ATO DPR / 017 / 03

CELSO OLIVEIRA MARCONDES DE FARIA , Diretor Presidente da ANHEMBI, no uso das competências que lhe são conferidas pelo Estatuto Social, em especial, nos termos do art. 29, I, alínea "g" e

CONSIDERANDO a necessidade da Anhembi aprimorar seus procedimentos internos;

RESOLVE estabelecer o presente

REGULAMENTO INTERNO DE IMPLANTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DE FUNDO ROTATIVO, REEMBOLSO DE DESPESAS, VALE PROVISÓRIO E SOLICITAÇÃO ESPECIAL DE VERBA

CAPÍTULO I

Art. 1º - Este regulamento estabelece normas gerais de procedimentos internos desta empresa, com o objetivo de implantar à utilização de fundo rotativo, reembolso de despesas, vale provisório e solicitação especial de verba.

CAPÍTULO II

Art. 2º - PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DE FUNDO ROTATIVO, REEMBOLSO DE DESPESAS VALE PROVISÓRIO

I - INTRODUÇÃO: O presente instrumento tem por finalidade estabelecer os procedimentos básicos de funcionamento e utilização de:

a) Fundo Rotativo

b) Reembolso de Despesa e

c) Vale Provisório

II - AMPARO LEGAL: Quanto à implantação de procedimentos para utilização de fundo rotativo, reembolso de despesas e vale provisório, o parágrafo único do art. 60 da Lei nº 8666/93 determina:

§ 1º - É nulo e de nenhum efeito o contrato verbal com a Administração, salvo o de pequenas compras de pronto pagamento, assim entendidas aquelas de valor não superior a 5% (cinco por cento) do limite estabelecido no art. 23, inciso II, alínea "a", desta Lei, feitas em regime de adiantamento.

§ 2º - Diante da previsão supra, pode-se firmar entendimento preliminar no sentido de que ajustes cujo objeto verse sobre pequenas compras de pronto pagamento a serem realizadas pela Administração Pública e que não ultrapassem o limite de R$ 4.000,00 (quatro mil reais), o qual corresponde a 5% (cinco por cento) do limite estabelecido no art. 23, inciso II, alínea "a", da Lei nº 8.666/93, podem ser celebradas através de contrato verbal.

§ 3º - Poderá ser utilizado o regime de adiantamento quando for exigido pronto pagamento para atender despesas de pequeno vulto.

§ 4º - O adiantamento direto não poderá abranger período de realização da despesa superior a um mês de duração, ressalvada a necessidade de prazo maior, no caso de viagens temporárias de empregados no interesse da Anhembi.

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 3º - Fundo Rotativo - Utilizado pelas Unidades Organizacionais autorizadas.

§ 1º - É o numerário custodiado na unidade solicitante, e tem por objetivo atender, de imediato, pequenas despesas que requeiram pronto pagamento e que não sejam feitas em parcelas. É utilizado pelas unidades que, pela natureza de suas atividades, tenham constante e permanente necessidade de realização dessas despesas.

§ 2º - Não deverá ser utilizado para aquisição de bens pertencentes ao ativo imobilizado da Empresa, tais como: impressoras, telefones, móveis, etc., que deverão ser adquiridos via Gerência de Compras - GCO.

§ 3º - A solicitação do fundo rotativo será feita uma única vez, via Correspondência Interna - (anexo I).

§ 4º - A prestação de contas deverá ser feita até o último dia útil do mês em que a verba foi liberada, independente ou não de ter sido totalmente utilizada, sem o que não serão liberados novos valores.

§ 5º - A prestação de contas junto à Gerência Financeira - GFI, será através de Correspondência Interna - "CI" discriminando todas as despesas, conforme procedimentos a seguir:

a) Através da CI (anexo I - A) devidamente preenchida, assinada e autorizada pela Unidade respectiva e com "De Acordo" do Diretor da área. Só serão aceitos, em 1ª via, como comprovantes de gastos, devidamente assinados pelo gerente:

a.1) Notas Fiscais para aquisição de materiais;

a.2) Notas Fiscais de Prestação de Serviços;

a.3) Recibos de prestação de contas de condução, sempre em vias originais, salvo custas judiciais.

b) Para aquisição de materiais e prestação de serviços, deverá ser exigida do fornecedor a Nota Fiscal em nome da ANHEMBI TURISMO E EVENTOS DA CIDADE DE SÃO PAULO S/A - Av. Olavo Fontoura nº 1209 - Parque Anhembi - São Paulo - SP - CEP: 02012-021 - CNPJ/MF 62.002.886/0001-60 - CCM 1.168.948-3, IE 104.969.196.117, contendo obrigatoriamente recibo de quitação do fornecedor e vistado pelo detentor da respectiva nota.

c) Exemplos de Notas não aceitas para prestação de contas:

c.1) Vales referentes a adiantamento por conta de despesas a efetuar;

c.2) Documentos de pagamentos relativos a períodos anteriores ou posteriores ao prestação de contas;

c.3) Notas Fiscais que não contenham impressas as inscrições de CNPJ ou CPF, Inscrição Estadual, salvo as isenções previstas em lei;

c.4) Recibos por serviços prestados sujeitos a normas tributárias, previdenciárias e trabalhistas (carreteiros, peritos, tradutores, despachantes, sociedades civis de profissionais liberais, autônomos e outros);

d) É vedada a concessão à responsável por dois adiantamentos dentro do mês.

Art. 4º - Reembolso de Despesa (anexo II) - Utilizado por unidades que não possuem Fundo Rotativo

§ 1º - Reembolso de despesa - utilizando o formulário "Nota de Despesas", através do qual a unidade solicita à Tesouraria o reembolso de despesa já efetuada. É utilizado em casos de pagamento de despesas tais como: táxi, almoço/jantar de representação, etc.

§ 2º - As despesas com táxi deverão discriminar itinerário, motivo da utilização e nome do usuário.

§ 3º - Em caso de reembolso de quilometragem, deverão constar no formulário "Nota de Despesa", os dados do veículo, nome do usuário, itinerário, quilometragem percorrida, motivo de utilização de veículo próprio e, quando for o caso, deverá ser anexado o comprovante de estacionamento.

Art. 5º - Vale Provisório

§ 1º - Vale Provisório (anexo III) - Formulário através do qual a unidade solicitante retira junto à Tesouraria, numerário no valor máximo de R$ 300,00 (trezentos reais), que tem por objetivo atender, de imediato, pequenas despesas que requeiram pronto pagamento. É utilizado pelas unidades que, pela natureza de suas atividades, não necessitam de fundo rotativo, já que a realização dessas pequenas despesas não é constante e permanente.

§ 2º A prestação de contas dar-se-á na forma estipulada no anexo I-A.

Art. 6º - RELAÇÃO DE UNIDADES AUTORIZADAS A UTILIZAR O FUNDO ROTATIVO:

a) Gerência de Compras - GCO - R$ 4.000,00

b) Gerência de Eventos "A" - GEV-A - R$ 4.000,00

c) Gerência de Eventos "B" - GEV-B - R$ 4.000,00

d) Gerência de Eventos "C" - GEV-C - R$ 4.000,00

e) Gerência de Engenharia e Manutenção - GEM - R$ 2.000,00

f) Gerência Jurídica - GJU - R$ 2.000,00

g) Gerência de Turismo - GTU - R$ 2.000,00

h) Gerência de Planejamento - GPL - R$ 2.000,00

Gerência de Compras (GCO) - R$ 4.000,00 (Redação dada pelo Ato ANHEMBI nº 26/2003)

Gerência de Eventos "A"; "B"; "C" - R$ 4.000,00/cada (Redação dada pelo Ato ANHEMBI nº 26/2003)

Gerência de Engenharia e Manutenção (GEM) - R$ 2.000,00 (Redação dada pelo Ato ANHEMBI nº 26/2003)

Gerência Jurídica (GJU) - R$ 2.000,00 (Redação dada pelo Ato ANHEMBI nº 26/2003)

Gerência de Turismo (GTU) - R$ 2.000,00 (Redação dada pelo Ato ANHEMBI nº 26/2003)

Gerência de Planejamento (GPL) - R$ 2.000,00 (Redação dada pelo Ato ANHEMBI nº 26/2003)

Assessoria de Marketing e Comunicação (DPR-M) - R$ 2.000,00 (Redação dada pelo Ato ANHEMBI nº 26/2003)

Assessoria de Projetos Estratégicos (DPR-P) - R$ 2.000,00 (Redação dada pelo Ato ANHEMBI nº 26/2003)

CAPÍTULO IV

REGULAMENTAÇÃO - SOLICITAÇÃO ESPECIAL DE VERBA

Art. 7º - Quanto à formalização da Solicitação Especial de Verba, faz-se a abertura de Processo Especial, e sua Prestação de Contas deverá ser apresentada no prazo de 30 (trinta dias) pelo responsável pela solicitação de verba, não podendo abranger período de realização de despesa superior a um mês.

Art. 8º - Poderá ser utilizado a solicitação especial de verba quando for exigido pronto pagamento para atender despesas de:

§ 1º - Organização e realização de eventos científicos, culturais e/ou esportivos, quando a Anhembi os patrocinar ou deles participar

a) Solicitação Especial de Verba destinada à cobertura de despesas com a organização ou participação da Anhembi em eventos inerentes às suas atividades.

§ 2º - Representação da Anhembi (somente para Diretores): nesta espécie de adiantamento, sempre devemos considerar:

a) o interesse público

b) caráter esporádico

c) razoabilidade dos gastos

§ 3º - natureza excepcional, devidamente justificadas

a) Destinado à cobertura de despesas de difícil previsibilidade.

Art. 9º - Formas de Adiantamentos:

§ 1º - Quando concernente a despesas de viagens temporárias de empregados no interesse da Anhembi, a solicitação especial de verba poderá ser feita em nome de apenas um empregado, que se responsabilizará pela prestação de contas, facultada a sua utilização por um ou mais empregados, em diferentes viagens.

§ 2º - A solicitação especial de verba para despesas com a representação da Anhembi, será formalizada em nome dos Diretores, através de processo especial de solicitação de verba, mediante prévia justificativa dos gastos.

§ 3º - A solicitação especial de verba de natureza excepcional, obedecidas as normas dele constantes, deverão ser feitos em nome do Diretor.

Art. 10º - DAS VEDAÇÕES:

§ 1º - Ficam vedadas, através da solicitação especial de verba, as aquisições de:

a) móveis, equipamentos e materiais padronizados, bem como daqueles que vierem a ser objeto de padronização;

b) materiais que constem das listas de estoque;

c) materiais com o objetivo de formar estoque.

§ 2º - Ressalte-se ainda que fica vedada, através da solicitação especial de verba, a contratação de profissionais autônomos

§ 3º - Cabe esclarecer que para adoção das medidas necessárias à concessão de solicitação especial de verba, algumas formalidades deverão ser observadas com relação à aplicação do seu regime:

a) As quantias recebidas como solicitação especial de verba, serão depositadas em conta bancária específica para cada solicitação de verba.

b) A movimentação far-se-á, sempre, por meio de cheque nominativo.

c) Os comprovantes de despesas deverão ser sempre originais, não sendo aceitos em fotocópias ou com rasuras, emendas ou entrelinhas que prejudiquem sua clareza ou legitimidade.

d) A prestação de contas deverá ser feita até o último dia útil do mês em que a verba foi liberada, independente ou não de Ter sido totalmente utilizada, sem o que não serão liberados novos valores.

e) A prestação de contas junto à Gerência Financeira - GFI, será através de Correspondência Interna - "CI", discriminando todas as despesas.

f) Os comprovantes de despesas deverão estar dentro do mês da solicitação especial de verba.

g) O empregado responsável pela solicitação especial de verba não poderá certificar o recebimento do material ou serviços nos respectivos documentos.

h) O empregado responsável pela solicitação especial de verba obrigatoriamente deverá declarar IRPF (Receita).

Art. 11º - Para os casos omissos aplicar-se-á a Lei Municipal nº 10.513/88 c/c Decreto Municipal nº 40.533/2001.

Este ato entrará em vigor na data de sua publicação.

Publique-se.

São Paulo, 12 de agosto de 2003.

CELSO OLIVEIRA MARCONDES DE FARIA

Diretor Presidente

OBS.: ANEXOS I / I-A/II E III, VIDE DOM 09/09/2003, PÁG. 50 E 51.