PORTARIA Nº 059/SMDHC/2018

Republicada por Incorreções

ELOISA DE SOUSA ARRUDA, Secretária Municipal de Direitos Humanos e Cidadania, no uso de suas atribuições legais, Considerando o disposto conforme Decreto nº 58.079 de 24 de janeiro de 2018, alterado pelo Decreto nº 58.123 de 8 de março de 2018 que dispõe sobre a reorganização da Secretaria Municipal de Direitos Humanos e Cidadania.

CONSIDERANDO que nos termos do art. 12 do Decreto 56.832/2016, o direito à qualidade do serviço exige dos agentes públicos e prestadores de serviço público, a racionalização na prestação de serviços;

CONSIDERANDO o cumprimento de prazos e normas procedimentais; e a responsabilidade pelas ações e decisões;

CONSIDERANDO que os órgãos e entidades municipais assegurarão, às pessoas naturais e jurídicas, o direito de acesso à informação, mediante a adoção de procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara, e em linguagem de fácil compreensão, observados os princípios que regem a Administração Pública e as diretrizes fixadas no art. 2º do Decreto nº 53.623/2012 e suas alterações, que regulamenta a Lei Federal nº 12.527/2011, que estabelece procedimentos e outras providências correlatas para garantir o direito de acesso à informação.

 RESOLVE:

 Art.1º. A presente Portaria organiza e estabelece procedimentos para o desempenho adequado, eficaz e transparente do Departamento de Administração vinculado à Coordenação de Administração e Finanças da SMDHC.

Parágrafo único - O Departamento de Administração deverá coordenar e implantar processos relativos à gestão organizacional, modernização administrativa e racionalização de métodos e procedimentos observando o princípio da economicidade, bem como expedir orientações normativas relacionadas a assuntos de sua competência.

Art. 2º. São atribuições do Departamento de Administração:

I - prestar apoio administrativo, material, de transporte e demais serviços necessários;

II - elaborar estudos e propor medidas de economia e simplificação de procedimentos;

III - manter e atualizar banco de dados com informações consolidadas sobre as atividades administrativas da SMDHC, no que tange a recursos humanos, compras e contratações de serviços.

Art. 3º. O Departamento de Administração, nos termos do art. 31 do Decreto 58.079/2018 se organizará pelas:

I - Divisão de Apoio Administrativo;

II - Divisão de Suprimentos; e

III - Divisão de Licitação e Contratos.

 §1º - Para a consecução de suas atribuições as Divisões se organizarão em centros de atividade.

§2º - As Divisões deverão definir metas e cronogramas, além de formar relatórios gerenciais para subsidiar o planejamento de cada exercício.

§3º - As Divisões deverão, dentro das respectivas atribuições, controlar mensalmente por meio de planilha eletrônica os novos processos, processos em andamento, entre outros dados que poderão se constituir em indicadores de desempenho;

Art. 4º. Caberá à Divisão de Apoio Administrativo:

§1º - Por meio do Centro de Atividade de Protocolo:

I - Realizar as atividades de protocolo e arquivo de documentos administrativos, sendo responsável pela entrega de documentos nas áreas internas da SMDHC e às unidades externas da PMSP;

II - Digitalizar os ofícios impressos internos da PMSP recebidos pela SMDHC, para inserção no sistema SEI objetivando a distribuição e trâmite para a área destinatária;

III - Organizar e arquivar todos os ofícios impressos, observando os procedimentos para eliminação e transferência de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal, conforme Portaria SMG nº46 de 20 de abril de 2017;

IV - Ser responsável pelo cadastramento de usuários no SIMPROC, e pela autuação de processos via SIMPROC, sempre que necessário;

V - Para consecução de suas atribuições, o Centro de Atividade de Protocolo será responsável pelo agendamento e pela fiscalização dos serviços de entrega por meio de postagem e pelo de moto-frete.

§2º - Por meio do Centro de Atividade de Patrimônio:

I - Administrar os bens patrimoniais móveis e imóveis e respectiva gestão de transferência, inclusão e exclusão que impliquem em movimentação do acervo da SMDHC;

§3º - Por meio do Centro de Manutenção:

I - Gerir os serviços de manutenção da infraestrutura;

§4º - O Centro de Atividade de Manutenção e o Centro de Atividade de Patrimônio receberão das áreas fins as solicitações mediante “help desk” criado especificamente para essa finalidade.

§5º - O Centro de Atividade de Manutenção e Patrimônio deverão promover plano de alocação e aproveitamento do patrimônio imobiliário e mobiliário;

§6º - Por meio do Centro de Atividade de Transporte:

I - Gerir a contratação e utilização dos serviços de telefonia móvel e transportes, incluindo a compra de passagens aéreas nacionais e internacionais;

II - Será responsável em gerir as solicitações de transporte encaminhadas pelas unidades/usuários da SMDHC, liberando cotas de viagens via aplicativo ou através de agendamento de veículos locados, monitorando a utilização dos mesmos, nos termos da Portaria nº 144/SMDHC/2017;

III - Será responsável pelo recebimento das solicitações de reservas de ônibus e micro-ônibus para as atividades da SMDHC;

 §7º - Por meio do Centro de Atividade de Gestão de Contratos:

 I - Realizar a gestão administrativa dos contratos e promover a manutenção do sistema de cadastro perante as concessionárias de serviços públicos;

 §8º - Para efeitos dessa Portaria entende-se que a atribuição do Centro de Atividade de Gestão de Contratos implica em acompanhar e aprimorar a execução contratual, gerenciando o cadastro de prestadores de serviços; gerenciando os processos de pagamentos, prorrogação e encerramento contratual; assegurando o apoio técnico aos contratos; organizando, analisando e disponibilizando os dados referentes aos aspectos técnicos e financeiros dos contratos; realizando a negociação e renegociação de contratos; incluindo as pendências dos devedores da Secretaria da Fazenda Municipal no CADIN Municipal, bem como, no sistema SIGSS; fornecendo subsídios para a aplicação de penalidades, se for o caso; recebendo e providenciando as demandas dos fiscais dos contratos; responsável ainda pela elaboração e notificação de sanções administrativas, mediante parecer da Assessoria Jurídica, ressalvadas as atribuições dos fiscais de contrato.

 Art. 5º. Caberá à Divisão de Licitações e Contratos:

 I - Elaborar Minutas de Editais de Licitação garantindo total aderência às exigências legais e administrativas;

 II - Dar suporte e readequação aos Termos de Referência elaborados pelas Unidades Requisitantes em caso de Licitações;

 III - Adotar todos os procedimentos relativos aos Pregões Eletrônicos no Sistema Eletrônico de Licitações, disponibilizando aos interessados, o link para acesso direto ao Sistema utilizado no certame licitatório que permite o acompanhamento e o acesso a todos os procedimentos;

 § 1º - A disponibilização, nos casos em que haja interesse, às Unidades Requisitantes de SMDHC para o acompanhamento dos procedimentos licitatórios;

 § 2º - Coordenar as atividades inerentes a elaboração dos processos licitatórios em sua fase interna e acompanhar as atividades desenvolvidas pela Comissão Permanente de Licitação e pelo (a) Pregoeiro (a) nos Processos de Licitação;

 Art. 6º. À Divisão de Licitações e Contratos caberá, ainda:

 § 1º - Elaborar minutas de Contratos Administrativos, resultantes de Processos de Licitação, de Dispensa de Licitação e Inexigibilidade; Aditamentos Contratuais, Apostilamentos, Rescisões e Termos de Recebimento Definitivo, submetendo-os à Assessoria Jurídica;

 §2º - Previamente à contratação ou prorrogação contratual, será verificada a regularidade fiscal e todos os documentos exigidos;

 §3º - Acompanhar a emissão, renovação e substituição de garantias contratuais, bem como o controle dos prazos de vigência contratual;

 §4º - Encaminhar, no final de cada mês, todos os Contratos formalizados à Assessoria de Comunicação para divulgação das informações no Portal da Secretaria Municipal de Direitos Humanos e Cidadania;

 Art. 7º. Por meio do Centro de Atividade de Publicações da Divisão de Licitações e Contratos caberá:

 I - O Gerenciamento e inserção de publicações administrativas da SMDHC nas respectivas seções, sem prejuízo das publicações, pela competência, inerentes ao Gabinete de SMDHC e do Departamento de Gestão de Pessoas;

II - A conferência dos documentos originais a serem publicados, a orientação aos requisitantes e o encaminhamento das páginas publicadas às respectivas áreas de competência;

 Parágrafo único - O Centro de Atividades de Publicações receberá arquivos para inserção no sistema no horário das 8h às 17h, salvo autorização do Gabinete de SMDHC.

 Art.8º A Divisão de Suprimentos se organizará pelo:

 §1º - Centro de Atividade de Compras que caberá:

 I - Executar o levantamento das necessidades de compras de bens e serviços com a respectiva pesquisa de preços de bens, serviços inclusive cotações eletrônicas e apoio nos aditamentos contratuais, conforme solicitação das áreas fins;

 II - Apoiar a elaboração dos termos de referência de compras de bens e serviços e subsidiar a comissão de licitações em diligências;

 III - Solicitar as adesões às Atas de Registro de Preços, comunicando aos Órgãos da PMSP a utilização dos respectivos quantitativos. Todas as adesões serão comunicadas à Assessoria Técnica de Comunicação para inserção no Portal da Transparência.

 §2º A pesquisa de preços em conformidade com o IV, do § 1° do art. 4° do Decreto Municipal n° 56.818/2016, incluindo a consulta a pesquisa publicada por instituição renomada na formação de preços, consulta aos bancos de preços praticados no âmbito da Administração Pública; consulta a contratações similares de entes públicos, em execução, e múltiplas consultas diretas ao mercado.

 §3º - Os processos de compras diretas instruídos com os seguintes documentos:

 I – Justificativa da unidade interessada, requisição de material, solicitação de orçamento, e-mails, consultas as atas de registro de preços vigentes, pesquisa de preços; quadro comparativo de pesquisa de preços, edital da cotação eletrônica, disputa eletrônica, proposta comercial da empresa vencedora, ficha de atualização de cadastro de credores, comprovante bancário, certidões fiscais e trabalhistas, encaminhamento com o check-list, ofício de entrega da nota de empenho, envio da nota de empenho a empresa contratada e encaminhamento final à área requisitante.

 §4º - Acompanhar por meio de planilha eletrônica as compras de bens e serviços realizadas através de Dispensa de Licitação (Art. 24, inciso II da Lei 8.666/93), para impedir o fracionamento de despesa;

§5º - Centro de Atividade de Almoxarifado que caberá:

 I - Operar o sistema de controle de suprimentos da Administração Pública Municipal para gestão do estoque, da organização, distribuição e armazenamento dos mesmos, bem como elaborar o Balanço e o Inventário dos bens de consumo semestralmente;

 II - Acompanhar através de planilha eletrônica as movimentações mensais de cada bem de consumo armazenado, contendo a identificação do item, da unidade requisitante, da quantidade solicitada, a data, o saldo disponível em estoque e a nota de distribuição, objetivando propor melhorias para gestão de suprimentos.

 III - A responsabilidade pelo cadastramento de usuários da SMDHC no sistema de controle de suprimentos.

 IV - Realizar a abertura de processo visando à aquisição de bens de consumo, para atender as necessidades da SMDHC durante o exercício; fiscalizar os respectivos contratos; emitir notas de distribuição, ordens de fornecimento e requisições; agendar e acompanhar as entregas dos bens de consumo; receber a nota fiscal e o arquivo XML.

 V - Providenciar a abertura e a instrução dos processos relacionados aos pagamentos das aquisições de bens de consumo, a juntada da devidamente documentação, incluindo o Ateste, nos termos das Portarias de Secretaria Municipal da Fazenda;

 VI - Promover o ateste definitivo e solicitar a análise do Departamento de Execução Orçamentária de SMDHC referente à pendência contábil e encerramento de contratação no SOF, após 90 dias de custódia dos processos de aquisição de bens de consumo.

 Art. 9º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.