PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA E ECONOMIA CRIATIVA

BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

PORTARIA Nº 48/2026 – BMA/SMC

São Paulo, 18 de agosto de 2026.

Institui a Política Arquivística da Biblioteca Mário de Andrade (BMA) e dá outras providências.

A DIRETORA DA BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE, no uso de suas atribuições legais e regulamentares,

CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), que estabelece procedimentos destinados a assegurar o direito fundamental de acesso à informação;

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar e aperfeiçoar os procedimentos arquivísticos desenvolvidos pela Biblioteca Mário de Andrade, fortalecendo a governança, a transparência administrativa, a eficiência institucional e a continuidade dos serviços públicos;

CONSIDERANDO que os documentos de arquivo produzidos e recebidos pela Biblioteca Mário de Andrade constituem patrimônio documental de interesse público, testemunho das atividades administrativas, técnicas, culturais, educacionais e científicas desenvolvidas pela instituição desde sua criação até os dias atuais;

CONSIDERANDO a Política Municipal de Gestão Documental, instituída pelo Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017, e a Portaria SGM/SEGES/CGDOC nº 1, de 24 de maio de 2021, que implementa a Política Municipal de Gestão Documental;

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituída a Política Arquivística da Biblioteca Mário de Andrade (BMA), cujo texto integral consta como Anexo Único desta Portaria.

Parágrafo único. A Política instituída por esta Portaria estabelece os fundamentos, objetivos e diretrizes que orientam, estruturam e legitimam as ações relacionadas à gestão documental na instituição, reafirmando o compromisso da BMA com a excelência de seus processos e com a consolidação de sua posição como instituição de referência. Além de assegurar a produção, organização, preservação e acesso aos documentos, esta Política busca subsidiar a gestão institucional na tomada de decisões, valorizando o patrimônio documental da BMA como parte integrante no planejamento das ações culturais e educativas da instituição, ampliando seu potencial de difusão, pesquisa e mediação com a sociedade.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Luiza Helena Thesin

Diretora da Biblioteca Mário de Andrade

ANEXO ÚNICO

POLÍTICA ARQUIVÍSTICA DA BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

Prefeitura Municipal de São Paulo

Prefeito: Ricardo Nunes

Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa

Secretário: Jose Antonio Silva Parente

Secretário-Adjunto: Rodrigo Massi da Silva

Biblioteca Mário de Andrade

Diretora: Luiza Helena Thesin

Supervisão de Acervo

Supervisora: Bruna Pimentel Lopes

Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental – Ana Maria de Almeida Camargo

Coordenadora: Mônica Maria Coelho Gomes

Controle do documento

Aprovação do documento: Diretoria da Biblioteca Mário de Andrade, mediante publicação de Portaria no Diário Oficial da Cidade de São Paulo.

Política Arquivística da Biblioteca Mário de Andrade instituída pela Portaria nº 48/2026 -BMA/SMC.

LISTA DE SIGLAS

ARQUIP – Arquivo Público Municipal Jornalista Paulo Roberto Dutra

BMA – Biblioteca Mário de Andrade

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos

CSA - Comissão Setorial de Avaliação de Documentos

EDOC – Equipe de Gestão Documental

NMIGD - Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo

PGDOC - Política Municipal de Gestão Documental

SAMSP - Sistema de Arquivos do Município de São Paulo

SMC – Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa

1 INTRODUÇÃO

O regime político brasileiro organiza-se por meio de uma República Federativa, formada pela União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios. À luz da Constituição Federal de 1988, os municípios passaram a ocupar posição de maior protagonismo na implementação de políticas públicas e na garantia de direitos fundamentais, consolidando-se como espaços privilegiados da relação entre o Estado e a sociedade. A partir desse modelo, permitiu-se a construção de um Estado democrático, garantindo uma série de direitos fundamentais ao cidadão. O exercício dessas competências ampliou significativamente a produção de documentos pelas administrações municipais, tornando indispensável a adoção de políticas e instrumentos capazes de assegurar sua adequada gestão, preservação e acesso, em consonância com os princípios da administração pública e com o direito da sociedade à informação.

A publicação da Constituição de 1988 deu espaço para que, em 1991, a Lei nº 8.159, de 9 de janeiro, fosse regulamentada. Esta Lei, conhecida como Lei de Arquivos, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, podendo ser considerada como um grande marco para a disseminação da gestão de documentos em âmbito nacional. Nos termos do primeiro artigo da referida Lei (Brasil, 1991, art. 1),

é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação (BRASIL, 1991, art. 1).

Desse modo, os arquivos, que durante muito tempo seguiam um modelo institucional que preconizava apenas o recolhimento visando à pesquisa, passaram a pensar também na gestão desses documentos para apoiar a administração como prova e testemunho. No município de São Paulo, a Política Municipal de Gestão Documental, instituída pelo Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017, dispõe em seu artigo 3º que “todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral” (SÃO PAULO, 2017, art. 3). Diante disso, torna-se indispensável que os acervos dos arquivos estejam organizados de maneira que possam atender à população e à administração pública de forma eficaz e eficiente.

A gestão documental, conforme a Lei de Arquivos, pode ser entendida como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Como resultado, por meio da implementação dessas práticas, promove a racionalização e padronização de procedimentos concernentes à gestão documental, e assim a governança e o direito do acesso à informação ao cidadão são assegurados, conforme o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), e no Decreto Municipal nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012.

A Política Arquivística da Biblioteca Mário de Andrade (BMA) resulta da necessidade de padronizar procedimentos relativos aos documentos arquivísticos produzidos e acumulados no exercício das atividades institucionais, em qualquer suporte. Este documento busca orientar, de forma prática, todos os setores da BMA quanto a responsabilidades, fluxos e instrumentos de gestão documental, desde a produção até a destinação final, além de estabelecer diretrizes para preservação, acesso e difusão do acervo arquivístico sob custódia da instituição.

A respeito da elaboração deste documento, este é apresentado em duas partes: a primeira parte contém um aporte teórico com os conceitos básicos da literatura arquivística que servirão como base para a segunda parte, que são as diretrizes de ordem prática. Espera-se que esta publicação possa contribuir para uma administração pública mais eficiente, valorizando o patrimônio documental através da memória institucional.

2 JUSTIFICATIVA LEGAL

Arquivos públicos desempenham papel estratégico para a administração, para a garantia de direitos e para a preservação da memória social, ao assegurar a produção, manutenção, preservação e disponibilização de documentos como prova e fonte de informação. Nesse sentido, a Arquivologia oferece princípios e métodos para organizar e gerir documentos ao longo do seu ciclo de vida, promovendo eficiência administrativa, transparência e preservação do patrimônio documental. O acesso aos arquivos e aos documentos de arquivo é a regra, enquanto a restrição do acesso constitui uma exceção, devendo ser expressamente prevista em lei e devidamente justificada. A publicidade, a transparência e o direito à informação são princípios fundamentais para a administração pública.

Considerando que esta Política Arquivística refere-se ao tratamento, preservação e difusão do acervo do Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo (NMIGD), que, no decorrer do texto passaremos a chamar apenas “Núcleo de Memória” da Biblioteca Mário de Andrade (BMA), pode-se afirmar, portanto, que ela faz jus ao Art. 4º da Lei de Arquivos (BRASIL, 1991, art. 4):

Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações do seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo de lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. (BRASIL, 1991, art. 4).

Esta publicação reforça o Art. 215 da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, que estabelece que o “Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais” (BRASIL, 1988, art. 215). O parágrafo 3º do referido artigo determina que:

a lei estabelecerá o Plano Nacional de Cultura (...) visando ao desenvolvimento cultural do País e à integração das ações do poder público que conduzem à: I - defesa e valorização do patrimônio cultural brasileiro; II - produção, promoção e difusão de bens culturais; (...) IV - democratização do acesso aos bens de cultura; (BRASIL, 1988, art. 215, § 3º).

Apontamos ainda a importância do art. 216 da Carta Magna para reiterar a relevância artístico-cultural da documentação textual, sonora, audiovisual e digital que integram o Núcleo de Memória da BMA, uma vez que:

Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I - as formas de expressão; (...); III - as criações científicas, artísticas e tecnológicas; IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;” (BRASIL, 1988, cap. II, art. 216).

E continua:

§ 1º O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.

§ 2º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

§ 3º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais. (BRASIL, 1988, cap. II, art. 216, grifo nosso).

A importância da organização do acervo do Núcleo de Memória da BMA se justifica tendo em vista o potencial de pesquisa que esses documentos guardam, não apenas para entendermos todos os percursos que configuram a Biblioteca Mário de Andrade, mas para buscarmos em sua trajetória mudanças sócio-políticas paulistanas dos últimos 100 anos.

3 CONCEITOS GERAIS E OBJETIVOS

A seção a seguir apresenta os conceitos gerais e os objetivos que fundamentaram a elaboração da Política Arquivística da Biblioteca Mário de Andrade. Esses conceitos, já consolidados na área da Arquivologia, e amparados pela legislação vigente, constituem a base para a definição desses procedimentos e diretrizes apresentados aqui.

3.1 CONCEITOS GERAIS

Os arquivos servem, primeiramente, para apoiar o gerenciamento operacional, inserir a informação nos processos de trabalho e salvaguardar processos que constituem a memória de uma instituição ou pessoa (THOMASSEM, 2006). A definição de arquivo, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é um “conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte” (Arquivo Nacional, 2005, p. 27).

Para Bellotto (2006, p.161), a conceituação clássica de arquivo é

aquele que é produzido/recebido/acumulado por entidade pública ou privada ou pessoa física no exercício das funções que os identificam e que justificam sua presença em determinada sociedade [...] (BELLOTTO, 2006, p.161).

Os documentos de arquivo apresentam elementos e atributos que lhes conferem características próprias, distinguindo-os de outros documentos. Conforme Luciana Duranti (1994), para que um documento seja reconhecido como documento arquivístico, é necessário que apresente um conjunto de características inerentes ao seu processo de produção, as quais evidenciam sua vinculação às atividades e funções que lhe deram origem.

A imparcialidade é a característica do documento de arquivo pelo qual este se propõe a registrar uma atividade ou função, por isso ele é imparcial. A segunda característica que a autora aponta é a autenticidade, que se refere à forma e não ao conteúdo. Um documento pode ser autêntico, mas pode não ser verdadeiro. O documento tem que ser o que ele se propõe a ser. Duranti (1994, p. 51) diz que a autenticidade está vinculada à necessidade de ação ou à garantia para futuras ações e por isso os documentos são separados para preservação como testemunhos escritos de atividades do passado. Desta forma, a autenticidade de um documento dá-se a partir de procedimentos regulares que comprovam as ações nele descritas e a necessidade de sua criação, armazenamento e conservação sob a custódia de instituição ou pessoa física.

Uma terceira característica apontada pela autora é a naturalidade. Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são "coletados artificialmente, como os objetos de um museu [...], mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração" (ibid., p. 52).

O inter-relacionamento é outra característica abordada por Duranti. Segundo a autora, essa característica decorre das relações estabelecidas entre os documentos no curso das atividades da entidade produtora, fazendo com que cada documento esteja intrinsecamente relacionado aos demais por meio do vínculo arquivístico. Para Duranti (ibid., p.52), essa interdependência é condição para que os documentos constituam testemunho de fatos e atos passados e possuam capacidade comprobatória. A quinta e última característica abordada pela autora é a unicidade. Mesmo que o documento tenha uma cópia, ele ocupa um lugar único naquele conjunto documental.

Retomando esses conceitos e traduzindo-os para o âmbito do cotidiano, a autora aponta que um documento de arquivo não é qualquer tipo de documento, ou seja, ele possui certas características que o destacam de qualquer outro tipo de documento, como um livro de uma biblioteca. O documento, no momento de sua produção, assume uma forma e registra uma atividade ou função. Pode-se tomar como exemplo o “requerimento de aposentadoria”, que é um documento que possui uma forma padronizada dentro da Prefeitura de São Paulo, com os campos exatos que configuram o de um requerente solicitando sua aposentadoria de acordo com os fundamentos legais indicados. Pode-se dizer que, de acordo com as características citadas, o documento é autêntico, pois assume a forma do referido requerimento.

Além disso, ao requerer uma aposentadoria, a atividade de controle de benefícios do funcionário por parte da gestão dos recursos humanos é registrada, ou seja, isso implica no conceito da imparcialidade. O “requerimento de aposentadoria”, documento tomado como exemplo, compõe o processo administrativo chamado de “processo de aposentadoria”. Esse processo é tramitado por diversos setores da administração pública para que, ao final, uma ação seja tomada (a de aprovação, ou não, do referido benefício). Durante essa tramitação, diversos documentos são instruídos ao processo administrativo para apoiar a decisão. Todos esses procedimentos refletem os conceitos discutidos pela autora: durante a tramitação, os documentos são inseridos de forma natural à medida em que se tornam necessários; cada documento está inter-relacionado ao outro para constituir testemunho ao fato e; dentro daquele processo administrativo, cada documento é único.

Esses documentos, produzidos no exercício das atividades da instituição, formam um fundo de arquivo. Entretanto, como aponta Terry Cook (2017), apenas produzir documentos não significa necessariamente a formação de um fundo. Existem fatores que ajudam a identificar um fundo, tais como “o contexto administrativo em que a produção ocorreu, a natureza da função exercida que levou à criação dos documentos e o controle exercido sobre o sistema de arquivamento” (COOK, 2017, p. 19). Nesse sentido, o fundo pode ser entendido como um reflexo de um processo orgânico, no qual “um produtor de documentos produz ou acumula séries de documentos, os quais apresentam uma unidade natural baseada em função, atividade, forma ou uso compartilhados” (COOK, 2017, p. 61).

A partir dessa definição de fundo, podem-se identificar dois princípios arquivísticos fundamentais: o princípio de respeito aos fundos - também denominado princípio da proveniência - e o princípio de respeito à ordem original.

Os documentos de um mesmo produtor devem ser reunidos e mantidos preservando a unidade do fundo. Esses documentos devem estar organizados da maneira que foram produzidos, isso reflete o seu contexto de criação e evidencia as funções e as atividades exercidas pelo produtor.

A respeito da guarda desses documentos, Margareth da Silva (2019, p. 51) aponta que

[...] a guarda e a proteção são elementos centrais na definição de custódia arquivística. A guarda significa que existe um lugar de preservação e que os documentos ali custodiados estão sob a posse de um custodiante, ou seja, os arquivos estão retidos e preservados. A proteção significa que os arquivos são materiais que precisam ser cuidados e estar em segurança, em virtude da sua fragilidade e vulnerabilidade. Envolve, portanto, a responsabilidade jurídica da instituição custodiante (produtora ou preservadora) pela segurança e preservação dos documentos, os quais não podem ser corrompidos, alterados ou subtraídos. (SILVA, 2019, p. 51).

A autenticidade está intimamente ligada à custódia, como observado por Duranti (1994, p. 51 apud SILVA, 2019, p. 52) ao concordar com a visão de Jenkinson, uma vez que “os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”. Nesse sentido, é importante ressaltar que quando se fala a respeito de cadeia de custódia, aponta-se uma ideia de transmissão dos arquivos como uma cadeia de responsabilidades dos órgãos produtores e os seus sucessores até o arquivo, que tem por objetivo assegurar a autenticidade e o valor de prova dos documentos (SILVA, 2019, p. 58).

De maneira geral, esses conceitos orientam todas as ações de gestão documental, preservação, acesso e difusão dos documentos arquivísticos da instituição, independentemente de seu suporte.

3.2 OBJETIVOS

Nesta seção, serão apresentados os objetivos que fundamentam esta Política Arquivística, em consonância com a missão da Biblioteca Mário de Andrade, com os princípios da administração pública e com os fundamentos da Arquivologia. Esses objetivos orientam, estruturam e legitimam as ações relacionadas à gestão documental na instituição, reafirmando o compromisso da BMA com a excelência de seus processos e com a consolidação de sua posição como instituição de referência.

Além de assegurar a produção, organização, preservação e acesso aos documentos, esta Política visa subsidiar a gestão institucional na tomada de decisões, reconhecendo a informação contida nos documentos de arquivo como recurso estratégico para a transparência e a continuidade administrativa. Busca, ainda, valorizar o patrimônio documental da BMA como parte integrante no planejamento das ações culturais e educativas da instituição, ampliando seu potencial de difusão, pesquisa e mediação com a sociedade.

3.2.1 Objetivo Geral

Instituir e consolidar diretrizes e procedimentos de gestão de documentos na Biblioteca Mário de Andrade, assegurando a produção controlada, a classificação, a avaliação e a destinação adequada - eliminação, transferência e recolhimento -, bem como a preservação e o acesso aos documentos de valor permanente, em conformidade com a legislação vigente, com os instrumentos oficiais (Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade) e com os princípios arquivísticos.

3.2.2 Objetivos específicos

Diagnosticar e identificar as áreas produtoras de documentos a fim de criar estratégias de tratamento do acervo;

Aprimorar os procedimentos de conservação preventiva e corretiva no que diz respeito aos documentos de arquivo, assegurando sua integridade física;

Apoiar e implementar as atividades relacionadas à gestão de documentos na instituição de acordo com a legislação vigente, contribuindo para a governança.

Capacitar e apoiar continuamente as equipes da Biblioteca Mário de Andrade no que se refere aos procedimentos relativos aos documentos de arquivo descritos nesta Política Arquivística;

Promover ações e incentivar o uso do acervo documental, fortalecendo o vínculo da comunidade com o patrimônio documental da BMA;

Subsidiar a gestão e o planejamento da BMA na tomada de decisões, incluindo o patrimônio documental da instituição como parte da linha curatorial das ações culturais e educativas;

Incentivar a produção de conhecimento científico e cultural;

Preservar e difundir a memória histórica da instituição;

Promover a segurança da informação e a proteção de dados.

4 GESTÃO DOCUMENTAL

A Política Arquivística da BMA é um instrumento técnico que viabilizará a implementação da gestão documental na instituição - estando de acordo com a Política Municipal de Gestão Documental (PGDOC). Desse modo, este documento visa traduzir toda a legislação que versa sobre a gestão documental para a realidade da instituição. É uma maneira de aproximar e conscientizar o servidor sobre as atividades e os procedimentos relativos a essa temática.

De acordo com a Lei de Arquivos, a gestão documental constitui um conjunto de procedimentos e operações técnicas que envolvem a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991, art. 3). Dessa forma, a adoção de práticas de gestão documental assegura o controle do ciclo de vida dos documentos e favorece a preservação da memória institucional.

Através da implementação da gestão documental, a administração racional dos documentos e o processamento técnico das informações proporcionam diversos benefícios para a administração pública. Isso ocorre uma vez que a gestão documental visa à guarda dos documentos de arquivo por um período adequado, que pode ser de forma permanente ou temporária. Como resultado, podemos apontar os benefícios, tais como:

economia de recursos públicos e maior agilidade ao processo decisório;

otimização dos espaços físicos e digitais;

preservação dos documentos de caráter permanente;

transparência administrativa.

Embora os documentos sejam indispensáveis para o pleno funcionamento dos órgãos da Administração Pública, ainda se observa, na prática, a permanência de uma cultura administrativa que não os reconhece como um patrimônio que demanda gestão e proteção. Tal cenário contraria o que estabelecem a Constituição Federal de 1988 e a Lei Federal de Arquivos, que atribuem aos documentos públicos valor estratégico, administrativo e histórico.

Nesse contexto, a ausência de uma aplicação sistemática das normas e diretrizes da gestão documental – que abrangem etapas como a produção, tramitação, uso, classificação, avaliação e destinação final – resulta na formação de extensos conjuntos documentais acumulados ao longo do tempo, sem o devido tratamento técnico. Frequentemente, esses documentos são mantidos em condições inadequadas de armazenamento, o que compromete sua integridade e acessibilidade. Esse cenário caracteriza o que se denomina Massa Documental Acumulada (MDA).

A massa documental acumulada corresponde ao conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição ao longo de suas atividades, mas que não foi submetido a processos sistemáticos de organização. Essa situação decorre, sobretudo, da ausência de procedimentos fundamentais, como a classificação arquivística no momento de criação do documento, a avaliação documental e a definição de prazos de guarda. Como consequência, observa-se um acúmulo desordenado de documentos, dificuldades na recuperação da informação e aumento dos riscos de extravio ou perda.

Diante disso, evidencia-se a necessidade de estabelecer critérios claros para a guarda e a eliminação de documentos, bem como de implementar políticas e práticas consistentes de gestão documental. Tais medidas devem contemplar tanto os suportes físicos quanto os digitais, de modo a garantir maior eficiência administrativa, facilitar o acesso à informação e assegurar a preservação adequada do acervo institucional.

É importante pensar a gestão documental não apenas dentro da instituição, mas também ter uma visão dentro de um sistema de outras instituições que integram o poder público municipal. Desde 2019, a coordenação do Núcleo de Memória da BMA participou como Ponto Focal na CSA – Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, que elaborou o Plano de Classificação de Documentos (PC) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) parciais da Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa (SMC), publicados no Diário Oficial em junho de 2021.

A partir da Portaria 01/CGDOC/2021, que estabelece procedimentos para a implementação da Política Municipal de Gestão Documental na Prefeitura do Município de São Paulo, foram criadas as Equipes de Gestão Documental (EDOC). A EDOC é uma rede de parceiros e colaboradores que atua como ponto focal em contato com o órgão central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo (SAMSP). Essa equipe é composta por gestores, bem como administradores locais do SEI, pontos focais da Tabela de Temporalidade, entre outros.

No âmbito da Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa, a Portaria nº 36/SMC-G/2024 designa os integrantes para compor a EDOC da Secretaria. Essa equipe representa, também, os diversos órgãos e instituições subordinados diretamente à SMC. Em 2026, através da Portaria SMC-G nº 42, de 12 de março, foram designados novos membros para integrar a Equipe de Gestão Documental da Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa. Dentre os integrantes, a BMA é representada como ponto focal para a elaboração das Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017, dispõe sobre a Política de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo, em seu artigo 12 aponta que,

[...] São instrumentos da Política de Gestão Documental:

I - Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produção;

II - Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento resultante da avaliação documental, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental (eliminação ou guarda permanente);

III - Sistema Informatizado de Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processados eletronicamente, aplicável a documentos em qualquer suporte (SÃO PAULO, 2017, art. 12).

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos são os principais instrumentos de gestão documental. Eles garantem a racionalização administrativa, a agilidade e a transparência no acesso às informações e a preservação do patrimônio documental. Sendo assim, a TTD é o único instrumento legal que permite a eliminação de documentos após estes cumprirem o seu prazo de guarda. A implementação da Política de Gestão Documental é fundamental para o gerenciamento do fluxo informacional entre os órgãos e entidades públicas, representando uma ferramenta para a governança e assegurando o direito de acesso à informação ao cidadão.

A respeito dos instrumentos de gestão documental, a Prefeitura de São Paulo publicou, através da Portaria SG nº 18, de 27 de março de 2019, a Tabela de Temporalidade Parcial de Documentos da Administração Pública do Município de São Paulo: Atividades-meio. Entende-se como atividades-meio, de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005), todo tipo de atividade que dá apoio, auxilia e dá viabilidade à consecução das atividades finalísticas de uma instituição.

A Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa publicou, através da Portaria SMC nº 69, de 11 de junho de 2021, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Parcial de Documentos da Secretaria Municipal de Cultura de São Paulo: Atividades-fim. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005), atividade-fim é aquela atividade desenvolvida em decorrência da finalidade da instituição.

Vale ressaltar que esses instrumentos não se sobrepõem, ou seja, devem ser utilizados em conjunto de acordo com a atividade correspondente. No momento da produção do documento, seja ele em papel ou digital, deve-se utilizar o Plano de Classificação de Documentos adequado e, por conseguinte, no momento da avaliação documental - atividade que verifica os prazos de guarda e destinação final do documento - deve-se utilizar a Tabela de Temporalidade de Documentos adequada. Isso significa que as ações acerca da gestão documental, descritas nesta política, não invalidam as normas no âmbito da Prefeitura Municipal de São Paulo.

5 A BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

A história da Biblioteca Mário de Andrade conversa com a história de São Paulo, seja pela sua localização privilegiada no centro da cidade como também por conta do seu significativo papel na formação histórica cultural e intelectual de diferentes gerações, o que resulta em um protagonismo até os dias de hoje.

Reconhecida como a segunda maior biblioteca pública do país em volume de acervo, a BMA reúne um conjunto de coleções amplo e plural, o que se reflete, também, nos documentos que integram seu Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo.

5.1 BREVE HISTÓRICO

A história da Biblioteca Mário de Andrade começa antes mesmo dela receber esse nome. Fundada em 1925, a Biblioteca Pública Municipal de São Paulo teve seu primeiro endereço na Rua Sete de Abril. A inauguração e a abertura ao público aconteceram em 1926, com um acervo composto pela coleção de obras que estava sob a guarda da Câmara Municipal de São Paulo.

Durante toda a sua trajetória, a Biblioteca manteve estreita relação com os maiores expoentes da cultura brasileira, como Mário de Andrade, Sérgio Milliet e Rubens Borba de Moraes, além de ter sido o primeiro núcleo de arte moderna no país, cimentando as bases para aquele que seria o caminho para a criação do Museu de Arte de São Paulo.

Logo no início já ficou claro que a Biblioteca teria um papel central na efervescência cultural da época. Tudo começou com o primeiro diretor, Eurico de Goes, literato da época e responsável pelo início da atividade cultural, que utilizava as dependências do Teatro Municipal, já que a Biblioteca carecia de um auditório.

No início dos anos 1930 foi criado o Departamento de Cultura, tendo como diretor Mário de Andrade que, a partir de diversas políticas de incentivo à leitura, contribuiu para o início da segunda fase da Biblioteca Pública Municipal.

Em 1936, o diretor da Divisão de Bibliotecas, Rubens Borba de Moraes, dá início à concretização de um sonho: a construção de um prédio que abrigaria adequadamente a grande biblioteca central de São Paulo. Em 4 de maio de 1936, conforme o Ato nº 1.078, o prefeito Fábio Prado libera recursos para a “compra do imóvel situado à Rua Xavier de Toledo, esquina da rua São Luiz, para nele ser construído o edifício” (SÃO PAULO, 1936, art. 1º). Posteriormente, outros terrenos do entorno foram desapropriados para dar lugar à biblioteca e à futura praça.

O novo prédio da Biblioteca, projetado pelo arquiteto francês modernista Jacques Pilon, conhecido por suas influências advindas do movimento art déco, representa os desejos de Mário de Andrade de modernizar a cidade, acrescentando uma proposta inovadora, valorizando os espaços públicos à paisagem urbana.

Durante toda a sua trajetória, a Biblioteca Mário de Andrade passou por processos de revitalização, modernização e reforma em suas instalações. Dentre as ações envolvidas, foi feito um esforço para reunir o acervo que caracteriza a história da Biblioteca. É nesse contexto que surge o projeto para organizar a documentação que resgata a história e a memória desta importante instituição de cultura de nosso país. Nasce o Núcleo de Memória da Biblioteca Mário de Andrade com a missão de reunir documentos que digam respeito à história dessa instituição, que completou seu centenário de criação em 2025.

5.2 O NÚCLEO DE MEMÓRIA INSTITUCIONAL E GESTÃO DOCUMENTAL ANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO

O Núcleo de Memória da BMA é o setor responsável por reunir, tratar, organizar, armazenar, preservar e garantir acesso ao patrimônio arquivístico da Biblioteca desde a sua criação. Nele, encontram-se documentos que refletem todas as mudanças ocorridas no decorrer dos anos, as diferentes funções que a Biblioteca passou a exercer e, ao mesmo tempo, contam a história da instituição. Os documentos ali preservados reconstituem um período importante da memória de São Paulo e servem como fonte de pesquisa de valor inestimável para compreender as transformações pelas quais a cidade passou.

A partir de 6 de janeiro de 2026, através da Portaria SMC.G nº 3, o setor passou a ser denominado Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental - Ana Maria de Almeida Camargo, considerando o relevante legado de Ana Maria de Almeida Camargo, professora, pesquisadora e referência nas áreas da Arquivologia e História no Brasil. Sua trajetória destaca-se pela atuação pioneira na reflexão sobre arquivos, memória e documentos, sendo uma das responsáveis por consolidar os estudos arquivísticos como campo de conhecimento acadêmico no país. Além disso, essa nova denominação não apenas cumpre a função do tratamento e preservação dos documentos de caráter histórico, mas também promove a gestão dos documentos.

A escolha de seu nome para designar o Núcleo de Memória também se justifica por sua estreita relação com a Biblioteca Mário de Andrade ao longo de sua trajetória. Ana Maria de Almeida Camargo participou de atividades promovidas pela instituição, como a mesa-redonda “Obra rara: critérios para definição, política de preservação e mercado”, realizada em 8 de outubro de 1992. Sua relação com a instituição se evidencia também pela parceria acadêmica com Rubens Borba de Moraes, segundo diretor da Biblioteca Mário de Andrade, com quem publicou, em 1993, a obra “Bibliografia da Impressão Régia do Rio de Janeiro”, referência para os estudos da história do livro e da bibliografia brasileira.

Ana Maria de Almeida Camargo contribuiu ainda para a produção intelectual da Biblioteca com o artigo “Rubens Borba de Moraes e a Biblioteca Pública Municipal de São Paulo”, publicado na Revista da Biblioteca Mário de Andrade (v. 57, 1999). Posteriormente, integrou o Conselho Consultivo da Biblioteca Mário de Andrade, por meio da Portaria SMC nº 38, de 4 de agosto de 2006, reforçando sua colaboração com a instituição e seu compromisso com a preservação, a difusão do patrimônio documental e o fortalecimento das políticas de memória.

A importância do estabelecimento do Núcleo de Memória da BMA se dá tendo em vista o potencial de pesquisa que esses documentos guardam, não apenas para entendermos todos os percursos que configuram a Mário de Andrade, mas para buscarmos em sua trajetória mudanças sociopolíticas paulistanas dos últimos 100 anos. Ao consolidar um setor dedicado à preservação da memória institucional, ao tratamento e à difusão do patrimônio documental, o Núcleo de Memória reafirma o compromisso da Biblioteca com a salvaguarda de sua trajetória histórica. Sua atuação fortalece os processos de preservação, valorização e acesso, assegurando que a história, a identidade e o legado da instituição sejam transmitidos às futuras gerações e permaneçam como referência ao longo dos próximos cem anos.

O Núcleo de Memória abriga grandes conjuntos documentais que necessitam ser organizados, descritos e armazenados tanto física quanto digitalmente, em base de dados, a fim de facilitar e ampliar o acesso. Desde janeiro de 2019, o setor vem passando por um processo de organização de seu acervo, composto por documentos textuais, iconográficos, audiovisuais e sonoros:

documentos textuais: 90 metros lineares de documentos textuais (correspondência da diretoria, ofícios, relatórios de frequência, relatórios de gestão, programação, livros contábeis, notas fiscais de aquisição de livros, entre outros);

documentos iconográficos: imagens históricas (desde a década de 1920 na antiga sede da Rua 7 de Abril até a construção da atual edificação entre 1939-1942) além de imagens mais recentes produzidas como registro de atividades relacionadas ao processo de revitalização da Biblioteca, reforma e restauro do edifício, higienização da coleção de periódicos e ainda as atividades regulares promovidas pelo Setor de Ação Cultural;

Projeto Memória Oral - 56 depoimentos gravados de ex-funcionários, diretores, pesquisadores, usuários, artistas e intelectuais que tiveram fortes vínculos com a Biblioteca Mário de Andrade;

documentos audiovisuais e sonoros - fitas cassete, com gravações que datam desde 1968, além de fitas VHS, CDs e DVDs. Essas gravações tratam dos mais diversos temas, sendo constituídas em sua maioria por eventos que ocorreram na BMA. Entre as personalidades relacionadas a esses eventos estão incluídos nomes importantes como Mário Quintana, Gilberto Freyre, Dominguinhos, Abdias do Nascimento, Ruth Rocha, Tom Zé, Hernâni Donato, Paulo Nogueira, Alaíde Costa, Ney Matogrosso, Lygia Fagundes Telles, Rachel de Queiroz, Gilberto Gil, Marilena Chauí, Delfim Netto e tantos outros.

O tratamento desse acervo visa tanto à conservação quanto à promoção e à divulgação da informação que, por consequência, se transforma em conhecimento. Esse objetivo dialoga diretamente com a missão da Biblioteca Mário de Andrade, que busca preservar e estimular o uso de seu acervo pela população em geral, contribuindo para a formação e o desenvolvimento cultural e intelectual de seus usuários.

6 NECESSIDADES INFORMACIONAIS DA BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

De maneira geral, a existência de arquivos como instituições ainda é pouco conhecida no território nacional. Além disso, em um contexto organizacional, os funcionários pouco conhecem ou sabem sobre a função e o papel desempenhado pelo arquivo dentro da instituição. Tomando essas afirmações como ponto de partida, o Núcleo de Memória da BMA vem desenvolvendo ações para que todos os funcionários da instituição compreendam plenamente a natureza e importância do setor. Busca-se, assim, não apenas incentivar sua utilização para pesquisas, mas também promover a conscientização de que os documentos produzidos pelos diversos setores podem vir a integrar o acervo permanente da instituição.

Entre 2019 e 2020, uma dessas estratégias foi a circulação do “Boletim do Arquivo Histórico” (nomenclatura inicial do setor), criado pela coordenação para veiculação entre o público interno da BMA, o qual tinha como premissa conscientizar os funcionários sobre a importância dos arquivos, bem como informar sobre a existência do setor.

Nesse contexto, a equipe do Núcleo de Memória da BMA constatou que existe uma demanda quanto ao tratamento dos documentos produzidos e acumulados pelos diversos setores da instituição. Essas unidades produtoras de documentos possuem uma massa documental acumulada, que necessita ser tratada e avaliada de acordo com a legislação vigente.

Para que seja possível iniciar um projeto de implementação de uma política arquivística institucional na BMA, com base nas informações obtidas com os demais setores e na literatura científica especializada (DURCE; SOUSA, 2013), alguns pontos devem ser considerados, tais como:

reconhecimento da necessidade de elaboração de tal instrumento;

sensibilização sobre a importância da gestão documental dentro de um contexto institucional junto aos funcionários da BMA;

apoio da administração superior;

envolvimento de todos os níveis institucionais;

treinamento das equipes dos setores envolvidos;

definição de novos locais de guarda para armazenamento dos documentos físicos e digitais do Núcleo de Memória da BMA;

elaboração de manuais de procedimentos e outros instrumentos arquivísticos que possam orientar diferentes ações.

A Política Arquivística da BMA estabelece diretrizes que orientam e normatizam os procedimentos de gestão documental, incluindo, por exemplo, aqueles relacionados ao recolhimento de documentos pelos diferentes setores da instituição. Nesse sentido, busca-se padronizar práticas e garantir maior eficiência no tratamento dos acervos.

De acordo com Durce e Sousa (2013), a política arquivística institucional pode ser compreendida como o conjunto de premissas, decisões e ações que envolvem a gestão de documentos e demais aspectos relacionados aos arquivos institucionais. Seu objetivo é assegurar a manutenção da informação arquivística como suporte às funções e atividades da instituição, bem como atender às demandas informacionais da sociedade.

Como observado por Durce e Sousa (2013), a Política pode ser entendida como uma maneira de promover soluções para os problemas que foram gerados pelo acúmulo de documentos sem critérios ou até mesmo com critérios equivocados; pelas dificuldades de recuperação da informação; pelos investimentos desnecessários; pelo uso inadequado de tecnologias; e ainda pela falta de espaço físico. As ações serão direcionadas ao reconhecimento da organização interna da instituição, buscando rastrear a produção documental de cada setor. Para que tal trabalho seja realizado em sua plenitude, a colaboração de todos é de grande importância.

7 DIRETRIZES

A seguir, serão descritas as diretrizes com o propósito de fornecer orientações teórico-metodológicas relativas à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e destinação de documentos de arquivo produzidos e acumulados pela Biblioteca Mário de Andrade. Para a elaboração das diretrizes a seguir, foi utilizada como base a seguinte legislação municipal referente à gestão documental:

Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012;

Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017;

Decreto nº 61.203, de 01 de abril de 2022;

Portaria SMG nº 46, de 20 de abril de 2017;

Portaria SGM/SEGES/CGDOC nº 1, de 24 de maio de 2021.

7.1 DIRETRIZES PARA A GESTÃO DOCUMENTAL

Para a gestão documental, é necessário descrever diretrizes que permitam padronizar e controlar os documentos desde a sua produção. Nesse sentido, com a finalidade de facilitar o entendimento, as diretrizes serão descritas abaixo de maneira objetiva e pontual, de acordo com a legislação vigente no âmbito do município de São Paulo. Vale ressaltar que todos os setores da BMA poderão solicitar, a qualquer momento, apoio do Núcleo de Memória da BMA para dirimir quaisquer dúvidas a respeito dos procedimentos referentes à gestão documental.

Produção documental:

Os documentos arquivísticos, em fase corrente, incluindo documentos nato-digitais e processos administrativos, são de responsabilidade da unidade produtora (ou de unidade sucessora com atribuições equivalentes), observadas as normas do SEI e demais sistemas corporativos;

No momento da produção, os documentos devem ser classificados conforme os Planos de Classificação vigentes, assegurando vínculo com a função/atividade que lhes deu origem;

Deve-se assegurar a integridade e a rastreabilidade dos documentos, evitando armazenamento em mídias pessoais e priorizando repositórios e ambientes institucionais autorizados.

Organização do acervo:

Preferencialmente, entre os meses de abril e junho, será realizado um ciclo anual de ações de sensibilização, capacitação e avaliação documental, sem prejuízo de atividades contínuas ao longo do ano, conforme demandas dos setores e do Núcleo de Memória da BMA. Durante esse período, serão desenvolvidas atividades de conscientização e sensibilização quanto à gestão documental na instituição. Além disso, esse período também servirá para que os setores possam proceder à avaliação de documentos, observando os prazos de guarda dispostos nos instrumentos de gestão documental para implementar as ações a serem tomadas: transferência, recolhimento ou eliminação.

Os documentos originais em formato convencional (papel) devem estar acondicionados em uma unidade de armazenamento (caixa, pasta, fichário, entre outros) contendo o seguinte padrão de identificação: código de classificação, tipologia documental de acordo com o Plano de Classificação de Documentos e o período de produção;

No momento da transferência ou recolhimento, os documentos em formato digital deverão ser disponibilizados em ambiente institucional autorizado (rede corporativa, repositório indicado, SEI ou outro sistema oficial). Em caráter excepcional, poderão ser entregues em mídia física fornecida/validada pela instituição, com identificação, conferência de integridade e verificação antivírus. A respeito da identificação de documentos para transferência ou recolhimento, verificar os itens 7.1.2 e 7.1.3.

No momento da produção de documentos iconográficos, sonoros e audiovisuais, deve-se preencher a 'Ficha de Identificação de Evento', conforme o Anexo VIII. Essa ficha deve estar sempre em conjunto com o documento ao qual está relacionado para que, posteriormente, possa ser transferido ou recolhido ao Núcleo de Memória da BMA;

Para a elaboração de Relações e Termos de Eliminação e Transferência, deve-se realizar a mensuração do acervo de acordo com as seguintes técnicas:

I – multiplicar o número total de caixas arquivo de tamanho padrão por 0,14 para efetuar a conversão para metros lineares;

II – para mensurar os documentos armazenados em estantes na posição vertical, medir o comprimento da prateleira ocupada e multiplicar pelo número de prateleiras da estante, desprezando os espaços vazios;

III – para mensurar documentos empilhados em estantes na posição horizontal, medir e somar as alturas das pilhas de documentos;

IV – para mensurar documentos armazenados em arquivos ou fichários de aço, medir a profundidade da gaveta e multiplicar pelo número de gavetas do arquivo ou fichário;

V - para mensurar documentos empacotados, amarrados ou amontoados, multiplicar a altura pela largura e pelo comprimento para obter o volume de documentos em metros cúbicos e multiplicar esse total por 12 (doze) para efetuar a conversão para metros lineares;

VI - documentos digitais devem estar mensurados em gigabytes (sigla Gb).

O Núcleo de Memória da BMA organizará os documentos em seu acervo consoante com as diretrizes estabelecidas pela Política Municipal de Gestão Documental, levando-se em conta:

I - facilidade de localização e de disponibilização do documento para consulta; e

II - garantia da integridade, da organicidade e da indivisibilidade física dos documentos.

Encerramento de processos administrativos:

Deve-se instruir o termo de encerramento nos processos administrativos considerados encerrados. A instrução deve ser realizada no sistema de origem com os seguintes dados: a) número do processo; b) tipo de despacho decisório concedido;

Antes de proceder ao encerramento do processo administrativo, deve-se atentar para a necessidade de verificar se há pendências, sejam elas contábeis, administrativas, entre outras;

O termo de encerramento de processo será juntado aos autos como última folha destes, após o qual é proibido juntar qualquer documento ou informação sem autorização;

Sanções administrativas:

Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.

7.1.1 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

A eliminação de documentos públicos municipais será realizada de acordo com os prazos constantes nas tabelas de temporalidade de documentos aprovadas pelo órgão central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo (SAMSP), conforme procedimento que assegure publicidade e legalidade ao ato. Sendo assim, somente poderão ser eliminados documentos que constem nas referidas tabelas de temporalidade de documentos e que tenham cumprido os prazos nelas previstos.

O procedimento de eliminação de documentos de arquivo deve ser realizado de forma centralizada e sob o monitoramento do Núcleo de Memória da BMA, para que esteja em consonância com a EDOC-SMC e, consequentemente, com o Arquivo Público Municipal (Arquip). O setor é responsável por acompanhar a seleção e avaliação dos documentos das diferentes áreas da instituição e, em seguida, dará prosseguimento à eliminação junto à Diretoria. Deve ocorrer da seguinte maneira:

será autuado um processo administrativo eletrônico pelo órgão ou entidade custodiadora no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O referido processo deve ser classificado como “Eliminação de documentos de arquivo”;

As peças processuais deverão ser instruídas da seguinte forma:

Relação de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante no Anexo I;

Minuta de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme Anexo II;

Justificativa para o descarte, elaborada com observância da legislação de regência, em especial dos prazos de guarda previstos nas tabelas de temporalidade vigentes;

O processo administrativo deverá ser enviado ao titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, para apreciação e deliberação quanto à autorização da eliminação dos documentos e aprovação do edital;

O arquivo digital da Relação de Eliminação de Documentos deve ser enviado à Coordenadoria de Gestão de Documentos Públicos da Secretaria Municipal de Gestão para sua disponibilização, na íntegra, no sítio eletrônico institucional indicado pelo órgão central, objetivando possibilitar sua ampla consulta;

O Edital de Eliminação de Documentos deverá ser publicado no Diário Oficial da Cidade de SP seguindo o modelo constante no Anexo III. Após a publicação, deve-se aguardar trinta dias para possíveis manifestações em contrário ou, quando for o caso, requerer o desentranhamento ou cópias de peças;

As manifestações contrárias à eliminação de documentos deverão ser dirigidas ao titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, e apresentadas no prazo previsto da publicação em Diário Oficial contendo os fundamentos de fato e/ou de direito do pedido;

Não havendo deliberação acerca da manifestação até o encerramento do prazo estipulado da publicação em Diário Oficial, a eliminação do documento objeto do questionamento será interrompida, por cautela, até decisão final, prosseguindo na eliminação dos demais;

O titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, poderá consultar a Secretaria Municipal de Gestão para avaliar o teor da manifestação contrária;

Encaminhar para fragmentação manual ou mecânica os documentos públicos sem valor para guarda permanente, depois de decorrido o prazo de publicidade;

A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

7.1.2 TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

A transferência de documentos de arquivo ocorre ao finalizar a fase de guarda corrente e iniciar a fase intermediária. Nela, os documentos, que antes eram consultados frequentemente, passam a ser menos consultados, necessitando racionalizar o espaço para os novos documentos que são produzidos constantemente. Esse procedimento é uma decorrência da avaliação documental, ou seja, deve estar de acordo com o prazo de guarda definido nas Tabelas de Temporalidade de Documentos vigentes.

O Núcleo de Memória da BMA irá destinar um local de guarda para que seja utilizado como arquivo intermediário da instituição. Esses documentos deverão ficar armazenados neste local até o cumprimento do prazo e a consulta aos mesmos poderá ser solicitada sempre que necessária. Os conjuntos documentais a serem transferidos deverão, preferencialmente, estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados. Caso não estejam de acordo com o disposto, a equipe do Núcleo de Memória da BMA auxiliará na organização e acondicionamento para que não exista o risco de contaminação de todo o acervo. Ressalva-se que somente serão transferidos os documentos originais ou cópias com valor probatório, em substituição ao original.

O procedimento de transferência de documentos de arquivo deve ser realizado da seguinte forma:

a unidade administrativa responsável pelo conjunto documental deverá manifestar interesse em propor a transferência dos documentos para o Núcleo de Memória da BMA;

aprovada a solicitação, o Núcleo de Memória da BMA entrará em contato para agendar visita técnica ao setor. Nesta ocasião, será mensurada a quantidade de documentos que se pretende recolher a fim de verificar o espaço físico que comporte a demanda. Também será verificado se a documentação está de acordo com os requisitos estabelecidos neste documento.

será autuado um processo administrativo eletrônico pela unidade administrativa requisitante no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O referido processo deve ser classificado como “Transferência de documentos de arquivo”;

no processo administrativo será instruído o “Termo de Transferência de Documentos”, conforme Anexo V. Nesse processo deverá constar também a “Relação de Transferência de Documentos”, conforme Anexo IV;

Após conferência, o conjunto documental será transferido para o Núcleo de Memória da BMA e receberá o tratamento arquivístico adequado.

Será instruído um documento confirmando o recebimento e conferência. Após a aceitação da transferência, os documentos contidos na listagem do Termo de Transferência passarão a fazer parte do acervo do Núcleo de Memória.

7.1.3 RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

O recolhimento é a passagem dos documentos para a guarda permanente, ou seja, quando o documento assume uma utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido, atribuindo interesse cultural ou para a pesquisa. Nesse caso, os documentos de valor probatório, histórico ou cultural são destinados à guarda permanente e serão recolhidos para o acervo permanente do Núcleo de Memória da BMA nos prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade vigentes.

Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados adequadamente. É importante destacar que o objetivo do recolhimento é o de preservar e dar acesso aos documentos de forma contínua, resguardando a memória institucional, os valores culturais, sociais, educacionais e científicos e os elementos de prova e informação.

Os conjuntos documentais a serem recolhidos deverão, preferencialmente, estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados. Caso não esteja de acordo com o disposto, a equipe do Núcleo de Memória da BMA auxiliará na organização e acondicionamento para que não exista o risco de contaminação de todo o acervo. Ressalva-se que somente serão recolhidos os documentos originais ou, em alguns casos, cópias com valor probatório, em substituição ao original.

Conforme descrito no item 7.1, fica estabelecido que, preferencialmente, entre os meses de abril e junho, será o período de realização dos procedimentos de gestão documental na BMA. Isso inclui também campanhas de conscientização, capacitações e visitas para assegurar a manutenção das diretrizes apontadas aqui nesta Política Arquivística da BMA.

O procedimento de recolhimento de documentos de arquivo deve ser realizado da seguinte forma:

a unidade administrativa responsável pelo conjunto documental deverá propor o recolhimento dos documentos ao Núcleo de Memória;

será autuado um processo administrativo eletrônico pela unidade administrativa no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O referido processo deve ser classificado como “Recolhimento de documentos de arquivo”;

no processo administrativo, será instruído o “Termo de Recolhimento de Documentos”, conforme Anexo VII. Nesse processo deverá constar também a “Relação de Recolhimento de Documentos”, conforme Anexo VI;

Após conferência, o conjunto documental será recolhido ao Núcleo de Memória e receberá o tratamento arquivístico adequado;

Será instruído um documento confirmando o recebimento e conferência. Após a aceitação do recolhimento, os documentos contidos na listagem do Termo de Recolhimento passarão a fazer parte do acervo permanente do Núcleo de Memória.

7.2 DIRETRIZES PARA A PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

A preservação de documentos de arquivo, em qualquer suporte, depende dos procedimentos adotados em sua produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento físico. Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade. As recomendações a seguir fazem parte das “Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo”, material produzido pelo Conselho Nacional de Arquivos – Conarq (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Essas recomendações dizem respeito à produção e acesso, às áreas de armazenamento, às condições ambientais, ao acondicionamento e manuseio, e ao transporte.

Os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o suporte e suas especificidades, a saber:

documentos textuais, como manuscritos e impressos;

documentos encadernados;

documentos textuais de grande formato;

documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;

documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;

documentos em meio micrográfico;

documentos fotográficos;

documentos audiovisuais e sonoros;

documentos cinematográficos;

documentos em meios magnéticos e ópticos.

Com base nessas especificações, recomenda-se:

armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido, isto é, em temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;

monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida;

proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;

monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;

reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;

promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;

manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;

armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições.

As condições de temperatura e umidade relativa do ar são monitoradas através de aparelho termo-higrômetro pelo Setor de Preservação. O Núcleo de Memória da BMA conta com aparelho desumidificador de ar, que mantém estabilizadas as condições de umidade relativa do ar de maneira adequada. A água acumulada pelo aparelho deve ser retirada diariamente ao final do expediente, ou quando o aparelho indicar que está em sua capacidade máxima de armazenamento.

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho. O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático. As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.

O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos técnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usuários. A seguir, são apontadas algumas recomendações:

antes do manuseio dos documentos, deve-se higienizar as mãos e assegurar que estejam secas, sem resíduos (cremes/álcool em gel recém-aplicado). O uso de luvas deve ser avaliado conforme o suporte e o estado de conservação do documento. Recomenda-se também o uso de touca, jaleco, máscara e óculos;

para o manuseio de fotografias, filmes, microfilmes, discos e suportes magnéticos e ópticos, considerando-se a fragilidade desses materiais e a necessidade de proteção dos usuários, utilizar também luvas e máscaras;

manusear documentos de grandes formatos em mesas de grandes dimensões;

utilizar escadas seguras, especialmente desenhadas para a retirada de documentos das estantes, bem como carrinhos, para o seu transporte entre o local de guarda e o local de consulta, visando à segurança no trabalho e à integridade dos documentos;

transportar documentos entre seções, para exposições ou para empréstimos externos ou serviços de terceiros, como microfilmagem e conservação, seguindo procedimentos padronizados de embalagem, transporte e manuseio, visando à preservação e segurança dos documentos.

7.2.1 DIRETRIZES PARA A PRESERVAÇÃO DIGITAL

Os documentos arquivísticos digitais, natos ou digitalizados, devem ser produzidos, armazenados e preservados de modo a garantir sua autenticidade, integridade, confiabilidade, acessibilidade e legibilidade ao longo do tempo. Para tanto, a Biblioteca Mário de Andrade deverá adotar, no mínimo, as seguintes diretrizes gerais:

armazenamento dos documentos digitais em ambientes institucionais autorizados, vedado o uso de mídias pessoais como forma permanente de guarda;

controle de versões e manutenção de metadados mínimos que permitam identificar autoria, data, contexto de produção e vínculo arquivístico;

adoção de rotinas de backup e de verificação de integridade dos arquivos digitais;

observância dos formatos recomendados para preservação e acesso, conforme orientações do órgão central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo e do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq);

respeito às normas de segurança da informação e de proteção de dados pessoais, nos termos da legislação vigente.

O detalhamento técnico, os procedimentos operacionais, os padrões de metadados, os formatos de preservação, as estratégias de armazenamento, migração e monitoramento, bem como as responsabilidades específicas relacionadas à preservação de documentos arquivísticos digitais, são objeto da Política de Preservação Digital da Biblioteca Mário de Andrade, publicada através da Portaria nº 14/2026 – BMA/SMC, de 24 de abril de 2026.

7.3 DIRETRIZES PARA O ACESSO E DIFUSÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

De acordo com o art. 4º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da Lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. (BRASIL, 1991, art. 4º).

Nesse sentido, salvo as restrições de acesso com base em legislação, é um dever do Núcleo de Memória da BMA dar acesso e promover estratégias de difusão de documentos de seu acervo.

O acesso pode ser realizado através de contato direto com o setor, seja por e-mail, telefone ou presencial, como também por meio de serviços de acesso à informação, conforme previsto no art. 14 do Decreto Municipal nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012. O referido artigo aponta que qualquer pessoa, natural ou jurídica, devidamente identificada, poderá formular pedido de acesso à informação.

De acordo com a Lei de Acesso à Informação, é importante diferenciar classificação de sigilo e informação pessoal. As informações pessoais têm seu acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos a contar da data da produção do documento. A classificação de sigilo diz respeito à atribuição de um grau de sigilo (reservado, secreto ou ultrassecreto).

O quadro abaixo contém informações a respeito da solicitação de pesquisa aos documentos do Núcleo de Memória da BMA por parte do público externo:

Durante a pesquisa no acervo, devem ser observadas as diretrizes de preservação indicadas no item 7.2, bem como o respeito à ordem original e aos vínculos arquivísticos do conjunto documental. Ao retirar qualquer documento, o responsável pelo atendimento deverá inserir uma guia-fora (indicador de substituição temporária) e registrar a movimentação, de modo a assegurar rastreabilidade e retorno ao local de guarda. Durante a pesquisa no acervo, devem ser observadas as diretrizes de preservação indicadas no item 7.2, bem como o respeito à ordem original e aos vínculos arquivísticos do conjunto documental. Ao retirar qualquer documento, o responsável pelo atendimento deve incluir uma “guia fora” (indicador de substituição temporária) e registrar a movimentação, de modo a assegurar rastreabilidade e retorno ao local de guarda.

O documento de “guia fora” deve conter as seguintes informações:

O documento sinalizador que acompanhará o documento retirado do acervo deve conter as seguintes informações:

7.4 DIRETRIZES PARA A GESTÃO DO ACERVO ARQUIVÍSTICO

As diretrizes a seguir dizem respeito à gestão do acervo arquivístico permanente, uma vez que os documentos em fases corrente e intermediária foram tratados nas diretrizes para a gestão documental.

O Núcleo de Memória da BMA possui um acervo arquivístico de grande relevância para os estudos sobre a trajetória da Biblioteca Mário de Andrade, já que retrata a composição do seu acervo, o crescimento das coleções e as reformas pelas quais a biblioteca passou ao longo dos anos. Essa documentação reflete as mudanças socioculturais da cidade de São Paulo com grande destaque para o livro e a leitura. Além da pesquisa acadêmica, esse acervo também é indispensável para subsidiar as ações administrativas da própria instituição.

A respeito do tratamento do acervo, o artigo 59 da Portaria SGM/SEGES/CGDOC nº 1, de 24 de maio de 2021 (SÃO PAULO, 2021), define a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade), instituída pela Resolução nº 28/CONARQ/2009, como referência para aplicação da descrição e da metodologia arquivística. Esta norma estabelece diretivas no Brasil para a descrição de documentos arquivísticos compatíveis com as normas internacionais em vigor - ISAD(G) e ISAAR(CPF) -, e tem por objetivo facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional. Esta norma tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível; de forma resumida, entende-se a descrição do geral para o particular – com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.

De acordo com a referida norma, considera-se a existência de seis principais níveis de descrição, a saber: acervo da entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção (nível 1), seção (nível 2), série (nível 3), dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5). São admitidos como níveis intermediários o acervo da subunidade custodiadora (nível 0,5), a subseção (nível 2,5) e a subsérie (nível 3,5). Sendo assim, para que o acervo seja tratado de acordo com a Nobrade, é importante que esteja estruturado da maneira lógica proposta pela norma. O instrumento/esquema que estabelece a organização dos documentos de um arquivo a partir do estudo das estruturas, funções e atividades da entidade produtora e da análise do acervo é chamado de Quadro de Arranjo.

O Quadro de Arranjo proporcionará a estrutura de organização física e lógica do acervo para que, consequentemente, todos os níveis de descrição sejam realizados. Através dele, todo e qualquer item documental recolhido ao Núcleo de Memória deverá passar pelo processamento técnico e classificado de acordo com o quadro de arranjo vigente.

8 ATORES E RESPONSABILIDADES

Para que um sistema consiga funcionar de maneira eficaz e eficiente, deve-se indicar quem são seus atores e quais responsabilidades lhes competem. Da mesma forma, entende-se que, dentro de uma instituição existe um pequeno sistema de arquivo que, por conseguinte, faz parte de um grande sistema de arquivos. Nesse caso, a BMA faz parte do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo - SAMSP.

Atualmente, a BMA está organizada através de uma diretoria que possui quatro supervisões subordinadas a ela; são elas: Supervisão de Ação Cultural, Supervisão de Acervo, Supervisão de Atendimento e Supervisão de Planejamento e Gestão. Cada Supervisão, por conseguinte, possui coordenações com suas respectivas equipes. Nessa estrutura consta também um Núcleo de Comunicação, o qual está subordinado diretamente à Direção.

No âmbito da instituição, o quadro abaixo descreve seus atores e responsabilidades de acordo com a legislação arquivística em vigor:

9 LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA FEDERAL

Constituição da República Federativa do Brasil;

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 - dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 - dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD;

Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 - regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

10 LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA MUNICIPAL

Lei nº 14.141, de 27 de março de 2006 - dispõe sobre o processo administrativo na Administração Pública Municipal;

Decreto nº 42.431, de 25 de setembro de 2002 - oficializa a Tabela de Temporalidade relativa aos processos encerrados da Prefeitura do Município de São Paulo, sob a guarda da Divisão de Arquivo Municipal de Processos, do Departamento Administrativo Financeiro - DAF, da Secretaria Municipal de Gestão Pública - SGP, e dá outras providências;

Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010 - regulamenta a Lei nº 14.141, de 27 de março de 2006;

Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012 - regulamenta a lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015 - institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Prefeitura do Município de São Paulo;

Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017 - dispõe sobre a Política de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo;

Decreto nº 61.203, de 1 de abril de 2022 - institui o Cadastro de Acervos do Sistema de Arquivos do Munícipio de São Paulo - CAD-SAMSP;

Portaria Secretaria Municipal de Gestão - SMG nº 1, de 6 de janeiro de 2016 - determina que processos administrativos relativos a atividades que especifica sejam autuados exclusivamente no Sistema Eletrônico de Informações – SEI;

Portaria Secretaria Municipal de Gestão - SMG nº 154, de 28 de dezembro de 2016 - estabelece procedimento específico para concessão de acesso especial aos agentes de controle interno e externo ao conteúdo de processos administrativos do SEI, assim como o recebimento de solicitação de acesso, a tramitação do processo e a manutenção do processo aberto na unidade atual pela chefia da unidade detentora do processo. Define responsabilidades do agente de controle credenciado;

Portaria Secretaria Municipal de Gestão - SMG nº 46, de 20 de abril de 2017 - estabelece os procedimentos para eliminação e transferência de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal;

Portaria Secretaria Municipal de Gestão - SG nº 131, de 28 de dezembro de 2018 - dispõe sobre a definição de Pontos Focais para auxiliar na elaboração das Tabelas de Temporalidade no âmbito da Administração Pública Municipal;

Portaria Conjunta Secretaria Municipal de Gestão; Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia - SMG/SMIT nº 1, de 27 de abril de 2018 - estabelece as normas gerais e os procedimentos de gestão de documentos e processos eletrônicos dentro do Sistema Eletrônico de Informações (SEI);

Portaria Secretaria Municipal de Gestão - SG nº 16, de 22 de março de 2019 - fixa procedimentos para autorizar a reativação de processos e documentos físicos de comunicação interna, já encerrados;

Portaria Secretaria de Governo Municipal - SGM/SEGES/CGDOC nº 1, de 24 de maio de 2021 - implementa a Política Municipal de Gestão Documental (PGDOC), instituída pelo Decreto Municipal nº 57.783, de 13 de julho de 2017, e dá outras providências;

Portaria Secretaria Municipal de Gestão - SG nº 18, de 27 de março de 2019 - torna pública a Tabela de Temporalidade Parcial de Documentos da Administração Pública do Município de São Paulo: Atividades – Meio, aprovada pela Coordenadoria de Gestão Documental – CGDOC, constante do Anexo Único desta Portaria;

Portaria Secretaria Municipal de Cultura - SMC nº 69, de 11 de junho de 2021 - torna público o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Parcial de Documentos da Secretaria Municipal de Cultura de São Paulo: Atividades – Fim, aprovada pela Coordenadoria de Gestão Documental – CGDOC, constante dos Anexos desta Portaria.

Portaria Secretaria Municipal de Cultura – SMC nº 36, de 08 de abril de 2024 - designa os integrantes da Equipe de Gestão do Documental da Secretaria Municipal de Cultura.

Portaria Secretaria Municipal de Cultura – SMC nº 42, de 12 de março de 2026 - designa os integrantes da Equipe de Gestão do Documental da Secretaria Municipal de Cultura.

REFERÊNCIAS

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo. Rio de Janeiro, RJ: Conselho Nacional de Arquivos, 2005. 20 p. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/recomendaes_para_a_produo.pdf. Acesso em: 6 fev. 2025.

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (Publicações Técnicas, 51). Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/dicionrio_de_terminologia_arquivistica.pdf. Acesso em: 6 fev. 2025.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: Editora da FGV, 2006.

BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil. Diário Oficial da União: Brasília, DF, p. 1, 5 out. 1988. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm. Acesso em: 6 fev. 2025.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União: Brasília, DF, p. 455, 9 jan. 1991. Disponível em:https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. Acesso em: 6 fev. 2025.

COOK, Terry. O conceito de fundo arquivístico: teoria, descrição e proveniência na era pós-custodial. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2017. Disponível em: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/arquivos%20pdf/lancamentos-1/conceito_de_fundo.pdf. Acesso em: 2 fev. 2026.

DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Revista Estudos Históricos, Rio de Janeiro, v. 7, n. 13, p. 49-64, 1994. Disponível em: https://periodicos.fgv.br/reh/article/view/1976. Acesso em: 6 fev. 2025.

DURCE, Caroline Lopes; SOUSA, Renato Tarciso Barbosa. Políticas arquivísticas institucionais. Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 12, n. 1, jan./jun., 2013. Disponível em: https://bdan.an.gov.br/bitstreams/a47c5e99-4f68-43f8-a7a0-3480edc9008d/download. Acesso em: 7 fev. 2025.

SILVA, Margareth da. Custódia, cadeia de preservação e custodiante confiável: conceitos para a preservação de documentos digitais autênticos. Revista Conhecimento em Ação, [S. l.], v. 4, n. 2, p. 46–64, 2019. DOI: https://doi.org/10.47681/rca.v4i2.30291. Disponível em: https://revistas.ufrj.br/index.php/rca/article/view/30291. Acesso em: 2 fev. 2026.

SÃO PAULO (Município). Ato Governo Provisório nº 1.078, de 4 de maio de 1936. Abre um crédito especial de 2.750:000$000, destinado a despesas com a Biblioteca Pública Municipal, e dá outras providências. São Paulo, SP: Câmara Municipal, 1936. Disponível em: https://www.saopaulo.sp.leg.br/iah/fulltext/atosgovernoprovisorio/AGP1078-1936.pdf. Acesso em: 6 fev. 2025.

SÃO PAULO (Município). Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012. Regulamenta a Lei Federal n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, no âmbito do Poder Executivo, estabelecendo procedimentos e outras providências correlatas para garantir o direito de acesso à informação, conforme especifica. Diário Oficial da Cidade de São Paulo: São Paulo, SP, p. 1, 13 dez. 2012. Disponível em: https://legislacao.prefeitura.sp.gov.br/leis/decreto-53623-de-12-de-dezembro-de-2012. Acesso em: 6 fev. 2025.

SÃO PAULO (Município). Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017. Dispõe sobre a Política de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo. Diário Oficial da Cidade de São Paulo: São Paulo, SP, p. 1, 14 jul. 2017. Disponível em: https://legislacao.prefeitura.sp.gov.br/leis/decreto-57783-de-13-de-julho-de-2017. Acesso em: 6 fev. 2025.

SÃO PAULO (Município). Decreto nº 61.203, de 1 de abril de 2022. Institui o Cadastro de Acervos do Sistema de Arquivos do Munícipio de São Paulo - CAD-SAMSP e altera o Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, que regulamenta a Lei nº 14.141, de 27 de março de 2006, que dispõe sobre o processo administrativo na Administração Pública Municipal. Diário Oficial da Cidade de São Paulo: São Paulo, SP, p. 1, 2 abr. 2022. Disponível em: https://legislacao.prefeitura.sp.gov.br/leis/decreto-61203-de-1-de-abril-de-2022. Acesso em: 6 fev. 2025.

SÃO PAULO (Município). Portaria Secretaria de Governo Municipal - SMG/SEGES/CGDOC nº 1, de 24 de maio de 2021. Implementa a Política Municipal de Gestão Documental (PGDOC), instituída pelo Decreto Municipal nº 57.783, de 13 de julho de 2017, e dá outras providências. Diário Oficial da Cidade de São Paulo: São Paulo, SP, p. 1, 25 maio 2021. Disponível em: https://legislacao.prefeitura.sp.gov.br/leis/portaria-1-de-24-de-maio-de-2021. Acesso em: 6 fev. 2025.

SÃO PAULO (Município). Portaria Secretaria Municipal de Gestão - SMG nº 46, de 20 de abril de 2017. Estabelece os procedimentos para eliminação e transferência de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal. Diário Oficial da Cidade de São Paulo: São Paulo, SP, p. 3, 21 abr. 2017. Disponível em: https://legislacao.prefeitura.sp.gov.br/leis/portaria-secretaria-municipal-de-gestao-smg-46-de-20-de-abril-de-2017. Acesso em: 6 fev. 2025.

SÃO PAULO (Município). Portaria Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa - SMC.G nº 3, de 6 de janeiro de 2026. Denomina Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental “Ana Maria de Almeida Camargo”, da Biblioteca Mário de Andrade, o setor que reúne, trata e organiza toda a documentação referente às atividades praticadas pela Biblioteca Mário de Andrade em seus 100 anos de existência, e dá outras providências. Diário Oficial da Cidade de São Paulo: São Paulo, SP, p. 107, 09 jan. 2026. Disponível em: https://legislacao.prefeitura.sp.gov.br/leis/portaria-secretaria-municipal-de-cultura-e-economia-criativa-smc-3-de-6-de-janeiro-de-2026. Acesso em: 25 mar. 2026.

SÃO PAULO (Município). Portaria Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa – SMC/BMA nº 14/2026, de 23 de abril de 2026. Institui a Política de Preservação Digital da Biblioteca Mário de Andrade (BMA) e dá outras providências. Diário Oficial da Cidade de São Paulo, São Paulo, 23 abr. 2026. Disponível em: https://legislacao.prefeitura.sp.gov.br/portaria-secretaria-municipal-de-cultura-e-economia-criativa-smc-bma-14-de-23-de-abril-de-2026. Acesso em: 21 jul. 2026.

THOMASSEM, Theo. Uma primeira introdução à arquivologia. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, p. 5-16, 2006.

ANEXOS E MODELOS

ANEXO I - RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL EM CONJUNTO COM O TITULAR DO ÓRGÃO OU ENTIDADE

CUSTODIADORA, OU AUTORIDADE DELEGADA.

ANEXO II - EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA E ECONOMIA CRIATIVA

BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Nº (indicar o nº / ano do Edital)

O(A) (indicar o cargo do titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada), de acordo com a Relação de Eliminação de Documentos n° (indicar o nº / ano da relação), faz saber a quem possa interessar que a partir do 30º dia subsequente à data de publicação deste Edital no Diário Oficial da Cidade, se não houver oposição, o(a) (indicar o nome do órgão ou entidade custodiadora) eliminará (indicar a mensuração total em metragem linear) de documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), da Biblioteca Mário de Andrade. A Relação de Eliminação de Documentos ficará disponível no sítio eletrônico da Secretaria Municipal de Gestão, no endereço http://www.prefeitura.sp.gov.br/processos. Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças dos documentos a serem eliminados, mediante petição contendo a respectiva qualificação, fundamentos de fato e/ou de direito do pedido, dirigida ao(a) (indicar o cargo do titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada) e protocolada no (indicar o endereço do protocolo, dias e horários de funcionamento).

OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO TITULAR DO ÓRGÃO OU ENTIDADE CUSTODIADORA, OU AUTORIDADE DELEGADA.

ANEXO III - TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA E ECONOMIA CRIATIVA

BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A Biblioteca Mário de Andrade, de acordo com o que consta da Relação de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da relação), aprovada pelo (indicar o cargo do titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada), por intermédio do respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no Diário Oficial da Cidade, de (indicar a data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total em metragem linear e em peso) documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais) da Biblioteca Mário de Andrade.

OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO RESPONSÁVEL DESIGNADO PARA ACOMPANHAR A ELIMINAÇÃO EM CONJUNTO COM O RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL.

ANEXO IV - RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL EM CONJUNTO COM O RESPONSÁVEL DO SETOR DE ORIGEM DOS DOCUMENTOS, OU AUTORIDADE DELEGADA.

ANEXO V - TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA E ECONOMIA CRIATIVA

BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

Aos (indicar o dia por extenso) dias do mês de (indicar o mês) de (indicar o ano), o Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo, de acordo com o que consta da Relação de Transferência de Documentos nº (indicar o nº / ano da relação), aprovada pelo (indicar os cargos que aprovaram a relação), procedeu à transferência de (indicar a mensuração total em metragem linear) de documentos produzidos e/ou acumulados pelo (indicar o setor) da (indicar a subordinação), do período de (indicar as datas-limite gerais).

OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL EM CONJUNTO COM O RESPONSÁVEL DO SETOR DE ORIGEM DOS DOCUMENTOS, OU AUTORIDADE DELEGADA.

ANEXO VI - RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL EM CONJUNTO COM O RESPONSÁVEL DO SETOR DE ORIGEM DOS DOCUMENTOS, OU AUTORIDADE DELEGADA.

ANEXO VII - TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA E ECONOMIA CRIATIVA

BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

Aos (indicar o dia por extenso) dias do mês de (indicar o mês) de (indicar o ano), o Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo, de acordo com o que consta da Relação de Recolhimento de Documentos nº (indicar o nº / ano da relação), aprovada pelo (indicar os cargos que aprovaram a relação), procedeu ao recolhimento de (indicar a mensuração total em metragem linear) de documentos produzidos e/ou acumulados pelo (indicar o setor) da (indicar a subordinação), do período de (indicar as datas-limite gerais) para guarda permanente no Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental da BMA.

OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL EM CONJUNTO COM O RESPONSÁVEL DO SETOR DE ORIGEM DOS DOCUMENTOS, OU AUTORIDADE DELEGADA.

ANEXO VIII - FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DE EVENTO

SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA E ECONOMIA CRIATIVA

BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DE EVENTO

Ficha elaborada por:

Data de elaboração:

GLOSSÁRIO

Acervo Documental: Totalidade de documentos sob a guarda de um arquivo.

Acesso: Possibilidade de consulta a documentos e informações. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização.

Acondicionamento: embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

Amostragem: técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo.

Armazenamento: Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares em áreas que lhes forem apropriadas.

Arquivamento: 1. Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. 2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitação.

Arquivo: conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, em decorrência do exercício de suas funções e atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Arquivologia: Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística.

Arranjo: 1. Processo que, na organização de arquivos permanentes consiste na ordenação dos fundos, uns em relação aos outros, na ordenação das séries dentro dos fundos, das sub-séries dentro das séries e dos itens documentais dentro das sub-séries. 2. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Atividade-fim: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento, também chamada atividade finalística.

Atividade-Meio: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório, também chamada atividade mantenedora.

Avaliação de Documentos: processo de análise de documento, elaborado por uma equipe interdisciplinar, que consiste em identificar valores para os documentos (primário e secundário) e analisar seu ciclo de vida, com vista a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

Ciclo de Vida De Documentos/Ciclo Vital: sucessão de fases por que passam os documentos (corrente, intermediário e permanente), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Classificação: Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação ou quadro de arranjo.

Comissão de Avaliação e Destinação: Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.

Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos, dados e informações.

Datas-limite: Elemento de identificação cronológica, de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido (documentos avulsos, processo, dossiê, série, fundo ou coleção).

Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.

Desinfestar: livrar objetos ou ambientes de micro-organismos, insetos, roedores ou outros animais infestantes, capazes de provocar danos à saúde e/ou aos bens culturais. A definição abrange os termos desinsetizar e desinfectar.

Destinação: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação.

Digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

Documento corrente: aquele em curso ou que se conserva junto à unidade produtora em razão de sua vigência.

Documento de arquivo: registro de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzido, recebido ou acumulado por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas no exercício de suas funções e atividades.

Documento intermediário: aquele com uso pouco frequente que aguarda prazos de prescrição e precaução até sua eliminação ou recolhimento.

Documento permanente: aquele com valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado.

Eliminação: destruição de documentos que na avaliação foram considerados sem valor permanente, por meio de fragmentação manual ou mecânica.

Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Fundo: Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma única instituição, mantendo entre si relações orgânicas e que são preservados no arquivo como prova ou testemunho legal ou cultural.

Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.

Higienização: retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação de documentos.

Informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável.

Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado.

Inventário: Instrumento de pesquisa no qual são descritos os documentos de um fundo ou série, de acordo com os critérios de arranjo. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

Massa documental acumulada: volume de documentos produzidos e recebidos no exercício de funções e atividades dos órgãos e entidades municipais, estaduais ou federais que foram acumulados ao longo do tempo sem a aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Plano de Classificação: organiza o universo documental, sistematizando as atividades que geram documentos, relacionando-os à função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação, garantindo a preservação do contexto de produção dos documentos. O Plano de Classificação ordena o universo documental de forma lógica, alinhado à cultura institucional e organizacional.

Quadro de Arranjo: Plano diretor estabelecido para o arranjo do conjunto de documentos conservados em um arquivo.

Recolhimento: 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente. 3. Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Série Documental: subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.

Suporte: Material sobre o qual ou no qual são registradas as informações de um documento.

Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos.

Teoria das Três Idades: teoria segundo a qual os arquivos são caracterizados como correntes, intermediários e permanentes de acordo com a identificação dos valores primário e secundário dos documentos.

Valor Administrativo: valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.

Valor Permanente: valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.

Valor Primário: valor atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

Valor Probatório: valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.

Valor Secundário: valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.