PORTARIA SF Nº 170, DE 31 DE AGOSTO DE 2020

Padroniza os procedimentos para liquidação e pagamento de despesas no âmbito da Administração Direta, das Autarquias e das Fundações de Direito Público do Município de São Paulo.

 O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

Considerando a necessidade de padronização dos procedimentos para liquidação e pagamento de despesas no âmbito da Administração Direta, das Autarquias e das Fundações de Direito Público do Município de São Paulo;

Considerando as disposições constantes das Leis Federais nº  4.320, de 17 de março de 1964, e n° 8.666, de 21 de junho de 1993, para os procedimentos de liquidação e pagamento das despesas públicas;

Considerando o conceito de liquidação como procedimento pelo qual se verifica a legitimidade e a exigibilidade dos títulos e documentos comprobatórios das despesas públicas, ou seja, o direito adquirido do credor, a origem, o objeto e a exata importância da despesa a fim de extinguir a obrigação;

Considerando a EMENTA nº 11.267/2008, da Procuradoria Geral do Município, quanto à impossibilidade de condicionar o pagamento de prestações contratuais à regularidade fiscal;

RESOLVE:

Art. 1º O processo de liquidação e pagamento das despesas provenientes de compras, de prestação de serviços ou de execução de obras será formalizado pelo fiscal do contrato em expediente devidamente autuado, com a junção dos seguintes documentos, em ordem cronológica, conforme o caso:

I – cópia da requisição de fornecimento de materiais, de prestação de serviços ou execução de obras;

II – nota fiscal, nota fiscal-fatura, nota fiscal de serviços eletrônica ou documento equivalente;

III – medições detalhadas comprovando a quantidade produzida, no caso de serviço prestado por produção, no período a que se refere o pagamento;

IV – medições detalhadas comprovando a execução das obras no período a que se refere o pagamento, quando for o caso;

V – ateste da nota fiscal, nota fiscal-fatura, nota fiscal de serviços eletrônica ou documento equivalente, conforme disciplinado no Decreto Municipal nº 54.873, de 25 de fevereiro de 2014, de acordo com ANEXO I desta Portaria.

§ 1º Na prestação de serviços continuados com alocação de mão de obra exclusiva, além dos documentos elencados no caput deste artigo, deverão constar os seguintes:

I - relação atualizada dos empregados vinculados à execução do contrato;

II - folha de frequência dos empregados vinculados à execução do contrato;

III - folha de pagamento dos empregados vinculados à execução do contrato;

IV - cópia do protocolo de envio de arquivos, emitido pela conectividade social (GFIP/SEFIP);

V - cópia da relação dos trabalhadores constantes do arquivo SEFIP do mês anterior a realização da despesa objeto do pedido de pagamento;

VI - cópia da guia quitada do INSS correspondente ao mês anterior à realização da despesa objeto do pedido de pagamento;

VII - cópia da guia quitada do FGTS correspondente ao mês anterior à realização da despesa objeto do pedido de pagamento;

VIII – comprovante de que todos os empregados vinculados ao contrato recebem seus pagamentos em agência bancária localizada no Município ou na região onde serão prestados os serviços;

VIII - comprovante de que todos os empregados vinculados ao contrato recebem seus pagamentos em agência bancária localizada no Município ou na região Metropolitana onde serão prestados os serviços; (Redação dada pela Portaria SF nº 257/2020)

IX – no pagamento relativo ao último mês de prestação dos serviços, cópia dos termos de rescisão dos contratos de trabalho, devidamente homologados, dos empregados vinculados à prestação dos respectivos serviços, ou comprovação de realocação dos referidos empregados para prestar outros serviços.

§ 2º Devem estar discriminados detalhadamente nos documentos fiscais do inciso II do caput deste artigo, a razão social (conforme nota de empenho), CNPJ, objeto contratado, o período a que se referem, a quantidade e o preço dos materiais e/ou a identificação dos serviços, com os correspondentes preços unitários e totais.   

§ 3º Para fins de aplicação do disposto no §1º deste artigo, consideram-se:

I – alocação de mão de obra exclusiva: disponibilização ao órgão ou entidade contratante de empregados da contratada para prestação de serviços contínuos, nas dependências da contratante ou nas de terceiros, em caráter não eventual, respeitando os limites do contrato;

II – serviços contínuos: aqueles que constituem necessidade permanente do órgão ou entidade contratante, que se repetem sistemática ou periodicamente, ligados ou não à sua atividade fim;

III - dependências de terceiros: são aquelas indicadas pelo órgão ou entidade contratante, que não sejam suas próprias e que não pertençam à empresa contratada prestadora de serviços. 

§ 4º Os documentos previstos no artigo 1º desta Portaria poderão ser entregues pela contratada em formato digital, devendo os originais ser apresentados sempre que exigidos pela contratante.

§ 5º Em caso de entrega da documentação em formato digital, deverá constar do processo de liquidação e pagamento documento que comprove a data de recebimento pelo fiscal do contrato.

§ 6º Caso a entrega dos documentos previstos no artigo 1º seja realizada por meio físico, o fiscal do contrato deverá identificar a data de recebimento apondo carimbo de protocolo ou carimbo de recebimento da documentação.

§ 5º Em caso de entrega da documentação em formato digital, deverá constar do processo de liquidação e pagamento documento que comprove a data de entrega da documentação pela contratada ao fiscal do contrato.(Redação dada pela Portaria SF nº 10/2021)

§ 6º Caso a entrega dos documentos previstos no artigo 1º seja realizada por meio físico, o fiscal do contrato deverá identificar a data de entrega realizada pela contratada, bem como identificar, para fins da contagem de prazo para ateste, a data de recebimento, apondo carimbo de protocolo ou carimbo de recebimento da documentação na unidade.(Redação dada pela Portaria SF nº 10/2021)

Art. 2º Compete ao Fiscal do contrato:

I – receber e analisar todos os documentos relacionados no artigo 1° desta Portaria, exceto o citado no inciso V do mesmo dispositivo, verificando se estão em conformidade;

II – iniciar os processos de liquidação e pagamento separadamente do processo licitatório ou de contratação, associando-os entre si por meio do recurso de relacionamento de processos no SEI, conforme previsto no artigo 44 da Portaria Conjunta n° 001/SMG/SMIT/2018 , de 26 de abril de 2018;

III – se os serviços forem prestados a contento, total ou parcialmente, atestar o recebimento de bens e/ou a prestação dos serviços, inclusive medições de obras;

IV – encaminhar o processo de pagamento e liquidação para efetivação do pagamento imediatamente após o ateste.

§ 1º Em caso de erro nos documentos elencados nos incisos I a IV do caput e nos incisos do § 1º, ambos do artigo 1º desta Portaria, o fiscal do contrato deverá solicitar à contratada a devida correção.

§ 2º Caso os documentos fiscais previstos no inciso II do "caput" do artigo 1º desta Portaria não estejam em conformidade com o previsto no § 2º do mesmo artigo, deverá ser solicitada à contratada o cancelamento ou a substituição da nota fiscal ou documento equivalente.

§ 3º Na hipótese de a contratada, sem a devida fundamentação legal, não concordar com a substituição da nota fiscal ou documento equivalente, deverá ser glosado o valor apurado.   

§ 4º Nos processos em que restar apurado que os serviços/bens não foram prestados/entregues a contento, o Fiscal informará, no documento de ateste, as eventuais infrações contratuais cometidas pela contratada, para posterior apuração pela Unidade Gestora.

§ 5º  Para fins do disposto no inciso II do caput deste artigo, será iniciado preferencialmente um processo para cada pagamento, sendo permitida a inclusão de mais de uma nota fiscal em cada processo.

§ 6º No caso de prestação de serviços, aquisição de bens ou execução de obras de entrega e pagamento único, a liquidação e o pagamento da despesa poderão ser realizados no processo de contratação.

§ 7º O prazo para ateste do fiscal inicia-se no dia seguinte à data de entrega em formato digital da documentação pela contratada, ou, se realizada a entrega por meio físico, no dia seguinte à data de recebimento da documentação pelo fiscal.(Incluído pela Portaria SF nº 10/2021)

Art. 3º Compete à Unidade Gestora dos contratos:

I - autuar expediente, associando-o ao processo licitatório ou de contratação por meio do recurso de relacionamento de processos no SEI, conforme previsto no artigo 44  da Portaria Conjunta n° 001/SMG/SMIT/2018, de 26 de abril de 2018, contendo Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, prova de regularidade com o FGTS e as contribuições previdenciárias, além de outras certidões/documentos exigidos no edital para sua habilitação, ou conforme previsão no respectivo contrato ou documento que o substitui;

II – manter as certidões descritas no inciso I deste artigo atualizadas e, no caso de irregularidade, notificar a contratada para regularização no prazo de 5 (cinco) dias úteis, podendo este ser prorrogado pela Unidade Gestora, por motivo justo e comprovado pela contratada, sob pena de rescisão contratual;

III – no processo de liquidação e pagamento:

a) conferir medições, nota fiscal ou documento equivalente, e demais documentos descritos no "caput" e, se o caso, no § 1º, ambos do artigo 1º desta Portaria, conforme disposto em contrato e em seus respectivos termos aditivos;

b) caso os documentos citados na alínea “a” do inciso III deste artigo se encontrem em conformidade, encaminhar o processo para Unidade Orçamentária, a fim de prosseguir com a liquidação;

c) caso os documentos citados na alínea “a” do inciso III deste artigo não se encontrem em conformidade, devolver o processo ao Fiscal do contrato para as devidas correções.    

IV - na ocorrência de infração contratual apontada conforme § 4º do artigo 2º desta Portaria, solicitar à Unidade Orçamentária a devolução do processo, após a efetivação da liquidação, a fim de adotar os procedimentos previstos nos artigos 54 a 56 do Decreto nº 44.279, de 24 de dezembro de 2003, e no Decreto de Execução Orçamentária e Financeira vigente.

§ 1º Aplicada penalidade pecuniária e transcorrido o prazo recursal sem interposição de recurso ou denegado provimento ao recurso interposto, o valor correspondente deverá ser retido na nota de liquidação e pagamento.

§ 2º Após a publicação do despacho que denegou provimento ao recurso ou o decurso do prazo sem interposição de recurso, não havendo tempo hábil para que seja respeitado o prazo legal para o pagamento, a retenção do valor da multa deverá ocorrer na próxima nota de liquidação e pagamento.

§ 3º Não havendo mais pagamentos a serem efetuados, a multa deverá ser recolhida por meio de DAMSP ou mediante execução da garantia contratual.

§ 4º Se a multa aplicada for superior à garantia prestada e não for recolhida a diferença, o valor remanescente deverá ser inscrito no Cadastro Informativo Municipal, nos termos do Decreto nº 47.096, de 21 de março de 2006, e encaminhado para inscrição em dívida ativa.

Art. 4º Compete à Unidade Orçamentária:

I – conferir medições, nota fiscal ou documento equivalente, e demais documentos descritos no "caput" e, se o caso, no § 1º, ambos do artigo 1º desta Portaria, conforme disposto em contrato e em seus respectivos termos aditivos;

II – confirmar a existência de saldo de empenho suficiente para a liquidação da despesa;

III – emitir e inserir a nota fiscal do tomador de serviço (NFTS), quando aplicável;

IV – analisar a necessidade de retenção dos tributos devidos e outros descontos referentes ao pagamento da despesa;

V - elaborar despacho autorizatório de liquidação, com demonstrativo dos impostos retidos e descontos efetuados, e colher a assinatura do ordenador de despesa;

VI – no mínimo 3 (três) dias antes da data do vencimento da obrigação, liquidar a despesa no Sistema Orçamentário e Financeiro (SOF), e emitir, assinar, digitalizar e juntar a nota de liquidação e pagamento (NLP) no respectivo processo;

VII - custodiar o processo de liquidação e pagamento até a concretização do pagamento, exceto nos casos previstos no inciso IV do artigo 3º e no artigo 6º desta Portaria;

VIII – incluir o comprovante de pagamento, que consiste no recibo de pagamento ou na NLP com o código de autenticação;

IX - após a concretização do pagamento, enviar o processo para o Fiscal para fins de encerramento, exceto nos casos previstos no inciso IV do artigo 3º desta Portaria.

§ 1º Se o contrato não contiver definição do dia do vencimento da obrigação ou apenas estipular “pagamentos mensais”, a Unidade Orçamentária adotará como data de vencimento da obrigação, 30 (trinta) dias corridos contados a partir da data de recebimento da nota fiscal, nota fiscal-fatura, nota fiscal de serviços eletrônica ou documento equivalente, pelo Fiscal do contrato.

§ 1º Se o contrato não contiver definição do dia do vencimento da obrigação ou apenas estipular "pagamentos mensais", a Unidade Orçamentária adotará, como data de vencimento da obrigação, 30 (trinta) dias corridos contados a partir da data de entrega, pela contratada, da documentação prevista no artigo 1º desta Portaria.(Redação dada pela Portaria SF nº 10/2021)

§ 2º Apontamentos de débitos ou a falta dos documentos previstos no inciso I do artigo 3º desta Portaria não impedem a realização da liquidação e do pagamento.

§ 3º Sem prejuízo das penalidades cabíveis, se for o caso, e da observância à legislação que rege a matéria, quando o objeto do contrato for divisível, a critério da Unidade Orçamentária, poderá ser realizada a liquidação parcial da despesa, na proporcionalidade de sua aprovação.

§ 4º Nos casos em que for observada eventual irregularidade no trâmite do processo de liquidação e pagamento, a Unidade Orçamentária deverá informar ao ordenador da despesa, no despacho mencionado no inciso V do artigo 4º desta Portaria, que, após a concretização do pagamento, deve ser verificada a apuração de responsabilidade, nos termos do Decreto nº 43.233, de 22 de dezembro de 2003.

Art. 5º Nos termos da legislação municipal, a inexistência de registro no Cadastro Informativo Municipal – CADIN, quando do pagamento da despesa, deverá ser verificada:

I – pelo Departamento de Administração Financeira – DEFIN da Subsecretaria do Tesouro Municipal – SUTEM da Secretaria da Fazenda – SF, em relação às obrigações da Administração Direta; e,

II - pelas respectivas Diretorias Financeiras, em relação às Autarquias e Fundações de Direito Público;

Parágrafo único. A existência de pendência no Cadastro Informativo Municipal – CADIN não impede que a liquidação da despesa seja realizada.

Art. 6º Quando não for permitido o processamento da nota de empenho e, consequentemente, da nota de liquidação pelo Sistema de Orçamento e Finanças – SOF, em virtude de o credor estar apenado, conforme publicação do Departamento de Gestão de Suprimentos e Serviços – DGSS da Secretaria Municipal de Gestão – SMG, a Unidade Orçamentária deverá:

I – certificar-se junto à Assessoria Jurídica da Pasta a que pertence acerca da legitimidade de se emitir nota de empenho em favor do credor apenado;

II – havendo parecer favorável do órgão de assessoramento jurídico, acessar, no endereço eletrônico http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/financas/seosof/, a planilha da nota de empenho e o respectivo anexo, os quais deverão ser preenchidos e devidamente assinados, encaminhando-os à Divisão de Gerenciamento do Sistema de Execução Orçamentária – DISEO, do Departamento de Contadoria da Subsecretaria do Tesouro Municipal, acompanhados de declaração do titular da Unidade Orçamentária expressando a inteira responsabilidade pela emissão dos documentos.

Parágrafo único. Os documentos mencionados no inciso II deste artigo deverão ser encaminhados à DISEO por meio de expediente físico, no caso de o respectivo processo de pagamento ter sido autuado no âmbito do Sistema SIMPROC, ou, na hipótese de o processo de pagamento ter sido iniciado no Sistema SEI, por meio de processo eletrônico, de sorte a que sejam adotadas as providências pertinentes, devendo posteriormente retornar à Unidade Orçamentária solicitante.

Art. 7º Observada a legislação que rege a matéria e o disposto nesta Portaria, cada órgão/entidade da Administração Pública municipal, direta ou indireta, fica responsável por disciplinar, segundo regras próprias e sob sua exclusiva responsabilidade, os prazos referentes ao cumprimento dos procedimentos descritos nesta Portaria.

Art. 8º As dúvidas referentes à execução orçamentária em decorrência da aplicação desta Portaria serão resolvidas pelo Departamento de Contadoria da Subsecretaria do Tesouro Municipal (SUTEM/DECON).

Art. 9º Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogada a Portaria SF nº 92, de 16 de maio de 2014.

Anexo I - Portaria SF n° 170_2020