DESPACHO

PORTARIA IPREM N° 27 DE 08 DE MARÇO DE 2019.

ROBERTO AUGUSTO BAVIERA, Superintendente do Instituto de Previdência do Município de São Paulo – IPREM, usando das atribuições conferidas pelas Leis Municipais nº 8.989, de 29 de outubro de 1979, nº 9.157, de 1º de Dezembro de 1980, e nº 13.973, de 12 de maio de 2005, e demais normas aplicáveis no âmbito da Administração Municipal, e;

CONSIDERANDO a necessidade de adequação e o redimensionamento das atividades administrativas e atribuições, a gestão e a otimização dos recursos materiais e humanos a fim de garantir a continuidade nos serviços para atendimento das finalidades institucionais;

DISPÕE:

Art. 1º Ficam atribuídas ao Gabinete da Superintendência, as atividades de:

I. realizar e organizar o expediente da autarquia, da Superintendência e Chefia de Gabinete;

II. efetuar o controle dos processos, documentos e correspondências do Gabinete da Superintendência e providenciar sua tramitação junto ás áreas do IPREM;

III. autuar, promover a juntada e tramitar processos no SEI;

IV. separar, relacionar e controlar diariamente o itinerário do serviço de motofrete;

V. gerir serviço de passagens aéreas;

VI. exclusivamente providenciar a publicação no Diário Oficial da Cidade de São Paulo de todos os atos, normativos e documentos correlatos da autarquia, elaborados na Superintendência e nas respectivas Divisões ;

VII. exclusivamente receber e encaminhar Ofícios, correspondências, oriundos do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – TCE/SP; Ministério Público de São Paulo – MPE; Ministério Público do Trabalho – MPT; Judiciário, órgãos de fiscalização e controle;

VIII. cumprir outras atribuições que lhe forem determinadas.

Art. 2º Ficam atribuídas às atividades da Divisão de Assuntos Internos (DAI) nas seguintes conformidades:

I - indicar gestores e fiscais de Contratos para aprovação da Superintendência;

II - consolidar as requisições de utilização dos serviços de Tráfego, de Reprografia, de Passagens Aéreas e de Motofrete;

III - gerenciar a execução de serviços de copa ;

IV - controlar as solicitações de reserva do auditório e sala do conselho para uso interno e externo;

V - gerir as áreas elencadas nos artigos 3 a 9;

VI - cumprir outras atribuições que lhe forem determinadas.

Art. 3º. Ficam atribuídas ao Setor de Compras da DAI, dentre outras inerentes à suas competências as atividades de aquisição de bens e serviços nas formas previstas em lei, mediante descrição da especificação e/ou Termo de Referência da área demandante com as seguintes atribuições:

I - preparar os editais de licitação e realizar o pregão eletrônico;

II - pesquisar Ata de Registro de Preço – ARP do objeto a ser contratado;

III - solicitar autorização ao detentor da ARP;

IV - conferir habilitação das empresas fornecedoras de materiais e serviços;

V - realizar compras por dispensa de licitação;

VI - solicitar catálogo ou amostra aos fornecedores;

VII - verificar se o produto ou serviço atende a necessidade da área demandante;

VIII - elaborar resumo técnico para conhecimento e autorização do diretor;

IX - realizar pesquisa e média de preço com os fornecedores;

X - adjudicar o objeto de contratação no sistema eletrônico de compras;

XI - elaborar e remeter dados, informações e relatórios gerenciais solicitados pela diretoria da Divisão de Assuntos Internos e Núcleo de Planejamento e Gestão nos prazos e modelos estabelecidos;

XII - cumprir outras atribuições que lhe forem determinadas.

Parágrafo único. Os membros da Comissão Permanente de Licitação atuarão em conjunto para a consecução dos objetivos da DAI.

Art. 4º. Ficam atribuídas à Seção de Material da DAI, dentre outras inerentes à suas competências, as atividades de Gestão de Contratos com as seguintes atribuições:

I - acompanhar a vigência do contrato;

II - elaborar e publicar no Diário Oficial de São Paulo os Termos de Contrato, Aditamento, Apostilamento e Desentranhamento quando necessário;

III - coletar assinaturas dos fornecedores no Contrato, Nota de Empenho, Termo Aditivo e Termo de Apostilamento;

IV - solicitar análise contratual nos casos de expressa necessidade de reequilíbrio econômico;

V - consultar fornecedores sobre interesse em renovar o contrato com antecedência de 120 dias;

VI - convocar fornecedores para retirada de Nota de Empenho, Contrato e Termo de Apostilamento;

VII - encaminhar Contrato para avaliação e manifestação do Núcleo de Apoio Jurídico;

VIII - encaminhar Contrato, Ordem de Início e Termo Aditivo assinado aos fornecedores;

IX - encaminhar cópia da garantia contratual para providências contábeis a DFC;

X - encaminhar contrato para cálculo de percentual de alteração conforme acompanhamento do Índice de Preços ao Consumidor – IPC-FIPE ou da Tabela do Conselho Monetário Nacional de Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo CMN-IPCA a DFC;

XI - encaminhar Processo Administrativo solicitando manifestação do Fiscal do Contrato;

XII - acompanhar atualização cadastral do Fornecedor;

XIII - autuar e instruir os Processos de Pagamento dos contratos de fornecimento de materiais e serviços;

XIV - instruir os Processos de Pagamento com documentação encaminhada pelo Fiscal do Contrato com o aceite do material ou serviço conforme legislação vigente;

XV - manter o Processo de Pagamento sob custódia enquanto a vigência do contrato;

XVI - encaminhar Processos de Pagamento a DFC para verificar pendências contábeis;

XVII - gerir o rateio das despesas do IPREM com a Escola Municipal de Administração Pública de São Paulo – EMASP e do Centro Educacional Infantil – CEI;

XVIII - elaborar e remeter dados, informações e relatórios gerenciais solicitados pela diretoria da Divisão de Assuntos Internos e Núcleo de Planejamento e Gestão nos prazos e modelos estabelecidos;

XIX - cumprir outras atribuições que lhe forem determinadas.

Art. 5º. Ficam atribuídas ao Setor de Bens Patrimoniais da DAI, dentre outras inerentes à suas competências, as atividades do Setor de Almoxarifado com as seguintes atribuições:

I - realizar o expediente da Divisão de Assuntos Internos;

II - incorporar ao acervo da Instituição todos os bens que tenham sido adquiridos por compra, doação, permuta, benfeitoria, produção própria de bens, reprodução, reposição, reativação e outros;

III - controlar a movimentação de bens patrimoniais entre as unidades do IPREM;

IV - efetuar a movimentação dos bens patrimoniais quando solicitado;

V - alterar layout das salas administrativas quando solicitado;

VI - realizar baixa de bens patrimoniais;

VII - realizar o Inventário Geral dos bens patrimoniais;

VIII - gerir a execução de serviços de manutenção nos bens patrimoniais;

IX - gerir as requisições de materiais;

X - receber e emitir Nota de Fornecimento ou Distribuição de materiais;

XI - receber e conferir os materiais entregues conforme contrato e nota fiscal;

XII - efetuar controle e organização de materiais estocados;

XIII - receber e controlar a distribuição dos garrafões de água nas áreas administrativas do IPREM;

XIV - efetuar fechamento semanal da movimentação de materiais;

XV - realizar Inventário Físico e Financeiro dos materiais estocados;

XVI - elaborar e remeter dados, informações e relatórios gerenciais solicitados pela diretoria da Divisão de Assuntos Internos e Núcleo de Planejamento e Gestão nos prazos e modelos estabelecidos;

XVII - cumprir outras atribuições que lhe forem determinadas.

Parágrafo único. Fica sob responsabilidade das áreas requisitantes a retirada dos materiais solicitados mediante prévio agendamento com o responsável pelo Setor de Bens Patrimoniais.

Art. 6º. Ficam atribuídas ao Setor de Arquivo da DAI, dentre outras inerentes à suas competências relativas à Autarquia e à Entidade Gestora, as atividades de:

I - arquivar os documentos e processos encerrados e encaminhados pela autoridade competente;

II - conferir toda a documentação recebida para ser arquivada, solicitando as providências cabíveis, caso haja divergências de conteúdo;

III - dar o tratamento adequado ao arquivo histórico, conforme a legislação vigente;

IV - realizar as atividades de classificação de documentos, de acordo com a tabela de temporalidade documental;

V - encaminhar proposta de descarte de processos e documentos à diretoria da Divisão de Assuntos Internos, em observância às normas regulamentares da temporalidade documental;

VI - atender as exigências do Decreto n° 51.714/10 e suas alterações, em especial, quanto ao controle dos procedimentos relativos ao arquivamento e desarquivamento;

VII - apresentar à diretoria da Divisão de Assuntos Internos proposta de atualização da tabela de temporalidade documental;

VIII - acompanhar os processos de criação e implementação dos sistemas informatizados para o Setor de Arquivo;

IX - acompanhar e cumprir as solicitações do Tribunal de Contas do Município de São Paulo, conforme disposições do Decreto n° 51.714/10 e suas alterações;

X - manter em bom estado de conservação toda a documentação existente no arquivo;

XI - elaborar e remeter dados, informações e relatórios gerenciais solicitados pela diretoria da Divisão de Assuntos Internos e Núcleo de Planejamento e Gestão nos prazos e modelos estabelecidos;

XII - cumprir outras atribuições que lhe forem determinadas.

Art. 7º Ficam atribuídas a Seção de Pessoal da DAI, dentre outras inerentes à suas competências relativas à Autarquia, as atividades de:

I - gerir e executar folha de pagamento e cumprir obrigações legais de ativos e inativos do IPREM;

II - administrar quadro geral de pessoal do IPREM;

III - gerir progressão e promoção de cargos e carreiras;

IV - executar posse de ingresso de servidores no IPREM;

V - autuar, instruir e gerir processos de concessão de aposentadoria de servidores do IPREM;

VI - emitir Certidão de Tempo de Serviço – CTS, Certidão de Tempo de Contribuição – CTC dos servidores do IPREM;

VII - efetuar controle de Declaração de Família e Declaração de Dependentes dos servidores ativos e inativos do IPREM;

VIII - gerir e executar controle e pagamento de férias;

IX - gerar documentação para pagamento de férias em pecúnia;

X - gerir e executar controle de Licenças diversas de servidores ativos do IPREM;

XI - gerir e zelar pelos prontuários de servidores do IPREM;

XII - gerir documentação para pagamento de auxílio funeral;

XIII - efetuar controle de frequência de servidores cedidos a outros órgãos;

XIV - gerir pedidos de isenção de imposto de renda dos servidores do IPREM;

XV - efetuar levantamento de informações para cumprimento de determinações judiciais;

XVI - efetuar recadastramento dos servidores ativos e inativos do IPREM;

XVII - elaborar e executar os procedimentos relativos à efetivação das folhas de inativos do TCMSP, da CMSP e SFMSP, inclusive as suplementares e os saldos de aposentadoria por falecimento;(Revogado pela Portaria IPREM nº 42/2019)

XVIII - consolidar e remeter a DIRF anual à Receita Federal do Brasil – RFB relativas as informações das folhas de pensão, de ativos do IPREM, e dos inativos do TCMSP, CMSP e SFMSP;(Revogado pela Portaria IPREM nº 42/2019)

XIX - atender os servidores ativos, inativos e pensionistas em relação a comprovantes de rendimentos de precatórios;

XX - informar prontamente por escrito ao Núcleo de Tecnologia da Informação a ocorrência de férias, aposentadoria ou exoneração de servidores;

XXI - elaborar e remeter dados, informações e relatórios gerenciais solicitados pelo Núcleo de Planejamento e Gestão nos prazos e modelos estabelecidos;

XXII - cumprir outras atribuições que lhe forem determinadas.

Parágrafo único. A transposição das atividades para a Seção Pessoal conforme previsto no caput serão implementadas em até 30 (trinta) dias a contar da data de publicação desta Portaria.

Art. 8º Ficam atribuídas ao Setor de Seleção e Treinamento da DAI, dentre outras inerentes à suas competências, as atividades de:

I - realizar a gestão do sistema de estágios do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo – IPREM, que compreende:

a) solicitar, gerir e fiscalizar a contratação de agentes de integração de estágios;

b) formalizar contratos e convênios com instituições de ensino;

c) identificar a necessidade de contratação de estagiários com o gerenciamento do preenchimento ou o remanejamento das vagas, de acordo com a necessidade e a capacidade de cada unidade demandante de estágio;

d) acompanhar e orientar a elaboração dos planos de estágio curricular em consonância com o conteúdo programático dos respectivos cursos, observadas as normas específicas de cada conselho ou órgão de classe, inclusive com o desenho dos perfis de estágio de cada área demandante;

e) orientar as áreas demandantes e aos supervisores quanto ao trabalho a ser desenvolvido com os estagiários;

f) gerenciar e executar o processo de recrutamento e seleção dos estudantes de instituições conveniadas diretamente ou por meio de agente de integração;

g) firmar com o estudante selecionado o respectivo termo de compromisso, assim como outros documentos essenciais à formalização do estágio;

h) realizar avaliações periódicas dos estagiários e dos supervisores de estágio das áreas demandantes;

i) identificar e propor ações de integração, capacitação e aperfeiçoamento profissional aos estagiários, podendo ser realizadas em parceria com instituições de ensino e com a agente integradora de estágio;

j) gerenciar a folha de pagamento dos estagiários e do agente de integração de estágios, providenciando as medidas necessárias para a efetivação do pagamento da bolsa-auxílio e auxílio-transporte;

k) gerir e controlar o recesso e o percebimento de auxílio-transporte;

l) proceder com o cancelamento das bolsas-auxílio dos estudantes que não cumprirem o termo de compromisso;

m) emitir e assinar certidão de estágio, atestado de realização de estágio e declarações específicas referentes ao estágio realizado;

n) manter uma central de informações permanente e atualizada, contendo a documentação dos atos internos, os estudos técnicos realizados e o cadastro geral de todos os estagiários, inclusive informações referentes aos contratos de estágios atuais e findos;

o) propor melhorias quanto ao sistema de estágio do IPREM;

p) coordenar e executar demais atividades inerentes à gestão do sistema de estágio do IPREM vigente.

II - realizar a gestão da integração, capacitação e aperfeiçoamento profissional e educação previdenciária aos servidores do IPREM e de servidores que exerçam atividades previdenciárias, que compreende:

a) identificar e antever necessidades de capacitação e aperfeiçoamento profissional;

b) planejar, executar e propor ações de capacitação e aperfeiçoamento profissional, alinhadas ao plano estratégico da previdência;

c) planejar, executar e propor ações de integração para novos servidores do IPREM juntamente com as demais áreas do instituto;

d) solicitar, gerir e fiscalizar a contratação de agentes especializados para a realização de integração, capacitação e aperfeiçoamento profissional e educação previdenciária;

e) divulgar, centralizar e consolidar a inscrição e controle de frequência dos servidores do IPREM nos cursos de formação oferecidos pela Escola Municipal de Administração Pública (EMASP) e outras unidades de ensino;

f) emitir e assinar certificados e declarações de participação nas ações de capacitação, aperfeiçoamento profissional e educação previdenciária próprias do IPREM;

g) propor, organizar, gerir e desenvolver planos, programas e agenda com a promoção de eventos, oficinas, grupos de trabalho, conferências, congressos e palestras com o objetivo da promoção da educação previdenciária para segurados e beneficiários;

h) estabelecer parcerias com unidades de ensino e outras organizações com o objetivo da promoção da educação previdenciária para segurados e beneficiários;

i) manter uma central de informações permanente e atualizada, contendo a documentação dos atos internos, os estudos técnicos realizados e o cadastro geral de todas as proposições de integração, capacitação, aperfeiçoamento e eventos realizados, incluindo dados de todos os participantes inscritos e presentes, plano de ensino, resultado das eventuais avaliações realizadas nos cursos e certificados e declarações emitidas pelo IPREM;

j) propor, coordenar, promover e executar demais atividades inerentes à capacitação e aperfeiçoamento profissional.

III - gerenciar a avaliação de desempenho individual vigente;

IV - informar prontamente por escrito ao Núcleo de Tecnologia da Informação a ocorrência de férias e término de contrato de estagiários;

V - elaborar e remeter dados, informações e relatórios gerenciais solicitados pelo Núcleo de Planejamento e Gestão nos prazos e modelos estabelecidos;

VI - cumprir outras atribuições que lhe forem determinadas.

Art. 9. Ficam atribuídas a Seção de Engenharia da DAI, dentre outras inerentes à suas competências, as atividades do Setor de Zeladoria e Vigilância com as seguintes atribuições:

I - vistoriar e avaliar os imóveis a serem transacionados, elaborando laudos técnicos e opinando sobre a viabilidade da operação;

II - examinar as modificações de projetos de construção e reforma;

III - analisar e aprovar orçamentos e cronogramas de obras e serviços de engenharia;

IV - efetuar estudos de projetos, orçamentos, reajustes de preços de obras ou serviços de engenharia;

V - dirigir, orientar e fiscalizar todos os serviços de manutenção ou reforma de imóveis de propriedade ou de utilização do IPREM;

VI - supervisionar serviços de prevenção e treinamentos de combate a incêndios;

VII - realizar perícias de engenharia;

VIII - gerir a execução de serviços de manutenção predial;

IX - elaborar e remeter dados, informações e relatórios gerenciais solicitados pelo Núcleo de Planejamento e Gestão nos prazos e modelos estabelecidos;

X - cumprir outras atribuições que lhe forem determinadas.

Art. 10. Ficam estabelecidas as hierarquias e alteradas as lotações dos servidores da DAI conforme disposto no Anexo da presente portaria.

Art. 12. Ficam revogadas os artigos 6º, 7º, 10, 17, 18, 19, 20 e 21 da Portaria IPREM nº 29, de 2015.