PORTARIA Nº 039/PREF/1990

LUIZA ERUNDINA DE SOUSA, Prefeita do Município de São Paulo, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei, e

CONSIDERANDO a importância da avaliação criteriosa como viga mestra de sustentação da política de gestão de documentos e de preservação do patrimônio documental do Município;

CONSIDERANDO a urgente necessidade de agilizar as comunicações administrativas e aperfeiçoar as atividades arquivísticas dos órgãos da Administração Pública Municipal, visando a implantação do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo;

CONSIDERANDO a necessidade de promover a interação e integração das Instituições responsáveis pela custódia de documentos públicos municipais;

CONSIDERANDO a urgência de avaliar e selecionar os processos custodiados no Arquivo Geral, no sentido de liberar espaços para armazenamento;

CONSIDERANDO a responsabilidade e o dever do Estado de garantir a organização e proteção dos documentos com valor probatório, informativo ou cultural, na defesa dos próprios interesses e direitos dos cidadãos;

RESOLVE:

Art. 1º - Criar a Comissão Central de Avaliação de documentos – CCAD, que publicará o seu plano de trabalho no prazo de 15 (quinze) dias, e as Comissões Setoriais de Avaliação – CSA.

§ 1º - A CCAD será constituída junto ao Gabinete do Secretário Municipal da Administração.

§ 2º - As CSA serão constituídas junto aos Gabinetes dos Secretários Municipais e de autoridades correspondentes dos órgãos da Administração Indireta.

Art. 2º - A CCAD será integrada pelos seguintes membros:

I – dois representantes indicados pelo Diretor do Departamento do Patrimônio Histórico – SMC;

II – dois representantes indicados pelo Diretor do Departamento de Expediente – SMA;

III – dois Procuradores indicados pelo Secretário de Negócios Jurídicos – SJ;

IV – dois representantes indicados pelo Secretário de Habitação e Desenvolvimento Urbano – SEHAB;

§ 1º - O presidente da Comissão será designado pelo Gabinete da Secretaria Municipal da Administração;

§ 2º - A CCAD poderá convidar especialistas identificados com as áreas cujos documentos estiverem sendo avaliados.

Art. 3º - As CSA serão integradas por, no mínimo, 3 (três) servidores, assistidos pela Assessoria Técnica e Jurídica, indicados pelos Secretários Municipais e autoridades correspondentes, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas.

Art. 4º - Fica proibida a eliminação aleatória de documentos públicos municipais.

§ 1º - Os documentos a que se refere este artigo são documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelo Órgão da Administração Pública Municipal no exercício de suas funções ou atividades e conservados para servir de referência, informação, testemunho, prova ou fonte de pesquisa cientifica;

§ 2º - Incluem-se como documentos de arquivo definidos no parágrafo anterior, os registros em suportes não convencionais igualmente produzidos ou recebidos no exercício de funções ou atividades municipais;

§ 3º - Os processos custodiados pelo Arquivo Geral serão prioritariamente avaliados, devido a urgência em liberar especo para armazenamento dos anos subseqüentes.

Art. 5º - A CCAD e as CSA deverão acompanhar e implementar o processo de avaliação de documentos públicos municipais com vistas à:

- racionalização e controle da produção de documentos;

- normalização do fluxo documental;

- elaboração de plano de destinação de documentos;

- preservação do patrimônio documental do Município.

Art. 6º - Caberá às CSA propor o prazo de guarda dos documentos, em função dos valores que apresentam para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos.

Parágrafo único - Considera-se órgão de origem a unidade administrativa onde os documentos são produzidos, recebidos ou acumulados.

Art. 7º - A CCAD e as CSA deverão consubstanciar os resultados dos trabalhos na elaboração de planos de destinação de documentos e de tabelas de temporalidade.

Art. 8º - As tabelas de temporalidade serão divulgadas e consideradas aprovadas após 30 (trinta) dias a contar da data de sua publicação.

PREFEITURA DO MUNICIPIO DE SÃO PAULO, aos 22 de janeiro de 1990, 436º da fundação de São Paulo.

LUIZA ERUNDINA DE SOUSA, Prefeita.