PORTARIA INTERSECRETARIAL Nº 01/SF-SMA/1996

O SECRETARIO MUNICIPAL DAS FINANÇAS e o SECRETARIO MUNICIPAL DA ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições legais, em especial o artigo 3º do Decreto nº 23.403, de 6 de fevereiro de 1987 e o artigo 6º do Decreto nº 31.057, de 19 de dezembro de 1991.

CONSIDERANDO a necessidade de adequação do “Manual de Procedimentos para Almoxarifados”, instituído pelo Decreto nº 23.403, de 6 de fevereiro de 1987, em função da informatização desses procedimentos pelo SISTEMA MUNICIPAL DE SUPRIMENTOS – SUPRI, e

CONSIDERANDO a necessidade de se disciplinar e padronizar os procedimentos relativos à operacionalização do Sistema SUPRI para os Almoxarifados dele usuários e, no que couber, aos demais,

RESOLVEM ESTABELECER OS PROCEDIMENTOS A SEGUIR:

1 – DA INTEGRAÇÃO COM O SUPRI:

1.1 - é obrigatório o cadastramento no Sistema SUPRI e a utilização deste, por todos os Almoxarifados pertencentes a Unidades Orçamentárias que possuam terminais de teleprocessamento de dados;

1.1.1 - o cadastramento do Almoxarifado no Sistema SUPRI, será feito pelo DEMAT.4, por meio de solicitação formal da respectiva Unidade Orçamentária, após a sua inclusão no Sistema de Contabilidade Pública – SCP, providenciada junto ao Departamento da Contadoria –CONT, da Secretaria das Finanças;

1.2 - Os Almoxarifados que, por motivo justificado, tiverem que deixar de operar pelo Sistema

SUPRI, somente poderão fazê-lo com autorização de CONT, após as providencias necessárias para zerar seus estoques;

1.3 - a desativação de Almoxarifados do Cadastro do Sistema SUPRI será efetuada por

DEMAT.4, após autorização de CONT.

1.4 a Unidade Orçamentária responsável pelo Almoxarifado, deverá manter atualizadas, junto ao DEMAT.4, todas as informações cadastrais relativas à sua Unidade (nome do responsável, denominação do Almoxarifado, endereço, CEP e telefone), assim como às respectivas Unidades de Consumo, e à sua Unidade de Suprimentos (Compras);

1.5 - o titular da Unidade Orçamentária responsável pelo Almoxarifado, deverá solicitar ao DEMAT.4 o credenciamento dos Operadores e Operadores-mestres do SUPRI, bem como o imediato descredenciamento daqueles que deixarem de pertencer ao seu quadro.

2 – DA MANUTENÇÃO DO SISTEMA SUPRI E APOIO AOS USUÁRIOS:

2.1 – Caberá ao DEMAT.4:

2.1.1 – providenciar, quando necessário, alterações das telas e relatórios do Modulo de Controle de Estoques do Sistema SUPRI, após manifestação de SF/COM;

2.1.2 – elaborar, manter atualizado e distribuir MANUAL DE INSTRUÇÕES para operação do Sistema SUPRI, assim como realizar Treinamento e oferecer Suporte Técnico.

3 – DO CADASTRAMENTO DE MATERIAIS

3.1 – todo o material existente em qualquer Almoxarifado deverá possuir Código do Sistema SUPRI, atribuído pelo DEMAT.4, mediante especificação de cada item (discriminação, denominação), fornecida pela Unidade Orçamentária responsável;

3.2 – toda e qualquer alteração de Código de Material só poderá ser efetuada por DEMAT.4, da qual dará publicidade;

3.2.1 – nesse caso, a adequação dos saldos será processada automaticamente pelo Sistema;

3.3 – o cadastramento inicial do material estocado nos Almoxarifados, que começarão a operar com o Sistema SUPRI, deverá ser realizado por meio da tela 043 – ORÇAMENTO INICIAL – na qual será registrado o Código, a quantidade, o valor total e a localização física do material no respectivo Almoxarifado (Box, Prateleira, Gaveta);

3.4 – para viabilizar o Planejamento e o Controle dos Estoques de Materiais, cada usuário deverá definir na tela 042 – “ATUALIZAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS DO MATERIAL” – O PONTO DE MINIMO, O PONTO DE PEDIDO e a PRIORIDADE de cada material de seu Almoxarifado.

3.5 – para o Planejamento e o Controle da DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS por UNIDADE DE CONSUMO, o responsável pelos Suprimentos deverá informar na tela 053 – “ATUALIZAÇAÕ DE COTAS DE CONSUMO” – a Quota Anual Necessária, para o consumo de cada material estocado no Almoxarifado. O Sistema informará a Quota Suplementada e a quantidade acumulada consumida por material até a data da consulta.

4- DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS NO ALMOXARIFADO

4.1 – RECEBIMENTO DE MATERIAL POR MEIO DE COMPRA:

4.1.1. – o usuário do SUPRI deverá, em primeiro lugar, registrar na tela 045 – “REGISTRO DE COMPRAS EFETUADAS” – o Código de sua Unidade de Suprimentos, o numero e o valor total do Empenho, e o CGC do fornecer; a seguir, na tela 046 – “ENTRADA DE MATERIAIS” – o numero do Empenho, o CGC do fornecer, o numero da Nota Fiscal, o Código, a quantidade e o preço total de cada material recebido.

4.2 – RECEBIMENTO DE MATERIAL POR TRANSFERENCIA:

- corresponde ao recebimento de material originário de outro Almoxarifado da PMSP – Administração Direta;

4.2.1 – PROCEDENTE DE ALMOXARIFADOS QUE OPERAM COM O SISTEMA SUPRI:

4.2.1.1. – DO CONTROLE CONTABIL:

O Sistema SUPRI processaria, contabilmente, de forma simultânea e automática, os valores financeiros envolvidos na transferência de materiais do Almoxarifado da Origem para o Almoxarifado de Destino, no exato momento em que é efetuada a emissão da Nota de Transferência dos materiais, na forma prevista no subitem 5.1.3.

4.2.1.2 – DO CONTROLE FISICO/FINANCEIRO:

4.2.1.2.1 – o responsável pelo recebimento, deverá registrar na tela 049 – “TRANSFERENCIA DE” – o numero da Nota de Fornecimento de Materiais recebida; no prazo máximo de 7 dias corridos, a contar da data da emissão da Nota de Transferência;

4.2.1.2.2 – as expressões físico-financeiras do material em estoque do Almoxarifado de Destino somente serão atualizadas, quando do efetivo recebimento do Material e da respectiva Nota de Fornecimento;

4.2.1.2.3 – as expressões físico-financeiras constantes nas Notas de Fornecimento de Materiais EMITIDAS, ficarão pendentes até o momento em que o Almoxarifado de Destino providenciar o efetivo recebimento pelo Sistema;

4.2.1.2.4 – os responsáveis pelos Almoxarifados de Destino, que receberão os materiais, tomarão ciência das Notas de Transferência Pendentes, através da tela de Consulta C327 “ PESQUISA DE NOTAS DE TRANSFERENCIA PENDENTES”;

4.2.1.2.5 – as irregularidades apuradas pelo responsável do Almoxarifado de Destino deverão ser comunicadas à Unidades de Origem, por escrito, e a ela serem reiterados os pedidos de providencia, até a sua efetiva solução, juntando-se esses documentos ao Processo, conforme estabelecido no subitem 9.3, imediatamente após decorrido o prazo estabelecido no subitem 4.2.1.2.1.;

4.2.2 – PROCEDENTE DE ALMOXARIFADOS QUE NÃO OPERAM COM O SISTEMA SUPRI:

4.2.2.1 – o responsável pelo recebimento deverá registrar na tela 055 – “TRANSFERENCI DE MATERIAIS DE ALMOXARIFADOS NÃO IMPLANTADOS” – o CÓDIGO do Almoxarifado de Origem, o código, a quantidade e o valor de cada material recebido, bem como o numero do documento respectivo da transferência.

4.3 – RECEBIMENTO DE MATERIAIS POR DOAÇAÕ:

4.3.1 – a Unidade responsável pelo recebimento deverá registrar na tela 050 – “DOAÇÃO DE MATERIAIS” – o numero do Processo de Doação, o Código, a quantidade e o valor do Material, bem como os dados relativos à entidade que está efetuando a doação.

4.3.1.1. – o valor do material a ser registrado deverá ser aquele apontado no documento de doação, ou, na sua ausência, deverá ser registrado pelo valor de mercado;

4.3.2 – não existe a figura da Doação entre Unidades Orçamentárias da PMSP;

4.4 – RECEBIMENTO DE MATERIAL POR DEVOLUÇÃO (materiais devolvidos pelas UNIDADES DE CONSUMO ao respectivo Almoxarifado);

4.4.1 – o responsável pelo recebimento deverá registrar na tela 051 – “DEVOLUÇÃO DE MATERIAIS DISTRIBUIDOS” – o Código e a quantidade de cada material devolvido, bem como o numero da respectiva NOTA DE FORNECIMENTO DE MATERIAIS;

4.4.2 – quando não existir a NOTA DE FORNECIMENTO DE MATERIAIS, o responsável pelo recebimento deverá registrar na tela 063 – “DEVOLUÇÃO DE MATERIAIS SEM NOTA” – o Código da Unidade de Consumo de origem, o Código, a quantidade e o valor media atual do estoque de cada material recebido, bem como o numero do documento respectivo da devolução.

5 – DA SAIDA DE MATERIAIS DO ALMOXARIFADO:

5.1 – DISTRIBUIÇÃO OU TRANSFERENCIA DE MATERIAIS.

- Distribuição corresponde ao envio de material de Almoxarifado para a Unidade de Consumo.

- Transferência correspondente ao envio de material de Almoxarifado para Almoxarifado, não sendo permitida a transferência de material entre as Unidades de Consumo.

5.1.1. – em ambos os casos, o responsável pela saída deverá emitir “NOTA DE FORNECIMENTO DE MATERIAIS”, utilizando-se do formulário continuo modelo único, fornecido pela PRODAM;

5.1.2 – no caso de DISTRIBUIÇÃO, o responsável registrará o Código da Unidade de Consumo destinatária, o Código e a quantidade do material, na tela 047 – “DISTRITBUIÇÃO DE MATERIAL”.

5.1.3 – no caso de Transferência, o responsável registrará o Código do Almoxarifado destinatário, o Codigo e a quantidade do Material na tela 048 – “TRANSFERENCIA DE MATERIAL PARA”:

5.1.3.1 – os responsáveis pelos Almoxarifados que enviarão os materiais tomarão ciência das Notas de Transferência Pendentes, por meio da tela de Consulta C327 “PESQUISA DE NOTAS DE TRANSFERENCIA PENDENTES”.

5.1 – FORNECIMENTO POR DOAÇAÕ:

5.2.1 – a DOAÇÃO de que trata este subitem corresponde à alienação de bens municipais, prevista na alínea “a” do inciso II , do artigo 12, da LEI ORGANICA DO MUNICIPIO DE SÃO PAULO.

5.2.2 – o responsável pelo fornecimento, deverá registrar na tela 050 –“DOAÇÃO DE MATERIAIS” o Código do seu Almoxarifado, o numero do Processo de Doação com despacho da Autoridade Competente, o Código, a quantidade e o valor de cada material doado, bem como os dados relativos à entidade para a qual está sendo feita a doação;

5.3 – BAIXA POR DESUSO OU IMPRESTABILIDADE:

5.3.1 – o responsável pela baixa deverá registrar na tela 052 –“BAIXA POR DESUSO OU IMPRESTABILIDADE” – o código de seu Almoxarifado, o numero do respectivo Processo de Baixa, os dados do Destinatário, o CÓDIGO e a quantidade de cada material baixado, devidamente justificado e autorizado pelo Titular da Unidade Orçamentária.

5.3.1.1 – nos casos de materiais em desuso, o DEMAT deverá ser consultado preliminarmente, para eventuais e possíveis transferências a outras Unidades, a fim de que fique caracterizado o seu desuso no âmbito da PMSP;

5.3.1.2 – após a devida formalização, os materiais baixados deverão ser encaminhados ao Deposito de Materiais Inservíveis do DEMAT, exceto aqueles que, por força maior e por questão de segurança, devem ser incinerados ou destruídos e destinados a lixo especial.

6 – DA DISPOSIÇÃO MENSAL DOS ESTOQUES:

6.1 – os Almoxarifados ainda não integrados ao Sistema, quando passarem a utilizá-lo, poderão ser dispensados do preenchimento e encaminhamento dos formulários “POSIÇÃO DO ALMOXARIFADO” e “ DEMONSTRATIVO DAS MOVIMENTAÇÕES DO ALMOXARIFADO” a CONT., nos termos da Portaria SF 1.052/92, publicada no DOM de 21.11.92, uma vez que os valores contábeis de seus estoques, constantes no SUPRI, estejam devidamente conciliados e não apresentem divergências com os valores informados naqueles formulários por um período mínimo de três meses consecutivos;

6.1.1 – a dispensa de que trata o item 6.1 será feita por CONT.

6.1.2 – os Almoxarifados dispensados por CONT. nos termos do subitem 6.1, estarão desobrigados do preenchimento da ficha “CONTROLE DO MATERIAL EM ESTOQUE”;

6.1.3 – os Almoxarifados ainda não integrados ao Sistema SUPRI e os que, embora integrados, ainda não foram dispensados do preenchimento e entrega dos formulários mencionados no subitem 6.1, deverão preencher tais documentos e encaminha-los a CONT.11, impreterivelmente, até o dia 10 do mês subseqüente, sob pena de responsabilidade administrativa;

6.1.3.1 – são responsáveis pelo cumprimento das providencias do subitem 6.1.3 – o Responsável pela Área CONTÁBIL da Unidade Orçamentária e o respectivo titular.

6.2 – os Almoxarifados novos que iniciarem as suas atividades por meio do Sistema SUPRI, estarão, automaticamente dispensados do preenchimento e encaminhamento dos formulários : “POSIÇÃO DO ALMOXARIFADO” e “DEMONSTRATIVO DAS MOVIMENTAÇAÕES DO ALMOXARIFADO” a CONT.

6.3 – as informações relativas aos documentos dos subitens 6.1 e 6.2 serão fornecidas pelo SUPRI na forma de Relatórios Mensais, para controle das respectivas Unidades Orçamentárias;

6.3.1 – a Unidade Orçamentária, que verificar qualquer improcedência nas informações desses relatórios, deverá adotar as providencias necessárias ate a sua efetiva correção, nos termos do item 9 desta portaria, comunicando, também, por escrito, a CONT.

7 – DOS INVENTARIOS FISICO-FINANCEIROS DOS MATERIAIS ESTOCADOS.

7.1 – para cumprimento do que determina o artigo 96 da Lei Federal nº 4.320, de 17 de março de 1964, bem como do citado Manual, anexo ao Decreto nº 23.403, de 06 de fevereiro de 1987, cada Unidade Orçamentária providenciará a Inventário Físico-Financeiro dos Materiais Estocados em seus Almoxarifados, nos termos desta Portaria.

7.2 – fica mantido o método do inventário periódico, em todos os Almoxarifados da Administração Direta, nos termos da legislação vigente.

7.3 – esse Método trata da execução de Inventário Físico e Financeiro de todos os itens estocados no final de cada exercício financeiro, sendo na PMSP efetuado semestralmente de acordo com o Decreto nº 23.403, de 06 de fevereiro de 1987;

7.3.1 – o inventário físico de materiais estocados será executado por uma equipe de servidores indicados pelo Titular da Unidade Orçamentária, sob a coordenação da Área Contábil da respectiva Pasta.

7.3.2 – para os Almoxarifados que operam com o SUPRI, a quantidade física apurada no Inventário, de cada item estocado, deverá ser anotada na coluna: “ESTOQUE APURADO”, do Relatório preliminar SJ 101058/A – “RELATÓRIO PARA INVENTARIO FISICO-FINANCEIRO” - emitido no próprio terminal da Unidade Responsável, através da tela “604”, da opção “02”, após o ultimo registro do semestre, antes do Inventário.

7.3.2.1 – a quantidade de cada material, de que trata o subitem 7.3.2., apurada no Inventário, que for diferente daquela apontada pelo Sistema nesse Relatório, deverá ser registrada no SUPRI, impreterivelmente, ate o ultimo dia do semestre findo, através da tela A.115 – “AJUSTE DE INVENTARIO”.

7.3.2.1.1 – a PRODAM processará esse Inventário, emitirá o Relatorio SJ 1010B8/A - INVENTARIO FISICO-FINANCEIRO SEMESTRAL” - e o SJ 1010 B3/C – RELATORIO ESTATISTICO FINANCEIRO DO ESTOQUE” – dos respectivos Almoxarifados, relativos ao mês findo do semestre, onde constará o “AJUSTE DE INVENTARIO”, remetendo-os à Unidade Orçamentária até o terceiro dia do mês subseqüente, para a necessária conferencia e consolidação.

7.3.3 – o formulário “INVENTARIO FISICO DOS MATERIAIS ESTOCADOS” (anexo 8) do Manual Anexo ao Decreto nº 23.403, de 06 de fevereiro de 1987, para uso dos Almoxarifados não informatizados, foi reformulado para atender à sua finalidade, conforme mostra o Anexo I desta Portaria.

7.3.3.1 – para os Almoxarifados que não operam com o Sistema SUPRI, o AJUSTE DE INVENTARIO deverá ser registrado no campo (7) do “DEMONSTRATIVO DAS MOVIMENTAÇÕES DO ALMOXARIFADO”, criado pela Portaria SF 1052/92, para os meses em que ocorrer o Inventário.

7.4 – as diferenças de inventario eventualmente apuradas, deverão ser ajustadas nos termos da legislação vigente, cujos documentos serão juntados ao Processo, conforme subitem 9.3;

7.5 – Nos termos da legislação vigente o “Relatório SJ 1010B8/A – INVENTÁRIO FISICO FINANCEIRO SEMESTRAL” – deverá estar devidamente ajustado e conciliado com o respectivo ‘RELATORIO ESTATISTICO FINANCEIRO DO ESTOQUE – SJ101 B3/C”, para os almoxarifados do SUPRI, bem como o “INVENTARIO FISICO FINANCEIRO DOS MATERIAIS ESTOCADOS” ajustado e conciliado com o respectivo “DEMONSTRATIVO DAS MOVIMENTAÇÕES DO ALMOXARIFADO”, e a “POSIÇÃO DO ALMOXARIFADO”, para aqueles que não operam com o Sistema.

7.5.1 – as totalizações dos valores financeiros de todos os Inventários deverão ser relacionados e consolidadas por Unidade Orçamentária, na forma do “RESUMO DO INVENTARIO FINANCEIRO DE MATERIAIS ESTOCADOS” ANEXO II desta Portaria e, todos esses documentos, carimbados e assinados pelo Titular da Unidade Orçamentária e pelo Responsável da Área Contábil, deverão ser encaminhados ao Departamento da Contadoria, impreterivelmente, até o dia 10 do mês subseqüente, para fins de verificação.

8 – DA GUARDA DE DOCUMENTAÇÃO

8.1 – Os usuários do Sistema SUPRI deverão manter arquivados, por um período mínimo de cinco anos, todos os documentos , mesmo os cancelados, de entrada e de saída de materiais de seus Almoxarifados, bem como os Inventários Físicos.

9 – DAS INCONSISTENCIAS

9.1 – NOS NIVEIS DE ESTOQUE:

9.1.1 –eventuais diferenças apuradas nos saldos físicos e/ou financeiros dos itens estocados num Almoxarifado, somente poderão sofrer as devidas correções, nos termos da legislação vigentes após autorização do seu responsável, mediante a utilização da tela 044 – “AJUSTE DE LANÇAMENTO”.

9.2 – NO CONTROLE DE EMPENHO

9.2.1 – os eventuais erros nos lançamentos de entrada de materiais na tela 046 – “ENTRADA DE MATERIAIS”, implicarão, automaticamente, registro equivocado das aquisições dos materiais, no Empenho, devendo, por isso,tais lançamentos ser corrigidos, utilizando-se a tela 064 – “AJUSTE DE LANÇAMENTO DE MATERIAIS NO EMPENHO”.

9.3 – os ajustes dos subitens 9.1 e 9.2, bem como os casos dos subitens 4.2.1..2.5, 6.3.1. e 7.4 deverão ser formalizados em um único Processo devidamente circunstanciado, nos termos da legislação vigente, cujo numero deverá constar, em cada caso, nas respectivas telas 044 ou 064;

10 – DO CANCELAMENTO DAS NOTAS DE FORNECIMENTOS EMITIDAS:

10.1 – o cancelamento só poderá ser efetuado em até 30 dias corridos da data em que a NOTA DE FORNECIMENTO DE MATERIAIS for emitida;

10.2 – o cancelamento das Notas, que ocorrer após o período descrito acima, deverá ser feito pela Unidade emissora da Nota, após os procedimentos descritos no subitem 9.3.

11 – DAS DISPOSIÇOES FINAIS.

11.1 – para facilitar os trabalhos dos Usuários, o Sistema SUPRI dispõe, nesta data, das seguintes telas:

a) DE UTILIZAÇÃO:

042 – ATUALIZAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS DO MATERIAL

043 – CADASTRAMENTO INICIAL

044 – AJUSTE DE LANÇAMENTO

045 – REGISTRO DE COMPRAS EFETUADAS

046 – ENTRADA DE MATERIAIS – COMPRAS

047 – DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS

048 – TRANSFERENCIA DE MATERIAIS PARA

049 – TRANSFERENCIA DE (RECEBIMENTO)

050 – DOAÇÃO DE MATERIAIS

051 – DEVOLUÇÃO DE MATERIAIS DISTRIBUIDOS

052 – BAIXA POR DESUSO/IMPRESTABILIDADE

053 – ATUALIZAÇÃO DE COTAS DE CONSUMO

054 – EMISSÃO DE NOTAS

055 – TRANSFERENCIA DE MATERIAIS DE ALMOXARIFADOS NÃO IMPLANTADOS

061 – MUDANÇA DE CODIGO DE MATERIAL – PARA EXCLUIR

063 – DEVOLUÇÃO DE MATERIAS SEM NOTA

064 – AJUSTE DE LANÇAMENTO DE MATERIAIS NO EMPENHO

A115 – AJUSTE DE INVENTARIO.

b) DE CONSULTAS

045 – REGISTRO DE COMPRAS EFETUADAS (Saldo do Empenho no SUPRI. Material e Quantidades Adquiridos)

300 –TABELA DE MATERIAIS E SERVIÇO

317 – POSIÇÃO DE ESTOQUE POR MATERIAL

318 – NOTAS EMITIDAS

333 – MATERIAIS POR ALMOXARIFADO

346 – PESQUISA FONETICA DE MATERIAIS

327 – PESQUISA DE NOTAS DE TRANSFERENCIA PENDENTES

c) DE EMISSÃO:

604 – SOLICITAÇÃO DE RELATORIOS

605 – CANCELAMENTO/REEMISSÃO DE NOTAS

11.2 – os usuários contam, ainda, com RELATORIOS REMOTOS, emitidos pela PRODAM, com periodicidades variáveis, em função das necessidades de cada interessado, que podem ser solicitados ao DEMAT.4

11.3 – Almoxarife, pe o responsável direto pelo Recebimento físico, pela Guarda, pela Preservação e pela Entrega dos Materiais de seu Almoxarifado, mediante documentação apropriada.

11.4 – os REGISTROS ANALITICOS de cada Almoxarifado são da responsabilidade das respectivas UNIDADES DE SUPRIMENTO (Compras), às quais cabe, também, o Planejamento e o Controle das QUOTAS DE CONSUMO, da DISTRIBUIÇÃO e das AQUISIÇÕES; portanto, essas funções não podem ser confundidas com as da pessoa do Almoxarife, a fim de garantir o Controle e a Confiabilidade das Informações Registradas

11.5 – caberá somente aos Operadores efetuar todo e qualquer registro referente à atualização dos estoques. Aos Operadores-mestres é atribuída a competência para acompanhar e controlar toda a movimentação efetuada no Almoxarifado por meio do Sistema SUPRI.

11.6 – O atual formulário para Inventário, referido no subitem 7.3.3, deverá ser aproveitado até a exaustão de seus estoques, adaptando-o de forma a conter as informações do novo modelo, Anexo I desta portaria.

12 – Os casos omissões, ou duvidas, serão resolvidos pelo DEMAT4/CONT.

13 – Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

CELSO PITTA.

Secretaria das Finanças.

MARCELINO ROMANO MACHADO

Secretario Municipal da Administração.