PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA E ECONOMIA CRIATIVA

BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

PORTARIA Nº 14/2026 – BMA/SMC

Institui a Política de Preservação Digital da Biblioteca Mário de Andrade (BMA) e dá outras providências.

A DIRETORA DA BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE, no uso de suas atribuições legais e regulamentares,

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer diretrizes institucionais para a preservação digital, assegurando condições para manutenção e acesso de longo prazo aos documentos nato digitais e digitalizados produzidos ou recebidos pela BMA;

CONSIDERANDO o crescente volume de documentos digitais, bases de dados, acervos digitalizados e sistemas de informação no âmbito da BMA, tornando imprescindível a definição de políticas consolidadas para sua preservação, gestão, armazenamento, acesso e segurança;

CONSIDERANDO as recomendações nacionais e internacionais referentes à gestão documental, preservação digital e implantação de repositórios institucionais confiáveis;

CONSIDERANDO o Grupo de Trabalho para Elaboração da Política de Preservação Digital da BMA, instituído pela Portaria nº 01/2026 – SMC/BMA/ACERVO;

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituída a Política de Preservação Digital da Biblioteca Mário de Andrade (BMA), na forma do Anexo Único desta Portaria, aprovada pelo Grupo de Trabalho instituído pela Portaria nº 01/2026 – SMC/BMA/ACERVO.

Parágrafo único. A Política instituída por esta Portaria estabelece os fundamentos, objetivos e diretrizes que orientarão as ações da BMA voltadas à preservação de seus objetos digitais, em consonância com suas competências institucionais, com os programas de gestão arquivística de documentos e com as políticas internas vigentes, subsidiando a elaboração de planos, procedimentos e estratégias voltados à garantia da autenticidade, integridade, fidedignidade, preservação e acesso de longo prazo aos objetos digitais sob sua responsabilidade.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Luiza Helena Thesin

Diretora da Biblioteca Mário de Andrade

ANEXO ÚNICO

POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL DA BIBLIOTECA MÁRIO DE ANDRADE

FICHA TÉCNICA

Política de Preservação Digital da Biblioteca Mário de Andrade (BMA)

Elaboração:

Grupo de Trabalho de Preservação Digital – BMA

(Portaria nº 01/2026 – SMC/BMA/ACERVO)

Presidência:

Bruna Pimentel Lopes – Supervisora de Acervo

Membros:

Joana Darc Moreno de Andrade – Coordenadora da Coleção de Obras Raras e Especiais

Gabriela Aparecida da Cunha – Bibliotecária da Coleção de Obras Raras e Especiais

Renata Cristina de Melo – Bibliotecária da Coleção de Obras Raras e Especiais

Mônica Maria Coelho Gomes – Chefe do Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo

Thales Vicente de Souza – Bibliotecário do Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo

Marlene Laky – Coordenadora de Preservação

Alinne Morais da Fonseca Mussolin – Bibliotecária da Coordenação de Preservação

Danielle dos Santos Coelho – Coordenadora da Coleção de Periódicos e Multimeios

Ana Paula Pereira dos Prazeres – Bibliotecária da Coleção de Periódicos e Multimeios

Luise de Jesus Souza – Coordenadora de Aquisições

Camila da Silva Bravo – Assistente da Coordenação de Aquisições

Camila Oliveira da Silva – Coordenadora de Tratamento da Informação

Adriana Domingues Torello – Bibliotecária da Coordenação de Tratamento da Informação

Fernando Vilela da Silva – Representante da Coordenação de Tecnologia da Informação

Laiza Silva do Carmo – Representante da Supervisão de Atendimento

Aprovação institucional:

Data de aprovação: Março/2026

Versão: 1.0

1. INTRODUÇÃO

O uso crescente das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) no âmbito das instituições públicas tem impactado de forma significativa a produção, a gestão, o armazenamento e o acesso à informação, resultando na ampliação contínua da produção de documentos digitais, tanto aqueles resultantes de processos de digitalização quanto os documentos nato-digitais.

No contexto da Biblioteca Mário de Andrade (BMA), esse cenário se manifesta por meio do desenvolvimento de projetos de digitalização do acervo, da produção de documentos digitais associados às atividades institucionais e da perspectiva de implementação de ambientes digitais voltados à preservação e ao acesso à informação. Esses processos tornam evidente a necessidade de adoção de diretrizes institucionais claras e sistematizadas para a preservação digital, de modo a assegurar a autenticidade, a integridade, a confiabilidade, a fidedignidade, a rastreabilidade e o acesso de longo prazo aos objetos digitais sob a responsabilidade da Biblioteca.

A preservação digital insere-se, portanto, na interseção entre o avanço tecnológico, a missão institucional da BMA e as atividades de gestão da informação e da memória cultural, exigindo ações planejadas, contínuas e alinhadas às boas práticas nacionais e internacionais. Entre os principais desafios desse campo, destacam-se a obsolescência tecnológica, a dependência de sistemas e formatos digitais, a necessidade de ambientes confiáveis de armazenamento e a definição clara de responsabilidades institucionais.

Nesse sentido, a presente Política de Preservação Digital estabelece os fundamentos, objetivos e diretrizes que orientarão as ações da BMA voltadas à preservação de seus objetos digitais, em consonância com suas competências institucionais, com os programas de gestão arquivística de documentos e com as políticas internas já existentes.

2. COMPROMISSO INSTITUCIONAL

A BMA assume o compromisso institucional com a preservação dos objetos digitais sob sua responsabilidade, adotando práticas e estratégias alinhadas a referenciais nacionais e internacionais de preservação digital.

Esse compromisso visa garantir a autenticidade, integridade, confiabilidade, fidedignidade, rastreabilidade e acesso de longo prazo aos objetos digitais preservados pela BMA, respeitando os aspectos legais, técnicos, históricos, culturais e éticos envolvidos, bem como assegurando a continuidade dos processos necessários à preservação digital.

A preservação digital é entendida como uma responsabilidade institucional compartilhada, que envolve diferentes áreas da Biblioteca, devendo ser incorporada de forma transversal às atividades de produção, gestão, preservação e acesso à informação. O compromisso institucional inclui, ainda, a adoção de mecanismos de governança, monitoramento e melhoria contínua, de forma a assegurar sustentabilidade técnica, administrativa e financeira às ações previstas nesta Política.

3. OBJETIVOS

A definição dos objetivos desta Política visa a estruturar e a legitimar as ações de gestão do patrimônio digital da BMA, alinhando as práticas técnicas aos compromissos institucionais de guarda e difusão da informação. Busca-se assegurar que os esforços de preservação sejam sistêmicos e sustentáveis. Dessa forma, apresentam-se a seguir o objetivo geral, que consolida a diretriz estratégica da preservação, e os objetivos específicos, que desdobram as metas operacionais e as responsabilidades necessárias para garantir a autenticidade, a integridade, a rastreabilidade e o acesso contínuo aos objetos digitais.

3.1 Objetivo geral

Estabelecer diretrizes institucionais para orientar as ações de preservação digital da BMA subsidiando a elaboração de planos, procedimentos e estratégias voltados à garantia da autenticidade, integridade, fidedignidade, preservação e acesso de longo prazo aos objetos digitais sob sua responsabilidade.

3.2 Objetivos específicos

São objetivos específicos desta Política:

· Explicitar as atribuições e responsabilidades institucionais relacionadas à produção, custódia, preservação e acesso aos objetos digitais;

· Definir os princípios que nortearão as estratégias de preservação digital adotadas pela BMA;

· Garantir a preservação de objetos digitais autênticos pelo período necessário, considerando os valores administrativos, legais, históricos, culturais e informacionais;

· Tornar público o compromisso institucional da BMA com a preservação digital de seus acervos e documentos;

· Promover a preservação digital como um processo contínuo, a ser considerado ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos e objetos digitais, bem com a interoperabilidade com outros sistemas de informação;

· Orientar a tomada de decisões institucionais relativas a projetos, sistemas, contratações e investimentos relacionados à preservação digital.

4. ESCOPO

A presente Política de Preservação Digital aplica-se aos objetos digitais sob a responsabilidade da BMA, produzidos ou custodiados no âmbito de suas atividades institucionais.

Estão abrangidos por esta Política, entre outros:

· Objetos digitais resultantes de processos de digitalização do acervo;

· Documentos e objetos nato-digitais produzidos no desenvolvimento das atividades institucionais;

· Objetos digitais preservados ou disponibilizados por meio de ambientes digitais institucionais da BMA;

· Conjuntos de dados, documentos textuais, sonoros, audiovisuais, cartográficos e iconográficos em formato digital, conforme definido em normativas e planos específicos.

Esta Política não se aplica a documentos ou objetos digitais cuja gestão e preservação estejam formalmente atribuídas a outros órgãos ou sistemas externos, salvo nos casos em que houver acordo ou responsabilidade compartilhada estabelecida.

5. DIRETRIZES GERAIS

As diretrizes da Política de Preservação Digital da BMA fundamentam-se nos princípios da preservação digital, da Ciência da Informação (CI), das Tecnologias da Informação, do acesso à informação, bem como nas políticas organizacionais e nas legislações e normativas nacionais e internacionais aplicáveis.

São diretrizes desta Política:

· Assegurar o acesso qualificado aos objetos digitais preservados, respeitadas as restrições legais e institucionais;

· Garantir a padronização de formatos, protocolos e procedimentos técnicos, de modo a assegurar a interoperabilidade e a sustentabilidade dos sistemas;

· Assegurar a fidedignidade, autenticidade, integridade, rastreabilidade e confiabilidade dos objetos digitais por meio da adoção de requisitos técnicos, controles e metadados adequados;

· Garantir a segurança da informação digital, considerando a evolução tecnológica e os riscos associados;

· Salvaguardar os direitos de propriedade intelectual, autorais e conexos;

· Prover os investimentos necessários à manutenção e ao desenvolvimento de recursos humanos, tecnológicos e infraestruturais, considerando as normativas e critérios detalhados para auditar e certificar a confiabilidade, a segurança e a preservação a longo prazo de repositórios digitais;

· Desenvolver ações permanentes de capacitação e sensibilização em preservação digital;

· Promover a cultura institucional da preservação digital e assegurar a sustentabilidade técnica e administrativa dos dados;

· Estimular parcerias e intercâmbio de experiências com outras instituições;

· Instituir instâncias de governança, como o Grupo de Trabalho de Preservação Digital, de caráter multidisciplinar;

· Assegurar que a gestão estratégica, a tomada de decisão, a supervisão e o controle das ações de preservação digital constituam competências indelegáveis da BMA, vedada a transferência de governança a empresas ou organizações alheias à instituição, ainda que contratadas para apoio técnico.

As diretrizes desta Política serão operacionalizadas por instrumentos complementares (planos, normas técnicas, manuais e anexos), com definição de responsabilidades, fluxos e critérios de priorização.

6. SELEÇÃO, PRODUÇÃO E PADRÕES TÉCNICOS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

6.1 Integridade do original e fidedignidade do processo

A BMA deverá assegurar que todo representante digital preserve a integridade material e informacional do objeto original, garantindo fidelidade estrutural, cromática e dimensional, conforme parâmetros técnicos definidos em instrumento complementar.

As diretrizes a seguir orientam o processo de digitalização, assegurando que o representante digital constitua extensão fiel do objeto físico, protegendo sua integridade material e lógica:

· Fidelidade Estrutural e Conteúdo: A digitalização deverá respeitar a estrutura integral do objeto original, capturando todas as partes que contenham informação, incluindo capas, guardas, páginas internas, anexos e erratas.

· Inteligibilidade e características físicas: O processamento das imagens deverá garantir a legibilidade do documento, preservando as características cromáticas (fidelidade de cor), proporções e dimensões originais do item.

· Preservação física e manuseio: É vedada a desmontagem de exemplares ou qualquer ação que comprometa sua integridade física, salvo mediante parecer técnico fundamentado da área responsável, respeitando-se os limites físicos de abertura e suporte do objeto. O uso de equipamentos deverá observar padrões que não impliquem emissão de radiação ultravioleta ou calor excessivo.

· Precisão do processamento técnico (OCR): Todo processamento documental via reconhecimento óptico de caracteres (OCR) deverá ser submetido a rigorosos índices de taxa de precisão para garantir a fidedignidade das buscas textuais.

· Padronização e Metadados: As matrizes digitais de um mesmo conjunto documental deverão ser equalizadas e padronizadas. Durante a edição, é obrigatória a inserção de metadados básicos que permitam a recuperação e o rastreio da matriz original.

· Segurança Lógica e Checksum: Para garantir a integridade dos dados e evitar a corrupção de arquivos, deverá ser realizada verificação de integridade (checksum) a cada lote de documentos tratado.

Os parâmetros operacionais específicos de captura, tratamento de imagem, margens, calibração, OCR, controle de qualidade e demais requisitos técnicos serão definidos em Manual de Digitalização e normas técnicas complementares, observadas as diretrizes desta Política.

6.2 Princípios para a seleção de conteúdos digitais

A seleção de conteúdos digitais a serem preservados pela BMA constitui etapa fundamental da Política de Preservação Digital e deverá ser orientada por critérios técnicos, institucionais, legais e culturais, em consonância com a missão da BMA e com suas responsabilidades enquanto instituição de guarda, preservação e difusão da memória cultural.

A preservação digital pressupõe a definição de prioridades, considerando o valor dos objetos digitais, os riscos associados, os recursos disponíveis e a necessidade de garantir a autenticidade, a integridade, a rastreabilidade e o acesso de longo prazo.

6.3 Critérios gerais de seleção

Serão considerados prioritários para fins de preservação digital os objetos digitais que atendam, isolada ou cumulativamente, aos seguintes critérios:

· valor histórico, cultural, artístico, científico ou informacional;

· valor administrativo, jurídico ou probatório, conforme instrumentos de gestão documental vigentes;

· relevância para a memória institucional da BMA;

· singularidade, raridade ou insubstituibilidade;

· risco de perda, deterioração ou obsolescência tecnológica;

· existência exclusiva ou predominante em formato digital;

· demanda atual ou potencial de acesso por parte do público ou de comunidades especializadas.

6.4 Tipologia dos objetos digitais

Para fins desta Política, os objetos digitais sob responsabilidade da BMA incluem, entre outros:

· objetos digitais resultantes de processos de digitalização do acervo físico;

· documentos e registros nato-digitais produzidos no âmbito das atividades institucionais.

6.5 Padrões de formatos de arquivo

A BMA adotará, obrigatoriamente, formatos de arquivos abertos, amplamente documentados, não proprietários e reconhecidos como adequados para preservação digital de longo prazo, de modo a reduzir riscos de obsolescência tecnológica e dependência de soluções proprietárias.

Para fins de preservação e acesso, fica estabelecida a distinção obrigatória entre:

6.5.1 Matriz da câmera

A matriz da câmera constitui o registro primário e bruto da digitalização, contendo os dados técnicos intrínsecos ao equipamento e às condições no momento da geração da imagem. Esta matriz é fundamental para atestar a autenticidade e permitir a auditoria do processo de conversão digital.

· Devem ser preservados os metadados gerados automaticamente pelo hardware (ex.: RAW), incluindo fabricante, modelo da câmera, especificações da lente e versão do firmware e data.

· O registro deve conter os dados de configuração utilizados no ato da digitalização, como abertura, velocidade de obturação, sensibilidade (ISO), balanço de branco e espaço de cor.

· Como parte integrante das matrizes de preservação, os dados da câmera devem ser mantidos sem perdas relevantes de informação, garantindo que a versão de referência para guarda de longo prazo esteja vinculada à sua origem técnica.

· A inclusão desses dados visa assegurar o conjunto mínimo de metadados exigido pela Política, facilitando a recuperação da matriz e a identificação de possíveis distorções ópticas ou cromáticas inerentes ao equipamento utilizado.

· Os arquivos de captura devem seguir os padrões definidos no Anexo I - Padrões mínimos de formatos de arquivo para preservação digital, priorizando formatos que permitam a incorporação desses metadados técnicos de forma estruturada e permanente.

6.5.2 Matrizes de Uso Interno

As matrizes de uso interno funcionam como a ponte entre a captura bruta e o processamento final, sendo destinadas ao fluxo de trabalho técnico e à edição especializada. Para este fim, recomenda-se a adoção do formato Digital Negative (DNG).

· O uso do DNG permite converter arquivos (RAW) em um padrão aberto e extensível, facilitando o acesso entre diferentes softwares de edição sem perda de qualidade.

· Mantém a integridade dos metadados técnicos e as informações originais do sensor, garantindo a fidedignidade da captura conforme exigido para as matrizes de preservação.

· A utilização de matrizes de uso interno assegura que todos os objetos digitais de um mesmo conjunto documental estejam equalizados e padronizados, servindo como uma base robusta para a geração posterior de derivadas de acesso.

6.5.3 Matrizes de preservação

As matrizes de preservação correspondem aos objetos digitais destinados à guarda de longo prazo, constituindo a versão de referência para fins de preservação digital, autenticidade e manutenção da integridade da informação ao longo do tempo.

As matrizes de preservação deverão:

I – ser produzidas em formatos digitais adequados à preservação, obrigatoriamente abertos, padronizados e amplamente documentados, de modo a evitar perdas relevantes de informação e a reduzir riscos de obsolescência tecnológica;

II – manter a máxima fidelidade possível ao objeto original ou à informação produzida, assegurando a representação completa e íntegra do conteúdo, conforme a natureza e a tipologia documental;

III – ser acompanhadas do conjunto mínimo de metadados descritivos, técnicos, administrativos e de preservação, conforme estabelecido nesta Política, de modo a garantir a identificação, a gestão, a recuperação e a preservação dos objetos digitais.

IV – ter acesso restrito, sendo vedada, sob qualquer hipótese, a disponibilização direta das matrizes de preservação a usuários não credenciados, inclusive para fins de consulta, reprodução ou difusão, ressalvados os casos expressamente autorizados pela instância responsável pela preservação digital.

Os formatos mínimos aceitos para matrizes de preservação, conforme a tipologia documental, estão definidos no Anexo I – Padrões mínimos de formatos de arquivo para preservação digital, parte integrante desta Política.

6.5.4 Formatos de acesso

São formatos gerados a partir das matrizes de preservação com a finalidade de visualização em tela, navegação, entre outros usos.

6.5.4.1 Derivadas de acesso

As derivadas de acesso correspondem às versões destinadas à difusão, ao acesso público e ao uso corrente, podendo empregar formatos amplamente utilizados em ambientes digitais, desde que:

· sejam geradas a partir das matrizes de preservação;

· não substituam as matrizes para fins de guarda e preservação;

· sejam otimizadas para facilitar a transferência de dados pela Internet e reduzir a demanda de processamento e memória nos dispositivos dos usuários finais;

· estejam claramente identificadas como versões de acesso.

Os formatos recomendados para derivadas de acesso encontram-se igualmente definidos no Anexo I - Padrões mínimos de formatos de arquivo para preservação digital.

6.5.4.2 Derivadas de navegação

As derivadas de navegação, também denominadas thumbnails, destinam-se exclusivamente à visualização ilustrativa e à navegação em interfaces digitais, não se configurando como cópias de acesso ao conteúdo integral. Essas derivadas deverão:

I – possuir baixa resolução, conforme os formatos definidos no Anexo I;

II – ser utilizados apenas para fins de identificação visual e apoio à navegação;

III – respeitar as especificidades de cada tipologia documental.

Para fins de padronização institucional, adota-se, preferencialmente, os seguintes critérios:

a) obras bibliográficas: utilização da imagem da capa;

b) registros sonoros: utilização de imagem representativa, como logomarca institucional ou imagem gráfica associada ao conteúdo, não sendo disponibilizado trecho do áudio;

c) materiais audiovisuais: utilização de frame representativo ou imagem ilustrativa;

d) documentos textuais e iconográficos: utilização de imagem representativa ou da primeira página, quando pertinente.

As derivadas de navegação não substituem as versões de acesso nem as matrizes de preservação e não devem conter informações que permitam a reconstrução do conteúdo integral da obra.

6.6 Metadados para preservação digital

A preservação digital depende da criação, manutenção e atualização contínua de metadados, considerados parte integrante dos objetos digitais ao longo de todo o seu ciclo de vida.

A BMA adotará, como requisito mínimo obrigatório, os seguintes conjuntos de metadados:

· metadados descritivos, destinados à identificação, recuperação e contextualização dos objetos digitais;

· metadados técnicos, relativos às características de criação, formato e requisitos tecnológicos;

· metadados administrativos, referentes à gestão, direitos, responsabilidades e condições de uso;

· metadados de preservação, voltados ao registro de eventos, ações, agentes e informações necessárias à manutenção da autenticidade e da integridade ao longo do tempo.

O conjunto mínimo de elementos, bem como os padrões e esquemas adotados, estão definidos no Anexo II – Conjunto mínimo de metadados para preservação digital, parte integrante desta Política.

Nos projetos de digitalização e na produção de documentos nato-digitais em curso ou futuros, os metadados deverão ser planejados e associados aos objetos digitais desde as etapas iniciais do processo, não sendo admitida sua incorporação posterior de forma dissociada ou incompleta.

6.7 Anexos técnicos e instrumentos complementares

Os padrões técnicos estabelecidos neste tópico são detalhados e operacionalizados por meio dos anexos técnicos desta Política, que possuem caráter normativo e aplicação obrigatória.

Integram esta Política:

· Anexo I – Padrões mínimos de formatos de arquivo para preservação digital;

· Anexo II – Conjunto mínimo de metadados para preservação digital.

Os projetos de digitalização, os sistemas de informação e a produção de objetos digitais sob responsabilidade da BMA deverão observar, obrigatoriamente, as disposições deste ponto e de seus anexos.

Em caso de divergência entre projetos, termos de referência, contratos, instrumentos administrativos ou soluções tecnológicas adotadas e as disposições desta Política e de seus Anexos, prevalecerão as diretrizes aqui estabelecidas.

7. REQUISITOS DE ARMAZENAMENTO, SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE RISCOS

7.1 Armazenamento e infraestrutura para preservação digital

A BMA manterá infraestrutura tecnológica adequada ao armazenamento seguro e à preservação de longo prazo dos objetos digitais sob sua responsabilidade, observando os princípios e padrões definidos nesta Política e em seus anexos técnicos.

O armazenamento dos objetos digitais deverá assegurar, no mínimo:

a separação lógica e/ou física entre os ambientes de preservação (matrizes de preservação) e os ambientes de acesso (derivadas de acesso);

a existência de múltiplas cópias de segurança das matrizes de preservação, preferencialmente mantidas em ambientes distintos, de modo a reduzir riscos de perda.

a organização dos objetos digitais de forma a preservar sua identificação, rastreabilidade e vínculo com os metadados, conforme definido no Anexo II – Conjunto mínimo de metadados para preservação digital;

a adoção de soluções tecnológicas que permitam a verificação periódica da integridade dos arquivos digitais e o registro das ações realizadas;

o planejamento de capacidade de armazenamento compatível com o crescimento progressivo dos acervos digitais e com os níveis de preservação definidos.

7.2 Segurança da informação aplicada à preservação digital

A preservação digital está intrinsecamente associada à segurança da informação. A BMA dotará medidas técnicas, administrativas e organizacionais destinadas a proteger os objetos digitais contra acessos não autorizados, perdas, alterações indevidas e demais incidentes que possam comprometer sua autenticidade, integridade e disponibilidade.

As medidas de segurança da informação deverão contemplar, no mínimo:

controle de acesso aos sistemas e aos ambientes de preservação digital, com definição de perfis e responsabilidades;

registro e rastreabilidade das ações realizadas sobre os objetos digitais, em consonância com os metadados administrativos e de preservação definidos no Anexo II – Conjunto mínimo de metadados para preservação digital;

políticas de cópias de segurança, recuperação e continuidade, compatíveis com o valor e o nível de preservação dos objetos digitais;

proteção contra ameaças físicas, lógicas e ambientais, incluindo falhas de infraestrutura, incidentes de segurança e desastres;

observância da legislação vigente relativa à proteção de dados pessoais, aos direitos autorais, à propriedade intelectual e ao acesso à informação.

Os procedimentos de segurança deverão ser periodicamente avaliados e atualizados, considerando a evolução tecnológica, os riscos identificados e as necessidades institucionais.

A BMA deverá manter procedimento formal de resposta a incidentes relacionados à preservação digital (ex.: perda de integridade, vazamento, indisponibilidade, corrupção de arquivos), incluindo registro do incidente, medidas de contenção, análise de causa e ações corretivas, em instrumento complementar.

7.3 Gestão de riscos da preservação digital

A gestão de riscos constitui elemento central da Política de Preservação Digital e deverá ser compreendida como processo contínuo e sistemático, integrado às atividades de planejamento, produção, ingestão, armazenamento e acesso aos objetos digitais.

A BMA promoverá a identificação, análise, avaliação e monitoramento dos riscos associados à preservação digital, incluindo, entre outros:

obsolescência de formatos, sistemas, softwares, codecs e suportes digitais, conforme tipologias definidas no Anexo I - Padrões mínimos de formatos de arquivo para preservação digital;

perda de integridade, indisponibilidade ou corrupção de arquivos digitais;

fragilidades na produção, associação ou manutenção dos metadados mínimos obrigatórios, conforme definido no Anexo II – Conjunto mínimo de metadados para preservação digital;

dependência excessiva de soluções tecnológicas proprietárias;

insuficiência de recursos humanos, financeiros ou infraestruturais;

riscos legais relacionados a direitos autorais, proteção de dados e restrições de acesso.

As estratégias de mitigação de riscos poderão envolver, entre outras ações:

migração e normalização de formatos de arquivo;

atualização ou substituição de sistemas;

reforço de políticas de armazenamento e backup;

revisão de fluxos de trabalho e procedimentos;

capacitação contínua das equipes envolvidas.

7.4 Continuidade, monitoramento e sustentabilidade

A Política de Preservação Digital da BMA orienta-se pelo princípio da continuidade e da sustentabilidade técnica e institucional, reconhecendo que a preservação digital requer planejamento de longo prazo, revisão periódica de estratégias e comprometimento contínuo da instituição.

A avaliação dos requisitos de armazenamento, segurança da informação e gestão de riscos deverá ocorrer de forma periódica, possibilitando ajustes em função:

da evolução tecnológica;

da ampliação ou diversificação dos acervos digitais;

da implementação de novos projetos de digitalização ou sistemas;

das lições aprendidas a partir de incidentes ou auditorias.

Essas avaliações deverão considerar as diretrizes desta Política e de seus anexos, assegurando a coerência entre decisões técnicas, responsabilidades institucionais e objetivos de preservação de longo prazo.

8. GOVERNANÇA E REVISÃO DA POLÍTICA

A governança da preservação digital no âmbito da BMA será exercida por instância multidisciplinar designada para esse fim, atualmente representada pelo Grupo de Trabalho de Preservação Digital, instituído por ato próprio.

Compete à instância de governança:

I – propor diretrizes complementares, normas técnicas e instrumentos operacionais necessários à implementação desta Política;

II – acompanhar e avaliar sua execução, em articulação com as áreas técnicas, administrativas e de tecnologia da informação;

III – monitorar riscos, indicadores e conformidade com os padrões estabelecidos;

IV – deliberar sobre exceções, situações extraordinárias e conflitos de interpretação relacionados à preservação digital;

V – propor revisões, atualizações e aprimoramentos da presente Política.

Compete ainda à instância de governança, diretamente ou por meio de designação formal:

VI – validar os padrões técnicos de preservação digital e suas atualizações;

VII – autorizar, mediante registro formal, exceções aos padrões estabelecidos nesta Política e em seus Anexos;

VIII – acompanhar e deliberar sobre incidentes relacionados à preservação digital, inclusive quanto às medidas corretivas e preventivas;

IX – definir e supervisionar os perfis de acesso aos ambientes de preservação digital, em articulação com a área de Tecnologia da Informação;

X – aprovar procedimentos de migração, normalização ou conversão de formatos, assegurando o registro dos respectivos eventos de preservação.

A presente Política deverá ser revisada periodicamente, no máximo a cada 2 (dois) anos, ou sempre que alterações tecnológicas, normativas ou institucionais assim o exigirem.

As revisões deverão ser formalizadas mediante registro administrativo próprio e submetidas à aprovação da autoridade competente, assegurando-se a rastreabilidade das versões e a publicidade institucional do documento atualizado.

ANEXO I DESTA POLÍTICA

Padrões mínimos de formatos de arquivo para preservação digital

1. FINALIDADE

Este Anexo estabelece os formatos mínimos aceitos para: (i) matrizes de preservação (guarda de longo prazo) e (ii) derivadas de acesso (difusão/uso corrente), bem como requisitos de conformidade para ingestão e manutenção de objetos digitais sob responsabilidade da BMA.

A definição desses padrões deverá considerar, obrigatoriamente, a tipologia documental, a finalidade (preservação ou acesso) e os requisitos de autenticidade, integridade e interoperabilidade previstos nesta Política.

Este Anexo estabelece os formatos mínimos aceitos para: (i) matrizes de preservação (guarda de longo prazo) e (ii) derivadas de acesso (difusão/uso corrente). A definição desses padrões deve, obrigatoriamente, levar em consideração as características tipológicas de cada documento, bem como os requisitos de conformidade para ingestão e manutenção de objetos digitais sob responsabilidade da BMA, conforme detalhado na Tabela 1, proposta pela CONARQ (2010, p. 17) para digitalização de documentos:

TABELA 1 - Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes (CONARQ, 2010)

(*) Sem manchas / com manchas.

(**) Bi-tonal: Captura de imagem onde não há gradação entre o claro e o escuro. Recomenda-se o seu uso somente para textos impressos e/ou datilografados monocromáticos e muito homogêneos, sem presença de manchas ou escurecimento do suporte original.

(***) Tons de Cinza / Escala de cinza: (Greyscale) - Recomenda-se o uso de escala de cinza para evitar que pequenas manchas interfiram na leitura final do representante digital. Da mesma forma para a digitalização de microformas, caso tenham as características assinaladas acima.

(****) Modo de cor: RGB (Red-Green-Blue). Padrão de cores. RGB é a abreviatura do sistema de cores aditivas formado por Vermelho (Red), Verde (Green) e Azul (Blue). Este sistema é constituído por projeções de luz como monitores de vídeo e projetores (data displays), em contraposição ao sistema substrativo, formado por impressões (CMYK). O padrão RGB é padrão para apresentação de cores na internet e seu uso é recomendado para documentos originalmente coloridos ou com informações relevantes em cor e fotografias de modo geral.

2. PRINCÍPIOS E REQUISITOS GERAIS

2.1. A BMA adotará, exclusivamente, formatos amplamente utilizados, preferencialmente não proprietários, independentes de plataforma e amplamente documentados, adotando-se formatos livres e abertos sempre que possível, priorizando formatos não compactados ou com compressão sem perda para matrizes de preservação.

2.2. Quando a compressão for necessária, deverá ser adotada compressão com pouca perda apenas para finalidades de acesso/difusão, sem substituição das matrizes de preservação.

2.3. A BMA deverá realizar caracterização e validação (teste de conformidade) dos arquivos e seus metadados antes da ingestão no ambiente de preservação digital, mantendo registro do procedimento realizado.

2.4. Somente será autorizado o ingresso de objetos digitais não criptografados e sem atributos tecnológicos que impeçam o acesso à informação preservada.

2.5. Objetos digitais em formato diverso do padrão poderão ser aceitos em caráter excepcional, mediante avaliação de risco e registro formal da decisão no instrumento de submissão/ingestão aplicável (com justificativa e plano de tratamento/normalização quando pertinente).

3. DISTINÇÃO OBRIGATÓRIA ENTRE MATRIZ E DERIVADO

3.1. Matriz de preservação: versão de referência para guarda de longo prazo, com máxima fidelidade possível e aderência aos padrões deste Anexo.

3.2. Derivado de acesso: versão destinada à difusão e ao uso corrente, produzida a partir da matriz, podendo empregar compressão e formatos mais leves, desde que identificada como tal e sem substituir a matriz.

4. FORMATOS MÍNIMOS ACEITOS (POR TIPOLOGIA)

Quando houver especificação de formato na contratação/projeto em curso, o padrão institucional deste Anexo prevalece como referência mínima. Ajustes poderão ocorrer por norma técnica complementar, desde que não contrariem os princípios deste Anexo.

4.1 Texto e imagem (digitalização de páginas; documentos textuais e iconográficos)

· Matrizes de preservação (mínimo aceito):

o TIFF (Tagged Image File Format)

o PDF/A

· Derivadas de acesso (mínimo aceito):

o JPEG ou PNG

o PDF ou PDF/A (múltiplas páginas)

o DjVu (quando aplicável a grandes formatos, como alternativa de acesso)

4.2 Áudio

· Matrizes de preservação (mínimo aceito):

o BWF, FLAC, WAV

o (podendo incluir AIFF/ALAC quando tecnicamente justificado)

· Derivadas de acesso (mínimo aceito):

o AAC, MP3, OGG

4.3 Vídeo

· Matrizes de preservação (mínimo aceito):

o MKV/FFV1 (Matroska + FFV1)

o MOV

o AVI

· Derivadas de acesso (mínimo aceito):

o MP4

4.4 Bases de dados e conjuntos de dados

· Matrizes de preservação (mínimo aceito):

o JSON

o XML com schema reconhecido

o CSV

o SQL (dump/export estruturado)

· Derivadas de acesso (mínimo aceito):

o JSON, XML com schema reconhecido, CSV, SQL (conforme necessidade de acesso e reuso)

5. Normalização de formatos

5.1. Quando o objeto digital ingressar em formato distinto do padrão, poderá ser requerida normalização (conversão/migração) para formatos padronizados de preservação e acesso, com documentação do procedimento e do resultado (incluindo registro de evento de preservação e versão resultante).

ANEXO II DESTA POLÍTICA

Conjunto mínimo de metadados para preservação digital

1. FINALIDADE

Este Anexo define o conjunto mínimo obrigatório de metadados para assegurar identidade, fixidez, integridade, rastreabilidade e acesso aos objetos digitais preservados pela BMA, além de estabelecer os padrões de referência para organização e interoperabilidade dos metadados (descrição, preservação e empacotamento).

2. PRINCÍPIOS E REQUISITOS GERAIS

2.1. Os metadados são parte integrante do objeto digital e deverão ser criados e mantidos desde a produção/digitalização, acompanhando todo o ciclo de vida.

2.2. A BMA adotará, como referências mínimas:

· Dublin Core (DC) para metadados descritivos;

· PREMIS para metadados de preservação (eventos, agentes, direitos e objetos), quando aplicável;

· METS como estrutura para reunir e organizar metadados descritivos, técnicos e de preservação em um pacote coerente (quando aplicável).

· IPTC para metadados administrativos e descritivos embutidos em arquivos de imagem;

· VRA Core para a descrição detalhada de obras de cultura visual, imagens de patrimônio e objetos de arte

· MARC21 para garantir a correspondência e integração dos metadados descritivos com o catálogo bibliográfico e sistemas de busca.

2.2.1 A adoção desses padrões não implica a obrigatoriedade de implementação integral de seus modelos, devendo ser observados de forma proporcional às capacidades técnicas dos sistemas utilizados pela BMA

2.3. A BMA deverá garantir o registro de metadados de identidade e o registro de ações relevantes (ex.: migração/conversão), incluindo datas e versões, assegurando rastreabilidade histórica do objeto digital preservado.

3. CONJUNTO MÍNIMO OBRIGATÓRIO (POR CATEGORIA)

3.1 Metadados de identificação e contexto (mínimo obrigatório)

Devem ser registrados, no mínimo:

· Identificador do documento/objeto digital (ID único institucional);

· Título;

· Gênero / espécie / tipo (quando aplicável);

· Autor / responsável/ produtor;

· Assunto (quando aplicável);

· Descrição (quando aplicável);

· Datas relevantes: produção, transmissão, recebimento e/ou captura/arquivamento (quando aplicável);

· Código de classificação (quando aplicável ao regime de gestão documental);

· Indicação de anexos e de anotações (quando aplicável);

· Setor/unidade responsável pela ação/produção (quando aplicável);

· Formato de arquivo;

· Restrição de acesso;

· Quando houver cópia/derivado: identificador do original e vínculo entre matriz e derivado.

3.2 Metadados técnicos (mínimo obrigatório)

Devem ser registrados, no mínimo:

· Formato (MIME/ extensão) e versão quando conhecida;

· Tamanho do arquivo;

· Características técnicas relevantes por tipologia (ex.: dimensões e resolução para imagem; duração e taxa de amostragem para áudio; contêiner/codec para vídeo; schema/estrutura para dados);

· Informação de criação/digitalização (equipamento e/ou software), quando aplicável;

· Indicação de compressão e tipo (quando aplicável).

Observação: a necessidade de metadados técnicos adicionais deve considerar a tipologia e as normas específicas aplicáveis, conforme boas práticas internacionais (e normas complementares da BMA).

3.3 Metadados de fixidez e integridade (mínimo obrigatório)

Devem ser registrados elementos que permitam verificar integridade e controlar acesso, incluindo, no mínimo:

· Identificação de pessoas/unidades que utilizaram o documento, quando aplicável;

· Identificação de pessoas/unidades responsáveis pela manutenção;

· Restrições e privilégios de acesso;

· (Quando aplicável) mecanismo de verificação de integridade (ex.: checksum/hash) e referência ao procedimento de verificação.

3.4 Metadados administrativos e direitos (mínimo obrigatório)

Devem ser registrados, no mínimo:

· Instituição e unidade custodiante responsáveis;

· Condições de acesso e uso;

· Situação de direitos autorais e/ou outros direitos de propriedade intelectual, quando aplicável (e restrições decorrentes).

3.5 Metadados de preservação (mínimo obrigatório)

Devem ser registrados, no mínimo:

· Registro de migrações/conversões e datas em que ocorreram;

· Registro de eventos relevantes de preservação (ex.: ingestão, validação, normalização), com responsável/agent e resultado, quando aplicável.

Quando empregado um conjunto estruturado de metadados de preservação, ele deverá estar alinhado ao PREMIS, adaptado às necessidades do acervo da BMA, e integrado aos demais metadados em estrutura organizada (ex.: METS), quando aplicável.

4. ORGANIZAÇÃO E EMPACOTAMENTO DOS METADADOS

4.1. Recomenda-se que os diferentes metadados associados a um objeto digital sejam reunidos e organizados de forma estruturada, podendo ser utilizados schemas XML e padrões como METS para reunir metadados descritivos, técnicos e de preservação (quando aplicável ao sistema/fluxo adotado).

4.2. O vínculo entre matriz de preservação e derivado de acesso deverá ser explicitado por identificadores, mantendo rastreabilidade entre versões.

5. REGRAS PARA EXCEÇÕES E ATUALIZAÇÃO

5.1. A adoção de elementos adicionais, perfis de aplicação e regras específicas por tipologia (bibliográfica, iconográfica, sonora, audiovisual, dados) poderá ser detalhada por norma técnica complementar, desde que compatível com este Anexo.

5.2. Em casos excepcionais (ex.: incorporação de acervos legados com lacunas), poderão ser admitidas medidas graduais de completude, desde que:

· haja justificativa e avaliação de risco;

· exista plano de saneamento/normalização;

· a decisão seja registrada formalmente no processo de ingestão.