ANEXO I

Orientações e fluxos para a instrução de processo administrativo SEI referente à solicitação de afastamentos para congressos, cursos e eventos com ônus para a municipalidade

1 – Solicitação da unidade de lotação

Área Técnica/Servidor:

A solicitação inicial deverá ser formalizada pela área técnica ou pelo próprio servidor via processo SEI, conforme orientações constantes do item 9 (A ou B) deste Anexo, com prazo de 30 dias de antecedência, devendo constar do expediente:

· O tipo de afastamento, ou seja, se com ou sem Prejuízos de Vencimentos, Direitos e Vantagens;

· O período do afastamento, incluindo o tempo previsto com deslocamentos, respeitando-se o prazo de razoabilidade;

· Dados referentes ao custeio das inscrições: a área deverá informar o valor da inscrição individual ou do grupo, bem como eventuais cortesias e/ou descontos decorrentes de associações, ou negociações realizadas diretamente com a organizadora do evento;

· A discriminação do período das diárias e as datas das passagens, quando couber.

Chefia imediata:

a) Manifestação quanto a pertinência e relevância da participação do servidor no evento;

b) Medidas adotadas para não haver prejuízo no desenvolvimento das atividades no setor;

c) Ciência de que o afastamento não acarretará convocação de outros servidores para plantões extras, horas suplementares ou jornada especial de trabalho, visando suprir a ausência do servidor afastado.

2 – Manifestações

· Das unidades e setores da SEAH, SEABEVS, SEGA e SERMAP: deverá conter a manifestação da chefia imediata e a anuência do Coordenador e do Secretário Executivo da respectiva área.

· Das unidades e setores vinculados ao Gabinete – deverá conter a manifestação da chefia imediata e do Chefe de Gabinete.

3 – Após as providências acima, o processo deverá ser encaminhado para análise técnica da Coordenadoria de Gestão de Pessoas - COGEP e da Coordenadoria Financeira Orçamentária - CFO.

4 – Manifestação COGEP e CFO

COGEP deverá observar:

a) A instrução processual – se atende requisitos legais;

b) A correlação do evento com a área de atuação e evolução funcional do próprio servidor e quanto ao interesse e relevância da participação;

c) O prazo de solicitação (30 dias antes do início do evento);

d) A participação dos servidores em outros congressos durante o ano corrente;

e) O histórico da área solicitante de eventos com ônus durante o ano corrente;

f) O interesse e relevância no custeio das despesas.

OBS: Caso o expediente não atenda aos quesitos acima, será devolvido para área demandante para ajustes ou esclarecimentos.

CFO: deverá se pronunciar quanto a disponibilidade orçamentária e financeira.

5 - Deliberação

O Secretário Executivo da SEGA deverá apreciar as conclusões alcançadas por COGEP e CFO, manifestando-se quanto ao solicitado e, se favorável, deverá retornar o expediente à COGEP para prosseguimento, que por sua vez, o encaminhará para a deliberação de Despacho ou Portaria do Secretário Municipal da Saúde.

Em caso de manifestação desfavorável, a COGEP retornará o processo para ciência da área demandante e, em havendo interesse por parte do solicitante na continuidade do pleito, o processo deverá ser reenviado à COGEP para prosseguimento do afastamento indicando que será sem ônus para a Municipalidade.

6 - COGEP deverá:

· Publicar a dispensa de ponto no DOC;

· Lançar o afastamento no SIGPEC;

· Retornar o expediente para que a área providencie as demais ações necessárias ao afastamento, como a formalização e instrução dos processos referentes ao pagamento de inscrições, diárias e passagens, conforme fluxos e orientações das áreas técnicas responsáveis (CFO e DASA), bem como da comprovação de participação pós evento.

7 - Comprovação de participação

A área Solicitante deverá:

· Encartar no processo de afastamento os comprovantes de participação;

· Providenciar a manifestação do servidor e de sua chefia quanto a aplicabilidade do conhecimento obtido no desenvolvimento das atividades;

· Prestar contas nos processos específicos referentes às inscrições, diárias e passagens.

8 - COGEP: Providenciará a publicação do acolhimento do afastamento.

9 - Instruções referentes as providências a serem tomadas nos casos de Afastamento Individual e e Coletivo

A - Processo Individual

Abrir Processo SEI conforme segue:

· Tipo do Processo: Afastamentos - participação em Cursos/Congressos

· Classificação por assunto: 920.a - Congressos/Seminários/Simpósios

Anexar:

RG e CPF;

Último holerite (somente cabeçalho)

Folder/carta convite do evento;

Cópias das passagens;

Solicitação de Afastamento nos termos do Decreto nº 48.743/07 e preenchimento do Formulário constante do próprio SEI, discriminando todo o período de afastamento, incluindo os deslocamentos nos termos do art. 10 desta Portaria.

Justificativa e Autorização - Formulário do SEI (I e III), preenchimento de todos os campos fundamentando a importância da participação do servidor no referido curso/congresso em relação à atividade exercida na PMSP;

Solicitação do afastamento SEM Prejuízo de Vencimentos e Vantagens e COM Ônus para a Municipalidade;

Manifestação do Coordenador da área;

Manifestação da Secretaria Executiva.

B) Processo coletivo

Abrir Processo SEI conforme segue:

· Tipo do Processo: Afastamentos - participação em Cursos/Congressos

· Classificação por assunto: 920.a - Congressos/Seminários/Simpósios

Anexar a documentação abaixo:

Folder/Carta convite do evento;

Relação dos servidores indicados a participarem do evento (Nome/RF/Vínculo/Cargo/Unidade). No caso de servidores com cargo em comissão, deverá ser informado o número do CDA, conforme consta no holerite, para o pagamento das diárias.

Justificativa do Coordenador da área quanto ao interesse público na participação dos servidores no evento, da correlação do tema do congresso com as atividades que são desenvolvidas pelos servidores e de que a ausência dos mesmos não acarretará prejuízo no andamento do serviço;

Solicitar que os afastamentos sejam SEM Prejuízo de Vencimentos e Vantagens e COM Ônus para a Municipalidade;

Manifestação do Coordenador da área;

Manifestação da Secretaria Executiva.

ANEXO II

Após a publicação do afastamento devem ser tomadas as seguintes providências:

- Da solicitação das Inscrições:

a) Solicitação de custeio de pagamento da inscrição – por inexigibilidade (contratação de empresa)

A unidade solicitante deverá iniciar e encaminhar por meio de processo eletrônico SEI, consultas dos documentos de regularidade fiscal elencados abaixo, da empresa responsável pelas inscrições, após anuência do Secretário Executivo da SEGA, encaminhando para SMS/CFO/RES.E EMP. /RESERVA, para dar continuidade dos demais procedimentos financeiros:

1. Folder completo;

2. Tratativas com a organizadora do evento;

3. Proposta comercial;

4. Relação de empresas apenadas;

5. Certidões de Regularidade fiscal;

6. Declaração de exclusividade;

7. Indicação dos Participantes/ Relação dos Indicados;

8. Ficha de atualização cadastral de credores – FACC, preenchida, carimbada e assinada (Formulário I);

9. Justificativa da escolha da entidade/ Interesse Público no custeio das inscrições/ Valor da inscrição;

10. Encaminhamento de solicitação de custeio de inscrição.

Formulário I

b - Solicitação de custeio do pagamento da inscrição – nominal ao servidor (por adiantamento – pagamento antecipado)

A unidade solicitante deverá iniciar e encaminhar por meio de processo eletrônico SEI, para SMS/CFO/ADIANTAMENTOS, anexando os seguintes documentos:

1. Folder completo do evento com data e horário das atividades a serem desenvolvidas;

2. Documento de identificação do servidor;

3. Holerite (nome, unidade de trabalho, cargo e CDA);

4. Ficha de Cadastro preenchida com todos os dados – FACC (Formulário II);

5. Encaminhamento de solicitação de inscrição conforme (Formulário III);

6. Anuência das chefias imediata e mediata. 

Nota: O servidor deverá ser o único titular e ter obrigatoriamente conta corrente ativa no Banco Brasil, não sendo aceita CONTA SALÁRIO.

Formulário II

Formulário III

À

Coordenadoria Orçamentária e Financeira (SMS/CFO/ADIANTAMENTOS)

Setor de Adiantamentos

                       Trata-se do custeio de  Inscrição do(a) servidor(a) __________________, RF________/__, CPF________________, lotado(a)________________________, para participação no (Nome do evento), no período de ____________________ , na cidade de ____________________ no estado de ______.

                       Cumpre informar que o processo de afastamento e autorização de custeios de inscrições, diárias e passagens aéreas foi tratado sob sei! Nº _______________________.

                       Conforme apresentado no folder/folheto (doc. sei! n.º __________) no valor de R$ _____ (_______________).

                       Diante do exposto e para prosseguimento do processo, anexamos as documentações necessárias:

· Folder/Folheto do evento (doc. Sei! Nº ____________);

· Documento de Identificação (doc. Sei! Nº _______________);

· Holerite (doc. Sei! Nº _____________);

· Ficha de Cadastro do Credor (doc. Sei! Nº _____________);

· Justificativa de participação (doc. Sei! Nº _____________);

· Autorizações de custeios (doc. Sei! Nº _____________);

· Publicação em D.O. de Afastamento com ônus (doc. Sei! Nº____________).

Prestação de contas:

Na prestação de contas do processo de concessão das inscrições (através de adiantamento – pagamento antecipado), deverá constar os seguintes documentos:

· Nota Fiscal da organizadora em nome do Fundo Municipal de Saúde – FMS;

· Comprovante de pagamento da inscrição;

· Resumo das Despesas preenchido (Formulário IV).

Nota: Os dados do(a) servidor(a) devem constar no corpo da nota fiscal.

Formulário IV

ANEXO III

- Da solicitação das Diárias     

Após autorização do afastamento com ônus, o servidor deverá iniciar por meio de processo eletrônico SEI, a solicitação da concessão de diárias, encaminhando para SMS/CFO/ADIANTAMENTOS, com 20 dias de antecedência ao início do evento, anexando os seguintes documentos:

1. - Folder completo do evento com data e horário das atividades a serem desenvolvidas;

2. -   Documento de identificação do servidor;

3. -   Holerite (nome, unidade de trabalho, cargo e CDA);

4. -   Ficha de Cadastro preenchida com todos os dados – FACC (Formulário I);

5. -   Encaminhamento de solicitação de diárias conforme modelo (Formulário II);

6. -   Anuência das chefias imediata e mediata. 

As diárias serão calculadas conforme Decreto nº 48.744 de 20 de setembro de 2007 e Portaria nº74 de 11 de março de 2019.

 Nota: O servidor deverá ter obrigatoriamente Conta corrente ativa no Banco Brasil, não sendo aceita CONTA SALÁRIO.

Formulário I

Formulário II

À

Coordenadoria Orçamentária e Financeira (SMS/CFO/ADIANTAMENTOS)

Setor de Adiantamentos

                       Trata-se do custeio das Diárias do(a) servidor(a) __________________, RF ________/__, CPF________________, lotado(a)________________________, para participação no (Nome do evento), no período de ____________________ , na cidade de ____________________no estado de ______.

                       Cumpre informar que o processo de afastamento e autorização de custeios de inscrições, diárias e passagens aéreas foi tratado sob sei! Nº _______________________.

                        Diante do exposto e para prosseguimento do processo, anexamos as documentações necessárias:

- Folder/Folheto do evento (doc. Sei! Nº ____________);

- Documento de Identificação (doc. Sei! Nº _______________);

- Holerite (doc. Sei! Nº _____________);

- Ficha de Cadastro do Credor (doc. Sei! Nº _____________);

- Justificativa de participação (doc. Sei! Nº _____________);

- Autorizações de custeios (doc. Sei! Nº _____________);

- Publicação em D.O. de Afastamento com ônus (doc. Sei! Nº _________).

Atenciosamente,

- Da prestação de contas

Na prestação de contas do processo de concessão das diárias deverá constar os seguintes documentos:

- Passagem aérea, rodoviária, ou cupom de embarque, ou recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial;

- Certificado de participação no evento / e ou Atestado de frequência;

- Breve Relato sobre o evento datado e assinado;

- Resumo das Despesas preenchido (Formulário III).

Formulário III

ANEXO IV

Aquisição de passagens aéreas

· O processo para aquisição de passagens aéreas deverá ser aberto como compras;

· O ponto SEI para encaminhar o processo é: SEGA/CAS/DI/DASA;

· Deverá ser anexado documento com a anuência da autoridade competente para aquisição de passagens aéreas;

· Anexar Despacho Autorizatório;

· Folder/Programação do evento;

· A cotação é realizada pelo menor preço, não podendo escolher a companhia aérea;

· Os voos são disponibilizados pela empresa contratada;

· Informar na solicitação as datas de ida e retorno, de acordo com o Despacho Autorizatório de afastamento, horários previstos para os embarques, CPF e-mail de contato do servidor;

· Em casos de aquisição antecipada de passagens aéreas, será seguido o constante no art. 9º desta Portaria.

· Após a definição dos voos e a emissão dos bilhetes, estes não poderão ser alterados;