PORTARIA SMDHC Nº 138/2016

FELIPE DE PAULA, Secretário Municipal de Direitos Humanos e Cidadania – SMDHC, no uso das atribuições que lhes são conferidas por lei, e

CONSIDERANDO o Decreto Municipal n.º 43.135, de 2003, que atribui à Secretaria Municipal de Direitos Humanos e Cidadania a gestão dos recursos do Fundo Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente - FUMCAD.

CONSIDERANDO o elevado passivo de análise de prestações de contas parciais e finais que engloba Convênios firmados no período de 2007 a 2015;

CONSIDERANDO os resultados alcançados pelo Grupo de Trabalho instituído pela Portaria n.º 68/2016/SMDHC, que tinha por objetivo discutir e propor melhorias na análise dos convênios do FUMCAD, consubstanciados no processo n.º 2016-0.156.906-4;

CONSIDERANDO o teste piloto de procedimento simplificado de análise de prestações de contas, aprovado pela Portaria n.º 94/SMDHC/2016, cujo resultado foi juntado ao processo n.º 2016-0.156.906-4;

CONSIDERANDO que o teste piloto abrangeu o passivo de prestações de contas mais antigo da SMDHC, cujos convênios foram firmados antes da publicação da Portaria n.º 09/2014/SMDHC e que representam 85% das análises pendentes conforme Relatório do Grupo de Trabalho instituído pela Portaria n.º 06/SMDHC/2016;

CONSIDERANDO que quatro por cento dos convênios possuem valor acima de R$1.000.000,00 e representam mais de trinta por cento dos recursos a serem analisados no passivo de prestações de contas, possuindo, portanto, maior criticidade.

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer procedimentos e rotinas administrativas para a condução dos assuntos relativos às parcerias firmadas com o FUMCAD com celeridade e eficiência;

RESOLVE :

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Portaria estabelece norma para análise de prestação de contas de convênios que envolvam a aplicação de recursos do FUMCAD.

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, considera-se convênio o instrumento por meio do qual são formalizadas as parcerias estabelecidas pela administração pública com órgãos ou entidades públicos para a consecução de finalidades de interesse público e recíproco, que envolvam a transferência de recursos financeiros.

Parágrafo único. Os projetos do FUMCAD representam conjunto de ações que abrangem programas de prevenção, de proteção e de defesa de direitos, bem como programas para cumprimento de medidas socioeducativas a serem desenvolvidas em determinado período de tempo exclusivamente com recursos captados para o FUMCAD, que tenham como beneficiários segmentos de crianças e adolescentes, segundo as linhas de ação previstas na Lei Federal nº 8.069, de 1990, em caráter inovador ou complementar às políticas públicas, que poderão, ao final de sua execução, ser incorporadas à rede pública de serviços regulares, conforme avaliação de seus resultados, nos termos do disposto no § 2º do artigo 11 Decreto Municipal nº 54.799, de 2014.

CAPÍTULO II

DO PROCEDIMENTO DE ANÁLISE SIMPLIFICADO

Art. 3º A análise de prestações de contas dos convênios firmados antes e durante a vigência das regras estabelecidas pela Portaria n.º 72/SMDHC/2012 será realizada conforme procedimento simplificado estabelecido no Anexo I.

§ 1º O procedimento simplificado não se aplica nas seguintes hipóteses:

I - convênios de valor igual ou superior a R$1.000.000,00;

II - convênios que apresentem glosa de valor já apurada pela fiscalização da SMDHC;

III - convênios que estejam em processo de auditoria ou que apresentem irregularidades constatadas por órgãos de controle interno ou externo; ou

IV - convênios que sejam objeto de denúncias de irregularidade ainda não apuradas.

§ 2º Para fins de cálculo do parágrafo 1º, I, não serão somados valores referentes a termos aditivos, considerando que eles têm prestações de contas próprias.

CAPÍTULO III

PLANEJAMENTO

Art. 4º A Comissão Permanente de Análise e Contas organizará seus trabalhos conforme planejamento mensal de atividades, encaminhado para ciência da Supervisão Geral de Administração de Finanças – SGAF até cinco dias antes do término do mês anterior ao que se refere o planejamento.

§ 1º A SGAF poderá propor alterações que deverão ser acordadas até o término do mês anterior ao que se refere o planejamento.

§ 2º A Coordenação de Controle Interno – COCIN será cientificada do planejamento mensal assim que ele estiver estabelecido.

Art. 5º O planejamento será detalhado em cronograma com descrição semanal de atividades.

§ 1º Os analistas da Comissão Permanente de Análise e Contas deverão, preferencialmente, ser alocados para um mesmo tipo de atividade semanal.

§ 2º Os tipos de atividades poderão ser organizados conforme arranjo que permita maior produtividade em equipe, tais como tipo de parecer, antiguidade da prestação de contas, análise simplificada ou não e faixa de valor.

Art. 6º Poderá ser previsto período para capacitação não superior a vinte por cento da mão-de-obra total disponível para o mês.

CAPÍTULO IV

METAS

Art. 7º A Comissão Permanente de Análise e Contas deverá atingir as seguintes metas:

Atividade

Processo/ dia útil de trabalho de analista

Processos/ semana de trabalho de analista (cinco dias úteis)

Elaboração de Notificação de Irregularidade – Análise Simplificada

1,6

8

Elaboração de Parecer e Decisão Final – Análise Simplificada

2,4

12

Elaboração de Notificação de Irregularidade – Análise Completa

1,0

5

Elaboração de Parecer e Decisão Final – Análise Completa

2,0

10Art. 8º O cumprimento das metas deverá ser monitorado pela SGAF, que deverá encaminhar relatório da situação do passivo de prestações de contas à COCIN a cada três meses.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 9º A forma de planejamento estabelecida no Capítulo III desta Portaria também se aplica a convênios firmados sob as regras estabelecidas pela Portaria n.º 09/SMDHC/2014, a parcerias firmadas sob as regras estabelecidas pela Portaria n.º 115/SMDHC/2016 e a convênios firmados com recursos não originários do FUMCAD.

Art. 10. A decisão final sobre as prestações de contas analisadas no teste piloto deverá considerar as regras consolidadas nesta Portaria.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO I

PROCEDIMENTO SIMPLIFICADO DE ANÁLISE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. Requisitos para a análise simplificada

1.1. Verificar se o Convênio possui valor abaixo de R$1.000.000,00, se ele foi regido pela Portaria n.º 72/SMDHC/2012 ou se é anterior a essa norma. Em caso positivo, realizar verificação do item 1.2. Verificar se existe denúncia, irregularidade, glosa de valor já apurada ou auditoria em andamento em relação ao processo. Em caso negativo, prosseguir com a análise simplificada.

2. Verificações iniciais

2.1. Efetuar a leitura do plano de trabalho e do termo do convênio.

2.2. Verificar se foram entregues pela Convenente os seguintes documentos básicos:

- extrato da conta geral;

- extrato da conta específica;

- planilha de recursos humanos, se prevista no plano de trabalho;

- planilha específica, se prevista no plano de trabalho;

- planilha de serviços de terceiros, se prevista no plano de trabalho

- planilha de contrapartida, se prevista no plano de trabalho.

- planilha de provisão, se prevista no plano de trabalho e se for o caso de prestação de contas final;

- termo de encerramento do convênio, se for o caso de prestação de contas final; e

- comprovante de devolução de saldos não utilizados, se for o caso de prestação de contas final.

2.3. Em caso de ausência de documentos listados no item 2.1, notificar a Convenente.

3. Comparação das Planilhas x Documentos Comprobatórios de Despesa;

3.1. Efetuar a comparação entre as planilhas apresentadas na prestação de contas e os documentos comprobatórios de despesas em relação a valor.

3.2. Em caso de prestação de contas final, comparar a planilha de provisão com os documentos comprobatórios de despesas em relação a valor.

3.3. Concomitantemente ao item 3.1 e 3.2, verificar se o descritivo dos documentos comprobatórios está alinhado com o plano de trabalho estabelecido.

3.4. Em caso de divergência de valores, ausência de documentos comprobatórios ou incompatibilidade com o plano de trabalho, solicitar justificativa à Convenente.

3.5. Em caso de indícios de malversação dos recursos públicos ou indícios de fraudes identificadas durante a análise das notas fiscais:

- efetuar pesquisa de quadro societário da empresa emissária da nota fiscal no site www.jucesp.com.br para avaliar se existe relação de parentesco entre os sócios da Convenente e da Contratada;

- verificar se a empresa emissária da nota fiscal pode prestar o serviço descrito no site da Secretaria da Receita Federal; e

- requisitar esclarecimentos em caso de identificação de relação de parentesco ou outras incompatibilidades encontradas.

4. Comparação do Extrato da Conta Específica x Planilhas

4.1. Comparar as planilhas apresentadas pela Convenente com a movimentação financeira na conta corrente específica.

4.2. Em caso de divergências de valores, débitos ou créditos não respaldados em documentos comprobatórios, solicitar justificativa junto a Convenente.

4.3. Requisitar justificativa à Convenente se a movimentação financeira tiver ocorrido em conta diversa da conta corrente específica.

5 – Notificação de Irregularidade

5.1. Conforme análise dos itens 1 a 4, emitir notificação de irregularidade para esclarecimento de dúvidas ou apresentação de justificativas pela Entidade, conforme estabelecido no art. 41 da Portaria n.º 72/SMPP/2012.

5.2. Para Convênios anteriores a Portaria n.º 72/SMPP/2012, utilizar subsidiariamente a Portaria Intersecretarial n.º 06/08 – SF/SEMPLA, art. 30, § 2º.

6. Elaboração do parecer financeiro, decisão final e encerramento

6.1. Analisar a manifestação da Entidade, aprovando ou não as justificativas apresentadas.

6.2. Verificar se o plano de trabalho permite flexibilidade entre os tipos de despesas.

6.3 A partir dos itens 4.1 e 4.2, realizar cálculo de desconto ou devolução de recursos;

6.4. Emitir o parecer financeiro aprovando, integral ou parcialmente, ou recusando a prestação de contas analisada.

6.5. Elaborar a decisão final e executar o procedimento previsto no art. 42 da Portaria n.º 72/SMPP/2012.

6.6. Para Convênios anteriores à vigência da Portaria n.º 72/SMPP/2012, utilizar subsidiariamente a Portaria Intersecretarial n.º 06/08 – SF/SEMPLA, arts. 31 e 32.

6.7. Após a finalização da prestação de contas, o processo será encaminhado à SGAF para encerramento do Convênio no Sistema Orçamentário e Financeiro.

6.8. Em caso de evidência de fraude na prestação de contas, informar à Assessoria Jurídica para avaliação de eventuais medidas judiciais, além das medidas administrativas já previstas na Portaria n.º 72/SMPP/2012 e na Portaria Intersecretarial n.º 06/08.