PORTARIA SF Nº 244, DE 09 DE NOVEMBRO de 2020

Institui o Programa Permanente de Aperfeiçoamento, Racionalização e Padronização dos Procedimentos Operacionais, Fortalecimento dos Controles Internos, Gestão de Risco, Prevenção de Fraudes, Segurança da Informação e Boas Práticas, no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda – Programa SF-Conformidade.

CONSIDERANDO a necessidade contínua de melhoria dos serviços prestados aos contribuintes;

CONSIDERANDO a necessidade de adoção de programas permanentes de fortalecimento dos controles internos, gestão de risco e prevenção de fraudes;

CONSIDERANDO a necessidade de aprimoramento da tecnologia aplicada aos processos com ênfase na redução do tempo de resposta aos contribuintes e na segurança da informação;

CONSIDERANDO a publicação da Portaria SF nº 181, de junho de 2019, que instituiu o mapeamento de processos de trabalho no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda, contribuindo para o seu aprimoramento;

CONSIDERANDO o disposto nos incisos IV, VI e VII do artigo 16, da Lei nº 17.262, de 13 de janeiro de 2020, que instituiu o Código de Direitos, Garantias e Obrigações do Contribuinte no Município de São Paulo; e

CONSIDERANDO, a publicação da Lei nº 17.273, de 14 de janeiro de 2020, que organiza a Política Municipal de Prevenção da Corrupção;

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituído o Programa Permanente de Aperfeiçoamento, Racionalização e Padronização dos Procedimentos Operacionais, Fortalecimento dos Controles Internos, Gestão de Risco, Prevenção de Fraudes, Segurança da Informação e Boas Práticas, no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda – Programa SF-Conformidade.

§ 1º Para fins de identificação de possíveis ações a serem incluídas no Programa SF-Conformidade, a Coordenadoria de Controle Interno - COCIN poderá utilizar como fontes temáticas sugestões apresentadas pelo Gabinete da Secretaria Municipal da Fazenda – SF, bem como por seus subsecretários, coordenadores, assessores, diretores de departamento e de divisão, podendo, ainda, realizar junto aos gestores das macroáreas da secretaria amplo debate de ideias, com o escopo de identificar as áreas e os processos relevantes e de caráter prioritário sob a ótica da melhoria de procedimentos operacionais, fortalecimento dos controles internos, segurança da informação, análise e prevenção de riscos e fraudes, de acordo com os critérios de risco residual tratados no Anexo I desta portaria ou a partir de outros critérios de mapeamento de risco definidos pela Controladoria Geral do Município - CGM.

§ 2° Serão também consideradas, para efeito de identificação de possíveis ações a serem incluídas no Programa SF-Conformidade, as reclamações e sugestões encaminhadas pela Ouvidoria Geral do Município, bem como os apontamentos e as recomendações contidos nos relatórios de auditoria elaborados pelo Tribunal de Contas do Município de São Paulo e pela CGM.

§ 3º Caberá ao Secretário Municipal da Fazenda definir as ações a serem incluídas no Programa SF-Conformidade dentre aquelas relacionadas nos parágrafos 1º e 2º deste artigo.

§ 4º As ações tratadas nos parágrafos 1º e 2º deste artigo deverão constar de uma base de conhecimentos colaborativa, com a devida mensuração do risco residual tratado no Anexo I desta portaria associado a cada uma dessas ações, ficando a cargo da COCIN o seu gerenciamento e a disponibilização para consulta das macroáreas.

§ 5º Para fins de aplicação desta portaria, consideram-se macroáreas:

I – Conselho Municipal de Tributos – CMT;

II – Coordenadoria de Administração – COADM;

III – Coordenadoria de Controle Interno – COCIN;

IV – Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação – COTEC;

V – Coordenadoria Jurídica – COJUR;

VI – Representação Fiscal;

VII – Subsecretaria da Receita Municipal – SUREM;

VIII – Subsecretaria de Planejamento e Orçamento Municipal – SUPOM;

IX – Subsecretaria do Tesouro Municipal – SUTEM.

Art. 2º Uma vez definidas as ações na forma do § 3º do artigo 1º desta portaria, o Programa SF-Conformidade será executado em etapas, conforme abaixo descrito, cabendo observar, quando possível, as orientações tratadas no Anexo II desta portaria:

I – diagnóstico inicial: exposição detalhada do cenário atual e, se admissível, do mapeamento de processos de trabalho;

II – cenário desejado: descrição de cenário desejado, com indicativo dos resultados almejados e proposição clara e objetiva das melhorias propostas;

III – plano de implantação das melhorias propostas: elaboração de cronograma de implantação, que deverá conter as fases, atividades, metas e prazos, dentre outras informações que sejam necessárias;

IV – implantação das melhorias propostas.

Parágrafo único. No caso das ações constantes da base de conhecimentos colaborativa de que trata o § 4º do artigo 1º desta portaria não incluídas no Programa SF-Conformidade, caberá aos gestores das unidades por elas responsáveis avaliar a viabilidade de sua implantação, segundo critérios que levem em consideração, dentre outros, o risco residual tratado no Anexo I desta portaria e a disponibilidade de recursos.

Art. 3º As etapas I e II descritas no artigo 2º desta portaria serão desenvolvidas por Grupos de Trabalho – GT instituídos por portaria da macroárea, cabendo aos gestores das respectivas macroáreas a indicação dos coordenadores e demais membros dos grupos, dentro dos seus quadros de servidores.

§ 1º Deverá constar da portaria de instituição dos GT, o prazo de execução das etapas referidas no “caput” deste artigo, sendo permitida a prorrogação, desde que justificada e autorizada pelo Coordenador da COCIN.

§ 2º Caso as ações incluídas no Programa SF-Conformidade envolvam mais de uma macroárea, deverá ser instituído GT por meio de portaria do Secretário Municipal da Fazenda para tratar exclusivamente das ações inter-relacionadas, cabendo aos gestores das macroáreas envolvidas a indicação dos membros do grupo, dentro dos seus respectivos quadros de servidores.

§ 3º No caso do § 2º deste artigo, a proposta de instituição do GT e a indicação do seu coordenador ficarão a cargo de um dos gestores das macroáreas envolvidas, conforme decisão de comum acordo, ou a cargo do gestor da macroárea com o maior número de funcionários, não sendo possível o acordo.

§ 4º Os GT deverão ser instituídos no prazo de 30 (trinta) dias da data em que a COCIN der ciência aos gestores das macroáreas, por processo eletrônico, das ações incluídas no Programa SF-Conformidade pelo Secretário Municipal da Fazenda.

§ 5º Caberá aos GT a elaboração de relatório conclusivo, referente ao diagnóstico inicial e ao cenário desejado, tratados nas etapas I e II do artigo 2º desta portaria.

§ 6º A COCIN deverá manifestar-se quanto ao relatório conclusivo e dar ciência ao Secretário Municipal da Fazenda.

§ 7º Após a ciência do Secretário Municipal da Fazenda, o processo eletrônico mencionado no § 4º deste artigo deverá ser encerrado pela COCIN.

§ 8º Caso as ações incluídas no Programa SF-Conformidade envolvam unidade em que já tenha sido constituído GT para mapear os fluxos de procedimentos, nos temos da Portaria SF nº 181, de junho de 2019, caberá ao gestor da macroárea instituir novo grupo ou adaptar o já existente às diretrizes desta portaria.

Art. 4º Compete ao coordenador de cada GT, dentre outras atividades:

I - representá-lo junto à Administração;

II - dirigir os trabalhos;

III - convocar reuniões ordinárias, devendo informar à COCIN e, se for o caso, ao Núcleo de Controle de Qualidade - NUCOQ;

IV – requisitar às chefias imediatas, inclusive de outras macroáreas, servidores da SF para auxiliar nos trabalhos, quando entender que a participação deles é necessária ao desenvolvimento das atividades do grupo.

Parágrafo único. Os órgãos da SF prestarão informações e apoio técnico necessários ao pleno desenvolvimento das atividades atribuídas aos GT, sempre que lhes sejam requisitados pelo coordenador.

Art. 5º O plano de implantação das melhorias propostas, bem como sua implantação, ambos tratados nos incisos III e IV do artigo 2º desta portaria, serão de responsabilidade dos gestores das macroáreas, podendo ser delegados aos gestores das unidades envolvidas.

§ 1º Caberá ao gestor da macroárea informar o Secretário Municipal da Fazenda do andamento e do término da implantação das melhorias propostas.

§ 2º Caberá à COCIN assessorar o Secretário Municipal da Fazenda nas etapas de implantação das melhorias propostas até a sua efetiva conclusão, nos termos do disposto no artigo 8º desta portaria.

Art. 6º Caberá aos gestores das macroáreas definir se as atividades decorrentes desta portaria serão executadas com prejuízo ou não das demais funções.

Art.?7º Caberá à Comissão de Avaliação de Desempenho – CAD, a pedido da unidade, avaliar e, se for o caso, propor a revisão das metas constantes da portaria que autorizou a sua inclusão no Regime de Teletrabalho, na proporção da redução do quadro funcional decorrente da disponibilização dos servidores para integrar o GT. 

 Art. 8º Caberá à COCIN o monitoramento e acompanhamento das atividades decorrentes desta portaria, prestando apoio consultivo nas etapas estabelecidas no artigo 2º desta portaria, podendo sugerir melhorias ou orientar as unidades envolvidas no Programa SF-Conformidade, visando ao fiel cumprimento das ações definidas como prioritárias pelo Secretário Municipal da Fazenda.

§ 1º Os servidores da COCIN poderão convocar reuniões extraordinárias dos GT, bem como solicitar esclarecimentos aos coordenadores dos grupos, podendo ainda requisitar detalhamento ou complementação de informações constantes dos relatórios ou dos cronogramas, ou relativas à condução das atividades de cada etapa.

§ 2º Com fundamento no artigo 38, inciso IV, e no artigo 82, inciso VII, ambos do Decreto nº 58.030, de 12 de dezembro de 2017, quando as ações mencionadas no artigo 2º desta portaria envolverem a SUREM, o NUCOQ atuará de forma conjunta com a COCIN.

Art. 9º O Programa SF-Conformidade não exclui e nem afasta a implementação, em caráter obrigatório, do Programa de Integridade e Boas Práticas – PIBP, de que trata o artigo 46 do Decreto nº 59.496, de 8 de junho de 2020, segundo as diretrizes estabelecidas pela CGM.

Parágrafo único. Sempre que possível, as ações definidas no PIBP poderão ser executadas segundo as diretrizes do Programa SF-Conformidade.

Art. 10. Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.