Disciplina os procedimentos internos necessários às compras de bens e contratações de serviços na Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico.
PORTARIA 104/15 - SF
de 18 de junho de 2015.
Disciplina os procedimentos internos necessários às compras de bens e contratações de serviços na Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico.
A CHEFE DO GABINETE DA SECRETARIA MUNICIPAL DE FINANÇAS E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO , no uso das atribuições legais,
RESOLVE :
Art. 1º. As requisições de material de consumo ou permanentes e de prestações de serviços no âmbito da Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico devem ser efetuadas com observância dos procedimentos previstos nesta Portaria.
Art. 2º. Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:
I - Material de consumo - aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.
II - Material permanente - aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos, com exceção do disposto no parágrafo único deste artigo.
Parágrafo único. A Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico poderá, por meio de Portaria, definir os valores para caracterização da despesa como material de consumo, independentemente de sua durabilidade.
Art. 3º Os materiais de consumo ou permanentes devem ser solicitados preliminarmente, por meio eletrônico, à Divisão de Recursos Logísticos DILOG.
§ 1º. Se houver o bem em estoque, a DILOG o disponibilizará imediatamente à unidade requisitante.
§ 2º. Não havendo o bem em estoque:
I Em se tratando de material de consumo, a DILOG preencherá o Formulário de Requisição de Material e o encaminhará à Coordenadoria de Administração COADM para providências quanto à aquisição.
II Em se tratando de material permanente, a unidade requisitante preencherá o Formulário de Requisição de Material e o encaminhará à Coordenadoria de Administração - COADM.
§ 3º Havendo necessidade de especificações complementares às constantes do sistema SUPRI para caracterizar o objeto, o Termo de Referência deve ser encaminhado juntamente com o Formulário de Requisição de Material.
Art. 4º As contratações de serviços devem ser solicitadas à Coordenadoria de Administração, por meio do Formulário de Requisição de Serviços, sempre acompanhado do respectivo Termo de Referência.
Art. 5º Quando se tratar de materiais que podem ser utilizados em diversas unidades desta Pasta, a Coordenadoria de Administração adotará os procedimentos necessários para levantamento prévio de eventuais demandas e consolidação do pedido a ser encaminhado à Chefia de Gabinete para autorização do início do procedimento de aquisição.
Art. 6º Fica aprovado o Guia Prático de Compras e Contratações, Anexo I desta Portaria, sendo obrigatório, a partir da publicação desta Portaria, o cumprimento dos procedimentos que define para as contratações de fornecimento de material ou prestação de serviços para esta Secretaria.
Art. 7º Ficam aprovados os Formulários de Requisição de Material, de Requisição de Serviços, de Relatório de Dispensa de Licitação e de Solicitação de Autorização de Licitação, Anexos II a IV desta Portaria.
Art. 8º Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições contrárias, em especial a Portaria SF nº 334/2008.
ANEXO I - Portaria SF 104, de 18 de junho de 2015.
GUIA PRÁTICO
DE COMPRAS
E CONTRATAÇÕES
Sumário
1. INTRODUÇÃO 5
2. CONCEITOS 5
2.1 Licitação 5
2.2 Compra 5
2.3 Serviço 5
2.4 Material de Consumo 6
2.5 Material permanente 6
2.6 Bem/Serviço Comum 6
2.7 Contrato Administrativo 6
2.8 Objeto a ser contratado 7
2.9 Formulário de Requisição/Termo de Referência 7
2.10 Empenho 7
2.11 Ata de Registro de Preço 8
3. FLUXOGRAMA COMUM A TODAS AS CONTRATAÇÕES 9
4. FLUXOGRAMA PARA AQUISIÇÃO POR DISPENSÁVEL A LICITAÇÃO 10
5. FLUXOGRAMA PARA AQUISIÇÃO POR INEXIGÍVEL A LICITAÇÃO 11
6. FLUXOGRAMA PARA AQUISIÇÃO POR MEIO DE ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇO - ARP 12
7. FLUXOGRAMA PARA AQUISIÇAO POR MEIO DE PREGÃO ELETRÔNICO 13
8. COMO SOLICITAR MATERIAL/SERVIÇO 14
8.1 Aquisição de materiais de consumo 14
8.2 Aquisição de materiais permanentes 14
8.3 Contratação de prestação de serviços 14
8.4. Orientação para preenchimento do Formulário de Requisição 14
8.4.1 Objeto 14
8.4.2 Adesão à Ata de Registro de Preços 15
8.4.3 Justificativa 15
8.4.4 Especificação do objeto 15
8.4.5 Quantidade 16
8.4.6 Amostra 16
8.4.7 Prazo do contrato 16
8.4.8 Forma como os bens deverão ser entregues 17
8.4.9 Prazo de entrega/início da prestação do serviço 17
8.4.10 Garantia do produto ou serviço 17
8.4.11 Obrigações da empresa 17
8.4.12 Da Fiscalização 17
8.4.13 Sanção Administrativa 17
8.5 Termo de Referência 18
9. PROCEDIMENTOS PARA COMPRA/CONTRATAÇÃO 18
9.1 Procedimentos iniciais comuns a todas as modalidades de licitação/contratação direta 18
9.2 Procedimentos relativos à contratação direta por dispensável a licitação 19
9.3 Contratação direta por inexigível a licitação 20
9.4 Contratação por meio de adesão à Ata de Registro de Preço 22
9.5 Contratação por meio de Pregão 23
10. ORIENTAÇÃO QUANTO À PESQUISA DE PREÇO 24
11. COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO CPL E PREGOEIRO 26
11.1 Procedimentos relativos à CPL 26
11.2. Orientação quanto à elaboração do edital de pregão eletrônico 27
12. ASPECTOS RELEVANTES QUANTO À INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO 27
13. DA RESPONSABILIDADE DO SERVIDOR NA INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÂO 28
14. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA 28
1. INTRODUÇÃO
Este guia tem por finalidade divulgar de forma simples os procedimentos que devem ser adotados nas contratações de compras e serviços desta Secretaria.
Não se pretende esgotar as dúvidas acerca do assunto, mas esclarecer as questões básicas, objetivando uniformizar os procedimentos, com o intuito de torná-los mais céleres, eficazes e eficientes.
Com este material pretende-se, ainda, facilitar o trabalho daqueles que atuam nos procedimentos de contratações. Contudo, deve-se ressaltar que eventual divergência com a legislação que disciplina a matéria, a legislação deve prevalecer. Nestes casos, solicitamos que o servidor que constatar a divergência encaminhe a questão para apreciação da Coordenadoria de Administração desta Pasta para verificação quanto à necessidade de alteração desse manual.
2. CONCEITOS
A seguir estão listados alguns termos utilizados neste Manual e suas respectivas definições.
2.1 Licitação
Procedimento administrativo pelo qual destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Secretaria e deve ser processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhe são correlatos (art. 3º da Lei nº 8.666/93). Este procedimento é regulado em caráter geral pela Lei nº 8.666/93 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos). No Município de São Paulo também é regulado pela Lei nº 13.278/2002.
2.2 Compra
É toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou em parcelas, com a finalidade de suprir a Secretaria com os materiais e equipamentos necessários ao desenvolvimento de suas atividades (Lei nº 8.666/93, art. 6º, inciso III).
2.3 Serviço
Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Secretaria, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais (Lei nº 8.666/93, art. 6º, Inciso II).
2.4 Material de Consumo
Aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.
Nos termos do disposto no art. 4º do Decreto nº 53.484/2012, a Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico poderá, por meio de Portaria, definir os valores para caracterização da despesa como material de consumo, independentemente de sua durabilidade.
O art. 4º da Portaria SF nº 162/2012 prevê que os bens móveis adquiridos cuja durabilidade seja superior a 2 anos e que possua valor monetário inferior a R$ 100,00 (cem reais), poderão ser classificados como material de consumo.
2.5 Material permanente
Aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
Nos termos do disposto no art. 4º do Decreto nº 53.484/2012, a Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico poderá, por meio de Portaria, definir os valores para caracterização da despesa como material de consumo, independentemente de sua durabilidade.
O art. 4º da Portaria SF nº 162/2012 prevê que os bens móveis adquiridos cuja durabilidade seja superior a 2 anos e que possua valor monetário inferior a R$ 100,00 (cem reais), poderão ser classificados como material de consumo.
2.6 Bem/Serviço Comum
Aquele para o qual é possível definir padrões de desempenho e qualidade de forma objetiva, em perfeita conformidade com as especificações usuais praticadas no mercado.
2.7 Contrato Administrativo
É o ajuste que a Administração Pública, agindo nessa qualidade, firma com o particular ou com outra entidade administrativa, para a consecução de objetivos de interesse público, nas condições desejadas pela própria Administração. (Licitação e Contrato Administrativo. Hely Lopes Meirelles, 14ª ed).
A Administração comparece com supremacia de poder e goza das prerrogativas conferidas no art. 58 da Lei nº 8.666/93.
2.8 Objeto a ser contratado
Obra ou serviço a ser executado ou material a ser entregue em decorrência do acordo de vontades firmado entre o Contratado e a Administração.
2.9 Formulário de Requisição/Termo de Referência
Documentos por meio dos quais a Unidade Requisitante solicita a compra de material ou prestação de serviço. Essencial que o objeto a ser contratado seja caracterizado com descrições objetivas que garantam desempenho e qualidade adequados a sua destinação, sem, contudo, restringir o número de participantes da licitação, sem que haja a devida justificativa.
As especificações do objeto constantes desses documentos serão utilizadas para a pesquisa de preço e para a elaboração do edital de licitação, quando for o caso.
O servidor deve ter responsabilidade ao elaborar esses documentos para não incorrer nas infrações de direcionar a contratação para determinado fornecedor/prestador de serviço ou adquirir material ou serviço com qualidade superior, e consequente valor mais elevado, ao que a Administração realmente necessita.
2.10 Empenho
Primeiro estágio da despesa pública. DEVE ser efetuado antes da formalização da contratação. Consiste na alocação de recursos na dotação orçamentária visando o posterior pagamento da despesa que se pretende contratar.
É proibida a realização de despesa sem o prévio empenho.
Para cada empenho será extraído um documento denominado "nota de empenho", que indicará o nome do credor, a representação e o valor da despesa, bem como a dedução desta do saldo da dotação própria. O empenho e a expedição da Nota de Empenho - NE são realizados pela Divisão de Execução Orçamentária e Financeira DIEOF da Coordenadoria de Administração.
A Nota de Empenho, acompanhada do respectivo Anexo de Empenho pode substituir o termo de contrato, conforme previsto no Art. 62 da Lei Federal n.º 8.666/93.
Nesse Anexo deverão estar presentes todas as cláusulas necessárias do termo de contrato, a que se refere o art. 55 da Lei 8.666/93, por exemplo: descrição do objeto, preço, prazos de entrega do bem ou da execução da obra ou da prestação do serviço, o crédito pelo qual correrá a despesa, penalidades aplicáveis, entre outras.
? De acordo com o tipo de despesa, o empenho pode ser:
Ordinário com valor exato, que devem ser liquidado e pago de uma só vez;
Estimativo cujo montante não possa ser determinado durante o exercício. O valor total da despesa é estimado, podendo ser liquidado e pago em parcelas mensais, por exemplo;
Global contratos cujo valor total é conhecido, mas o pagamento é efetuado em etapas ou parcelas etc, em conformidade com o cronograma de execução previamente estabelecido.
2.11 Ata de Registro de Preço
Instrumento de caráter obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação por parte do Detentor da Ata, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas.
Neste documento a empresa assume o compromisso de fornecer bens e serviços a preços e prazos registrados na ata. A contratação é realizada quando convier, e se convier, aos órgãos participantes.
A existência de preços registrados não obriga a Administração Pública a firmar o contrato. Inclusive é possível a realização de outra licitação específica para o mesmo objeto constante da ata, porém, é assegurado ao beneficiário do registro de preços a preferência de fornecimento em igualdade de condições
8. COMO SOLICITAR MATERIAL/SERVIÇO
8.1 Aquisição de materiais de consumo
Materiais de consumo serão solicitados diretamente à DILOG, por meio do sistema Supri. Compete à DILOG, quando necessário - como gestora de material de consumo -, preencher o Formulário de Requisição de Material e enviá-lo por email do Diretor da DILOG à COADM (sf-coadmequipe@prefeitura.sp.gov.br), com cópia ao servidor responsável pela especificação do material a ser adquirido, preferencialmente o futuro fiscal do contrato.
Em anexo à Requisição de Material, se necessário, enviar Termo de Referência.
8.2 Aquisição de materiais permanentes
Preliminarmente deve-se consultar a DILOG - por meio do email sf-dilogequipe@prefeitura.sp.gov.br - sobre a existência do bem. Não havendo o bem para disponibilidade, a Unidade Requisitante deve preencher o Formulário de Requisição de Material e enviá-lo por email do titular da Unidade Requisitante à COADM (sf-coadmequipe@prefeitura.sp.gov.br), com cópia ao servidor responsável pela especificação do material a ser adquirido, preferencialmente o futuro fiscal do contrato.
Em anexo à Requisição de Material, se necessário, enviar Termo de Referência.
Se houver dúvida quanto à classificação dos bens em permanente ou de consumo, consultar os anexos da Portaria nº 448, da Secretaria do Tesouro Nacional.
8.3 Contratação de prestação de serviços
Compete à Unidade Requisitante preencher o Formulário de Requisição de Serviço e enviá-lo por e-mail do titular da Unidade Requisitante à COADM (sf-coadmequipe@prefeitura.sp.gov.br), com cópia ao servidor indicado que será responsável pela especificação do serviço a ser contratado, preferencialmente o futuro fiscal do contrato.
Em anexo à Requisição de Serviço sempre enviar Termo de Referência.
8.4. Orientação para preenchimento do Formulário de Requisição
8.4.1 Objeto
Indicar o objeto a ser adquirido de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem o caráter competitivo da licitação ou direcionem a contratação para determinado fornecedor ou prestador de serviço.
8.4.2 Adesão à Ata de Registro de Preços
Se a Unidade Requisitante tiver conhecimento sobre a existência de Ata de Registro de Preços referente ao objeto que se pretende adquirir, informar o número da Ata e o órgão a qual pertence.
Observado que nos termos da Lei nº 13.278/2002, apenas poderão ser utilizadas as Atas de Registro de Preços de outros órgãos ou entidades do Município de São Paulo, do Governo Federal e do Governo do Estado de São Paulo.
8.4.3 Justificativa
Justificar a necessidade da aquisição de bens ou da prestação do serviço, devidamente fundamentada. Descrever todos os argumentos que indiquem a necessidade da contratação, com comentários a respeito do que vem ocorrendo no órgão solicitante, o que se espera com a contratação, ganhos esperados e o que pode ocorrer se não houver a contratação, objetivando subsidiar a aprovação pela autoridade competente.
8.4.4 Especificação do objeto
Descrição detalhada e objetiva do que se pretende adquirir. Aqui deverão estar expressos, por exemplo, forma, estado, tamanho, cor, material, qualidade mínima esperada, capacidade, potência, consumo, composição, resistência, precisão, modelo, embalagem, acessórios, enfim, as características que propiciem tanto a formulação de propostas de preços pelas empresas como também o julgamento objetivo da melhor proposta e a conferência na entrega do objeto contratado.
Um objeto bem especificado, garante que seja adquirido item que atenderá à necessidade da Unidade Requisitante. Requisições com objeto mal especificado PODERÁ RESULTAR EM CONTRATAÇÕES DESVANTAJOSAS PARA A ADMINISTRAÇÃO, considerando necessidade x adequação x preço. Nesses casos, poderá haver RESPONSABILIZAÇÃO FUNCIONAL do responsável pela especificação técnica.
? Proibição de indicar marca. A indicação de marca é aceitável:
Para fins de padronização - quando o objeto possuir características e especificações exclusivas, mediante a apresentação de justificativa fundamentada em razões de ordem técnica;
Como parâmetro de qualidade para facilitar a descrição do objeto a ser licitado, quando seguida das expressões ou equivalente, ou similar e ou de melhor qualidade;
Quando for condição para manutenção de garantia.
8.4.5 Quantidade
Especificar a quantidade de bem/serviço a ser contratada, acompanhada, no que couber, dos critérios de medição utilizados (litros, metros, caixa, etc) e da capacidade da embalagem, se o caso.
8.4.6 Amostra
Solicitar amostra apenas quando necessário. Informar os critérios objetivos para avaliação da amostra. A amostra será exigida apenas do licitante que for declarado vencedor do certame e antes da assinatura do contrato.
8.4.7 Prazo do contrato
O Formulário de Requisição já vem preenchido com o prazo padrão (12 meses). Se necessário, a Unidade Requisitante pode alterar esse campo. A Lei de Licitações veda a assinatura de contrato com prazo de vigência indeterminado.
A duração dos contratos fica adstrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários, EXCETO quando relativos:
1) Aos projetos cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no Plano Plurianual, os quais poderão ser prorrogados se houver interesse da Administração e desde que isso tenha sido previsto no ato convocatório;
2) À prestação de serviços a serem executados de forma contínua. Nesses casos o contrato poderá ter vigência de até 12 meses e a sua duração prorrogada por iguais e sucessivos períodos, limitada a 60 meses.
3) Ao aluguel de equipamentos e a utilização de programas de informática, podendo a duração estender-se pelo prazo de até 48 (quarenta e oito) meses.
Os prazos de início de etapa de execução, de conclusão e de entrega admitem prorrogação, mantidas as demais cláusulas do contrato e assegurada a manutenção de seu equilíbrio econômico-financeiro, desde que ocorra um ou mais dos motivos elencados no § 1º do art. 57 da Lei 8.666/93, que devem estar devidamente fundamentados e comprovados no processo.
Em sendo o caso, o FISCAL da execução do contrato deve solicitar EM TEMPO HÁBIL a prorrogação dos prazos previstos. Lembrando-se que um dos motivos previstos no § 1º do art. 57 da Lei 8.666/93 deve estar fundamentado e comprovado no processo.
Não se prorroga contrato com prazo de vigência expirado, ainda que por um dia apenas. Celebra-se novo contrato com todo o procedimento necessário para a realização de uma nova contratação, ex: licitação.
8.4.8 Forma como os bens deverão ser entregues
Entrega total ou parcelada (semanal, mensal ...)
8.4.9 Prazo de entrega/início da prestação do serviço
Expor de forma objetiva o prazo para entrega do material ou início e conclusão da prestação dos serviços (esse prazo deve estar vinculado ao recebimento da Nota de Empenho/Ordem de serviço ou assinatura do Contrato).
8.4.10 Garantia do produto ou serviço
Informar a garantia mínima dos serviços ou do material e especificar o que estará coberto por essa garantia, ex.: reparo, manutenção, substituição de peças etc.
Determinar o prazo para atendimento dos chamados e para a solução dos problemas durante o prazo de garantia.
8.4.11 Obrigações da empresa
Inserir neste item todas as obrigações cabíveis à Empresa. Ex. instalação e manutenção do bem, dever de confidencialidade dos dados e informações, treinamento de pessoal etc,
8.4.12 Da Fiscalização
Indicar, no mínimo, dois servidores (titular e suplente) para serem fiscais do contrato.
8.4.13 Sanção Administrativa
O Formulário de Requisição já vem preenchido com a sanção padrão. A Unidade Requisitante DEVE verificar se para cada obrigação da contratada há uma correspondente sanção em caso de descumprimento. Em caso negativo, propor as sanções a serem aplicadas. ATENTAR-SE para a PROPORCIONALIDADE entre a infração contratual e a sanção.
8.5 Termo de Referência
O Termo de referência deve ser elaborado na requisição de material sempre que for necessário agregar mais informações àquelas constantes do Formulário de Requisição de Material.
? No caso de prestação de serviços, a Unidade Requisitante deve sempre elaborar o Termo de Referência, o qual deve conter, no mínimo:
Especificação objetiva do objeto;
Quantidade;
Local de execução do serviço;
Normas de execução do serviço;
Obrigações do contratado e do contratante.
Cronograma físico-financeiro, se for o caso;
Sanções administrativas em caso de descumprimento de obrigação contratual.
9. PROCEDIMENTOS PARA COMPRA/CONTRATAÇÃO
9.1 Procedimentos iniciais comuns a todas as modalidades de licitação/contratação direta
? COADM:
Recebe as Requisições, acompanhadas, quando for o caso, dos Termos de Referência;
Quando se tratar de bens comuns, a COADM avalia a conveniência de enviar e-mail aos demais Departamentos, consultando sobre o interesse no material. Os Departamentos consultados, se tiverem interesse no bem, devem enviar à COADM, no prazo de 3 (três) dias úteis, sua própria Requisição de Material (anexo 1). Não havendo manifestação no prazo retrocitado entender-se-á que não há interesse no bem por parte do Departamento consultado.
Solicita autorização da Chefia de Gabinete para prosseguimento da contratação;
Autorizada a contratação, envia a Requisição de Material à DICOM; Caso contrário, à Unidade Requisitante para ciência e arquivamento.
? DICOM:
Ao receber a Requisição com a devida autorização da Chefia do Gabinete, solicita a autuação do processo;
Verifica a existência de Ata de Registro de Preços. Só é possível adesão à Ata de Registro de Preço da Prefeitura do Município de São Paulo, do Governo do Estado de São Paulo ou do Governo Federal;
Efetua a pesquisa de mercado e elabora a grade de preços;
Prossegue na contratação conforme a modalidade de licitação/contratação direta.
9.2 Procedimentos relativos à contratação direta por dispensável a licitação
? DICOM:
Faz cotação eletrônica (no sistema para cotação eletrônica do Banco do Brasil/ComprasNet), quando for o caso;
Faz pesquisa de certidão da empresa selecionada;
Elabora minuta de contrato, para contratações acima de R$ 80.000,00 ou com obrigação futura. Nos demais casos, a Nota de Empenho, acompanhada do respectivo Anexo de Empenho pode substituir o termo de contrato, conforme previsto no Art. 62 da Lei Federal n.º 8.666/93. Nesse caso, no Anexo retrorreferido deverão estar presentes todas as exigências do termo de contrato, por exemplo: descrição do objeto, preço, prazos de entrega do bem ou da execução da obra ou da prestação do serviço, o crédito pelo qual correrá a despesa, penalidades aplicáveis, entre outras;
Exceto no caso de material de consumo, quando houver minuta de contrato, antes de os autos serem encaminhados à ASJUR, DICOM encaminhará para unidade requisitante verificar se a minuta de contrato está conforme o que foi solicitado;
Envia o processo à DIEOF para reserva de valor.
? DIEOF:
Reserva recursos e devolve o processo à DICOM.
? DICOM:
Preenche o Relatório de dispensa de licitação;
Encaminha o processo à ASJUR para análise quanto aos aspectos legais, aprovação da minuta de contrato e elaboração de despacho de autorização de despesa;
? ASJUR:
Analisa juridicamente se a contratação se enquadra nas hipóteses de dispensa de licitação;
Aprova a minuta de contrato quanto aos aspectos jurídicos;
Elabora o despacho do ordenador de despesa (Chefe do Gabinete);
Envia o despacho para publicação no Diário Oficial da Cidade; e
Encaminha o processo para DIEOF.
? DIEOF:
Registra os dados da contratação no Sistema Orçamentário e Financeiro SOF;
Empenha os recursos;
Envia a nota de empenho à contratada. Se a formalização da contratação for feita por meio de contrato, a nota de empenho pode ser entregue à contratada no momento da assinatura do contrato;
Envia processo à DICOM.
? DICOM
Colhe assinatura da Chefia de Gabinete para designação do fiscal do contrato e suplente;
Solicita à COTEC liberação para o fiscal acessar o Sistema Gerenciador de Contratos;
Encaminha à DIEOF, por e-mail, cópia da designação do fiscal;
Providencia para que o contrato seja assinado pelas partes, em sendo o caso;
Registra o contrato no Sistema Gerenciador de Contratos;
Permite ao fiscal o acesso aos arquivos que contêm o contrato e demais documentos necessários ao desempenho da fiscalização;
Faz a gestão do contrato, conforme disposto no Decreto 54.873, de 25 de fevereiro de 2014.
? DIEOF
Atualiza dados da contratação no Sistema Orçamentário e Financeiro SOF;
Fornece ao setor de liquidação de pagamentos cópia da Nota de Empenho, do contrato e da designação do fiscal.
? PARA TODAS AS HIPÓTESES DE DISPENSA DE LICITAÇÃO DEVEM CONSTAR DOS AUTOS DO PROCESSO ADMINISTRATIVO A RAZÃO DA ESCOLHA DO FORNECEDOR OU PRESTADOR DE SERVIÇO E A JUSTIFICATIVA DO PREÇO. (parágrafo único do art. 26 da Lei 8.666/93).
9.3 Contratação direta por inexigível a licitação
? DICOM:
Faz pesquisa de certidões* de regularidade fiscal;
Nos casos de contratação com fundamento no art. 25, inciso I, da Lei 8.666/93, junta declaração de exclusividade;
Nas contratações com fundamento nos incisos II e III do art. 25 da Lei 8.666/93, encaminha o processo para o ordenador de despesa constituir a comissão especial a que se refere, respectivamente, o art. 14 ou o art. 17, ambos do Decreto nº 44.279/2003, que deverá emitir parecer conclusivo, no primeiro caso, sobre a singularidade do objeto a ser contratado e a notória especialização do futuro contratado e, no segundo caso, que ateste o reconhecimento, pela crítica ou pelo público, do artista a ser contratado;
Elabora minuta de contrato, para contratações acima de R$ 80.000,00 ou com obrigação futura. Nos demais casos, a Nota de Empenho, acompanhada do respectivo Anexo de Empenho pode substituir o termo de contrato, conforme previsto no Art. 62, da Lei Federal n.º 8.666/93. Nesse caso, no Anexo retrorreferido deverão estar presentes todas as exigências do termo de contrato, por exemplo: descrição do objeto, preço, prazos de entrega do bem ou da execução da obra ou da prestação do serviço, o crédito pelo qual correrá a despesa, penalidades aplicáveis, entre outras;
Quando houver minuta de contrato, antes de os autos serem encaminhados à ASJUR, DICOM encaminhará para unidade requisitante verificar se a minuta de contrato está conforme o que foi solicitado;
Envia o processo à DIEOF para reserva de valor.
? DIEOF:
Reserva recursos;
Encaminha o processo à ASJUR.
? ASJUR:
Analisa juridicamente se a contratação se enquadra nas hipóteses de inexigibilidade de licitação;
Aprova a minuta de contrato quanto aos aspectos jurídicos;
Elabora o despacho de autorização de despesa;
Envia o despacho para publicação no diário oficial;
Encaminha o processo à DIEOF;
? DIEOF:
Empenha recursos;
Envia nota de empenho à contratada;
Envia processo à DICOM.
? DICOM:
Colhe assinatura da Chefia de Gabinete para designação do fiscal do contrato e suplente;
Solicita à COTEC liberação para o fiscal acessar o Sistema Gerenciador de Contratos;
Encaminha, por e-mail, cópia da designação à DIEOF;
Providencia para que o contrato seja assinado pelas partes, em sendo o caso;
Registra o contrato no Sistema Gerenciador de contratos;
Permite ao fiscal o acesso aos arquivos que contêm o contrato e demais documentos necessários ao desempenho da fiscalização;
Faz a gestão do contrato, conforme disposto no Decreto 54.873, de 25 de fevereiro de 2014.
? DIEOF
Atualiza os dados da contratação no Sistema Orçamentário e Financeiro SOF;
Fornece ao setor de liquidação de pagamentos cópia da Nota de Empenho, do contrato e da designação do fiscal;
? PARA TODAS AS HIPÓTESES DE INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO DEVEM CONSTAR DOS AUTOS DO PROCESSO ADMINISTRATIVO A RAZÃO DA ESCOLHA DO FORNECEDOR OU PRESTADOR DE SERVIÇO E A JUSTIFICATIVA DO PREÇO. (parágrafo único do art. 26 da Lei 8.666/93).
9.4 Contratação por meio de adesão à Ata de Registro de Preço
? DICOM
Junta aos autos autorização do órgão gestor da Ata de Registro de Preço para utilizá-la e concordância da empresa detentora da Ata em fornecer o material/prestar o serviço;
Faz pesquisa de certidões* de regularidade fiscal;
Envia o processo à DIEOF.
? DIEOF
Reserva recursos para suportar a despesa;
Encaminha o processo à ASJUR.
? ASJUR
Elabora o despacho de autorização de despesa;
Envia o despacho para publicação no Diário Oficial;
Encaminha o processo à DIEOF.
? DIEOF
Empenha os recursos para suportar a despesa;
Envia nota de empenho à contratada;
Envia processo à DICOM.
? DICOM
Colhe assinatura da Chefia de Gabinete para designação do fiscal do contrato e suplente;
Solicita à COTEC liberação para o fiscal acessar o Sistema Gerenciador de Contratos;
Encaminha, por e-mail, cópia da designação à DIEOF;
Providencia para que o contrato seja assinado pelas partes, em sendo o caso;
Registra o contrato no Sistema Gerenciador de contratos;
Permite ao fiscal o acesso aos arquivos que contêm o contrato e demais documentos necessários ao desempenho da fiscalização;
Faz a gestão do contrato, conforme disposto no Decreto 54.873, de 25 de fevereiro de 2014.
? DIEOF:
Atualiza dados da contratação no Sistema Orçamentário e Financeiro SOF;
Fornece ao setor de liquidação de pagamento cópia da Nota de Empenho, do contrato e da designação do fiscal;
9.5 Contratação por meio de Pregão
? DICOM:
Preenche a Solicitação de Abertura de Licitação;
Envia o processo à DIEOF para reserva de valor.
? DIEOF:
Reserva recursos e devolve o processo para DICOM.
? DICOM:
Solicita à Chefia de Gabinete autorização para licitação na modalidade pregão;
Publica o despacho autorizando a licitação; e
Encaminha o processo à CPL Comissão Permanente de Licitação.
? CPL
Realiza o procedimento descrito no item 11;
Envia o processo à DIEOF.
? DIEOF
Quando do recebimento do processo com a homologação do procedimento licitatório e autorização para o empenho dos recursos:
Empenha os recursos para suportar a despesa;
Envia processo à DICOM.
? DICOM
Colhe assinatura da Chefia de Gabinete para designação do fiscal do contrato e suplente;
Solicita à COTEC liberação para o fiscal acessar o Sistema Gerenciador de Contratos;
Encaminha, por e-mail, cópia da designação à DIEOF;
Providencia para que o contrato seja assinado pelas partes, em sendo o caso;
Registra o contrato no Sistema Gerenciador de contratos;
Permite ao fiscal o acesso aos arquivos que contêm o contrato e demais documentos necessários ao desempenho da fiscalização;
Faz a gestão do contrato, conforme disposto no Decreto 54.873, de 25 de fevereiro de 2014.
? DIEOF
Atualiza os dados da contratação no Sistema Orçamentário e Financeiro SOF;
Fornece ao setor de liquidação de pagamento cópia da Nota de Empenho, do contrato e da designação do fiscal.
* Listas das certidões e declaração
? CARTÃO DE INSCRIÇÃO NO CNPJ (WWW.RECEITA.FAZENDA.GOV.BR)
? CERTIDÃO DE DÉBITOS RELATIVOS A TRIBUTOS FEDERAIS E À DÍVIDA ATIVA DA UNIÃO
? CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TRABALHISTAS (WWW.TST.JUS.BR/CERTIDAO)
? CERTIDÃO DE REGULARIDADE FGTS (WWW.CEF.COM.BR)
? CADASTRO DE CONTRIBUINTES FICHA DE DADOS CADASTRAIS (WWW.PREFEITURA.SP.GOV.,BR)
? CONSULTA CADIN MUNICIPAL (WWW.PREFEITURA.SP.GOV.BR)
? CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS DE TRIBUTOS INSCRITOS NA DÍVIDA ATIVA (WWW.PREFEITURA.SP.GOV.BR)
? CERTIDÃO DE TRIBUTOS MOBILIÁRIOS CTM (WWW.PREFEITURA.SP.GOV.BR)
? DECLARAÇÃO DE QUE NÃO ESTÁ CADASTRADA NA FAZENDA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO E QUE NADA DEVE A ESSA.
? RELAÇÃO DE EMPRESAS APENADAS
10. ORIENTAÇÃO QUANTO À PESQUISA DE PREÇO
? Pesquisa de preços é procedimento obrigatório e prévio à realização de processos de contratação pública e tem por finalidade, especialmente:
Verificar o preço do produto ou serviço praticado no mercado;
Subsidiar a escolha da modalidade de licitação a ser adotada;
Verificar se existem recursos orçamentários suficientes para o pagamento da despesa com a contratação; e
Servir de parâmetro objetivo para julgamento das ofertas apresentadas, quando for menor preço.
? A pesquisa de preços será realizada mediante:
Consulta direta ao mercado (a fornecedores);
Publicações especializadas;
Banco de dados de preços praticados no âmbito da administração pública;
Listas de instituições privadas renomadas de formação de preços;
Referente à mão-de-obra, os valores de pisos salariais das categorias profissionais;
Contratações similares de outros entes públicos.
? A pesquisa de preço deve ter no mínimo três propostas/preços. Será admitida a pesquisa com menos de três preços ou propostas, mediante justificativa do responsável pela DICOM.
? A pesquisa com fornecedores será realizada por meio eletrônico. Da consulta encaminhada ao fornecedor deverá constar informações sobre, conforme o caso:
Objeto;
Especificação do material/serviço;
Quantidade;
Local de entrega do bem/prestação do serviço;
Forma como o material será solicitado;
Prazo para entrega do material;
Garantia;
Obrigações da contratada;
Pessoal técnico especializado;
Prazo do contrato;
Prazo para início dos serviços;
Forma de pagamento;
Sanções;
Documentos exigidos;
Prazo para resposta, compatível com a complexidade do objeto;
Endereço para envio da resposta.
? A proposta deverá conter:
Objeto e quantidade em conformidade com o solicitado;
Valor;
Prazo de entrega;
Dados bancários (Banco do Brasil);
Forma de pagamento;
Garantia;
Validade da proposta.
O resultado da pesquisa de preços será a média ou o menor dos preços obtidos (no caso de haver menos de três preços). Para a obtenção do resultado da pesquisa de preços, não poderão ser considerados os preços inexequíveis ou os excessivamente elevados, conforme critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.
? MESMO NÃO HAVENDO POSSIBILIDADE DE PESQUISA DE PREÇO, POR SER ÚNICO O FORNECEDOR OU SINGULAR O OBJETO A SER CONTRATADO, DEVE HAVER A JUSTIFICATIVA DOS PREÇOS DO FUTURO CONTRATADO. NÃO SERÁ POSSIVEL A CONTRATAÇÃO, AINDA QUE INEXIGÌVEL A LICITAÇÃO, SEM JUSTIFICATIVA DO PREÇO. (ART. 26 DA LEI 8.666/93).
11. COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO CPL E PREGOEIRO
11.1 Procedimentos relativos à CPL
? Quando do recebimento do processo da DICOM:
Tomar providência para designação do pregoeiro e equipe de apoio (somente poderá atuar como pregoeiro o servidor que tenha realizado curso de capacitação específica para exercer a atribuição);
Elaborar minuta do edital;
Enviar a minuta do edital para aprovação da Unidade Requisitante.
? Após aprovação pela Unidade Requisitante:
Enviar a minuta do edital para aprovação da Assessoria Jurídica ASJUR.
? Após aprovação pela ASJUR:
Numerar o edital, definir data e horário da sessão, e encaminhar para aprovação da Chefia de Gabinete.
? Após aprovação da Chefia de Gabinete:
Cadastrar a licitação no sistema eletrônico a ser utilizado, conforme definição do pregoeiro;
Emitir Comunicado de Licitação e publicá-lo junto com o edital na Imprensa Oficial Diário Oficial da Cidade (DOC), respeitando-se o prazo de 8 (oito) dias úteis entre a publicação do Edital e a data de realização do certame;
No caso de pregão com valor estimado superior a R$650.000,00, o edital deve ser publicado também em jornal de grande circulação. Para isso enviar memorando à Assessoria de Comunicação;
Quando a licitação é publicada, o edital fica disponível no sistema e-negocios (http://e-negocioscidadesp.prefeitura.sp.gov.br/), em cumprimento ao § 2º, art. 9º, do Decreto 44.279.
11.2. Orientação quanto à elaboração do edital de pregão eletrônico
? O edital relativo a pregão deve conter:
O objeto da licitação definido de forma clara e precisa;
Especificação detalhada do objeto a ser contratado, quando for o caso;
As exigências para a habilitação;
As sanções por inadimplemento;
Os prazos e condições para assinatura do contrato ou retirada dos instrumentos, para execução do contrato e para entrega do objeto da licitação;
O prazo de validade das propostas;
Critério para julgamento das propostas;
Critério de aceitabilidade dos preços unitário e global, conforme o caso;
Locais, horário e prazo para se obter informações e esclarecimentos relativos à licitação e às condições para atendimento das obrigações necessárias ao cumprimento do objeto;
Critério de reajuste de preços, quando for o caso;
Condições de pagamento;
Instruções e normas quanto aos recursos;
Minuta do termo de contrato para contratação cujo valor seja igual ou superior a R$80.000,00 ou tenha obrigação futura. Nos demais casos a Nota de Empenho substitui o contrato.
12. ASPECTOS RELEVANTES QUANTO À INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO
? As correspondências eletrônicas (e-mails) devem ser acostadas aos autos apenas quando contenham informações necessárias à instrução do processo. Nesses casos, devem ser juntados apenas os e-mails contendo a informação e/ou decisão relevante.
? Para o adequado entendimento do trâmite processual, por parte de outros setores, faz-se necessário que seja dada ESPECIAL ATENÇÃO à confecção de relatórios explicando/justificando a juntada de documentos, em especial e-mail, modificações no objeto a ser contratado ou quaisquer atos ou fatos a serem considerados na manifestação de outra unidade ou na decisão de autoridade administrativa.
13. DA RESPONSABILIDADE DO SERVIDOR NA INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÂO
? Os servidores que atuarem no processo de contratação devem dar especial atenção aos seguintes fatos que podem resultar em RESPONSABILIDADE FUNCIONAL e/ou CRIMINAL:
Justificativa para a contratação ou qualquer outra manifestação que não condiz com a realidade;
Juntada de documentos por cópias, sem a conferência com o original; ou sem a comprovação de sua autenticidade;
Juntada de documentos referentes a empresa diversa da que será contratada;
Pesquisa ou justificativa de preços que conduzam a uma contratação com valores superfaturados;
Especificação do objeto que conduza a determinada marca ou fornecedor sem que haja a devida justificativa para tanto.
Divisão do objeto, sem a justificativa necessária, para fins de enquadrar em hipótese de contratação direta em razão do valor fracionamento do objeto.
14. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
? Decreto Municipal 43.406/2003;
? Decreto Municipal 44.279/2003;
? Decreto Municipal 45.689/2005;
? Decreto Municipal 46.662/2005;
? Decreto Municipal 47.014/2006;
? Decreto Municipal 48.042/2006
? Decreto Municipal 54.873/2014;
? Decreto Municipal 55.427/2014;
? Licitações e Contratos Orientações e Jurisprudência do TCU.
? Licitação e Contrato Administrativo Hely Lopes Meirelles.
Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial da Cidade de São Paulo
