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PORTARIA SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSISTÊNCIA E DESENVOLVIMENTO SOCIAL - SMADS Nº 30 de 29 de Outubro de 2015

Estabelece procedimentos referentes a anualidade e flexibilidade dos recursos repassados pela SMADS pela operacionalização convênios firmados com Organizações da Sociedade Civil.      

PORTARIA 30/15 - SMADS de 28 de outubro de 2015

LUCIANA TEMER , SECRETÁRIA MUNICIPAL DE ASSISTÊNCIA E DESENVOLVIMENTO SOCIAL, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO o disposto na Portaria SMADS nº 26, de 21 de setembro de 2015, publicada no DOC de 22 de setembro de 2015;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar os procedimentos relativos à anualidade e à flexibilidade dos recursos repassados pela SMADS para operacionalização dos convênios firmados com as organizações da sociedade civil;

RESOLVE:

Art. 1º - A utilização anual dos recursos financeiros pela organização conveniada tem por referência o período de julho de cada ano a junho do ano seguinte.

§ 1º - A organização conveniada adequará sua prestação de contas para que corresponda ao período indicado no “caput”, independentemente da data de início de vigência do convênio.

§ 2º - Caso o valor mensal transferido não seja aplicado integralmente no mês correspondente, o saldo remanescente poderá ser utilizado nos outros meses, no mesmo elemento de despesa, respeitada a anualidade de julho a junho.

§ 3º - A primeira anualidade compreenderá o período de julho de 2015 a junho de 2016.

§4º Exclusivamente para os serviços SEAS - MODALIDADE 4 - COM TRAILER, o primeiro período de referência para prestação de contas encerrar-se-á em dezembro de 2016. (Incluído pela Portaria SMADS n° 41/2016)

Art. 2º – Para registro anual da aplicação dos recursos repassados, fica instituída a DECLARAÇÃO DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS FINANCEIROS – DEGREF ANUAL, conforme Anexo I desta Portaria, da qual conste demonstração da aplicação do total anual dos recursos financeiros transferidos aplicados mês a mês, assinada pelo representante legal e ratificada pelo contador responsável pelo controle financeiro da organização, atestando a veracidade das informações nela contidas, sob as penas da lei.

§ 1º - A compensação anual dos gastos deve ser apontada na DEGREF ANUAL, devendo ser compatíveis com o valor total transferido pela SMADS no ano período anual compreendido entre julho a junho.

§ 2º - Eventual saldo verificado ao final da anualidade será descontado na transferência dos recursos financeiros do mês de agosto da anualidade seguinte.

§ 2º - Eventual saldo verificado ao final da anualidade será descontado na transferência dos recursos financeiros do mês de agosto da anualidade seguinte e, quando necessário, nas transferências dos meses seguintes até que o referido saldo seja extinto.” (Redação dada pela Portaria SMADS n° 31/2016)

§ 3º - A DEGREF ANUAL deve ser entregue e protocolada na Unidade de Prestação de Contas em julho de cada ano, no mesmo prazo de que dispõe a conveniada para prestação de contas no referido mês.

§ 4º - A instituição da DEGREF ANUAL não desobriga a organização conveniada de efetuar mensalmente a prestação de contas dos recursos recebidos.

§ 5º - Em caso de término do convênio durante o período de vigência da anualidade, deverá ser efetuada a aferição do saldo existente e sua devida compensação, na última prestação de contas.

§ 6º - A partir da publicação da presente Portaria, fica extinta a DEGREF TRIMESTRAL de que trata a Portaria 46/SMADS/2010, devendo as informações contidas na DEGREF TRIMESTRAL referente ao terceiro trimestre deste ano ser transportadas para a DEGREF ANUAL ora instituída, sendo vedada a alteração de dados constantes da DEGREF TRIMESTRAL já apresentada.

§7º Exclusivamente para os serviços de SEAS - MODALIDADE 4 - COM TRAILER, a devolução de eventual saldo remanescente de recursos, referentes ao primeiro período de anualidade, deverá ser operada de acordo com procedimento oportunamente estabelecido por esta Pasta. (Incluído pela Portaria SMADS n° 41/2016)

Art. 3º - Para registro, monitoramento e avaliação da execução dos serviços, do acompanhamento técnico, da supervisão técnica, da prestação de contas da aplicação dos recursos financeiros e demais procedimentos complementares dos serviços socioassistenciais conveniados, além da DEMES, RESUP MENSAL, RESUP TRIMESTRAL, DESP, PL, Declaração de Férias Coletivas e GRAS, em conformidade com a Portaria 46/SMADS/2010, e da DEGREF ANUAL de que trata esta Portaria, fica instituído também o seguinte instrumental:

* DECLARAÇÃO DE MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA MENSAL - DEMOFIM, conforme Anexo II desta Portaria, que deve ser preenchida e assinada pelo representante legal, ratificada pelo contador responsável pelo controle financeiro da organização e entregue no mesmo prazo de que dispõe a conveniada para prestação de contas, mensalmente, a partir da publicação desta Portaria. A DEMOFIM deve conter o demonstrativo de movimentação financeira mensal do convênio, por elemento de despesa, apontando os valores objeto de flexibilização, além do transporte mensal de saldos de recursos.

§ 1º - Na verificação mensal da aplicação dos recursos repassados, é possível o reconhecimento da regularidade da alteração do valor previsto dos elementos de despesa que compõem o serviço, transferindo-os de um elemento de despesa para outro, desde que:

I – respeite o valor mensal do repasse;

II – não ultrapasse o limite de 25% (vinte e cinco por cento) para acréscimo e redução do valor originalmente aprovado para cada elemento de despesa;

III – no que tange ao elemento de despesa “aluguel”, seja respeitado o valor da avaliação locatícia.

§ 2º - Quando a flexibilização resultar no acréscimo do valor destinado à remuneração efetiva dos profissionais que integram o quadro fixo de recursos humanos, o acréscimo, pela natureza da despesa, passará a ser permanente.

§ 3º - Nos casos excepcionais, quando há substituição de funcionários, o saldo não utilizado do elemento de despesa “recursos humanos” poderá ser utilizado, a critério da organização e justificando sua necessidade, para outros elementos de despesa, desde que não ultrapasse o período de 60 (sessenta) dias e o limite percentual de que trata o § 1º.

Art. 4º - A partir da publicação desta Portaria, fica alterado o modelo de Planilha de Descrição Mensal de Despesa – DESP, conforme Anexo III desta Portaria, mantidas as demais disposições relativas à DESP de que trata a Portaria 46/SMADS/2010 e suas alterações.

Parágrafo único: As Planilhas de Descrição Mensal de Despesa – DESP já apresentadas nos processos de pagamento não poderão ter seus dados alterados ou substituídos em decorrência do novo modelo ora instituído.

Art. 5º - Compete à Unidade de Prestação de Contas correspondente à execução do serviço anexar ao processo de pagamento dos serviços conveniados, além dos documentos já estabelecidos no art. 16 da Portaria 46/SMADS/2010:

I – mensalmente, a Declaração de Movimentação Financeira Mensal – DEMOFIM;

II – anualmente, a Declaração de Gerenciamento dos Recursos Financeiros - DEGREF ANUAL.

Parágrafo único: Deverão a Unidade de Prestação de Contas e o técnico supervisor do serviço procederem à conferência da DEMOFIM e DEGREF ANUAL e sua compatibilidade com o Demonstrativo de Custeio aprovado para o Termo de Convênio e com as disposições legais e regulamentares aplicáveis, sem prejuízo das demais atribuições de que trata o artigo 16 da Portaria 46/SMADS/2010.

Art. 6º - Compete ao técnico supervisor do serviço a aprovação do “Demonstrativo de Custeio do Serviço Conveniado” apresentado pela organização conveniada nos termos do inciso I do artigo 2º da Portaria nº 27/SMADS/2015, de acordo com o modelo constante do Anexo IV desta Portaria.

§ 1º - Para aprovação do “Demonstrativo de Custeio do Serviço Conveniado”, o técnico supervisor do serviço deverá verificar:

I – o atendimento às disposições contidas no artigo 3º da Portaria nº 27/SMADS/2015;

II – a manutenção da qualidade do serviço prestado;

III – a pertinência da justificativa apresentada pela organização conveniada para a alteração pretendida, acompanhada de documentos comprobatórios;

IV – eventual histórico de utilização dos recursos financeiros pela organização conveniada.

§ 2º - Em caso de inexistência de justificativa ou documentos comprobatórios para a alteração pretendida, o técnico supervisor do serviço deverá notificar a organização conveniada para complementação no prazo de 05 (cinco) dias úteis.

§ 2º-A – O técnico supervisor do serviço tem o prazo de 30 (trinta) dias, a contar do protocolo do “Demonstrativo de Custeio do Serviço Conveniado”, para sua análise e manifestação conclusiva. Na hipótese de ser necessária complementação, nos termos do disposto no § 2º deste artigo, o prazo de 30 (trinta) dias começará a correr a partir da data da entrega, pela organização conveniada, da complementação exigida”. (Incluído pela Portaria SMADS n° 50/2015)

§ 3º - Uma vez aprovado o “Demonstrativo de Custeio do Serviço Conveniado” apresentado, este passa a vigorar a partir do mês subsequente à aprovação, devendo ser cientificada a organização conveniada.

§ 4º - Em caso de reprovação do “Demonstrativo de Custeio do Serviço Conveniado”, caberá recurso ao Supervisor de Assistência Social respectivo, no prazo de 05 (cinco) dias úteis após ciência da decisão.

§ 5º - Apenas em caso de manifesta ilegalidade, contra a decisão de que trata o parágrafo anterior, caberá recurso ao titular da Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social no prazo de 05 (cinco) dias úteis após ciência da decisão.

Art. 7º - A cada período de seis meses após a aprovação do “Demonstrativo de Custeio do Serviço Conveniado”, este poderá ser objeto de reavaliação pelo técnico supervisor do serviço ou pela organização conveniada.

Parágrafo único - A qualquer tempo, desde que constatado pelo técnico supervisor do serviço o não atendimento aos padrões de qualidade dos serviços socioassistenciais, o “Demonstrativo de Custeio do Serviço Conveniado” aprovado poderá ser alterado.

Art. 8º - Em caso de obtenção de isenção ou imunidade relativamente a algum elemento de despesa previsto no termo de convênio, o valor de repasse correspondente deverá ser reduzido do repasse mensal, lavrando-se o respectivo termo de aditamento, ficando vedada a utilização da verba correspondente para fins de flexibilização ou em novo “Demonstrativo de Custeio do Serviço Conveniado”.

Art. 9º - Os instrumentais instituídos por esta Portaria deverão ser observados partir de 1º novembro de 2015.

Art. 10 - Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Arquivo nº 01/08

Arquivo nº 01/01 (Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

I - Instruções de Preenchimento:(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

1. SAS = sigla da SAS(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

2. PERÍODO = Jul/20xx à Jun/20xx(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

3. TIPO DE SERVIÇO = de acordo com a Portaria 46/SMADS/2010(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

4. ORGANIZAÇÃO = nome da organização conveniada(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

5. NOME FANTASIA = de acordo com o que consta no Termo de Convênio(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

6. TERMO DE CONVÊNIO = informar de acordo com o que conta no Termo de Convênio(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

7. VIGÊNCIA = informar a data de início e fim da vigência do convênio (dd/mm/aaaa)(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

8. VALOR DO CONVÊNIO = valor mensal de repasse(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

9. MÊS = meses do período da anualidade (julho à junho)(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

10. SALDO CREDOR OU DEVEDOR VINDO DO MÊS ANTERIOR = informar os valores de acordo com o que consta no campo SALDO CREDOR/DEVEDOR PARA O MÊS SEGUINTE do mês anterior(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

11. AJUSTE DA ANUTALIDADE ANTERIOR = informar o saldo POSITIVO encontrado na DEGREF ANUAL anterior apenas no mês de agosto quando se dá o desconto no valor do repasse(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

12. VALOR RECEBIDO NO MÊS = informar o valor total recebido no mês de referência(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

13. TOTAL DE DESPESAS = informar o valor total das despesas de todos elementos de despesas do mês de referência(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

14. SALDO CREDOR/DEVEDOR PARA O MÊS ANTERIOR = valor total resultante da movimentação do repasse no mês(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

15. DATA: informar a data de elaboração (dd/mm/aaaa)(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

16. NOME DO CONTADOR DA ORGANIZAÇÃO = informar o nome do contador responsável(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

17. N° DO CRC = informar o número do registro no Conselho Regional de Contabilidade(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

18. ASSINATURA = assinatura do contador(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

19. NOME DO REPRESENTANTE LEGAL DA ORGANIZAÇÃO ou PROCURADOR ou GERENTE DO SERVIÇO = nome do Presidente ou seu Procurador legal ou do Gerente do serviço(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

20. Nº DO CPF = dado do Presidente ou Procurador legal, ou do Gerente do serviço(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

21. ASSINATURA = assinatura do Presidente ou seu Procurador legal ou do Gerente do serviço(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

II – Memória de cálculos:(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

SALDO CREDOR / DEVEDOR PARA O MÊS SEGUINTE = (Saldo credor ou devedor vindo do mês anterior + Ajuste da Anualidade anterior + Valor Recebido no mês) – Total de Despesas(Redação dada pela Portaria SMADS 31/2016)

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial da Cidade de São Paulo

Alterado por

  1. Portaria SMADS n° 50/2015 - Acresce ao Artigo 6 o parágrafo 2º A;
  2. Portaria SMADS n° 31/2016 - Altera o Artigo 2 o parágrafo 2 e o o Anexo I;
  3. Portaria SMADS n° 41/2016 - Inclui no Artigo 1. o Parágrafo 4º e no Artigo 2. o Parágrafo 7º.
  4. Portaria SMADS nº 44/2016 - Altera a Portaria.