COMUNICADO 15/09 - SMG

SISTEMA MUNICIPAL DE SUPRIMENTOS - SUPRI

INVENTÁRIO SEMESTRAL - ORIENTAÇÃO AOS USUÁRIOS

1 - Tendo em vista a necessidade de orientar as Unidades Orçamentárias, quanto à utilização do Sistema SUPRI para realização de INVENTÁRIO SEMESTRAL em seus ALMOXARIFADOS , de acordo com o disposto no item 7 da Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96, informamos que:

1.1 - No período de 15 a 30 de Junho , o SISTEMA SUPRI disponibilizará para as Unidades a tela A 116 “SUSPENSÃO DE ALMOXARIFADO PARA INVENTÁRIO SEMESTRAL” , a qual uma vez acionada, bloqueará imediatamente para os almoxarifados qualquer tipo de movimentação de rotina (entradas, saídas e ajustes) de modo a permitir a realização do inventário, ou seja, os almoxarifados poderão ser paralisados a qualquer dia dentro do período citado, conforme a quantidade de itens a serem inventariados, bastando para isso, preencher os campos da tela A 116 (código do almoxarifado e código da impressora) e teclar “ENTER” .

1.2 - Antes de realizar os procedimentos citados no item anterior, sugerimos que as Unidades procedam à emissão do relatório “INVENTÁRIO FÍSICO/FINANCEIRO”, obtido por meio da tela E 604, opção 02, para verificar se os valores financeiros dos materiais estão corretos.

1.3 - Caso haja discrepância de informações em relação aos valores financeiros, os mesmos deverão ser ajustados por meio da tela A 044 “AJUSTE DE LANÇAMENTO”, antes da paralisação do almoxarifado para inventário.

1.4 - Uma vez paralisados, os almoxarifados só serão reativados, automaticamente, em 01 de Julho de 2009 .

1.5 - Durante a paralisação dos almoxarifados, não estarão liberadas as telas de atualização, com exceção das telas A 042 “ATUALIZAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS DO MATERIAL”, A 115 “AJUSTE DE INVENTÁRIO” e A 116 “SUSPENSÃO DE ALMOXARIFADO PARA INVENTÁRIO SEMESTRAL”.

1.6 - Todas as telas de consulta e os relatórios emitidos via tele-impressora, permanecerão disponíveis no decorrer da realização do inventário.

1.7 - A quantidade de cada material, apurada durante o inventário, deverá ser anotada na coluna “ESTOQUE APURADO”, do relatório SJ101058/A “RELAÇÃO PARA INVENTÁRIO FÍSICO-FINANCEIRO (INVENTÁRIO SEMESTRAL)”, emitido via tele-impressora por meio da tela A 116.

1.8 - O relatório SJ101058/A apontará, para todos os materiais, inclusive os zerados, a posição de estoque registrada no SUPRI no momento da paralisação do almoxarifado. Serão informados também os materiais desativados no 1º. Semestre de 2009, com seus respectivos saldos físico-financeiros zerados.

1.9 - A QUANTIDADE DE CADA MATERIAL, apurada no inventário, que for divergente daquela apontada pelo relatório SJ101058/A, deverá ser registrada no SUPRI, impreterivelmente, até 30 de Junho, por meio da tela A 115 “AJUSTE DE INVENTÁRIO”.

Enfatizamos que devem ser registradas apenas as quantidades que forem divergentes daquelas apuradas no processo de inventário, e não as diferenças constatadas entre essas quantidades e as informadas pelo relatório.

1.10 - O material inventariado, que até aquele momento não tiver sido cadastrado no SUPRI, deverá ser relacionado na tela A 115 “AJUSTE DE INVENTÁRIO”, informando-se o seu código, quantidade e valor total.

1.11 - Caso seja constatado, durante o inventário, quantidades de materiais desativados, os mesmos deverão ser reativados na tela A 042 “ATUALIZAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS DO MATERIAL” e posteriormente, cadastrados na tela A 115 “AJUSTE DE INVENTÁRIO”, informando-se o seu código e quantidade.

1.12 - O campo “VALOR APURADO”, constante da tela A 115 “ AJUSTE DE INVENTÁRIO”, só poderá ser utilizado para informar o valor total do material inventariado mas ainda não cadastrado para o Almoxarifado, ou para aquele item cujo valor no SUPRI seja igual a zero.

1.13 - Rogamos aos usuários ATENÇÃO no momento da digitação do código do material e da quantidade a ser registrada na tela A 115 “AJUSTES DE INVENTÁRIO”.

1.14 - Para conferência das informações digitadas, pode-se, ou consultar material a material, por meio da tela C 317 - “CONSULTA POSIÇÃO DE ESTOQUE - FÍSICO/FINANCEIRO”, ou obter a relação com todos os materiais, por meio da tela E 604, opção 02.

1.15 - Os registros efetuados na tela A 115 deverão ser justificados no mesmo processo já utilizado para os demais casos de ajustes, conforme os itens 7.4 e 9.3 da Portaria Intersecretarial SF/SMA 01/96, sendo necessário o preenchimento do campo “PROCESSO” com o número respectivo.

1.16 - Os almoxarifados receberão, no início de Julho/2009, 02 (duas) vias dos relatórios SJ1010B8/A “INVENTÁRIO FÍSICO/FINANCEIRO SEMESTRAL” e 01 (uma) via do relatório SJ1010B3/C “RELATÓRIO ESTATÍSTICO FINANCEIRO DO ESTOQUE”.

1.17 - Os almoxarifados ao receberem os relatórios referidos no item anterior, deverão, de imediato, remeter 01 (uma) via para sua área contábil afim de que seja providenciado o determinado no item 7.5.1 da Portaria supra citada.

1.18 - Do relatório remoto SJ1010B8/A “INVENTÁRIO FÍSICO-FINANCEIRO SEMESTRAL”, a ser emitido pela PRODAM, constam as seguintes informações físico-financeiras:

SALDO ANTERIOR : corresponde à posição de estoque em 31.12.2008 .

ENTRADAS : corresponde ao total das entradas de materiais ocorridas durante o 1º. Semestre/2009 .

SAÍDAS : corresponde ao total das saídas de materiais ocorridas durante o 1º. Semestre/2009 .

SALDO ATUAL ANTES DO INVENTÁRIO : (referido no item 1.2 do presente comunicado) corresponde à posição de estoque de 31.12.2008, mais as entradas, menos as saídas, ocorridas durante o 1º. Semestre/2009 .

SALDO ATUAL APÓS O INVENTÁRIO: corresponde à posição do estoque atualizada com os ajustes de Inventário efetuados.

DIFERENÇA DE INVENTÁRIO: corresponde à diferença entre o Saldo Atual Após o Inventário menos o Saldo Atual Antes do Inventário .

1.19 - Os relatórios SJ1010B8/A e SJ1010B3/C devem estar devidamente conciliados; no entanto, em virtude da possível existência de notas de transferências pendentes de recebimento, até o momento da paralisação do almoxarifado para o inventário semestral, podem ocorrer divergências de valores entre esses relatórios.

Assim, na informação financeira “SALDO ATUAL” apontada no relatório SJ1010B3/C “RELATÓRIO ESTATÍSTICO FINANCEIRO DE ESTOQUE”, estão disponibilizados, tanto para os almoxarifados de origem quanto para os de destino, os valores das notas de transferências emitidas, independente do efetivo recebimento, pelo destinatário, dos materiais nelas relacionados.

Por outro lado, no relatório SJ1010B8/A “INVENTÁRIO FÍSICO SEMESTRAL”, os valores financeiros que nele são apontados, correspondem às quantidades dos materiais efetivamente contados por ocasião do inventário.

1.20 - As telas A 042, A 115 e A 116 estarão disponíveis para todos os operadores devidamente cadastrados no Sistema, no período de 15 a 30 de Junho .

1.21 - Sugerimos que as Unidades mantenham em arquivo o relatório SJ101058/A, assim como 01 (uma) via dos relatórios SJ1010B8/A e SJ1010B3/C, em atendimento ao disposto no item 8.1 da Portaria supra citada.