PORTARIA SF Nº 275, DE 05 DE SETEMBRO DE 2024

Padroniza os procedimentos para liquidação e pagamento de despesas no âmbito da Administração Direta, das Autarquias e das Fundações de Direito Público do Município de São Paulo.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

Considerando a necessidade de padronização dos procedimentos para liquidação e pagamento de despesas no âmbito da Administração Direta, das Autarquias e das Fundações de Direito Público do Município de São Paulo;

Considerando as disposições constantes das Leis Federais nº 4.320, de 17 de março de 1964, e nº 14.133, de 1º de abril de 2021; Decreto Federal Nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014; Instruções Normativas da Receita Federal do Brasil de nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012 e nº 2.110, de 17 de outubro de 2022; Decreto Municipal nº 62.100, de 27 de dezembro de 2022, para os procedimentos de liquidação e pagamento das despesas públicas;

Considerando o conceito de liquidação como procedimento pelo qual se verifica a legitimidade e a exigibilidade dos títulos e documentos comprobatórios das despesas públicas, ou seja, o direito adquirido do credor, a origem, o objeto e a exata importância da despesa a fim de extinguir a obrigação;

Considerando o Parecer nº 11.267/2008 da Procuradoria Geral do Município, quanto à impossibilidade de condicionar o pagamento de prestações contratuais à regularidade fiscal da contratada;

RESOLVE:

Art. 1º O processo de liquidação e pagamento das despesas provenientes de compras, de prestação de serviços ou de execução de obras será formalizado pelo fiscal do contrato em expediente devidamente autuado, com a junção dos seguintes documentos, em ordem cronológica, conforme o caso:

I – cópia da requisição de fornecimento de materiais, de prestação de serviços ou execução de obras;

II – Nota Fiscal eletrônica de serviços ou nota fiscal eletrônica de venda de mercadoria-DANFE, recibo ou fatura, ou documento equivalente, conforme o caso;

III – medições detalhadas comprovando a execução das obras ou a quantidade produzida, no caso de serviço prestado por produção, relativas ao período a que se refere o pagamento;

IV – ateste da nota fiscal eletrônica de serviços ou nota fiscal eletrônica de venda de mercadoria-DANFE, recibo ou fatura, ou documento equivalente, conforme disciplinado no Art. 120, III, do Decreto Municipal nº 62.100/2022, de acordo com ANEXO ÚNICO desta Portaria.

§ 1º Na prestação de serviços continuados com cessão de mão de obra exclusiva, além dos documentos elencados no "caput" deste artigo, deverão constar os seguintes:

I - relação atualizada dos empregados vinculados à execução do contrato, no mês anterior ao mês da prestação do serviço que se refere o pedido de pagamento;

II - folha de frequência dos empregados vinculados à execução do contrato, no mês anterior ao mês da prestação do serviço que se refere o pedido de pagamento;

III - folha de pagamento dos empregados vinculados à execução do contrato, do mês anterior ao mês da prestação do serviço que se refere o pedido de pagamento;

IV - Guia do FGTS Digital - GFD com seu respectivo comprovante de pagamento, correspondente ao mês anterior ao mês da prestação do serviço a que se refere o pedido de pagamento;

V - relatório de conferência “Detalhe da guia emitida” do FGTS Digital, com a relação de empegados correspondentes a GFD apresentada, do mês anterior ao mês da prestação do serviço a que se refere o pedido de pagamento;

VI - protocolo da DCTF WEB que demonstre os valores a recolher da Contribuição Previdenciária correspondente ao mês anterior ao mês da prestação do serviço a que se refere o pedido de pagamento;

VII - DARF gerado na DCTF WEB, com seu respectivo comprovante de pagamento, referente à contribuição previdenciária (INSS) correspondente ao mês anterior ao mês da prestação do serviço a que se refere o pedido de pagamento;

VIII - comprovante de pagamento de salários, adicionais, horas extras, repouso semanal remunerado e décimo terceiro salário, relativos ao mês anterior ao mês da prestação do serviço a que se refere o pedido de pagamento;

IX - comprovante do pagamento de vale transporte e vale alimentação nos termos da convenção coletiva, relativos ao mês anterior ao mês da prestação do serviço a que se refere o pedido de pagamento;

X - recibo de concessão e pagamento de férias e do respectivo adicional, quando houver, ocorridos no mês anterior ao mês da prestação do serviço a que se refere o pedido de pagamento;

XI - comprovante de que todos os empregados vinculados ao contrato recebem seus pagamentos em agência bancária localizada no Município ou na região Metropolitana onde serão prestados os serviços;

XII – no pagamento relativo ao último mês de prestação dos serviços, cópia dos termos de rescisão dos contratos de trabalho, devidamente homologados, dos empregados vinculados à prestação dos respectivos serviços, ou comprovação de realocação dos referidos empregados para prestar outros serviços.

§ 2º Devem estar discriminados detalhadamente nos documentos fiscais citados no inciso II do "caput" deste artigo, a razão social, CNPJ conforme nota de empenho, objeto contratado, o período a que se referem, a quantidade e o preço dos materiais e/ou a identificação dos serviços, com os correspondentes preços unitários e totais.

§ 3º Na ocorrência de pagamentos em que haja fornecimento de materiais e/ou insumos, indispensáveis para a prestação de serviços objeto da despesa contratada, quando não pagas através de NFE-DANFE de venda de mercadoria em nome do órgão pagador, tais valores devem constar no corpo da nota fiscal da prestação dos serviços medidos e atestados, não podendo ser admitidos outros documentos que não se configurem documentos fiscais legalmente instituídos, a exemplo notas de débitos ou recibos emitidos separadamente.

§ 4º Para fins de aplicação do disposto no § 1º deste artigo, consideram-se:

I – cessão de mão de obra: disponibilização ao órgão ou entidade contratante de empregados da contratada para prestação de serviços contínuos, nas dependências da contratante ou nas de terceiros, em caráter não eventual, relacionados ou não com sua atividade fim, respeitando os limites do contrato;

II – serviços contínuos: aqueles que constituem necessidade permanente do órgão ou entidade contratante, que se repetem sistemática ou periodicamente, ligados ou não à sua atividade fim;

III - dependências de terceiros: são aquelas indicadas pelo órgão ou entidade contratante, que não sejam suas próprias e que não pertençam à empresa contratada prestadora de serviços.

§ 5º Os documentos previstos no Art. 1º desta Portaria poderão ser entregues pela contratada em formato digital, devendo os originais serem apresentados sempre que exigidos pela contratante.

§ 6º Em caso de entrega da documentação em formato digital, deverá constar do processo de liquidação e pagamento documento que comprove a data de entrega da documentação pela contratada ao fiscal do contrato.

§ 7º Considera-se data de entrega da documentação pela contratada ao fiscal do contrato o dia do efetivo recebimento na caixa de e-mail do destinatário até as 18h; após esse horário será considerada a entrega no primeiro dia útil posterior.

§ 8º Caso a entrega dos documentos previstos no Art. 1º seja realizada por meio físico, o fiscal do contrato deverá identificar a data de entrega realizada pela contratada, apondo carimbo de protocolo ou carimbo de recebimento da documentação na unidade.

§ 9º Na prestação de serviços relacionados a contratação de Contribuinte Individual que possua mais de um vínculo empregatício, deverá constar do processo de liquidação e pagamento o documento que comprove a retenção ao INSS em outras fontes pagadoras / empresas, nos termos do Art. 39 da IN 2110/2022 da Receita Federal do Brasil – RFB, obrigatoriamente, para fins de apuração da contribuição e registro de dados no e-Social.

Art. 2º Compete ao Fiscal do contrato:

I – receber e analisar todos os documentos relacionados no Art. 1° desta Portaria, conforme o caso, verificando se estão em conformidade, em especial conferindo as seguintes informações:

a) se a quantidade, descrição e valor dos serviços e/ou materiais constantes do documento fiscal estão de acordo com os documentos previstos nos incisos I e III do "caput" do Art. 1º;

b) na prestação de serviços continuados com cessão de mão de obra exclusiva, conferir se todos os empregados, efetivamente presentes no trabalho, são os relacionados no documento a que se refere o inciso I do § 1º do Art. 1º desta Portaria;

c) conferir se as folhas de frequências de todos os empregados relacionados no documento a que se refere o inciso I do § 1º do Art. 1º desta Portaria estão corretas;

d) conferir se todos os empregados relacionados no documento a que se refere o inciso I estão com lançamentos de dias de pagamentos corretos na folha de pagamento – inciso III, bem como se os comprovantes descritos nos incisos VIII a XI estão de acordo, todos incisos do § 1º do Art. 1º desta Portaria ;

e) conferir se todos os empregados constam do documento a que se refere o inciso V, bem como se o comprovante de pagamento a que se refere o inciso IV está de acordo, ambos os incisos do § 1º do Art. 1º desta Portaria;

f) conferir se o comprovante a que se refere o inciso VI se refere ao credor e mês correto, bem se o comprovante a que se refere o inciso VII está de acordo, ambos os incisos do § 1º do Art. 1º desta Portaria.

II – iniciar os processos de liquidação e pagamento separadamente do processo licitatório ou de contratação, associando-os entre si por meio do recurso de relacionamento de processos no SEI, conforme previsto no artigo 44 da Portaria Conjunta n° 001/SMG/SMIT/2018, de 26 de abril de 2018;

III – se os serviços forem prestados a contento, total ou parcialmente, atestar a entrega de bens e/ou a prestação dos serviços, inclusive medições de obras, de acordo com ANEXO ÚNICO desta Portaria;

IV – encaminhar o processo de pagamento e liquidação para a unidade de gestão do contrato.

§ 1º Em caso de erro nos documentos elencados nos incisos I a III do "caput" e nos incisos do § 1º, todos do Art. 1º desta Portaria, o fiscal do contrato deverá solicitar à contratada a devida correção.

§ 2º Caso os documentos fiscais previstos no inciso II do "caput" do Art. 1º desta Portaria não estejam em conformidade com o previsto no § 2º ou, conforme o caso, no § 3º, ambos do Art. 1º desta Portaria, deverá ser solicitado à contratada o cancelamento ou a substituição da nota fiscal ou documento equivalente.

§ 3º Na hipótese de a contratada, sem a devida fundamentação legal, não concordar com a substituição da nota fiscal ou documento equivalente, deverá ser glosado o valor apurado, permanecendo as retenções fiscais sobre o valor bruto da nota fiscal.

§ 4º Nos processos em que restar apurado que os serviços/bens não foram prestados/entregues a contento, o Fiscal informará, no documento de ateste, eventuais infrações contratuais cometidas pela contratada, para posterior apuração pela Unidade Gestora.

§ 5º Para fins do disposto no inciso II do "caput" deste artigo, será iniciado preferencialmente um processo para cada pagamento, sendo permitida a inclusão de mais de uma nota fiscal em cada processo.

§ 6º No caso de prestação de serviços, aquisição de bens ou execução de obras de entrega e pagamento único, a liquidação e o pagamento da despesa poderão ser realizados no processo de contratação.

§ 7º O prazo para ateste do fiscal inicia-se no dia seguinte à data de entrega da documentação completa pela contratada.

Art. 3º Compete à Unidade Gestora dos contratos:

I - autuar expediente, associando-o ao processo licitatório ou de contratação por meio do recurso de relacionamento de processos no SEI, conforme previsto no artigo 44 da Portaria Conjunta n° 001/SMG/SMIT/2018, de 26 de abril de 2018, contendo Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, prova de regularidade com o FGTS e as contribuições previdenciárias, além de outras certidões/documentos exigidos no edital para sua habilitação, ou conforme previsão no respectivo contrato ou documento que o substitui;

II – manter as certidões descritas no inciso I deste artigo atualizadas e, no caso de irregularidade, notificar a contratada para regularização no prazo de 5 (cinco) dias úteis, podendo este ser prorrogado pela Unidade Gestora, por motivo justo e comprovado pela contratada, sob pena de rescisão contratual;

III – no processo de liquidação e pagamento:

a) conferir medições, nota fiscal ou documento equivalente, e demais documentos descritos no "caput" e, se o caso, no § 1º, ambos do Art. 1º desta Portaria, conforme disposto em contrato e em seus respectivos termos aditivos;

b) caso os documentos citados na alínea “a” do inciso III deste artigo se encontrem em conformidade, encaminhar o processo para Unidade contábil de execução orçamentária, conforme a estrutura de cada órgão, a fim de prosseguir com a liquidação;

c) caso os documentos citados na alínea “a” do inciso III deste artigo não se encontrem em conformidade, devolver o processo ao Fiscal do contrato para as devidas correções.

IV - na ocorrência de infração contratual apontada conforme § 4º do Art. 2º desta Portaria, solicitar à Unidade contábil de execução orçamentária a devolução do processo, após a efetivação da liquidação, a fim de adotar os procedimentos previstos no Decreto de Execução Orçamentária e Financeira vigente e nos artigos 145 a 149 do Decreto nº 62.100, de 27 de dezembro de 2022.

§ 1º Aplicada penalidade pecuniária e transcorrido o prazo recursal sem interposição de recurso ou denegado provimento ao recurso interposto, o valor correspondente deverá ser retido na nota de liquidação e pagamento.

§ 2º Após a publicação do despacho que denegou provimento ao recurso ou o decurso do prazo sem interposição de recurso, não havendo tempo hábil para que seja respeitado o prazo legal para o pagamento, a retenção do valor da multa deverá ocorrer na próxima nota de liquidação e pagamento.

§ 3º Não havendo mais pagamentos a serem efetuados, a multa deverá ser recolhida por meio de DAMSP ou mediante execução da garantia contratual.

§ 4º Se a multa aplicada for superior à garantia prestada e não for recolhida a diferença, o débito relativo ao valor remanescente deverá ser inscrito no Cadastro Informativo Municipal, nos termos do Decreto nº 47.096, de 21 de março de 2006, e encaminhado para inscrição em dívida ativa.

Art. 4º Compete à Unidade Contábil de Execução Orçamentária:

I – conferir a regularidade da nota fiscal ou documento fiscal correspondente ao pagamento, bem como auditar as conferências efetuadas pela fiscalização e gestão de contrato, conforme disposto na presente Portaria, em contrato e em seus respectivos termos aditivos;

II – confirmar a existência de saldo de empenho suficiente para a liquidação da despesa;

III – emitir e inserir no processo SEI a nota fiscal do tomador de serviço (NFTS), quando aplicável;

IV – analisar a necessidade de retenção dos tributos devidos e outros descontos referentes ao pagamento da despesa;

V - manifestar ao ordenador de despesa a regularidade na instrução do processo de liquidação e pagamento, com demonstrativo das retenções, descontos, valor líquido e prazo de pagamento;

VI - elaborar documento de autorização da liquidação, com demonstrativo dos impostos retidos e descontos efetuados, e disponibilizar para a assinatura do ordenador de despesa no processo SEI;

VII – no mínimo 3 (três) dias antes da data do vencimento da obrigação, liquidar a despesa no Sistema Orçamentário e Financeiro (SOF), emitir a Nota de Liquidação e Pagamento (NLP) em arquivo PDF, para o contador da unidade assiná-la digitalmente mediante a utilização de certificado digital “e-CPF” no padrão ICP-Brasil ou através de sua conta “gov.br” e anexar no respectivo processo SEI de pagamento;

VIII - custodiar o processo de liquidação e pagamento até a concretização do pagamento, exceto nos casos previstos no inciso IV do Art. 3º e no Art. 6º desta Portaria;

IX – incluir o comprovante de pagamento, que consiste no recibo de pagamento ou na NLP com o código de autenticação;

X - após a concretização do pagamento, enviar o processo para o Fiscal para fins de encerramento, exceto nos casos previstos no inciso IV do Art. 3º desta Portaria.

§ 1º Se o contrato não contiver definição do dia do vencimento da obrigação ou apenas estipular "pagamentos mensais", a Unidade Orçamentária adotará, como data de vencimento da obrigação, 30 (trinta) dias corridos contados a partir da data de entrega, pela contratada, da documentação prevista no Art. 1º desta Portaria.

§ 2º Apontamentos de débitos ou a falta dos documentos previstos no inciso I do Art. 3º desta Portaria não impedem a realização da liquidação e do pagamento.

§ 3º Sem prejuízo das penalidades cabíveis, se for o caso, e da observância à legislação que rege a matéria, quando o objeto do contrato for divisível, a critério da Unidade Orçamentária, poderá ser realizada a liquidação parcial da despesa, na proporcionalidade de sua aprovação.

§ 4º Nos casos em que for observada eventual irregularidade no trâmite do processo de liquidação e pagamento, a Unidade Contábil de Execução Orçamentária deverá informar ao ordenador da despesa, na manifestação mencionada no inciso V do Art. 4º desta Portaria, para que, independentemente da autorização de pagamento, delibere sobre a regularização necessária.

§ 5º Havendo o pedido de consulta de forma pormenorizada, caberá ao contador da unidade orientar a unidade de fiscalização e gestão de contrato sobre eventuais dúvidas acerca da conferência da documentação de folha de pagamento, FGTS e Contribuição previdenciária.

Art. 5º Nos termos da legislação municipal, a inexistência de registro no Cadastro Informativo Municipal – CADIN, quando do pagamento da despesa, deverá ser verificada:

I – pelo Departamento de Administração Financeira – DEFIN da Subsecretaria do Tesouro Municipal – SUTEM da Secretaria da Fazenda – SF, em relação às obrigações da Administração Direta; e,

II - pelas respectivas Diretorias Financeiras, em relação às Autarquias e Fundações de Direito Público.

Parágrafo único. A existência de pendência no Cadastro Informativo Municipal – CADIN não impede que a liquidação da despesa seja realizada.

Art. 6º Quando não for permitido o processamento da nota de empenho e, consequentemente, da nota de liquidação pelo Sistema de Orçamento e Finanças – SOF, em virtude de o credor estar apenado, conforme publicação do Departamento de Gestão de Suprimentos e Serviços – DGSS da Secretaria Municipal de Gestão – SMG, a Unidade Orçamentária deverá:

I – certificar-se junto à Assessoria Jurídica da Pasta a que pertence acerca da legitimidade de se emitir nota de empenho em favor do credor apenado;

II – havendo parecer favorável do órgão de assessoramento jurídico, acessar, no endereço eletrônico http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/financas/seosof/, a planilha da nota de empenho e o respectivo anexo, os quais deverão ser preenchidos e devidamente assinados, encaminhando-os à Divisão de Gerenciamento do Sistema de Execução Orçamentária – DISEO, do Departamento de Contadoria da Subsecretaria do Tesouro Municipal, acompanhados de declaração do titular da Unidade Orçamentária expressando a inteira responsabilidade pela emissão dos documentos.

Parágrafo único. Os documentos mencionados no inciso II deste artigo deverão ser encaminhados à DISEO por meio de expediente físico, no caso de o respectivo processo de pagamento ter sido autuado por meio do Sistema SIMPROC, ou, na hipótese de o processo de pagamento ter sido iniciado no Sistema SEI, por meio de processo eletrônico, para que sejam adotadas as providências pertinentes, devendo posteriormente retornar à Unidade Orçamentária solicitante.

Art. 7º As unidades orçamentárias devem zelar pelo cumprimento do pagamento dentro do prazo contratual previsto, devendo o ordenador de despesas apurar responsabilidade pelo pagamento de compensações financeiras em decorrência do atraso.

§ 1º Na ocorrência de situação imprevisível, ou se apurado que ocorrerá o atraso de pagamento, o fiscal ou gestor do contrato, de acordo com a estrutura administrativa do órgão, deverá solicitar ao credor a concessão de prorrogação de prazo de pagamento além do previsto no termo contratual, a fim de evitar a cobrança de compensação financeira pelo atraso.

§ 2º A divisão/núcleo/equipe, de acordo com a estrutura administrativa do órgão, que verificar a impossibilidade de cumprimento de prazo, deverá provocar o fiscal e/ou gestor de contrato para realizar a solicitação prevista no § 1º deste artigo.

Art. 8º Observada a legislação que rege a matéria e o disposto nesta Portaria, cada órgão/entidade da Administração Pública Municipal, direta ou indireta, fica responsável por disciplinar, segundo regras próprias e sob sua exclusiva responsabilidade, os prazos referentes ao cumprimento dos procedimentos descritos nesta Portaria.

Art. 9º As dúvidas referentes à aplicação desta Portaria serão direcionadas ao Departamento de Contadoria da Subsecretaria do Tesouro Municipal (SUTEM/DECON), que poderá consultar as demais unidades da Secretaria Municipal da Fazenda, conforme as competências de cada unidade.

Parágrafo único. O disposto no "caput" deste artigo se limita à interpretação desta Portaria, devendo as dúvidas a respeito do enquadramento da despesa ou relacionadas ao contrato serem sanadas pelas próprias unidades contratantes.

Art. 10 Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Portaria SF nº 170, de 31 de agosto de 2020.

Luis Felipe Vidal Arellano

Secretário Municipal da Fazenda

ANEXO ÚNICO DA PORTARIA SF Nº 275, DE 05 DE SETEMBRO de 2024

Ateste do documento fiscal e entrega da documentação para pagamento

Entrega da Documentação

Atesto:

( ) a entrega em ___/___/____ de toda a documentação [INSERIR NÚMERO SEI DA NOTA FISCAL E ARQUIVOS CONSOLIDADOS] prevista na Portaria SF nº xx/2024.

( ) a entrega em __/__ /____ da documentação [INSERIR NÚMERO SEI DA NOTA FISCAL E ARQUIVOS CONSOLIDADOS] prevista na Portaria SF nº xx/2024, ressalvado (s) [RELACIONAR OS DOCUMENTOS IRREGULARES].

Entrega do material e/ou serviços

Atesto:

( ) que os materiais/serviços prestados discriminados no documento fiscal [INSERIR NÚMERO SEI DA NOTA FISCAL ] foram entregues e/ou executados a contento nos termos previstos no instrumento contratual (ou documento equivalente) no dia _____/____/____, dentro do prazo previsto.

O prazo de execução da despesa atestada é do dia ___/___/__ até o dia ___/___/___.

( ) que os materiais/serviços prestados discriminados no documento fiscal [INSERIR NÚMERO SEI DA NOTA FISCAL ] foram entregues e/ou executados parcialmente, nos termos previstos no instrumento contratual (ou documento equivalente), do dia ___/___/___, dentro do prazo previsto.

O prazo de execução da despesa atestada é do dia ___/___/__ até o dia ___/___/___.

( ) que os materiais/serviços prestados discriminados no documento fiscal [INSERIR NÚMERO SEI DA NOTA FISCAL] foram entregues e/ou executados a contento nos termos previstos no instrumento contratual (ou documento equivalente) no dia _____/____/____, com atraso de ____dias.

O prazo de execução da despesa atestada é do dia ___/___/___ até o dia ___/___/___.

À área gestora, encaminho para prosseguimento

São Paulo/SP, DIA de MÊS de ANO

PUBLICAÇÃO REFERENTE AO DOCUMENTO Nº 109880100