem conter no verso, declaração de quem recebeu o material ou atestou a execução dos serviços, bem como assinatura do responsável pelas despesas.

8.6 - Informações, declarações, demonstrativos e demais peças obrigatórias, bem como manifestações referentes à prestação de contas, devem conter assinatura do responsável pelo Adiantamento.

8.7 - Se houver impossibilidade por parte do responsável de concluir a prestação de contas, a chefia imediata deve comunicar às unidades contábeis que, em seguida, deverão informar ao Diretor do Departamento Técnico de Administração e Finanças, que deve solicitar, por sua vez, providências junto à instituição financeira, para emissão de cheque específico, correspondente ao saldo apurado, por meio de conciliação para fins de recolhimento.

9 - DOS LIMITES DE ADIANTAMENTO

9.1 - Os limites para as despesas realizadas através do regime de adiantamento,

constam do Decreto nº 43.731 de 05 de setembro de 2003.

9.2 - Os limites de que trata o item 9.1 devem ser observados por área de atuação: Gabinete da Superintendência; Assessoria Jurídica; Departamento de Produção; Departamento de Administração e Finanças; Departamento de Cemitérios.

9.3 - A Divisão Técnica de Contabilidade deve comunicar aos Departamentos,

eventuais alterações procedidas por SF, referidas no item 9.1.

10 - Ficam expressamente proibidas as concessões de numerários que não estejam previstos na Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1.988.

11 - O não cumprimento da presente Portaria e dos prazos nela estipulados sujeita os infratores às penalidades previstas em Lei.

12 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogada a Portaria nº 395 de 21 de agosto de 2000 do Serviço Funerário do Município de São Paulo.