ATO DPR 034/04

CELSO OLIVEIRA MARCONDES DE FARIA, Diretor Presidente da ANHEMBI, no uso das competências que lhe são conferidas pelo Estatuto Social, Considerando:

a) Que o Ato DPR 017/03, foi implantado em Agosto/2003;

b) Que passados 14 meses verificou-se a necessidade de seu aprimoramento;

c) As disposições do Regulamento de Compras Licitações e Contratos no âmbito da Anhembi, em especial os artigos 64 e 65;

d) A aprovação pelo Conselho de Administração da proposta de REGULAMENTO INTERNO DE IMPLANTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DE FUNDO ROTATIVO, REEMBOLSO DE DESPESAS, VALE PROVISÓRIO E SOLICITAÇÃO ESPECIAL DE VERBA, na reunião realizada em 24.11.2004;

Resolve estabelecer o presente

REGULAMENTO INTERNO DE IMPLANTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DE FUNDO ROTATIVO, REEMBOLSO DE DESPESAS, VALE PROVISÓRIO E SOLICITAÇÃO ESPECIAL DE VERBA

CAPÍTULO I

Art. 1º - Este regulamento estabelece normas gerais de procedimentos internos desta empresa, com o objetivo de possibilitar a utilização do regime de adiantamento de verbas que poderá ser feito por fundo rotativo, reembolso de despesas, vale provisório e solicitação especial de verba.

Art. 2º - Quanto à implantação de procedimentos para utilização de fundo rotativo, reembolso de despesas e vale provisório, o parágrafo único do art. 60 da Lei nº 8.666/93 determina:

§ 1º - É nulo e de nenhum efeito o contrato verbal com a Administração, salvo o de pequenas compras de pronto pagamento, assim entendidas aquelas de valor não superior a 5% (cinco por cento) do limite estabelecido no art. 23, inciso II, alínea "a", desta Lei, feitas em regime de adiantamento.

§ 2º - Diante da previsão supra, pode-se firmar entendimento preliminar no sentido de que ajustes cujo objeto verse sobre pequenas compras de pronto pagamento a serem realizadas pela Administração Pública e que não ultrapassem o limite de R$ 4.000,00 (quatro mil reais), o qual corresponde a 5% (cinco por cento) do limite estabelecido no art. 23, inciso II, alínea "a", da Lei nº 8.666/93, podem ser celebradas através de contrato verbal.

§ 3º - Poderá ser utilizado o regime de adiantamento quando for exigido pronto pagamento para atender despesas de pequeno vulto.

§ 4º - O adiantamento direto não poderá abranger período de realização da despesa superior a um mês de duração, ressalvada a necessidade de prazo maior, no caso de viagens temporárias de empregados no interesse da Anhembi.

CAPÍTULO II

PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DE FUNDO ROTATIVO

Art. 3º - Fundo Rotativo é o numerário custodiado na unidade solicitante que tem por objetivo atender, de imediato, pequenas despesas que requeiram pronto pagamento e que não sejam feitas em parcelas. É utilizado pelas unidades que, pela natureza de suas atividades, tenham constante e permanente necessidade de realização dessas despesas.

Parágrafo único - O fundo rotativo não poderá ser utilizado para aquisição de bens pertencentes ao ativo imobilizado da Empresa, tais como: impressoras, telefones, móveis, etc., que deverão ser adquiridos via Gerência de Compras - GCO.

Art. 4º - As unidades autorizadas a utilizar o fundo rotativo e os valores autorizados são os seguintes:

01 Presidência - DPR R$ 600,00

02 Assessoria de Projetos Estratégicos - DPR-P R$ 2.000,00

03 Assessoria de Marketing e Comunicação - DPR-M R$ 2.000,00

04 Assessoria Especial da Presidência - DPR-A R$ 4.000,00

05 Gerência de Turismo - GTU R$ 2.000,00

06 Gerência Jurídica - GJU R$ 4.000,00

07 Gerência de Operações - GOP R$ 4.000,00

08 Gerência de Planejamento - GPL R$ 4.000,00

09 Gerência de Engenharia e Manutenção - GEM R$ 4.000,00

10 Gerência de Eventos - "A", "B", "C" R$ 4.000,00 (cada)

11 Gerência de Compras - GCO R$ 4.000,00

Art. 5º - A solicitação do fundo rotativo será feita uma única vez, via Correspondência Interna - (anexo I) à Gerência Financeira.

Art. 6º - A prestação de contas deverá ser feita junto à Gerência Financeira - GFI por Correspondência Interna - "CI", (anexo I - A) devidamente preenchida, assinada e autorizada pela Unidade respectiva e com "De Acordo" do Diretor da área, até o último dia útil do mês em que a verba foi liberada, independente ou não de ter sido totalmente utilizada, sem o que não serão liberados novos valores, discriminando-se todas as despesas, observando-se o que segue:

I - Só serão aceitos como comprovantes de gastos documentos em 1ª via, devidamente assinados pelo gerente, sendo que :

a) Notas Fiscais e demais comprovantes (recibos/guias/Darf´s) para aquisição de materiais/e outros deverão estar em ordem cronológica;

b) Notas Fiscais de Prestação de Serviços deverão conter a razão social da empresa bem como CNPJ ou CPF e Inscrição Estadual, e deverão ser nominais à Anhembi Turismo e Eventos da Cidade de São Paulo S/A.;

c) Recibos de prestação de contas de condução, sempre em vias originais, salvo custas judiciais, com nome do evento, itinerário, placa do veículo, nome do empregado que efetuar a despesa.

II - Para aquisição de materiais e prestação de serviços, deverá ser exigida do fornecedor a Nota Fiscal em nome da ANHEMBI TURISMO E EVENTOS DA CIDADE DE SÃO PAULO S/A - Av. Olavo Fontoura nº 1209 - Parque Anhembi - São Paulo - SP - CEP: 02012-021 - CNPJ/MF 62.002.886/0001-60 - CCM 1.168.948-3, IE 104.969.196.117, contendo obrigatoriamente recibo de quitação do fornecedor e deverá ser vistado pelo detentor da respectiva nota.

§ 1º - Só poderão constar da prestação de contas notas fiscais emitidas no mesmo mês ao da liberação do fundo rotativo.

§ 2º Não serão aceitos para efeitos de prestação de contas o seguinte:

I - Vales referentes a adiantamento por conta de despesas a efetuar;

II - Documentos de pagamentos relativos a períodos anteriores ou posteriores à prestação de contas;

III - Notas Fiscais que não contenham impressas as inscrições de CNPJ ou CPF, Inscrição Estadual, salvo as isenções previstas em lei;

IV - Recibos por serviços prestados sujeitos a normas tributárias, previdenciárias e trabalhistas (carreteiros, peritos, tradutores, despachantes, sociedades civis de profissionais liberais, autônomos e outros).

§ 3º - A concessão de novo adiantamento fica condicionada à correta prestação de contas do anterior, independentemente do período de sua utilização.

CAPÍTULO III

PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DE REEMBOLSO DE DESPESAS

Art. 7º - O Reembolso de despesa poderá ser utilizado nos casos de pagamento de despesas tais como: táxi, almoço/jantar de representação, etc. pelas Unidades Organizacionais que não possuem Fundo Rotativo.

Parágrafo único - O reembolso de despesas com jantar/almoço de representação cabe exclusivamente aos Diretores, ressaltando-se que não são reembolsados gastos com bebidas alcoólicas.

Art. 8º - A solicitação de reembolso de despesa já efetuada deverá ser feita à Tesouraria utilizando-se o formulário "Nota de Despesa" (formulário do anexo II).

§ 1º - As despesas com táxi deverão discriminar itinerário, motivo da utilização, nome do usuário, nome do evento e placa do veículo.

§ 2º - Em caso de reembolso de quilometragem, deverão constar no formulário "Nota de Despesa", os dados do veículo, nome do usuário, itinerário, quilometragem percorrida, motivo de utilização de veículo próprio e, quando for o caso, deverá ser anexado o comprovante de estacionamento.

CAPÍTULO IV

PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DE VALE PROVISÓRIO

Art. 9º - O Vale Provisório, a ser solicitado com o preenchimento do formulário constante do Anexo III, é o mecanismo através do qual a unidades que, pela natureza de suas atividades, não necessitam de fundo rotativo, solicita junto à Tesouraria numerário no valor máximo de R$ 300,00 (trezentos reais), com o objetivo de atender, de imediato, pequenas despesas que requeiram pronto pagamento.

§ 1º - Somente será fornecido Vale Provisório às unidades que não possuam Fundo Rotativo.

§ 2º - A prestação de contas dar-se-á na forma estipulada no anexo II, em até 24hs da utilização do Vale Provisório.

CAPÍTULO V

PROCEDIMENTO PARA UTILIZAÇÃO DE SOLICITAÇÃO ESPECIAL DE VERBA - SEV

Art. 10º - A Solicitação Especial de Verba - SEV destina-se à cobertura de despesas de pronto pagamento com:

I - a organização ou participação da Anhembi em eventos inerentes às suas atividades;

II - a organização e realização de eventos científicos, culturais e/ou esportivos, quando a Anhembi os patrocinar ou deles participar;

III - despesas de viagens temporárias de empregados no interesse da Anhembi;

IV - Representação da Anhembi (somente para Diretores);

V - Destinado à cobertura de despesas de difícil previsibilidade, de natureza excepcional, devidamente justificada.

Parágrafo único - Na utilização do numerário oriundo de SEV deve ser considerado:

o interesse público;

o caráter esporádico;

a razoabilidade dos gastos.

Art. 11º - A formalização da Solicitação Especial de Verba faz-se com a abertura de Processo Especial, acompanhada de CI explicitando o motivo para tal solicitação, sendo que a SEV somente será efetuada através de solicitação de um Diretor, devendo a SEV ser encaminhada à Gerência Financeira - GFI, com até 24hs de antecedência, para providências do numerário necessário.

§ 1º - Quando concernente a despesas de viagens temporárias de empregados no interesse da Anhembi, a solicitação especial de verba poderá ser feita em nome de apenas um empregado, que se responsabilizará pela prestação de contas, facultada a sua utilização por um ou mais empregados, em diferentes viagens.

§ 2º - A SEV para despesas com a representação da Anhembi, será formalizada em nome dos Diretores, através de processo especial de solicitação de verba, mediante prévia justificativa dos gastos.

§ 3º - A SEV de natureza excepcional, obedecidas as normas dela constante, deverá ser feita em nome do Diretor.

Art. 12º - Para adoção das medidas necessárias à concessão de SEV, algumas formalidades deverão ser observadas com relação à aplicação do seu regime:

a) As quantias recebidas como SEV, serão depositadas em conta bancária específica para cada solicitação de verba.

b) A movimentação far-se-á, sempre, por meio de cheque nominativo.

c) Os comprovantes de despesas deverão ser sempre originais, não sendo aceitos em fotocópias ou com rasuras, emendas ou entrelinhas que prejudiquem sua clareza ou legitimidade.

d) A prestação de contas deverá ser feita até o último dia útil do mês em que a verba foi liberada, independente ou não de ter sido totalmente utilizada, sem o que não serão liberados novos valores.

e) A prestação de contas junto à Gerência Financeira - GFI, será através de Correspondência Interna - "CI", discriminando todas as despesas.

f) Os comprovantes de despesas deverão estar dentro do mês da SEV.

g) O empregado responsável pela SEV não poderá certificar o recebimento do material ou serviços nos respectivos documentos.

h) O empregado responsável pela SEV obrigatoriamente, deverá declarar IRPF (Receita Federal).

Art. 13º - A Prestação de Contas da SEV deverá ser apresentada no prazo de 30 (trinta dias) pelo responsável pela solicitação de verba, não podendo abranger período de realização de despesa superior a um mês.

Parágrafo único - a prestação de contas - CI ou a Nota de Despesa, deverão atender a todos os critérios previstos no art. 6º .

Art. 14º - Ficam vedadas, através da SEV:

I - As aquisições de:

a) móveis, equipamentos e materiais padronizados, bem como daqueles que vierem a ser objeto de padronização;

b) materiais que constem das listas de estoque;

c) materiais com o objetivo de formar estoque.

II - A contratação de profissionais autônomos.

Art. 15º - Para os casos omissos, aplicar-se-á a Lei Municipal nº 10.513/88 c/c Decreto Municipal nº 43.731/2003.

Este ato entrará em vigor na data de sua publicação, revogados os Atos nºs 017/2003 e 015/2004.

Publique-se.

São Paulo, 24 de novembro de 2004 - CELSO MARCONDES - Diretor Presidente