Portaria 70, de 14 de dezembro de 2017.

Estabelece parâmetros para eliminação de documentos gerados no âmbito das unidades da Secretaria de Segurança, em cumprimento à Portaria 39/90 – PREF. G, combinado com Portaria 46/SGM/2017.

JOSÉ ROBERTO RODRIGUES DE OLIVEIRA, Secretário Municipal de Segurança Urbana, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei;
CONSIDERANDO a política de gestão documental e o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo, regidos em consonância com as disposições do Decreto 57.783, de 13 de julho de 2017, que cuida da gestão documental do acervo Público Municipal declarados como de interesse público e social, nos termos do artigo 12 da Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO os termos da Portaria 46/SMG/2017, publicada na página 3 do Diário Oficial da Cidade (DOC) do dia 21/04/2017, republicada na página 8 do DOC do dia 26/04/2017, que estabelece os procedimentos para eliminação e transferência de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal, igualmente, os procedimentos que orientam a Eliminação, a Transferência e o Recolhimento de documentos produzidos e custodiados em arquivo em fase corrente e intermediária, que já se encontram em condição para destinação final;
CONSIDERANDO os prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade criadas pelas Portarias: 27/SGM.G/2009 – (TT/SNJ), publicada na página 6/7 do Diário Oficial da Cidade (DOC) do dia 13/03/2009, 025/SEMPLA/2012 – (TT/Secretarias Municipais e SUGESP), publicada na página 3/5 do DOC do dia 18/02/2012, e 56/SMG.G/2016 – (TT/SMF), publicada na página 5/7 do DOC do dia 16/06/2016;
CONSIDERANDO a necessidade de equalização e otimização de espaço no ambiente de trabalho das unidades desta Pasta, visando à eliminação final dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados com base nas referidas tabelas de temporalidade;
RESOLVE:
Art. 1º Fica estabelecido que as unidades desta Pasta deverão observar os prazos previstos nas Portarias: Portarias: 27/SGM.G/2009 – (TT/SNJ), publicada na página 6/7 do Diário Oficial da Cidade (DOC) do dia 13/03/2009, 025/SEMPLA/2012 – (TT/Secretarias Municipais e SUGESP), publicada na página 3/5 do DOC do dia 18/02/2012, e 56/SMG.G/2016 – (TT/SMF), publicada na página 5/7 do DOC do dia 16/06/2016, para análise de documentos a ser destinados a eliminação final, promovendo levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas com base nas referidas tabelas de temporalidade.
Art. 2º As unidades desta Pasta deverão providenciar o levantamento, por meio de Comissão Interna, formada por 03 (três) membros, sendo a presidência pelo Chefe da unidade, vinculada à orientação e aprovação da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSA.
§ 1º Os documentos destinados à eliminação, de acordo com o levantamento realizado, deverão compor a Relação de Eliminação de Documentos, Anexo I da Portaria 46/SMG/2017, publicada na página 3 do Diário Oficial da Cidade (DOC) do dia 21/04/2017, republicada na página 8 do DOC do dia 26/04/2017, assim como providenciar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, Anexo II, e o Termo de Eliminação de Documentos, Anexo III, ambos de referida Portaria.
§ 2º Os documentos destinados à eliminação final com base no § 1º, deverão ser digitalizados e arquivados em pasta própria de controle no âmbito da respectiva Unidade desta Pasta, para futuras consultas e/ou auditorias por parte da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSA.
§ 3º Havendo dúvida quanto à classificação documental e à possibilidade de eliminação, a chefia da unidade deverá consultar a Comissão.
Art. 3º As unidades deverão submeter à Relação de Eliminação de Documentos, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e o Termo de Eliminação de Documentos para apreciação e aprovação de autorização de publicação no Diário Oficial da Cidade (DOC) à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSA desta Pasta.
Parágrafo único. Para cumprimento desta fase, deverão estar presentes: o coordenador da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSA e mais 3 (três) membros, além dos membros da Comissão da Unidade, formada com base no artigo 2º, devendo a reunião e decisão de aprovação de autorização de publicação no Diário Oficial da Cidade (DOC) constar em ATA.
Art. 4º As unidades instaladas no prédio desta Pasta, observando as orientações do artigo 1º e 2º, desta Portaria, deverão adotar as providências necessárias quanto à eliminação final de documentos.
Art. 5º Para atendimento ao disposto no artigo anterior, excepcionalmente, a Comissão será composta pelos servidores abaixo indicados e coordenada pelo primeiro:
I - Severino Sobreira Gomes da Silva, RF. 842.736.4 – DTRH;
II - Eduarda Souza de Oliveira, RF. 674.421.4 – DTAS;
III - Adelmo Aylton de Souza Carneti, RF. 844.191.0 (suplente) – DTAS;
IV - Patrícia Lawrence Alencar da Silva Pinto, RF. 620.379.5 – CGGCM;
V - Sônia Regina da Silva, RF. 654.150.0 (suplente) – CGGCM;
VI - Antônio da Rocha Posso, RF. 573.254.9 – GCM;
VII - Kátia Cristiane dos Santos, RF. 696.082-1 (suplente) – GCM;
VIII - Valdemar Severino Silva Ferreira, RF. 658.395.4 – DML;
IX - Mércia Maria dos Santos, RF. 735.258.1 (suplente) DML;
X - Meire Cristina de Souza Chiri, RF. 606.117.6 – CFSU;
XI - Denise Aparecida Bergamin Conradim, RF. 576.800.4 (suplente) – CFSU;
XII - Lucimara Couto Araujo, RF. 649.371.8 – DTRH;
XIII - Aline Maria de Almeida Brito, RF. 698.587.4 – GGI-M;
XIV - Gilmar Alves Batista, RF. 674.652.7 (suplente) - GGI-M;
XV - Andrea Dantas Thal, R.F. 696.018-9 - Defesa Civil;
XVI - Maria Luiza de A. Ezequiel Brida, R.F. 696.024-3 (suplente) Defesa Civil;
XVII – Ana Paula Russo, RF 796.244-4 – SGJSM.
Art. 6º Os integrantes do Grupo de Trabalho atuarão sem prejuízo de suas atribuições normais.
Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Portaria 49/SMSU/2015.
SECRETARIA MUNICIPAL DE SEGURANÇA URBANA, aos .14 de dezembro de 2017.
JOSÉ ROBERTO RODRIGUES DE OLIVEIRA, SECRETÁRIO MUNICIPAL DE SEGURANÇA URBANA.