PORTARIA SF N.º 151, DE 29 DE OUTUBRO DE 2012 E ANEXOS 1 A 4 .

Dispõe sobre procedimentos para realização de despesas através do Regime de Adiantamento.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE FINANÇAS , no uso de suas atribuições legais e, considerando o disposto no artigo 21 do Decreto nº 48.592, de 06 de agosto de 2007,

R E S O L V E :

1 - DA FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO

1.1 Os processos de adiantamento e suas prestações de contas serão autuados, mediante identificação específica no Sistema Municipal de Processos (SIMPROC) no código de assunto 028.020 – Adiantamentos, formalizados e instruídos pela unidade orçamentária, devendo onerar elemento de despesa próprio.

1.1.1. Deverá constar no processo a base legal do adiantamento, a dotação orçamentária, o valor a ser concedido, nome, registro funcional - RF e número do cadastro de pessoas físicas - CPF do responsável, bem como definição e justificativa do objeto da despesa, juntando os documentos necessários.

1.1.2 As despesas previstas nos incisos I, II, III, IV e XI do art. 2º da Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1988, serão abrangidas no mesmo processo com período de realização mensal, iniciando-se no 1º (primeiro) dia do mês. Nos demais incisos poderão ter período de realização superior ao acima descrito, até o limite de 03 (três) meses, desde que não ocorram retenções de tributos,

1.1.3. Quando houver qualquer alteração relativa a designações, substituições, delegações ou nomeações de Titular de Unidade Orçamentária, deverá ser informado no processo o número da respectiva Portaria e data da publicação no Diário Oficial de Cidade de São Paulo.

2 - DO ANDAMENTO DO PROCESSO

Os processos de adiantamento passarão pelas seguintes etapas:

2.1 ANÁLISE DA CONCESSÃO

O processo devidamente formalizado será encaminhado à unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão, nos termos do artigo 16 do Decreto nº 48.592/07, que o analisará sob o aspecto formal e legal e informará sobre as condições para a concessão do adiantamento, providenciando a seguir, se for o caso, o processamento dos documentos contábeis no sistema de execução orçamentária.

2.2 UTILIZAÇÃO DO ADIANTAMENTO

O responsável pelo adiantamento realizará as despesas de acordo com o autorizado e efetuará as retenções de impostos necessárias, providenciando os documentos de despesa.

2.2.1 O valor do adiantamento inclui os valores referentes às obrigações tributárias e de contribuições, não podendo em hipótese alguma ultrapassar os limites legais estabelecidos, quando se tratar de despesa prevista nos incisos I, II e III do artigo 2º da Lei Municipal nº 10.513/88.

2.2.2 Nos adiantamentos em que haja despesas com tributos a reter na fonte, o responsável pelo adiantamento deverá efetuar o seu recolhimento até o 1º (primeiro) dia útil do mês subsequente ao fato gerador.

2.2.2.1 O recolhimento do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) dar-se-á por meio do Documento de Arrecadação do Município de São Paulo (DAMSP), emitido na internet no Portal da Prefeitura do Município de São Paulo (PMSP).

2.2.2.2 O recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre serviços prestados por pessoas físicas e jurídicas dar-se-á por meio do DAMSP, no Portal de Preços Públicos na Intranet da PMSP.

2.2.2.3 Os recolhimentos referentes às contribuições sociais devidas ao INSS sobre serviços prestados:

a) por pessoa física e cooperativa de trabalho, bem como a contribuição patronal, dar-se-ão por meio do DAMSP, no Portal de Preços Públicos na Intranet da PMSP;

b) por pessoas jurídicas dar-se-ão por meio da Guia da Previdência Social (GPS).

2.2.3 Efetivado o recolhimento dos tributos no prazo citado no subitem 2.2.2, os valores das retenções e os demais dados constantes do documento fiscal deverão ser cadastrados no Sistema de Orçamento e Finanças (SOF), consoante cronograma disponibilizado pelo Departamento de Administração Financeira (DEFIN), da Secretaria Municipal de Finanças.

2.2.3.1 O cadastro mencionado no subitem 2.2.3 será efetuado pelo servidor responsável pelo adiantamento ou pela unidade responsável pela execução orçamentária e financeira.

2.2.4 A aquisição de material permanente por adiantamento, em consonância com as normas que disciplinam a matéria, será justificada e autorizada pelo Ordenador de Despesa, exclusivamente, nos casos em que caracterizada como despesa de pequeno vulto, devidamente comprovada sua urgência ou emergência, observado o interesse público e a razoabilidade dos gastos.

2.3. PRESTAÇÃO DE CONTAS

Após a realização da despesa, o responsável pelo adiantamento juntará os documentos comprobatórios e formulários exigidos para prestação de contas, encaminhando o processo à unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão, dentro do prazo estabelecido nesta Portaria.

2.3.1 As unidades responsáveis pela execução orçamentária e financeira deverão informar à Divisão de Gerenciamento do Sistema de Execução Orçamentária (DISEO) do Departamento de Contadoria (DECON), os nomes dos responsáveis pelo adiantamento que não prestaram contas no prazo legal, para que sejam registrados no Cadastro de Credores como impedidos de receber novos adiantamentos.

2.4 ANÁLISE E BAIXA

A unidade responsável pela execução orçamentária e financeira, a fim de proceder à baixa do processo, efetuará pré-análise da prestação de contas, verificando se a soma dos comprovantes de despesas, os tributos recolhidos e o saldo não utilizado conferem com o valor total do adiantamento.

2.4.1 A baixa do processo de adiantamento será realizada no SOF pela unidade orçamentária e financeira do órgão. O servidor responsável pela baixa deverá identificar todas as Notas de Empenho do processo, assim como os Documentos de Recolhimento ou Depósito (D.R.D.), validados pelo DEFIN, referentes ao saldo não utilizado, quando houver.

2.4.2 Após a baixa do processo de adiantamento no SOF, a unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão efetuará análise mais detalhada da prestação de contas e emitirá parecer conclusivo.

2.5. APROVAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Após as providências descritas no subitem 2.4, a prestação de contas será submetida à apreciação e deliberação do titular da unidade de execução orçamentária e financeira dentro do prazo estabelecido nesta Portaria.

2.5.1 O titular da unidade de execução orçamentária e financeira decidirá sobre a aprovação da prestação de contas no próprio processo em que foi concedido o adiantamento, providenciando a publicação de despacho decisório, quer seja pela aprovação ou não, no Diário Oficial da Cidade de São Paulo, conforme modelo constante do Anexo 3 desta Portaria

2.5.2 Após a publicação do despacho decisório, a unidade orçamentária deverá providenciar o registro no SOF da aprovação ou rejeição, inserindo no sistema, se for o caso, o número e a data da correspondente ação judicial.

2.5.2.1 O cancelamento da aprovação ou rejeição do processo de adiantamento somente poderá ser realizado pela Divisão de Controles contábeis (DICOC) do Departamento de Contadoria (DECON) mediante encaminhamento de justificativa do responsável pela aprovação ou rejeição de contas ou de seu superior hierárquico.

2.6. INTERPOSIÇÃO DE RECURSO

2.6.1 O responsável pelo adiantamento poderá apresentar recurso, contra a decisão em primeira instância, nos prazos definidos nesta Portaria.

2.6.2 O recurso será analisado pelo titular da unidade de execução orçamentária e financeira, que poderá rever sua decisão e encaminhar o recurso à autoridade competente para julgamento em 2ª instância, conforme dispõe o parágrafo único do artigo 16 do Decreto nº 48.592/07.

2.6.3 Caso não haja interposição de recurso, o responsável pelo adiantamento efetuará a regularização do processo a fim de que o mesmo possa ser novamente apreciado pelo responsável pela unidade de execução orçamentária e financeira do órgão.

2.7. DELIBERAÇÃO EM SEGUNDA INSTÂNCIA

Nos casos de deliberação em segunda instância, a decisão sobre a aprovação da prestação de contas se fará no próprio processo em que foi concedido o adiantamento, através de despacho da autoridade competente publicado no Diário Oficial da Cidade de São Paulo, conforme modelo constante do Anexo 3 desta Portaria.

2.7.1 Caso a autoridade competente considere que o adiantamento não está em condições de ser aprovado, o processo retornará ao responsável pelo adiantamento para que este providencie a regularização do processo no prazo estabelecido na informação de encaminhamento.

2.8. ARQUIVAMENTO DO PROCESSO

Após a publicação do despacho de aprovação da prestação de contas e o respectivo registro no SOF, o processo poderá ser arquivado.

3 - DA CONTA BANCÁRIA

3.1. TITULARIDADE DO RESPONSÁVEL E RESPONSABILIDADE DA PMSP

Excetuados os casos previstos no subitem 3.1.8, o numerário recebido a título de adiantamento deverá ser depositado em conta corrente individual de instituição financeira oficial da Prefeitura, que não poderá ser utilizada para qualquer outra finalidade, cuja denominação deverá obedecer ao seguinte padrão: "PMSP - Sigla do Órgão - Nome do Responsável pelo Adiantamento".

3.1.1 A conta corrente a que se refere o subitem 3.1 deverá ser aberta mediante solicitação do Titular da Unidade Orçamentária em formulário específico.

3.1.2 A movimentação da conta bancária será efetuada pela emissão de cheques.

3.1.3 Fica sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas decorrentes de eventuais saques ou cheques emitidos em desacordo com a legislação que rege a matéria.

3.1.4 Nos casos descritos no subitem 3.1.3, o servidor ficará sujeito ainda à aplicação de medidas administrativas, civis e penais cabíveis.

3.1.5 Na hipótese de cobrança de tarifas pela instituição financeira, somente serão suportadas pela PMSP aquelas decorrentes da movimentação regular, devidamente aprovada, dos recursos do adiantamento.

3.1.6 Os saques deverão ser feitos no valor a ser utilizado. O responsável pelo adiantamento poderá sacar até 10% (dez por cento) do valor do adiantamento para despesas emergenciais.

3.1.6.1 – Quando houver necessidade de saques de valores superiores aos 10% estipulados no item anterior, a autorização deverá ser concedida pelo titular da unidade responsável pela execução orçamentária e financeira da estrutura organizacional de cada órgão, após pedido fundamentado do responsável pelo adiantamento.

3.1.7 Em caso de afastamento permanente do responsável pelo adiantamento, o Titular da Unidade Orçamentária solicitará, junto à instituição financeira, o recolhimento do valor não utilizado aos cofres municipais e o encerramento da conta corrente.

3.1.8 Excetuam-se da obrigatoriedade prevista no item 3.1 as hipóteses em que houver o uso imediato e total do numerário, sendo permitido nestes casos o depósito na conta corrente indicada pelo responsável pelo adiantamento, desde que seja de sua titularidade, no Banco do Brasil.

3.1.8.1 A conta corrente prevista no item 3.1.8 não poderá ser “conta salário” normatizada pela Resolução CMN 3.402 de 2006, pela Resolução CMN 3.424 de 2006, pela Circular BACEN 3.336 de 2006 e pela Circular BACEN 3.338 de 2006.

4 - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

A prestação de contas do adiantamento será instruída com a seguinte documentação, bem como observados os seguintes procedimentos:

4.1. DOCUMENTAÇÃO GERAL NECESSÁRIA

a) notas fiscais de venda ou notas fiscais de serviços, devidamente quitadas pelo fornecedor ou prestador de serviço por meio de recibo de pagamento ou de aposição de carimbo identificador da empresa, datado e assinatura pelo preposto.

b) recibos de comprovação das despesas, fornecidos pelas entidades não obrigadas à emissão de documento fiscal, devendo constar identificação do CNPJ, carimbo identificador da empresa, data e assinatura do preposto;

c) ficam dispensados de quitação as notas fiscais ao consumidor e os cupons fiscais;

d) recibos de pagamento do contribuinte individual, com indicação do nome, endereço, documento de identificação (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), número da inscrição no INSS, número da inscrição municipal (CCM), valor bruto, valores retidos e valor líquido;

e) Documento de arrecadação do Município de São Paulo (DAMSP) relativo ao Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), ao Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) e a contribuição para a previdência social (INSS) retida de pessoa física ou cooperativa de trabalho.

f) comprovante da contribuição previdenciária (GPS) retida de pessoa jurídica e outras guias de recolhimento devidamente quitadas;

g) demonstrativo da movimentação financeira e cheques cancelados;

h) Documento de Recolhimento ou Depósito (DRD), referente ao saldo não utilizado do adiantamento, validado pelo DEFIN

i) Nota de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis – NIBPM

j) 2ª via da intimação com a devida ciência do interessado, no caso de decisão em 1ª instância.

4.2. DOCUMENTAÇÃO ESPECÍFICA PARA COMPROVAÇÃO DE DIÁRIAS

a) passagem aérea, rodoviária, ferroviária (ou documento similar), ou cupom de embarque, ou recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial;

b) informativo contendo a divulgação do valor do câmbio oficial da data de empenhamento da despesa, quando se tratar de viagens internacionais.

4.3 Os comprovantes da participação de servidores em cursos ou congressos serão, obrigatória e oportunamente, juntados ao processo de prestação de contas.

4.4 Todos os comprovantes devem ser emitidos em nome da Unidade Orçamentária ou, se for o caso, da Unidade de Serviço de Natureza Operacional que realizou as despesas.

4.5 Os documentos inerentes à prestação de contas não devem conter rasuras, erros ou emendas.

4.6 Para fins de uniformidade na instrução dos processos de prestação de contas, deverão ser utilizados Anexos específicos observando a ordem numérica e o seguinte roteiro:

a) Anexo 1 - "Despesas com Condução", relacionar as despesas por servidor;

b) Anexo 2 - "Resumo das Despesas", informar, agrupadamente por elemento de despesa, a justificativa da despesa, especificando inclusive sua utilização. Caso haja a necessidade de utilização de mais de um anexo, transportar o subtotal até completar o total adiantado. Este anexo deverá conter obrigatoriamente, na última folha quando houver mais de uma, assinatura sobre carimbo do responsável pelo adiantamento, do Titular da Unidade Orçamentária e do conferente da prestação de contas.

c) Anexo 3 - Despacho de aprovação das contas de adiantamento.

4.6.1 Juntar, como folhas do processo, os demais documentos referidos nos itens 4.1, 4.2 e 4.3 desta Portaria;

4.7 Os Anexos 1 a 3 são de uso obrigatório por todas as Unidades, devendo ser observadas as disposições específicas neles contidos e reproduzidos pela própria Unidade de acordo com os modelos integrantes desta Portaria.

4.8 Relação dos cheques emitidos referente ao período de realização do adiantamento.

5 - DOS PRAZOS

5.1 O saldo não utilizado deverá ser recolhido em até 3 (três) dias úteis, contados do encerramento do período de realização do adiantamento, por meio de depósito bancário identificado, utilizando-se o CPF do responsável pelo adiantamento. Para recurso do Tesouro Municipal (Recursos 433, 445, 500, 800 e 801 valor deve ser depositado na conta corrente nº 8.511-1, Agência 1897-x do Banco do Brasil. Para recursos de conta específica, o saldo deve ser devolvido na conta corrente vinculada ao recurso utilizado na liquidação.

5.1.1 Até o 2º (segundo) dia útil após o recolhimento de que trata o item 5.1, deverão ser registrados no SOF os dados referentes ao depósito do saldo não utilizado, os quais serão validados por DEFIN em até 3 (três) dias úteis após a liberação do depósito no valor exato e na mesma data e conta corrente do depósito.

5.1.1.1 Para os depósitos realizados e registrados no SOF no mesmo exercício financeiro da emissão da nota de empenho do adiantamento, poderá ser efetuada reversão à dotação orçamentária originária.

5.1.1.2 Para os depósitos efetuados e registrados no SOF em exercício financeiro posterior ao da emissão da nota de empenho do adiantamento, será efetuado lançamento de receita por meio do DRD conforme discriminação constante no Anexo 4 desta portaria.

5.1.1.3 Quando o depósito for realizado em cheque, a data a ser informada no SOF é a data da liberação do valor na conta corrente, conforme tabela de compensação do Banco Central do Brasil.

5.2 O prazo para a prestação de contas de que trata o subitem 2.4.2 será de 20 (vinte) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.

5.3 Quando a prestação de contas não estiver em consonância com as normas legais, a unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão retornará o processo ao responsável pelo adiantamento para sua regularização, no prazo de 20 (vinte) dias corridos, contados da data do recebimento dos autos pelo interessado.

5.4 A unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão submeterá a prestação de contas à deliberação, aprovada ou não em primeira instância, no prazo de 90 (noventa) dias corridos, contados do recebimento do processo em seu protocolo.

5.5 Toda vez que o processo de prestação de contas retornar ao responsável pelo adiantamento para regularização, ou tramitar por outras unidades para providências pertinentes, o prazo de que trata o subitem 5.4 será suspenso

5.6 O prazo para o responsável pelo adiantamento efetuar as regularizações solicitadas ou interpor recurso contra a decisão em primeira instância é de 15 (quinze) dias corridos, contados a partir da data da intimação pessoal do interessado.

5.6.1 Caso o responsável pelo adiantamento não pertença mais aos quadros dos servidores municipais, o prazo será contado a partir da data do aviso de recebimento da notificação encaminhada, via correio, ao endereço residencial do mesmo.

5.7 No caso de interposição de recurso contra a decisão de primeira instância, o prazo para a deliberação da autoridade competente, em segunda instância, é de 30 (trinta) dias corridos, contados da data de recebimento do processo em seu protocolo.

5.8 Os prazos para a deliberação das contas previstos nos subitens 5.4 e 5.7 poderão, desde que devidamente justificados, ser prorrogados, por mais 60 (sessenta) dias para o caso descrito no subitem 5.4, e por 30 (trinta) dias no caso descrito no subitem 5.7, por decisão do Secretário, Subprefeito ou Ouvidor Geral.

5.9 A Unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão deverá registrar no SOF a aprovação dos processos pagos a partir do exercício de 2011 até o 5º dia útil do mês subsequente à publicação do despacho de aprovação da prestação de contas.

5.10. Até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente à aprovação da prestação de contas, a unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão, encaminhará à Divisão de Controles Contábeis – DICOC, do Departamento da Contadoria – DECON, desta pasta, relação dos processos concedidos até o exercício de 2010 e aprovados e publicados no Diário Oficial da Cidade de São Paulo.

6 - DO EXAME DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

6.1. A unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão analisará as prestações de contas sob os aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à legislação, justificação da despesa e conformidade com o elemento de despesa onerado.

6.2. Após, o titular da unidade responsável pela análise decidirá no processo sobre as condições de aprovação, ou não da prestação de contas.

7 - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

7.1 Serão glosadas as despesas realizadas em desacordo com as normas estabelecidas na legislação federal e municipal.

7.1.1 O valor glosado deverá ser recolhido por D.R.D. e classificada na receita 1.9.2.2.99.01.0000 Restituições Diversas

7.2 Os documentos expedidos pelos órgãos da Administração Pública poderão ser apresentados por meio de cópia reprográfica.

7.3 Excepcionalmente, poderá ser autorizadas pelo Titular da Unidade Orçamentária as despesas comprovadas por meio de 2ª via ou cópia autenticada de Nota Fiscal, desde que devidamente justificadas pelo responsável.

7.4 Em caso de impedimento por qualquer motivo (férias, licenças e outros), do servidor responsável pelo adiantamento, deverão ser adotadas, quando necessário, as seguintes medidas:

7.4.1 encerramento do processo, no caso do numerário ainda não ter sido recebido;

7.4.2 prestação de contas (apresentação dos documentos referentes às despesas realizadas fora do período do impedimento e recolhimento do saldo não utilizado, se houver), no caso do numerário ter sido recebido.

8 - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

8.1 O não atendimento aos prazos fixados nesta Portaria, implicará em representação da unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão ao respectivo Titular da Unidade Orçamentária.

8.2 Aplicar-se-ão as disposições contidas na Lei nº 10.734, de 30 de junho de 1989, com as modificações introduzidas pela Lei nº 13.275, de 04 de janeiro de 2002, que dispõe sobre a atualização monetária dos débitos para com a Fazenda Municipal, quando:

8.2.1 tiver sido ultrapassado o prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a última data em que deveria ter sido recolhido;

8.2.2 tiver sido realizada despesa sujeita à glosa, nos termos do item 7.1, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa;

8.2.3 o saldo eventualmente não utilizado tiver sido recolhido a menor, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido efetuado o recolhimento;

8.3 Observado o disposto na Portaria SF nº 63/2006, os recolhimentos de que trata o subitem 8.2 deverão ser efetuados através do D.R.D classificado na receita 1.9.1.9.99.01.0000 Multas e Juros Diversos - PMSP.

8.3.1 O saldo não utilizado e a atualização deverão ter depósitos distintos e registrados também em D.R.D distintos.

8.4 Os processos de adiantamento e suas prestações de contas concedidos nos termos do Decreto nº 43.731/2003 e da Portaria nº 15/2004, e ainda não definitivamente julgados, serão analisados de acordo com as normas constantes do Decreto nº 48.592 de 06/08/2007 e desta Portaria.

8.5 As dúvidas e os casos omissos serão resolvidos pela Secretaria Municipal de Finanças.

8.6 Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial, a Portaria SF nº 26 de 09/02/2008, Portaria SF nº 59 de 14/05/2010 e Portaria SF nº 19 de 09/02/2011.