PORTARIA 6/10 - SEME
WALTER MEYER FELDMAN, Secretário Municipal de Esportes, Lazer e Recreação, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei:
RESOLVE:
1. Instituir na Secretaria Municipal de Esportes, Lazer e Recreação o MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS, anexo ao presente.
2. A presente Portaria regulamenta a prestação de contas prevista nos convênios firmados nos termos do disposto na Portaria 42/SEME/09.
3. O disposto neste Manual aplica-se, imediatamente, a todos os convênios a serem celebrados por esta Pasta, a partir da data de sua publicação e, da mesma forma, aos convênios atualmente em vigor, para as parcelas vincendas a partir de janeiro de 2010.
4. O mesmo entendimento do Item 3 retro aplica-se ao disposto no item 2.1 da Portaria 42/SEME/09.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS
1 - DO REPASSE DOS RECURSOS
1.1. O repasse dos recursos financeiros às Entidades Convenentes será efetuado por meio de processo de pagamento, instruído com os seguintes documentos, referentes à celebração do Convênio:
- Despacho de Autorização;
- Nota de Empenho;
- Termo de Convênio e respectivos aditivos;
- Ordem de Início;
- Plano de Trabalho;
- Cronograma de desembolso;
- Demonstrativo de aplicação financeira dos recursos recebidos.
1.1.1. Para a devida instrução do processo, no primeiro repasse de recursos, a CGPO/SUCON deverá autuar o processo de pagamento com os documentos acima juntados e encaminhá-lo CGPO/CEPC e também uma via de cada um desses documentos.
1.1.1.1. A partir do segundo repasse, havendo a necessidade da autuação do segundo e demais processos de pagamento, esta autuação será efetuada por CGPO/CEPC com os documentos recebidos de CGPO/SUCON.
1.2. Devem ser observadas as seguintes regras para o repasse dos recursos:
1.2.1. Vedação de Terceirização de Mão de Obra - Não serão repassados recursos para terceirização de mão de obra mediante a contratação de pessoa jurídica, seja empresa ou cooperativa de fornecimento de mão de obra, pela Entidade Convenente, nos termos da Portaria 42/SEME/09.
1.2.2. Vedação de Aquisição de Bens Patrimoniais para os Convênios - Não serão repassados recursos para a aquisição, pela Entidade Convenente, de bens patrimoniais, com os recursos orçamentários repassados para o Convênio, nos termos da Portaria 42/SEME/09.
1.2.3. Para as despesas com recursos humanos e despesas de manutenção, despesas administrativas, despesas de alimentação e despesas com material pedagógico esportivo, deverão ser observadas as determinações e orientações dos respectivos subitens a seguir:
1.2.3.1. Flexibilização (Remanejamento) de Recursos das Rubricas das Despesas:
1.2.3.1.1. Fica vedada a flexibilização (remanejamento) de recursos destinados a despesa com Recursos Humanos, visto ser considerada despesa fixa, para qualquer outra rubrica de despesa, e nem das outras rubricas de despesa para cobrir despesas com Recursos Humanos, a qual não poderá ser alterada após formalização do Termo de Convênio, exceto através de Despacho Autorizatório do Titular da Pasta ou a quem ele delegar e respectivo Termo de Aditamento. Da mesma forma, fica também vedada a flexibilização (remanejamento) de recursos destinados a despesa com manutenção, que é também considerada despesa fixa.
1.2.3.1.2. As rubricas de recursos das despesas administrativa, material de alimentação e material pedagógico esportivo, que são consideradas despesas variáveis, poderão ser flexibilizadas (remanejadas) entre si, desde que antecipadamente à realização da despesa, devendo a mesma ser autorizada pelo Interlocutor do convênio, que deverá manifestar-se através do parecer e aceite técnico.
1.2.3.2. Despesas com RH (Recursos Humanos):
a) Folha de Pagamento (CLT): quando tratar-se de convênio visando a prestação de serviços continuados, fica vedada a contratação de prestadores de serviços autônomos, ressalvados aqueles convênios de natureza continuada, porém de execução eventual, a serem analisados na formalização do respectivo termo de convênio.
* Para a folha de pagamento faz-se necessário detalhar, separadamente, a composição do valor total de recursos humanos (CLT) em:
- Folha de pagamento detalhada dos funcionários (CLT);
- Encargos Sociais Patronais (INSS, FGTS, SAT, Convênio Educação e Terceiros (INCRA/SESC/SEBRAE e PIS s/Folha Pagamento), todos sobre a folha de pagamento (CLT);
- Encargos Patronais com os benefícios legais de Vale-Transporte e Outros, bem como, outros benefícios aprovados nas Convenções ou Acordos Coletivos de Trabalho do Sindicato de Classe dos Empregados em Entidades Convenentes;
- Fundo provisionado (CLT) (1/3 s/férias, 13º Salário, multa s/total de FGTS {50% - cinqüenta por cento} e demais despesas com rescisão).
OBSERVAÇÃO: As Entidades Convenentes deverão observar que todo funcionário constante na folha de pagamento, prestando serviços continuados, através do Regime (CLT), pago com recursos repassados para o convênio e que for demitido sem justa causa, deverá cumprir o respectivo aviso prévio, visto não estar contemplado o pagamento rescisório de verbas indenizatórias no Fundo Provisionado.
b) Autônomos: poderão ser contratados, excepcionalmente, prestadores de serviços autônomos, para prestação de serviços nos eventos para convênios pontuais (eventuais), os quais não poderão, em hipótese alguma, ser continuados. Estes autônomos não poderão estar sujeitos à subordinação e, portanto, não podendo incluir o vale-transporte e nem outros benefícios que são obrigatórios somente para funcionários em regime de CLT, devendo estar previsto no Plano de Trabalho o valor para pagamento da cota patronal do INSS, de 20% (vinte por cento) sobre o valor bruto do RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) e reter, no RPA deste autônomo, todos os tributos determinados por Lei, bem como comprovar o recolhimento (pagamento) dos mesmos, juntando também, as declarações GFIP/SFIP e a GRPS quitada, referente aos valores devidos ao INSS, na contratação destes autônomos;
b.1) Para os profissionais autônomos contratados através de RPA Recibo de Pagamento de Autônomo, relativo ao ISS, necessitam as seguintes providências:
- quando os autônomos forem inscritos no CCM da PMSP, juntar a sua FDC Ficha de Dados Cadastrais e não reter ISS no RPA;
- quando não forem inscritos no CCM da PMSP, proceder à retenção do ISS no RPA, efetuar o recolhimento através de DAMSP e juntar o comprovante de pagamento na prestação de contas.
c) Estagiários: quando houver necessidade, na prestação de serviços do convênio, além da atividade objeto do estágio, é preciso informar o valor mensal a ser pago ao estagiário, mais o vale-transporte e fazer provisão de férias, para o período contratado.
1.3. Da Liberação dos Recursos Mediante Repasse Único
1.3.1. A liberação de recursos mediante repasse único deverá ser realizada utilizando-se o mesmo processo administrativo do Convênio.
1.3.2. A liquidação do repasse será efetuada em até 30 (trinta) dias após o adimplemento, com a comprovação da realização da prestação de serviços do convênio e a aprovação da prestação de contas; após a liquidação, o valor será liberado à entidade convenente em até 05 (cinco) dias úteis, mediante crédito em Conta Corrente específica do Convênio que for determinada pela PMSP.
1.3.3. Para a contratação de mão-de-obra de pessoas físicas, por meio de RPA Recibo de Pagamento de Autônomo, a prestação de contas será parcial. A prestação de contas total (final) será efetivada em até 30 (trinta) dias após o adimplemento, desde que esteja comprovado o pagamento de todos os tributos, na forma da Lei, e entregues as cópias das guias de recolhimento destes tributos - INSS (inclusive GFIP/SFIP), IR, ISS (e outros que couberem) - conforme mencionados em item correspondente do Termo de Convênio.
1.3.4. Para solicitar o repasse, a Entidade deverá entregar:
a) Requerimento solicitando a liberação dos recursos;
b) NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços), caso as Entidades Convenentes tenham Sede ou Filial cadastrada no Município de São Paulo e, NFS (Nota Fiscal de Serviços), caso as Entidades Convenentes sejam de fora do Município de São Paulo, devendo estas NF-e e NFS ser emitidas considerando-se o valor total do repasse - único ou mensal, em nome do Tomador dos Serviços - Secretaria Municipal de Esportes, Lazer e Recreação CNPJ nº. 46.392.122/0001-71 conforme os dados constantes da Nota de Empenho e dos respectivos Termos de Convênio, constando como modelo o seguinte histórico:
"Prestação de serviços de programas __________ para realização das atividades físicas, esportivas e sócio culturais, do ____________ SEME, na modalidade ______________, conforme Termo de Convênio nº 000/SEME/200_, do Processo Administrativo nº 200_-0.000.000-0 e Nota de Empenho nº. 0000/200_, do período de ____/___/____ a ____/___/____.
Na hipótese da existência de impedimentos para emissão de NF-e ou NFS, as Entidades Convenentes deverão observar o seguinte:
b.1.) As Entidades Convenentes cadastradas no CCM da PMSP e que estejam impedidas de emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços) deverão fornecer uma declaração conforme modelo do Anexo XII A, informando sobre o impedimento, com autorização da retenção do ISS devido, no ato da liquidação da despesa, pela SEME;
b.2.) No caso das Entidades Convenentes de fora do Município de São Paulo, que estejam impedidas ou desobrigadas de emitirem NFS (Nota Fiscal de Serviços), deverão fornecer uma declaração da Seção de Cadastro Mobiliário da Prefeitura de sua jurisdição, informando que a referida Entidade está desobrigada da emissão de NFS ou uma declaração informando sobre o impedimento conforme modelo do Anexo XII B, com autorização da retenção do ISS devido, no ato da liquidação da despesa, pela SEME. Caso a entidade esteja cadastrada no Município de São Paulo como empresa prestadora de serviço de fora do Município, não haverá a retenção do ISS por parte da PMSP.
c) Declaração dos serviços terceirizados utilizados no Convênio, conforme modelo do Anexo XIII;
d) Documentos fiscais e legais, comprobatórios dos gastos efetuados com a verba mencionada no Convênio, inclusive de contratação de mão de obra junto a pessoas físicas, por meio de RPA Recibo de Pagamento de Autônomo, necessários para a realização da prestação de serviços objeto do convênio, acompanhados do relatório, conforme modelo do Anexo V. Estes documentos serão conferidos com o Cronograma de Desembolso, Planilha de Gastos e a aplicação financeira dos recursos recebidos, previstos no plano de trabalho;
e) Documentos e relatórios necessários para a prestação de contas do convênio, conforme item 2.1 da Prestação de Contas deste manual;
f) Declaração sob as penas da Lei, de que a prestação de contas e os impostos pagos estão regulares, devendo a mesma ser entregue assinada pelo Presidente da Entidade Convenente ou do seu representante legal, em conjunto com o Contador ou Técnico Contábil responsável pela contabilização de todos os documentos do respectivo convênio junto a essa Entidade, sendo que, nesta declaração, as respectivas assinaturas deverão estar identificadas com os números dos seguintes documentos: Cédula de Identidade (RG) e CPF, para o Presidente ou seu Representante Legal, e CRC, para o Contador ou Técnico Contábil, devidamente registrado ou cadastrado no CRC de São Paulo, conforme modelo do Anexo X;
g) Relatório circunstanciado da entidade sobre o Evento realizado, objeto do Convênio;
1.3.5. Para liberação desse valor, de repasse único, também deverá constar do processo:
- Relatório detalhado do Interlocutor da SEME, Gestor Regional do Convênio, sobre a prestação dos serviços conveniados e da contrapartida, mencionando inclusive o aceite técnico da prestação de contas;
- Aceite Administrativo dado pelo Gestor de Prestação de Contas, que após, encaminhará o respectivo processo de pagamento para aceite financeiro;
- Aceite Financeiro dado pelo Contador responsável pela análise financeira dos Convênios, encaminhando o respectivo processo de pagamento, para SEME/NOF processar a sua liquidação.
1.4. Da Liberação dos Recursos Mediante Repasse em Duas Parcelas
1.4.1. Quando a liberação dos recursos for efetuada em 02 (duas) parcelas, a liberação da primeira parcela imediata (parcela antecipada) será realizada em até 10 (dez) dias do início da vigência do Convênio ou da Ordem de Início; o seu repasse será feito com crédito em conta corrente específica do Convênio, em 05 (cinco) dias úteis da data da liquidação. A segunda parcela será liberada em até 30 (trinta) dias após o adimplemento, com a comprovação da realização da prestação de serviços do convenio e a aprovação da sua prestação de contas total, que se fará no final da vigência do convênio, englobando as duas parcelas ou em data que constar no Termo de Convênio.
1.4.2. A liberação de recursos mediante repasse em duas parcelas deverá ser realizada no mesmo processo administrativo do Convênio, se constatar que a quantidade de folhas não ultrapasse 300 folhas, ou ainda, num primeiro processo de pagamento, com a responsabilidade da autuação pela Coordenadoria responsável, se constatar que a quantidade de folhas da respectiva prestação de contas, considerados os dois repasses, seja superior a 300 folhas.
1.4.3. Liberação do Repasse da Primeira Parcela imediata (Parcela Antecipada)
1.4.3.1. O primeiro ou único processo de pagamento mediante autuação de responsabilidade da Coordenadoria responsável deverá conter além dos documentos constantes do Item 1.1 deste manual, os seguintes documentos:
- Requerimento da Entidade Convenente para SEME, constando dados e valor do repasse do convênio;
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços da PMSP) ou NFS (Nota Fiscal de Serviços de outros Municípios) referente ao valor total do repasse (sendo que, para fins de fornecimento de NF-e ou NFS, ver: item 1.3.4, letras b, b1 e b2 deste manual);
- Declaração dos serviços terceirizados utilizados no Convênio, conforme modelo do Anexo XIII;
- Relatório do Interlocutor da SEME, Gestor Regional do Convênio, que após, encaminhará o respectivo processo de pagamento para aceite financeiro;
- Aceite Financeiro dado pelo Contador responsável pela análise financeira dos Convênios, encaminhando o respectivo processo de pagamento, para SEME/NOF processar a sua liquidação.
1.4.4. Liberação do repasse da segunda e última parcela
1.4.4.1. A liquidação do repasse será efetuada em até 30 (trinta) dias após o adimplemento, com a comprovação da realização da prestação de serviços do convenio e a aprovação da sua prestação de contas total (incluindo o repasse da primeira parcela); após a liquidação, o recurso será liberado à Entidade Convenente em até 05 (cinco) dias úteis, mediante crédito em Conta Corrente específica do Convênio que for determinada por PMSP;
1.4.4.2. No caso de Convênios de até dois repasses (Eventos pontuais) em que conste no Plano de Trabalho e na prestação de contas do respectivo Convênio contratação de mão de obra de pessoas físicas, por meio de RPA Recibo de Pagamento de Autônomo ou pelo regime da CLT, para repasse da segunda e última parcela, a prestação de contas será parcial. A prestação de contas total (final) será efetivada em até 30 (trinta) dias após o adimplemento, com a comprovação da realização da prestação de serviços do convênio, desde que esteja comprovado o pagamento de todos os tributos, na forma da Lei, e entregues as cópias das guias de recolhimento destes tributos - INSS (inclusive GFIP/SFIP), IR, ISS (e outros que couberem) - conforme mencionados em item correspondente do Termo de Convênio;
1.4.4.3. Para a liberação do repasse da segunda e última parcela e não havendo a necessidade de autuar mais um processo de pagamento, no primeiro ou único processo de pagamento autuado pela Coordenadoria responsável, além dos documentos constantes do Item 1.1 deste manual, deverá conter também, os seguintes documentos:
- requerimento da Entidade Convenente para SEME, constando dados e valor do repasse do convênio;
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços da PMSP) ou NFS (Nota Fiscal de Serviços de outros Municípios) referente ao valor total do repasse (sendo que, para fins de fornecimento de NF-e ou NFS, ver: item 1.3.4, letras b, b1 e b2 deste manual);
- declaração dos serviços terceirizados utilizados no Convênio, conforme modelo do Anexo XIII;
- Documentos e relatórios necessários para a prestação de contas do convênio, conforme item 2.1 da Prestação de Contas deste manual;
- Relatório circunstanciado da entidade sobre o Evento realizado, objeto de convênio.
1.4.4.4. Para liberação do repasse da segunda parcela, também deverá constar do processo de pagamento:
- Relatório detalhado do Interlocutor da SEME, Gestor Regional do Convênio, sobre a prestação dos serviços conveniados e da contrapartida, mencionando inclusive o aceite técnico da prestação de contas.
- Aceite Administrativo dado pelo Gestor de Prestação de Contas, que após, encaminhará o respectivo processo de pagamento para aceite financeiro.
- Aceite Financeiro dado pelo Contador responsável pela análise financeira dos Convênios, encaminhando o respectivo processo de pagamento, para SEME/NOF processar a sua liquidação.
1.5. Da Liberação dos Recursos Mediante Repasse de Três ou Mais Parcelas Mensais
A liberação de recursos mediante repasse de três ou mais parcelas deverá ser realizada através de processos específicos de pagamento, sendo a responsabilidade da autuação do primeiro processo de pagamento da Coordenadoria respectiva, devendo os demais processos necessários para continuação do repasse das demais parcelas, ser autuados por CGPO/CEPC, contendo os documentos do Item 1.1 a serem fornecidos por CGPO/SUCON.
1.5.1. Quando a liberação dos recursos ocorrer em 3 (três) ou mais parcelas (mensais), a terceira parcela ficará condicionada à apresentação de prestação de contas parcial, referente à primeira parcela liberada, e assim sucessivamente, sem prejuízo da prestação de contas final, após o término da vigência do convênio, sendo:
a) A 3ª. Parcela mensal será liberada mediante a apresentação da prestação de contas da 1ª Parcela mensal, bem como sua aprovação (parcelas impares);
b) A 4ª. Parcela mensal será liberada mediante a apresentação da prestação de contas da 2ª Parcela mensal, bem como sua aprovação e, assim, sucessivamente (parcelas pares);
1.5.1.1. Entende-se como prestação de contas parcial a prestação de contas mensal e sua aprovação, referente ao repasse financeiro de cada uma das parcelas.
1.5.2. Liberação da primeira parcela imediata (parcela antecipada).
1.5.2.1. Quando a liberação dos recursos for efetuada em 03 (três) ou mais parcelas, a liberação da primeira parcela imediata (parcela antecipada) será realizada em até 10 (dez) dias do início da vigência do Convênio ou da Ordem de Início; o seu repasse será feito com crédito em conta corrente específica do Convênio, em 05 (cinco) dias úteis da data da liquidação.
1.5.2.2. O primeiro processo de pagamento deverá ser autuado pela Coordenadoria responsável, devendo conter além dos documentos constantes do Item 1.1 deste manual, os seguintes documentos:
- requerimento da Entidade Convenente para SEME, constando dados e valor do repasse do convênio;
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços da PMSP) ou NFS (Nota Fiscal de Serviços de outros Municípios) referente ao valor total do repasse (sendo que, para fins de fornecimento de NF-e ou NFS, ver: item 1.3.4, letras b, b1 e b2 deste manual);
- declaração dos serviços terceirizados utilizados no Convênio, conforme modelo do Anexo XIII;
- relatório do Interlocutor da SEME, Gestor Regional do Convênio, que após, encaminhará o respectivo processo de pagamento para aceite financeiro;
- Aceite Financeiro dado pelo Contador responsável pela análise financeira dos Convênios, encaminhando o respectivo processo de pagamento, para SEME/NOF processar a sua liquidação.
1.5.3. Liberação do repasse de recursos da segunda parcela
O encaminhamento do processo de pagamento, para liquidação e liberação dos recursos da segunda parcela ocorrerá a partir do quinto dia do mês subseqüente, considerando o período compreendido entre o primeiro e último dia do mês anterior, com a liquidação do repasse e crédito na conta corrente específica do Convênio, em 05 (cinco) dias úteis da data da liquidação (prazo estabelecido por SF), desde que observado o disposto abaixo:
- Para a liberação do repasse da segunda parcela, o processo de pagamento que estiver disponível, além dos documentos constantes do Item 1.1 desse manual, deverá conter os seguintes documentos:
- requerimento da Entidade Convenente para SEME, constando dados e valor do repasse mensal do convênio;
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços da PMSP) ou NFS (Nota Fiscal de Serviços de outros Municípios) referente ao valor total do repasse, (sendo que, para fins de fornecimento de NF-e ou NFS, ver: item 1.3.4, letras b, b1 e b2 deste manual);
- declaração dos serviços terceirizados utilizados no Convênio, conforme modelo do Anexo XIII;
- Documentos e relatórios necessários para a prestação de contas do convênio, conforme item 2.1 da Prestação de Contas;
- relatório do Interlocutor da SEME, Gestor Regional do Convênio;
- Aceite Administrativo dado pelo Gestor de Prestação de Contas, que após, encaminhará o respectivo processo de pagamento para aceite financeiro;
- Aceite Financeiro dado pelo Contador responsável pela análise financeira dos Convênios, encaminhando o respectivo processo de pagamento, para SEME/NOF processar a sua liquidação.
1.5.4. Liberação dos recursos do repasse da terceira e demais parcelas
1.5.4.1. A Entidade Convenente encaminhará à SEME/CGPO/CEPC, todos os documentos e relatórios necessários para a prestação de contas do convênio, conforme item 2.1 da Prestação de Contas, acompanhados também, dos seguintes documentos:
- requerimento da Entidade Convenente para SEME, solicitando o repasse da próxima parcela, constando no mesmo, dados e valor do repasse mensal do convênio;
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços da PMSP) ou NFS (Nota Fiscal de Serviços de outros Municípios) referente ao valor total do repasse, (sendo que, para fins de fornecimento de NF-e ou NFS, ver: item 1.3.4, letras b, b1 e b2 deste manual);
- declaração dos serviços terceirizados utilizados no Convênio, conforme modelo do Anexo XIII;
- Relatório circunstanciado da entidade sobre o evento, objeto do Convênio;
1.5.4.2. Para liberação do repasse da terceira e demais parcelas, SEME/CGPO/CEPC, juntará os documentos e relatórios, bem como, os demais documentos recebidos da Entidade Convenente, no processo de pagamento que estiver disponível, devendo constar também, nesse processo:
- Relatório detalhado do Interlocutor da SEME, Gestor Regional do Convênio, sobre a prestação dos serviços conveniados e da contrapartida, mencionando inclusive o aceite técnico da prestação de contas.
- Aceite Administrativo dado pelo Gestor de Prestação de Contas, que após, encaminhará o respectivo processo de pagamento para aceite financeiro;
- Aceite Financeiro dado pelo Contador responsável pela análise financeira dos Convênios, encaminhando o respectivo processo de pagamento, para SEME/NOF processar a sua liquidação.
2 DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
2.1. Documentos e Relatórios necessários para a prestação de contas
* Anexo I Modelo de Carta de encaminhamento da prestação de contas (com assinatura do Presidente ou representante legal e do Contador/Técnico Contábil, responsável pela contabilização da prestação de contas de convênios da Entidade Convenente);
* Anexo II - Planilha de apresentação (folha de rosto) da Prestação de Contas;
* Anexo III - Planilha de Recursos Humanos (pessoal CLT + Estagiário)
* Anexo IV - Planilha de Controle do Fundo provisionado;
* Anexo V - Documentos Fiscais e Legais - Obs.: deverão ser entregues cópias autênticas dos documentos fiscais e legais ou os originais acompanhados de cópias simples para sua autenticação, bem como para a conferência dos gastos (no caso das Notas Fiscais, podem ser entregues as 2ªs vias, desde que legíveis). Deverá constar, no corpo dessas Notas Fiscais o destino dessa aquisição, com a indicação do convenio a que se refere, e também deverão ter o carimbo de quitação com data e assinatura do fornecedor ou o recibo de sua quitação;
* Anexo VI Demonstrativo da execução de receitas e despesas;
* Anexo VII - Relação de cheques emitidos dos diversos repasses efetuado;
* Anexo VIII - Conciliação bancária;
* Anexo IX - Resumo das despesas;
* Anexo X Modelo de Declaração conjunta, do Presidente da Entidade Convenente com o Contador/Técnico Contábil, responsável pela contabilização, regularmente inscrito ou cadastrado no CRC/SP Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo, informando estarem todos os valores dos documentos da prestação de contas, devidamente quitados;
* Anexo XI/A - Requerimento sem desconto de glosa, solicitando o repasse;
* Anexo XI/B - Requerimento com desconto de glosa, solicitando o repasse;
* Anexo XII/A - Declaração Recibo, numerada, autorizando o desconto de ISS, quando a Entidade Convenente cadastrada na PMSP, não fornecer NF-e;
* Anexo XII/B - Declaração Recibo, numerada, autorizando o desconto de ISS, quando a Entidade Convenente cadastrada em outro Município, não fornecer a NFS;
* Anexo XIII - Declaração de prestação de serviços de terceiros, exceto para a mão de obra utilizada;
* Anexo XIV/A - Declaração de valores excedentes (quando gasto for maior que valor conveniado);
* Anexo XIV/B - Declaração de valores não utilizados (quando não é utilizado o valor total do convênio);
* Anexo XV - Modelo de Cronograma de Desembolso;
* Anexo XVI - Modelo de solicitação de flexibilização de recursos (remanejamento)
* Anexo XVII - Tabela orientativa de composição de alíquotas de Encargos Sociais Patronais do INSS e de Fundo Provisionado para utilização como parâmetro.
* Folha de pagamento regime CLT;
* GFIP-SEFIP;
* Relação de pagamentos do vale transporte;
* Relação de pagamentos do vale refeição (ver Convenção Coletiva de Trabalho);
* Relação de pagamentos vale alimentação - cesta básica (ver Convenção Coletiva de Trabalho);
* Guias INSS, IR, FGTS e PIS sobre folha pagamento (CLT), com a devida autenticação bancária;
* Folha de repasse de autônomos (somente para prestação de serviços estritamente eventuais dos Convênios de Eventos pontuais);
* Recibos de pagamento de autônomos (RPA), constando as retenções na forma da Lei;
* Guias INSS, ISS e IRRF, sobre pagamento de autônomos, com autenticação bancária;
* Extrato bancário da aplicação financeira do fundo provisionado;
* Extrato da conta bancária específica;
* Relatório circunstanciado da entidade sobre o evento, objeto do convênio;
* Freqüências dos alunos, cujas cópias, não deverão ser juntadas no processo de repasse, porém, deverão ser custodiadas em CGPE ou CGPO ou ainda, CGEE, conforme o caso.
* Nota Fiscal Eletrônica de Serviços da PMSP (NF e) ou Nota Fiscal de Serviços de outros Municípios (NFS), da Entidade Convenente para a SEME, referente valor total do repasse mensal {(Vide IN SF/SUREM nº. 8 de 02/06/2009) e (Ofício - Circular nº 487/2009 SEME/G de 05/10/2009)} ambos, para todas as Entidades Convenentes, devendo ainda, ser observado o que consta no Item 1.3.4, letras b, b1 e b2 deste manual. No corpo destas, NF-e ou NFS deverá conter o histórico conforme modelo constante no Item 1.3.4, letra b.
2.2. Saldos financeiros repassados e não utilizados.
I) Os recursos financeiros transferidos em decorrência do convênio e as contrapartidas, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente aplicados no mercado financeiro em fundos de investimento de perfil conservador, buscando a maior meta de rentabilidade, porém, caso se verifique que os saldos de valores repassados e não utilizados, está sendo maior que um valor de repasse mensal, o Gestor e sua Coordenadoria, após reavaliação do Convênio, deverão encaminhar o processo administrativo, com as justificativas, para CGPO/SUCON providenciar a redução do cronograma de desembolso financeiro e concomitantemente do valor do repasse mensal, através de Aditamento ao Termo de Convênio.
II) Na situação inversa, ou seja, quando a demanda for maior que a prevista no plano de trabalho e puder prejudicar a continuidade na realização dos serviços objeto do Convênio, o Técnico Interlocutor que acompanha a sua execução deverá encaminhar relatório circunstanciado, com a respectiva justificativa, para a sua Coordenadoria, a fim de se verificar a possibilidade de aditar o referido Convênio, desde que haja recursos orçamentários disponíveis para tanto.
III) Os rendimentos obtidos com as aplicações financeiras, referente aos recursos financeiros transferidos em decorrência do convênio e as contrapartidas, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente aplicados no mercado financeiro em fundos de investimento financeiro de perfil conservador, buscando a maior meta de rentabilidade e serão, obrigatoriamente, aplicados no objeto do convênio, conforme determina o Artigo 116 da Lei Federal 8.666/93.
IV) As receitas oriundas dos rendimentos da aplicação no mercado financeiro sujeitam-se à prestação de contas e não poderão ser computadas como contrapartida.
V) Os saldos de convênio, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente aplicados em cadernetas de poupança de instituição financeira oficial se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês, ou em conta remunerada de fundo de aplicação financeira de curto prazo, quando a utilização dos mesmos verificar-se em prazos menores que um mês.
VI) Quando da conclusão, denúncia, rescisão, extinção do convênio, acordo ou ajuste, os saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas das aplicações financeiras realizadas, serão devolvidos à PMSP, através de emissão e repasse de DAMSP, para o valor apurado, no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias da ocorrência de um dos eventos acima; não sendo cumprido este prazo, será encaminhado o respectivo processo e demais documentos comprobatórios para a Assessoria Jurídica da PMSP/SEME a fim de serem tomadas as providências para a imediata instauração de tomadas de contas especiais do Presidente ou responsável pela Entidade Convenente e da própria Entidade e o que mais couber no evento ocorrido.
VII) As restituições de valores não utilizados compreendem os rendimentos de aplicação no mercado financeiro corrigidos monetariamente, ainda que o convenente não a tenha feito, o saldo de valores de Fundo Provisionado e os saldos existentes na conta corrente e nas contas de aplicação financeira do Convênio.
2.3. Da restituição dos saldos de valores não utilizados
I) Os valores utilizados indevidamente no Convênio, que forem apontados pelos Técnicos (interlocutores), deverão ser descontados no repasse mensal correspondente ao mês seguinte à ocorrência deste evento. Caso essa situação ocorra na liberação da parcela única, da segunda e última parcela ou, ainda, da parcela final do Convênio, será o valor descontado do último repasse a ser liberado, mediante declaração da Entidade Convenente, aceitando esse desconto. No caso de ter sido constatado que o valor utilizado indevidamente foi de repasse já efetuado, a Entidade Convenente será notificada para efetuar o recolhimento para PMSP/SF/Tesouro, através de DAMSP (nos Campos: Unidade = SEME, Outros DAMSP - Restituições Diversas Pessoa Jurídica, preenchendo todos os campos solicitados), com orientação deste recolhimento, a ser fornecida por SEME/CEPC. Se isto não ocorrer, a Entidade Convenente ficará sujeita às medidas jurídicas cabíveis, assim como à inclusão do seu nome no CADIN Municipal, ficando impedida de participar de qualquer Convênio com a PMSP, enquanto não houver a quitação financeira do débito.
II) Nos Convênios com repasse financeiro mensal de 03 (três) ou mais parcelas, não ocorrendo a entrega da prestação de contas parcial (mensal) de uma das parcelas e a sua aprovação, conforme consta no Item 1.5 deste Manual de Prestação de Contas, fica a SEME impedida de liberar os recursos do repasse da parcela seguinte, até que ocorra a regularização dessa prestação de contas.
2.4. Da prestação de Contas Final
2.4.1. A prestação de contas final será constituída de documentos necessários para a sua finalização, conforme item 2.1 deste manual, e também ser acompanhada de:
* Certidões atualizadas de FGTS (CEF), CND (INSS), CADIN e Tributos Mobiliários (da Sede ou Filial de São Paulo Capital, quando for o caso) e de Tributos Mobiliários de outros Municípios e da Fazenda Nacional;
* Relatório final da Entidade Convenente, de cumprimento do objeto;
* Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, constando os recursos recebidos pela Entidade Convenente através de repasse financeiro da SEME, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos existentes;
* Extrato da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª parcela até a última parcela;
* Comprovante de recolhimento do saldo de recursos não utilizados, quando houver, referente aos dos repasses do convênio efetuados pela SEME, bem como, os saldos dos rendimentos, à conta indicada pela Concedente ou a Subsecretaria do Tesouro Municipal, se caso;
* Cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, quando o convenente pertencer à Administração Pública.
2.4.2. A Convenente fica dispensada de juntar à sua prestação de contas final os documentos relativos às parcelas que já tenham sido objeto de prestação de contas parciais.
2.4.3. O recolhimento de saldo não aplicado, quando efetuado em outro exercício, sendo a Unidade Concedente Órgão Municipal da Administração Direta, será efetuado para a Sub-Secretaria do Tesouro Municipal.
2.4.4. A contrapartida do convênio, realizada pela Entidade Convenente, será demonstrada no Relatório de Execução Receita e Despesa, bem como, na respectiva prestação de contas, devendo estar acompanhados de relatório consubstanciado sobre a referida contrapartida.
2.4.5. Constatada irregularidade ou inadimplência na apresentação da prestação de contas final, a Concedente notificará o Convenente, dando-lhe o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sanar a irregularidade ou cumprir a obrigação faltante.
2.4.6. A não-aprovação das contas deverá estar consubstanciada em parecer técnico fundamentado, e poderá ser objeto de auditoria interna ou realizada por entidade idônea, nos termos do que estabelecer o Titular da Pasta.
2.4.7. Decorrido o prazo de que trata o item 2.4.5., sem que a irregularidade haja sido sanada ou adimplida a obrigação, caberá à Concedente tomar as providências descritas abaixo.
2.4.7.1. Na hipótese de não-apresentação da prestação de contas parcial ou final pelo Convenente, ou em caso de não-aprovação das contas prestadas, e uma vez exauridas todas as providências cabíveis, a Concedente deverá:
I - assinar ao Convenente o prazo máximo de 30 (trinta) dias para o recolhimento dos recursos transferidos, incluídos os rendimentos da aplicação no mercado financeiro, acrescidos de juros e correção monetária, na forma da legislação aplicável aos débitos para com a Fazenda Municipal;
II - esgotado o prazo referido no inciso I e não cumpridas as exigências, ou se existirem evidências de irregularidades de que resultem prejuízo para o erário, a Concedente encaminhará o processo à Secretaria Municipal dos Negócios Jurídicos, a fim de que sejam tomadas as providências administrativas, cíveis e criminais contra o convenente e seus dirigentes.
2.4.7.2. Aplicam-se as disposições deste artigo aos casos em que o convenente não comprove a aplicação da contrapartida estabelecida no convênio e dos rendimentos da aplicação no mercado financeiro.
2.4.8. Da decisão que julgar irregular as contas prestadas, caberá um único recurso à autoridade hierarquicamente superior àquela que proferiu a decisão, a ser interposto no prazo de 15 (quinze) dias a contar da notificação da decisão.
2.5. Do Encerramento
Após a aceitação da prestação de contas final, a devida liquidação e o aceite final, o processo de pagamento será restituído à unidade gestora para encerramento e posterior custódia, com anuência do Setor de Contabilidade quanto à inexistência de pendências contábeis, ou no caso de repasses em três ou mais parcelas, ser novamente reutilizado.
Quando for finalizado o prazo de vigência do Termo de Convênio e em custódia por 90 (noventa) dias e, não havendo pendências, contábeis, financeiras e bens patrimoniais a incorporar, o processo de pagamento deverá ser encaminhado pelo Setor responsável da autuação, para o Arquivo Geral (DAMP 10).
ANEXO X - MODELO DE DECLARAÇÃO CONJUNTA DO PRESIDENTE DA ENTIDADE E DO CONTADOR/TÉCNICO CONTÁBIL, RESPONSÁVEL PELA CONTABILIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO
PAPEL TIMBRADO
São Paulo, 00 de mês de 200_.
DECLARAÇÃO
Declaro sob a pena da lei para os devidos fins, que a prestação de contas apresentada pela (nome da entidade) ___________________________________, CNPJ nº ______________________, referente ao Convênio nº ____________/_____, que tem por objeto ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________, correspondente ao período de ________________ a ________________ ou do(s) dia (s) _________________, atende toda parte fiscal, especialmente o recolhimento do IR, ISS, INSS e FGTS referente aos repasses de pessoal regime CLT e Autônomos RPA, bem como, de Notas Fiscais e outros documentos legais, todos de acordo com a legislação em vigência.
Sem mais, firmamos o presente.
Atenciosamente,
________________________ _________________________
Assinatura Assinatura
Nome completo do Presidente Nome completo do Contador
Número do RG e do CPF Número do CRC
ANEXO XI/A - MODELO DE REQUERIMENTO DA ENTIDADE PARA A SEME, SEM DESCONTO DE GLOSA
PAPEL TIMBRADO
São Paulo, 00 de mês de 200_.
Ilmo Senhor
Walter Feldman
Secretário Municipal de Esportes, Lazer e Recreação
Ref. Requerimento de repasse .... parcela:
Vimos pelo presente, requerer o repasse referente a ..... parcela, do período de 00.00.200_ a 00.00.200_, para implantação do programa _____________ com atividades esportivas e recreativas, na Unidade _____________, no valor de R$ 00.000,00 (VALOR POR EXTENSO).
Empenho nº 00.000/200_, Processo Admin. nº ____________ e Termo Convênio nº ..../SEME/200_
Sem mais, firmamos o presente.
Atenciosamente,
Nome completo do Presidente ou seu Representante Legal
Número do RG e do CPF
ANEXO XI/B - MODELO DE REQUERIMENTO DA ENTIDADE PARA A SEME, COM DESCONTO DE GLOSA
PAPEL TIMBRADO
São Paulo, 00 de mês de 200_.
Ilmo Senhor
Walter Feldman
Secretário Municipal de Esportes, Lazer e Recreação
Ref. Requerimento de repasse .... parcela:
Vimos pelo presente, requerer o repasse referente a ..... parcela, do período de 00.00.200_ a 00.00.200_, para implantação do programa ............. com atividades esportivas e recreativas, na Unidade _________, no valor de R$ 00.000,00 (valor por extenso), com o desconto de R$ .............. (valor por extenso), referente à NF nº. 000000 da Empresa .............., do material .................., para implantação do programa/evento ......................., com atividades esportivas e recreativas de ....................., cuja despesa não foi aceita pelo Interlocutor tendo esta Entidade Convenente concordado com o referido desconto.
Empenho nº 00.000/200_, Processo Admin. nº ____________ e Termo Convênio nº ..../SEME/200_
Sem mais, firmamos o presente.
Atenciosamente,
Nome completo do Presidente ou seu Representante Legal
Número do RG e do CPF
ANEXO XII/A - MODELO DE DECLARAÇÃO/RECIBO A SER ENTREGUE PELA ENTIDADE CONVENENTE DE SÃOPAULO, QUANDO HÁ IMPEDIMENTO DE EMISSÃO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE SERVIÇOS (NF-E)
PAPEL TIMBRADO
São Paulo, 00 de mês de 200_.
À
Prefeitura da Cidade de São Paulo
Secretaria Municipal de Esportes, Lazer e Recreação
Att: Sr; Walter Feldman
MDD: Secretário Municipal de Esportes, Lazer e Recreação
DECLARAÇÃO
Em razão de dificuldades internas encontradas pela Instituição, no processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NF-e), e na conformidade do disposto no Oficio Circular nº 487/2009 SEME G, a (nome da Entidade Convenente), inscrita no CNPJ/MF, sob o nº 00.000.000/0000-00, declara neste ato, autorizar a Secretaria Municipal de Esportes, Lazer e Recreação, proceder e retenção na fonte e recolhimento correspondente a 2% (dois por cento), sob o Código de Serviço nº 05657, a titulo de ISS Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, sobre os valores referentes à prestação de serviços, no mês de _________, 200_, no âmbito do Convênio nº. ______ / SEME / 200_, (denominação do tipo de convênio e o local da prestação de serviço na área esportiva), Processo Administrativo nº 0000.0.000.000-0 e Nota de Empenho nº 0000/200_.
Sendo o que se reserva para o momento, subscrevemo-nos,
Atenciosamente,
Nome completo do Presidente ou seu Representante Legal
Número do RG e do CPF
ANEXO XII/B - MODELO DE DECLARAÇÃO A SER ENTREGUE PELA ENTIDADE CONVENENTE DE OUTROS MUNICÍPIOS QUANDO HÁ IMPEDIMENTO DE EMISSÃO DA NOTA FISCAL DE SERVIÇOS (NFS)
PAPEL TIMBRADO
São Paulo, 00 de mês de 200_.
À
Prefeitura da Cidade de São Paulo
Secretaria Municipal de Esportes, Lazer e Recreação
Att. Sr. Walter Feldman
MDD. Secretário Municipal de Esportes, Lazer e Recreação
DECLARAÇÃO
Em razão de dificuldades internas encontradas pela Instituição, no processo de regularização para emissão da Nota Fiscal de Serviços (NFS), não estando a mesma cadastrada na PMSP, como empresa prestadora de serviços de fora do Município e na conformidade do disposto no Oficio Circular nº 487/2009 SEME G, a (nome da Entidade Convenente), inscrita no CNPJ/MF, sob o nº 00.000.000/0000-00, declara neste ato, autorizar a Secretaria Municipal de Esportes, Lazer e Recreação, proceder e retenção na fonte e recolhimento correspondente a 2% (dois por cento), sob o Código de Serviço nº 05657, a titulo de ISS Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, sobre os valores referentes à prestação de serviços, no período de 00/00/200_ a 00/00/200_, no âmbito do Convênio nº_________/SEME/200_ (denominação do tipo de convênio e o local da prestação de serviço na área esportiva), Processo Administrativo nº _____________ e Nota de Empenho nº 0000/200_.
Sendo o que se reserva para o momento, subscrevemo-nos,
Atenciosamente,
Nome do Presidente ou seu Representante Legal
Número do RG e do CPF
ANEXO XIII - MODELO DE DECLARAÇÃO DA ENTIDADE CONVENENTE SOBRE SERVIÇOS SUBCONTRATADOS E AQUISIÇÃO DE BENS MATERIAIS, AMBOS COM DOCUMENTOS FISCAIS E LEGAIS.
PAPEL TIMBRADO
São Paulo, 00 de mês de 200_.
DECLARAÇÃO
Declaramos para os devidos fins, que os serviços realizados no âmbito do Convênio tal ______________ (atividades esportivas e recreativas), firmado entre a Secretaria Municipal de Esportes, Lazer e Recreação e NOME DA ENTIDADE conforme processo administrativo nº. 0000-0.000.000-0, Nota de Empenho nº. 0000/200_ e T. C. nº. 0000/SEME/200_, referente à 00ª parcela do período de 00 a 00/00/200_, no valor de R$________, serão realizados por subcontratação de empresas prestadoras de serviços diversos, exceto para mão de obra das atividades fim, utilizada no convênio, as quais emitirão os documentos legais e ou Notas Fiscais correspondentes, bem como, as compras efetuadas, com as suas respectivas Notas Fiscais legais, emitidas pelas empresas fornecedoras, constando nas mesmas, carimbo de quitação, sendo que estes documentos deverão ser entregues acompanhados de recibos de repasse, emitidos pelos respectivos fornecedores.
Sem mais, firmamos o presente.
Atenciosamente,
________________________________________________
Assinatura
Nome do Presidente completo ou seu Representante Legal
Número do RG e do CPF
ANEXO XIV/A DECLARAÇÃO DE VALORES EXCEDENTES
(QUANDO GASTO FOR MAIOR QUE O VALOR CONVENIADO)
PAPEL TIMBRADO
São Paulo, 00 de mês de 200_.
DECLARAÇÃO
Declaramos para os devidos fins que o valor excedente de R$............. (valor por extenso), gasto a maior pela nome da Entidade, constante no fechamento da prestação de contas da Xª parcela, do período de 00/00/200_ a 00.00.200_, foi uma despesa assumida pela Instituição, não havendo possibilidade de solicitação de ressarcimento posterior à PMSP.
Sem mais, firmamos o presente.
Atenciosamente,
___________________________ _______________________
Nome Assinatura Nome Assinatura
CRC do Contador RG e CPF do Presidente
ANEXO XIV/B DECLARAÇÃO DE VALORES NÃO UTILIZADOS
(RESTOS - QUANDO NÃO É UTILIZADO O VALOR TOTAL DO CONVÊNIO)
PAPEL TIMBRADO
DECLARAÇÃO
Declaramos para os devidos fins que o valor da parcela única foi de R$ 15.000,00 conforme Nota de Empenho nº 0000/200_ e apresentamos no fechamento da prestação de contas do evento realizado no período de 00/00/200_ a 00/00/200_, o valor gasto de R$.................. (valor por extenso) como despesa efetivamente efetuada no convênio, cujo valor é que deve ser repassado para a Entidade, restando o valor de R$....... (valor por extenso), que não será utilizado, podendo o mesmo ser cancelado da respectiva Nota de Empenho.
Sem mais, firmamos o presente.
Atenciosamente,
Atenciosamente,
___________________________ _______________________
Nome Assinatura Nome Assinatura
CRC do Contador RG e CPF do Presid
