PROCESSO SEI Nº 6042.2025/0002798-0

PORTARIA Nº 47/2025/SUB-JA/GAB

Dispõe sobre o estabelecimento de fluxos, responsabilidades e prazos para o cumprimento dos indicadores do Índice de Governança e Integridade (IGI), relacionados a respostas e tramitação de documentos no âmbito da Subprefeitura Jabaquara e dá outras providências.

Roberto Bonilha, Subprefeito do Jabaquara, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei nº 13.399 de 1º de agosto de 2002, que dispõe sobre a criação das Subprefeituras no Município de São Paulo, combinada com a Portaria Intersecretarial nº 6/SMSP/SGM/SGP de 21 de dezembro de 2002 e,

Considerando a missão da Controladoria Geral do Município (CGM) de monitorar e avaliar o desempenho dos órgãos da Administração Direta Municipal, por meio do Índice de Governança e Integridade (IGI), conforme o Manual do Índice de Governança e Integridade (IGI) 2025;

Considerando a necessidade de estabelecer procedimentos claros e padronizados, para o atendimento eficiente e tempestivo das demandas que impactam os Indicadores de Transparência Passiva (ITP), Reclamações Atendidas (IR) e Tratamento de Denúncias (ID) do IGI;

Considerando a importância de otimizar os fluxos de trabalho e aprimorar a capacidade de resposta da Subprefeitura Jabaquara, a fim de fortalecer a governança, a integridade e a prestação de serviços públicos de qualidade à população;

Considerando que o nível intermediário do Índice de Maturidade do Programa de Integridade e Boas Práticas (IM-PIBP), integrante do Índice de Governança e Integridade (IGI), prevê a internalização das práticas de ética e integridade, em especial o KPI NI.GIP.2 (resposta às reclamações recebidas pela Ouvidoria, dentro do prazo), cujo objetivo é assegurar uma resposta ágil e eficaz às demandas dos cidadãos, fortalecendo a transparência, a confiança e a integridade do Órgão perante a sociedade, de acordo com o Artigo 18 do Decreto nº 58.426/2018;

Considerando o disposto no Artigo 6º da Portaria nº 46/2025/SUB-JA/GAB, que dispõe sobre a instrução de diretrizes e procedimentos para a mensuração e acompanhamento do Índice de Governança e Integridade (IGI);

RESOLVE:

Artigo 1º: Ficam estabelecidos os fluxos, responsabilidades e prazos para o cumprimento dos indicadores do Índice de Governança e Integridade (IGI), relacionados a respostas e tramitação de documentos, no âmbito da Subprefeitura Jabaquara.

Artigo 2º: Para os fins desta Portaria, aplicam-se as definições e critérios de avaliação dos indicadores do IGI, conforme o Manual do Índice de Governança e Integridade (IGI) 2025, com especial atenção aos seguintes:

I - Indicador de Transparência Passiva (ITP): refere-se ao atendimento dos pedidos de acesso à informação, registrados no sistema e-SIC.

a) O tempo de resposta ideal para esses pedidos é de até 10 (dez) dias, a partir do recebimento.

b) Para encaminhamentos por declínio de competência (redirecionamento de pedidos para outros órgãos), o prazo ideal é de 1 (um) a 4 (quatro) dias, a partir do recebimento.

II - Indicador de Reclamações (IR): avalia o atendimento das demandas (reclamações, solicitações, elogios e sugestões) protocoladas pelos cidadãos junto à Ouvidoria Geral do Município (OGM).

a) O prazo para resposta das demandas registradas é um critério fundamental de avaliação.

III - Indicador de Tratamento de Denúncias (ID): avalia a análise e o retorno das tratativas das denúncias, encaminhadas pela Ouvidoria Geral do Município (OGM).

a) O tempo de resposta para as denúncias é um critério de avaliação.

Artigo 3º: Fica designado o Setor de Expediente do Gabinete do Subprefeito, como Núcleo Coordenador dos Indicadores: ITP, IR, ID, do IGI , no âmbito da Subprefeitura Jabaquara, com as seguintes atribuições, sem prejuízo de outras:

I - Receber, registrar e controlar a entrada e saída de documentos, ofícios e correspondências que gerarem demandas relacionadas aos indicadores do IGI, em especial Transparência Passiva, Reclamações e Denúncias.

II - Distribuir as demandas internamente às Unidades competentes, para a elaboração das respostas, registrando a data de recebimento e o prazo limite para o envio.

III - Monitorar o cumprimento dos prazos internos e externos, para todas as respostas.

IV - Consolidar as respostas e evidências, para envio aos Órgãos competentes (e-SIC, OGM etc.), garantindo a conformidade com os requisitos formais e de conteúdo do IGI.

V - Propor, com o apoio da área de Controle Interno, e em conjunto com as demais Unidades, fluxogramas detalhados para cada tipo de demanda (LAI, Reclamações, Denúncias), a fim de otimizar os processos e garantir a agilidade nas respostas.

Parágrafo Único: Ao Responsável pelo Controle Interno (RCI) da Subprefeitura, cabe atuar como ponto de contato com a Controladoria Geral do Município (CGM) e a Ouvidoria Geral do Município (OGM), no que se refere aos indicadores do IGI.

Artigo 4º: As Unidades Técnicas e Coordenadorias da Subprefeitura Jabaquara, terão as seguintes responsabilidades, em suas respectivas áreas de atuação:

I - Elaborar as respostas às demandas recebidas do Núcleo Coordenador do IGI (NUC/ITP/IR/ID-IGI), de forma clara, completa e objetiva.

II - Respeitar os prazos estabelecidos, para a elaboração e envio das respostas ao NUC/ITP/IR/ID-IGI, que considerará a data de recebimento da demanda original.

III - Fornecer todas as informações e evidências necessárias, para o cumprimento dos indicadores do IGI.

IV - Adotar as orientações do NUC/ITP/IR/ID-IGI e da CGM, para a melhoria contínua dos processos de atendimento e resposta.

Artigo 5º: Para os fins desta Portaria, aplicam-se as definições e critérios de avaliação dos indicadores do IGI, conforme o Manual do Índice de Governança e Integridade (IGI) 2025.

Artigo 6º: As Unidades da Subprefeitura Jabaquara deverão observar os prazos internos para o atendimento das demandas que compõem os indicadores do IGI, em consonância com as diretrizes do Manual do Índice de Governança e Integridade (IGI) 2025.

Artigo 7º: Os prazos internos para o envio das respostas internas, a partir da data de recebimento da demanda pela Subprefeitura, estão detalhados em Anexo a esta Portaria, sob a forma de Cronograma de Prazos Internos e Fluxogramas de Tramitação, contendo, no mínimo:

I - Para o Cronograma de Prazos Internos:

a) Tipo de demanda (Pedido LAI, Reclamação OGM, Denúncia OGM).

b) Unidade(s) responsável(is) pela elaboração da resposta.

c) Prazo máximo interno para elaboração e envio da resposta ao NUC/ITP/IR/ID-IGI, considerando o prazo legal, ou recomendado pelo IGI, para a resposta final ao cidadão.

II - Para o Fluxograma de Tramitação:

a) Representação do fluxo de cada tipo de demanda, desde o seu recebimento na Subprefeitura até a sua resposta final.

b) Identificação clara das unidades envolvidas e suas respectivas atribuições, em cada etapa.

c) Pontos de controle e responsáveis pela verificação do cumprimento dos prazos.

Artigo 8º: Sem prejuízo do detalhamento no Anexo, e em observância ao "Manual do Índice de Governança e Integridade (IGI) 2025", destacam-se os seguintes prazos de referência para os Indicadores mencionados:

§1º: Indicador de Transparência Passiva (ITP): para que o Órgão atinja a pontuação máxima (10) no critério de Agilidade, o tempo de resposta à maioria dos pedidos de acesso à informação deve ser em até 10 (dez) dias.

§2º: Para alcançar pontuação máxima (10) no Encaminhamento por Declínio de Competência, o encaminhamento deve ser realizado no prazo de 1 (um) a 4 (quatro) dias.

§3º: Indicador de Reclamações Atendidas (IR): para atingir a pontuação máxima (10) no critério de Prazo para resposta, as reclamações devem ser atendidas dentro do prazo legal.

§4º: Considerando as descrições de pontuação, as reclamações atendidas com mais de 30 dias de atraso recebem nota 0, enquanto aquelas atendidas dentro do prazo recebem nota 10.

Artigo 9º: O Núcleo Coordenador dos Indicadores: ITP, IR, ID do IGI - NUC/ITP/IR/ID-IGI e os demais setores da Subprefeitura, seguirão o Cronograma de Prazos Internos e os Fluxogramas de Tramitação, constantres dos Anexos I e II desta Portaria.

Artigo 10º.: Para os casos de solicitações via e-SIC, quando requererem levantamento ou consolidação de dados, os quais não estejam disponíveis para resposta, dever-se-á observar o Decreto 53623/2011 em seu Artigo 16, que respaldará eventual indeferimento.

Artigo 11º: Os casos omissos e as dúvidas decorrentes da aplicação desta Portaria, serão dirimidos pelo Subprefeito do Jabaquara, ouvida a Área de Controle Interno, o Núcleo Coordenador dos ITP, IR, ID, do IGI, e se necessário, a Controladoria Geral do Município.

LEGENDA:

IGI - Índice de Governança e Integridade

ITP - Indicador de Transparência Passiva

IR - Indicador de Reclamações

ID - Indicador de Denúncias

IM - PIBP - Indicador de Maturidade do Programa de Integridade e Boas Práticas

KPI - Key Performance Indicator - Indicador-Chave de Desempenho

NI - Nível de Incidente

IPD - AP - Indicador de Ações Preliminares em Privacidade e Proteção de Dados

NUC/ITP/IR/ID-IGI - Núcleo Coordenador dos Indicadores de Transparência Passiva (ITP), Reclamações Atendidas (IR) e Tratamento de Denúncias (ID), do IGI (Índice de Governança e Integridade).

ANEXO I DA PORTARIA Nº 47/2025/SUB-JA/GAB

CRONOGRAMA DE PRAZOS INTERNOS E FLUXOGRAMAS DE TRAMITAÇÃO PARA INDICADORES DO IGI - ÍNDICE DE GOVERNANÇA E INTEGRIDADE

Este Anexo detalha os prazos internos e os fluxos de tramitação para as demandas que impactam diretamente os indicadores do Índice de Governança e Integridade (IGI) no âmbito da Subprefeitura Jabaquara, visando o cumprimento dos objetivos estabelecidos no Manual do IGI 2025.

PARTE 1: CRONOGRAMA DE PRAZOS INTERNOS O quadro abaixo estabelece os prazos máximos para a conclusão das etapas internas de resposta e envio das informações ao Núcleo Coordenador dos Indicadores de Transparência Passiva, Reclamações Atendidas e Tratamento de Denúncias do Índice de Governança e Integridade, a partir da data de recebimento da demanda formal na Subprefeitura. Estes prazos internos são definidos para garantir o atendimento aos prazos legais ou recomendados pelo IGI, para a resposta final ao cidadão.

*Os prazos acima são máximos. O objetivo é responder no menor tempo possível, para otimizar o desempenho no IGI."

ANEXO II DA PORTARIA Nº 47/2025/SUB-JA/GAB

PARTE 2: FLUXOGRAMAS DE TRAMITAÇÃO

Os fluxogramas detalham as etapas e responsabilidades para cada tipo de demanda, visando a agilidade e a conformidade com os prazos.

2.1. Fluxograma de Tramitação – Pedido de Acesso à Informação (LAI)

2.1.1. Recebimento da Demanda (NUC/ITP/IR/ID-IGI):

Ação: Recebimento e registro do Pedido LAI no sistema (e-SIC/SEI).

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura.

Prazo: Imediato (no máximo, 1 (um) dia útil, para registro).

2.1.2. Análise e Encaminhamento Interno (NUC/ITP/IR/ID-IGI):

Ação: Análise do pedido e identificação da(s) Unidade(s) interna(s) responsável(is) pela informação. Encaminhamento do pedido via SEI/sistema oficial à(s) Unidade(s) competente(s).

Se houver declínio de competência, encaminhar formalmente à CGM/Órgão competente, em até 4 (quatro) dias, para pontuação máxima no IGI.

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI.

Prazo: No máximo, 2 (dois) dias úteis, após o recebimento.

2.1.3. Elaboração da Resposta/Coleta de Informações (Unidade(s) Finalística(s)):

Ação: Coleta, organização e elaboração da resposta ao pedido, ou indicação de inexistência da informação, ou ainda, solicitação de prorrogação/complementação.

Responsável: Unidade(s) para a(s) qual(is) o pedido foi encaminhado.

Prazo: Até 7 dias corridos, a partir do recebimento interno da demanda pela Unidade.

2.1.4. Revisão e Consolidação da Resposta (NUC/ITP/IR/ID-IGI):

Ação: Revisão da resposta elaborada pela Unidade finalística, verificação de clareza, completude e conformidade com a Lei de Acesso à Informação. Consolidação da resposta final.

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI.

Prazo: No máximo, 2 (dois) dias úteis, após o recebimento da resposta da Unidade finalística.

2.1.5. Envio da Resposta ao Solicitante (NUC/ITP/IR/ID-IGI):

Ação: Envio da resposta final ao cidadão, por meio do sistema oficial (e-SIC/SEI).

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI.

Prazo: Dentro do prazo legal - 20 (vinte) dias, prorrogáveis por mais10 (dez), visando sempre o atendimento em até 10 (dez) dias corridos, para alta performance no IGI.

2.2. Fluxograma de Tramitação – Reclamação OGM

2.2.1. Recebimento da Demanda (NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura):

Ação: Recebimento e registro da Reclamação no sistema da Expediente do Gabinete Geral do Município (OGM).

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura.

Prazo: Imediato - no máximo, 1 (um) dia útil, para registro.

2.2.2. Análise e Encaminhamento Interno (NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura):

Ação: Análise da reclamação e identificação da(s) Unidade(s) interna(s) responsável(is) pela solução e/ou resposta. Encaminhamento via SEI/Sistema Oficial.

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura.

Prazo: No máximo, 2 (dois) dias úteis, após o recebimento.

2.2.3. Tratamento da Reclamação e Elaboração da Resposta - Unidade(s) Finalística(s):

Ação: Realização das providências cabíveis para solucionar a reclamação (e.g., vistoria, manutenção, fiscalização etc.) e elaboração da resposta informando as medidas tomadas ou a serem tomadas.

Responsável: Unidade(s) para a(s) qual(is) a reclamação foi encaminhada.

Prazo: Até 15 (quinae) dias corridos, a partir do recebimento interno da demanda, pela Unidade.

2.2.4. Revisão e Consolidação da Resposta (NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura):

Ação: Revisão da resposta da unidade finalística, verificação de clareza, completude e adequação. Consolidação da resposta final no sistema OGM.

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura.

Prazo: No máximo, 3 (três) dias úteis, após o recebimento da resposta da Unidade finalística.

2.2.5. Envio da Resposta ao Solicitante (NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura):

Ação: Envio da resposta final ao cidadão, por meio do sistema OGM.

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura.

Prazo: Dentro do prazo legal - 30 (trinta) dias.

2.3. Fluxograma de Tramitação – Denúncia OGM

2.3.1. Recebimento da Demanda (NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura):

Ação: Recebimento e registro da denúncia no sistema do Expediente do Gabinete da Subprefeitura.

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura.

Prazo: Imediato - no máximo, 1 (um) dia útil para registro.

2.3.2. Análise Preliminar e Encaminhamento (NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete):

Ação: Análise da denúncia para verificar a pertinência e a necessidade de apuração. Identificação da(s) Unidade(s) interna(s) ou externa(s) competente(s) para a apuração (e.g., Assessoria Jurídica, Gabinete, Coordenadorias, CGM etc.). Encaminhamento formal.

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura.

Prazo: No máximo, 5 (cinco) dias úteis após o recebimento, para o encaminhamento inicial ou deliberação sobre o plano de ação.

2.3.3. Apuração e Tratamento da Denúncia - Unidade(s) designada(s):

Ação: Realização das diligências, investigações e apurações necessárias, conforme o teor da denúncia. Elaboração de relatórios parciais e/ou finais.

Responsável: Unidade(s) designada(s) para a apuração (Comissão Permanente de Apuração Preliminar)

Prazo: A ser definido em plano de apuração, conforme a complexidade e urgência. O NUC/ITP/IR/ID-IGI e o Controle Interno devem monitorar ativamente o andamento.

2.3.4. Conclusão e Registro (NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura e Comissão Permanente de Apuração Preliminar):

Ação: Após a conclusão da apuração, registro das providências adotadas no sistema OGM. Resposta ao denunciante (se a denúncia for identificada e permitir acompanhamento), sobre as providências adotadas, resguardando o sigilo e a proteção de dados, quando necessário.

Responsável: NUC/ITP/IR/ID-IGI/Expediente do Gabinete da Subprefeitura e Comissão Permanente de Apuração Preliminar.

Prazo: Conforme o plano de apuração. A prioridade é a eficácia e a devida resolução da denúncia.

Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.