PORTARIA SF Nº 189, DE 15 DE AGOSTO DE 2022

Dispõe sobre os procedimentos a serem observados na pesquisa de preços, reserva e emissão de passagens aéreas, nacionais e internacionais, para viagens de servidores da Secretaria Municipal da Fazenda.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre os procedimentos a serem observados na pesquisa de preços, reserva e emissão de passagens aéreas, nacionais e internacionais, para viagens de servidores da Secretaria Municipal da Fazenda.

SEÇÃO I

Disposições Gerais

Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I - solicitante: servidor responsável pela pesquisa de preços, reserva de tarifas, emissão, remarcação e cancelamento das passagens aéreas;

II - autorizador: servidor da Coordenadoria de Administração (COADM) responsável pela autorização da emissão de passagens aéreas;

III - fiscal: servidor da Divisão de Recursos Logísticos da COADM (COADM/DILOG) responsável pela fiscalização do contrato firmado entre esta Secretaria e a empresa agenciadora de passagens áreas;

IV - passageiro: servidor autorizado pelo Secretário Municipal da Fazenda à empreender viagem;

V - sistema de emissão de passagens aéreas: sistema online de reserva e emissão de passagens aéreas.

Art. 3º Para cadastro do servidor solicitante no sistema de emissão de passagens aéreas, a chefia imediata deverá encaminhar a solicitação ao fiscal do contrato por meio do e-mail SF-VIAGENS (viagens@sf.prefeitura.sp.gov.br) contendo:

I - nome completo e registro funcional do servidor;

II – telefone de contato e ramal de SF;

III – e-mail do servidor;

IV – cargo e função do servidor.

Art. 4º A compra de passagens aéreas deverá ser previamente reservada via sistema de emissão de passagens aéreas, observando-se o disposto nos artigos 6º e 7º desta Portaria.

Art. 5º O solicitante somente poderá emitir a passagem aérea após a aprovação pelo autorizador, que o fará diretamente no sistema de emissão de passagens aéreas.

SEÇÃO II

Da Emissão de Passagens Aéreas Nacionais

Art. 6º Para emissão de passagem aérea nacional, caberá ao solicitante:

I - providenciar, via Sistema Eletrônico de Informações - SEI e nos moldes do anexo único desta Portaria, autorização assinada pelo Secretário Municipal da Fazenda;

II - realizar pesquisa e reserva de passagens, observando que a emissão destas deverá ser efetuada:

a) no mínimo, 14 (catorze) dias antes da data da viagem;

b) no máximo, 60 (sessenta) dias antes da data da viagem.

III - enviar a documentação para o e-mail SF-VIAGENS, contendo:

a) arquivo em formato .PDF da autorização assinada via SEI pelo Secretário Municipal da Fazenda;

b) captura de tela da cotação de ida e de volta com todos os aeroportos;

c) informações sobre o evento, contendo data e o horário do início e fim;

d) justificativa e convite do evento.

§ 1º O número da autorização a que se refere o inciso I do caput deste artigo deverá ser solicitado ao Gabinete desta Secretaria.

§ 2º O solicitante realizará, por meio do sistema de emissão de passagens aéreas, a reserva do bilhete que apresentar a tarifa mais econômica, que se ajuste aos horários do evento e demais condições definidas nesta Portaria.

§ 3º Excepcionalmente e mediante autorização do Chefe de Gabinete, a viagem poderá ser solicitada em prazo inferior ao determinado no art. 6º, II, "a", desta Portaria.

§ 4º O pedido mencionado no parágrafo anterior deverá ter tratamento prioritário.

§ 5º A escolha das passagens aéreas deverá priorizar os voos que proporcionem as seguintes condições, nessa ordem de preferência:

I - voos diretos;

II - tarifa de menor preço dentre os aeroportos localizados na região metropolitana de São Paulo, sendo possível a escolha de aeroportos fora desta área quando esta tarifa não superar aquela;

III - chegada ao destino em até 04 (quatro) horas antes do início do evento e partida em até 04 (quatro) horas do seu término previsto.

§ 6º Excepcionalmente e mediante autorização do Secretário Municipal da Fazenda, a viagem poderá ocorrer em horários diversos do determinado no inciso III do parágrafo anterior.

§ 7º Visando a economicidade e a disponibilidade de voos, excepcionalmente e em casos devidamente justificados, o servidor poderá embarcar com 1 (um) dia de intervalo do início do evento e/ou 1 (um) dia de intervalo do término do evento.

§ 8º Ressalvados os casos admitidos por esta Portaria, não será aceita como justificativa para a escolha de reservas a mera preferência entre companhias aéreas, aeroportos ou outra razão estranha ao interesse da Administração.

SEÇÃO III

Da Emissão de Passagens Aéreas Internacionais

Art. 7º Para emissão de passagem aérea internacional, caberá ao solicitante:

I - providenciar, via SEI e nos moldes do anexo único desta Portaria, autorização assinada pelo Secretário Municipal da Fazenda;

II – enviar documentação para o e-mail SF-VIAGENS, contendo:

a) arquivo em formato .PDF da autorização assinada via SEI pelo Secretário Municipal da Fazenda;

b) informações sobre o evento, contendo data e o horário do início e fim;

c) documento pessoal com foto, e-mail, telefone, passaporte e, se o caso, visto válido do demandante;

d) justificativa e convite do evento.

§ 1º A documentação elencada no inciso II no caput deste artigo deverá ser encaminhada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data da viagem e não poderá ocorrer antes de 60 (sessenta) dias da data esperada para o embarque.

§ 2º Excepcionalmente e mediante autorização do Chefe de Gabinete, a viagem poderá ser solicitada em prazo inferior ao determinado no parágrafo anterior.

§ 3º O número da autorização a que se refere o inciso I do caput deste artigo deverá ser solicitado ao Gabinete desta Secretaria.

§ 4º A escolha das passagens aéreas deverá priorizar os voos que proporcionem as seguintes condições, nessa ordem de preferência:

I - voos diretos;

II - tarifa de menor preço dentre os aeroportos localizados na região metropolitana de São Paulo, sendo possível a escolha de aeroportos fora desta área quando esta tarifa não superar aquela;

III - chegada ao destino em até 08 (oito) horas antes do início do evento e partida em até 08 (oito) horas do término previsto.

§ 5º Excepcionalmente e mediante autorização do Secretário Municipal da Fazenda, a viagem poderá ocorrer em horários diversos do determinado no inciso III do parágrafo anterior.

§ 6º Visando a economicidade e a disponibilidade de voos, excepcionalmente e em casos devidamente justificados, o servidor poderá embarcar com 1 (um) dia de intervalo do início do evento e/ou 1 (um) dia de intervalo do término do evento.

§ 7º Ressalvados os casos admitidos por esta Portaria, não será aceita como justificativa para a escolha de reservas a mera preferência entre companhias aéreas, aeroportos ou outra razão estranha ao interesse da Administração.

SEÇÃO IV

Da Aprovação das Passagens

Art. 8º O autorizador aprovará ou rejeitará a emissão da passagem com base nos parâmetros estabelecidos por esta Portaria, após o solicitante enviar as informações previstas nos arts. 6º e 7º deste normativo.

Art. 9º Uma vez autorizada a reserva, o solicitante deverá aguardar a emissão automática e o e-mail de confirmação da emissão.

Art. 10. Concluída a emissão, o solicitante deverá enviar o bilhete da passagem aérea ao passageiro e ao e-mail SF-VIAGENS.

Art. 11. O passageiro deverá imprimir ou realizar download do bilhete em seu celular e conferir a correção de seus dados, para apresentá-lo juntamente com um documento de identificação no momento do check-in.

§ 1º No caso de incorreções dos dados pessoais, o passageiro ou solicitante deverá comunicar ao fiscal do contrato no prazo máximo de 24h após a emissão das passagens, sob pena de ressarcimento ao erário pelos prejuízos causados.

§ 2º O passageiro deverá acompanhar, junto ao site da companhia aérea, a situação do voo até o momento do check-in.

Art. 12. Não poderão ser adquiridas passagens aéreas para fins particulares por intermédio do contrato celebrado por esta Secretaria.

SEÇÃO V

Da Alteração e Cancelamento das Passagens

Art. 13. As passagens aéreas emitidas somente serão alteradas em decorrência de modificação da programação do evento a que se destinam ou de outro fato superveniente que justifique a alteração, mediante autorização do Chefe de Gabinete.

§ 1º No caso de a alteração mencionada no caput resultar em acréscimo de diárias, deverá ser solicitada nova autorização ao Secretário Municipal da Fazenda.

§ 2º O pedido de alteração de passagens emitidas deverá ser encaminhado para o e-mail SF-VIAGENS, com os documentos mencionados nos artigos 6º e 7º desta Portaria, para análise do autorizador.

§ 3º O autorizador verificará a documentação encaminhada e enviará ao fiscal do contrato para dar prosseguimento na alteração das passagens.

§ 4º Concluída a alteração, será enviado, por e-mail, o novo bilhete ao solicitante.

§ 5º Os trâmites e o ônus das alterações dos bilhetes efetuadas por motivos particulares recairão exclusivamente sobre o passageiro.

Art. 14. O pedido de cancelamento das passagens emitidas deverá ser solicitado ao fiscal do contrato por meio do e-mail SF-VIAGENS.

§ 1º O fiscal do contrato solicitará à empresa contratada o reembolso, deduzidos os valores referentes às multas cobradas pelas companhias aéreas, independente da vigência do contrato.

§ 2º Os trâmites e o ônus do cancelamento dos bilhetes efetuadas por motivos particulares recairão exclusivamente sobre o passageiro.

SEÇÃO VI

Das Disposições Finais

Art. 15. Para fins de instrução do processo de pagamento de diárias, o solicitante deverá encaminhar documentação para a Divisão de Execução Orçamentária e Financeira (COADM/DIEOF) através do e-mail dieofequipe@sf.prefeitura.sp.gov.br, nos termos do Decreto nº 48.744, de 20 de setembro de 2007.

Art. 16. Esta Portaria entrará em vigor na data da sua publicação, revogada a Portaria SF nº 123, de 2 de julho de 2020.

ANEXO ÚNICO – PORTARIA SF Nº 189, de 15 DE AGOSTO DE 2022 

AUTORIZAÇÃO nº XX/XXXX

Com base no Decreto nº 58.261, de 05 de junho de 2018, AUTORIZO o(a) Senhor(a) NOME – RF: XXX.XXX.X/X – CARGO/FUNÇÃO, lotado(a) no(a) UNIDADE da Secretaria Municipal da Fazenda, a ausentar-se do Município de São Paulo a fim de empreender viagem a CIDADE/UF, NOME DO COMPROMISSO, MOTIVO/JUSTIFICATIVA.

Tais compromissos serão realizados no período de XX/XX/XXXX a XX/XX/XXXX, com início da viagem no dia XX/XX/XXXX e retorno no dia XX/XX/XXXX.

São Paulo, XX de XXXX de 20XX.

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GUILHERME BUENO DE CAMARGO

Secretário Municipal da Fazenda