PORTARIA 26/08 - SF

REPUBLICAÇÃO

Dispõe sobre procedimentos para realização de despesas através do Regime de Adiantamento.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE FINANÇAS , no uso de suas atribuições legais e, considerando o disposto no artigo 21 do Decreto nº 48.592, de 06 de agosto de 2007,

R E S O L V E:

1 - DA FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO

1.1. Os processos de adiantamento e sua prestação de contas serão formalizados e instruídos pela Unidade Orçamentária, devendo onerar elemento de despesa próprio.

1.1.1. Deverá constar no processo a base legal do adiantamento, a dotação orçamentária, o valor a ser concedido, nome, registro funcional - RF e número do cadastro de pessoas físicas - CPF do responsável, bem como definição e justificativa do objeto da despesa, juntando os documentos necessários.

1.1.2. As despesas previstas nos incisos I, II e III do art. 2º da Lei nº 10.513/88 serão abrangidas no mesmo processo com período de realização de três meses, obrigatoriamente.

1.1.3. Quando houver qualquer alteração relativa a designações, substituições, delegações ou nomeações de Titular de Unidade Orçamentária, deverá ser informado no processo o número da respectiva portaria e data da publicação no Diário Oficial de Cidade de São Paulo.

2 - DO ANDAMENTO DO PROCESSO

Os processos de adiantamento passarão pelas seguintes etapas:

2.1 ANÁLISE DA CONCESSÃO

O processo devidamente formalizado será encaminhado à unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão, nos termos do artigo 16 do Decreto nº 48.592/07, que o analisará sob o aspecto formal e legal e informará sobre as condições para a concessão do adiantamento, providenciando a seguir, se for o caso, o processamento dos documentos contábeis no sistema de execução orçamentária.

2.2 UTILIZAÇÃO DO ADIANTAMENTO

O tomador do adiantamento realizará as despesas de acordo com o autorizado e efetuará as retenções de impostos necessárias, providenciando os documentos de despesa.

2.3. PRESTAÇÃO DE CONTAS

Após a realização da despesa, o tomador do adiantamento juntará os documentos comprobatórios e formulários exigidos para prestação de contas, encaminhando o processo à unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão, dentro do prazo estabelecido nesta Portaria.

2.4 ANÁLISE E BAIXA

A unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão, de posse da prestação de contas, efetuará a análise e emissão de parecer conclusivo sobre as contas, bem como a baixa do processo de adiantamento.

2.5 APROVAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Após as providências descritas no subitem 2.4, a prestação de contas será submetida à apreciação e deliberação do titular da unidade de execução orçamentária e financeira dentro do prazo estabelecido nesta portaria.

2.5.1 O titular da unidade de execução orçamentária e financeira decidirá sobre a aprovação da prestação de contas no próprio processo em que foi concedido o adiantamento, providenciando a publicação de despacho decisório, quer seja pela aprovação ou não, no Diário Oficial da Cidade de São Paulo, conforme modelo constante do Anexo 3 desta portaria.

2.6 INTERPOSIÇÃO DE RECURSO

2.6.1 O tomador do adiantamento poderá apresentar recurso, contra a decisão em primeira instância, nos prazos definidos nesta portaria.

2.6.2 O recurso será analisado pelo titular da unidade de execução orçamentária e financeira, que poderá rever sua decisão e encaminhar o recurso à autoridade competente para julgamento em 2ª instância, conforme dispõe o parágrafo único do artigo 16 do Decreto nº 48.592/07.

2.6.3 Caso não haja interposição de recurso, o tomador do adiantamento efetuará a regularização do processo a fim de que o mesmo possa ser novamente apreciado pelo responsável pela unidade de execução orçamentária e financeira do órgão.

2.7 DELIBERAÇÃO EM SEGUNDA INSTÂNCIA

Nos casos de deliberação em segunda instância, a decisão sobre a aprovação da prestação de contas se fará no próprio processo em que foi concedido o adiantamento, através de despacho da autoridade competente publicado no Diário Oficial da Cidade de São Paulo, conforme modelo constante do Anexo 3 desta portaria.

2.7.1 Caso a autoridade competente considere que o adiantamento não está em condições de ser aprovado, o processo retornará ao tomador do adiantamento para que este providencie a regularização do processo no prazo estabelecido na informação de encaminhamento.

2.8 ARQUIVAMENTO DO PROCESSO

Após a publicação do despacho de aprovação da prestação de contas o processo poderá ser arquivado.

3 - DA CONTA BANCÁRIA

3.1. TITULARIDADE DO TOMADOR E RESPONSABILIDADE DA PMSP

O numerário recebido a título de adiantamento deverá ser depositado em conta corrente de instituição financeira oficial da Prefeitura, que não poderá ser utilizada para qualquer outra finalidade, cuja denominação deverá obedecer ao seguinte padrão: "PMSP - Sigla do Órgão - Nome do Responsável pelo Adiantamento".

3.1.1 A conta corrente a que se refere o subitem 3.1 deverá ser aberta mediante solicitação do Titular da Unidade Orçamentária em formulário específico, conforme modelo constante do Anexo 4 desta portaria.

3.1.2 O formulário mencionado no subitem 3.1.1 deverá ser encaminhado à agência ou posto de atendimento bancário designado no Anexo 5 desta portaria.

3.1.3 A movimentação da conta bancária será efetuada pela emissão de cheques ou utilização de cartão magnético.

3.1.4 Fica sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas decorrentes de eventuais saques ou cheques emitidos em desacordo com a legislação que rege a matéria.

3.1.5 Nos casos descritos no subitem 3.1.4, o servidor ficará sujeito ainda a aplicação de medidas administrativas, civis e penais cabíveis.

3.1.6 As tarifas de serviços prestados pela instituição financeira, decorrentes da movimentação regular dos recursos do adiantamento, serão suportadas pela PMSP.

3.1.7 Os saques deverão ser feitos no valor a ser utilizado. O responsável pelo adiantamento poderá sacar até 10% (dez por cento) do valor do adiantamento para despesas emergenciais.

3.1.8 Em caso de afastamento permanente do responsável pelo adiantamento, o Titular da Unidade Orçamentária solicitará, junto à instituição financeira, o recolhimento do valor não utilizado aos cofres municipais e o encerramento da conta corrente.

4 - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

A prestação de contas do adiantamento será instruída com a seguinte documentação, bem como observados os seguintes procedimentos:

4.1 DOCUMENTAÇÃO GERAL NECESSÁRIA

a) notas fiscais de venda ou notas fiscais de serviços, devidamente quitadas pelo fornecedor ou prestador de serviço por meio de recibo de pagamento ou de aposição de carimbo identificador da empresa, datado e assinatura pelo preposto, no verso da nota fiscal;

b) recibos de comprovação das despesas, fornecidos pelas entidades não obrigadas à emissão de documento fiscal, devendo constar identificação do CNPJ, carimbo identificador da empresa, data e assinatura do preposto;

c) ficam dispensados de quitação as notas fiscais ao consumidor e os cupons fiscais;

d) recibos de pagamento do contribuinte individual, com indicação do nome, endereço, documento de identificação (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), número da inscrição no INSS, número da inscrição municipal (CCM), valor bruto, valores retidos e valor líquido;

e) Documento de Arrecadação do Município de São Paulo - DAMSP relativo ao Imposto de Renda Retido na Fonte - IRRF, ao Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza -ISS e ao Saldo Não Utilizado do Adiantamento;

f) comprovante da contribuição previdenciária (GPS) e outras guias de recolhimento devidamente quitadas;

g) demonstrativo da movimentação financeira e cheques cancelados;

h) solicitação de registro contábil de incorporação de bens patrimoniais, Nota de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis - NIBPM e informação sobre o chapeamento do bem, quando for o caso, nos termos do Decreto nº 45.858/05, e

i) 2ª via da intimação com a devida ciência do interessado, no caso de decisão em 1ª instância.

4.2 DOCUMENTAÇÃO ESPECÍFICA PARA COMPROVAÇÃO DE DIÁRIAS

a) passagem aérea, rodoviária, ferroviária (ou documento similar), ou cupom de embarque, ou recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial;

b) informativo contendo a divulgação do valor do câmbio oficial da data de empenhamento da despesa, quando se tratar de viagens internacionais.

4.3 Os comprovantes da participação de servidores em cursos ou congressos serão, obrigatória e oportunamente, juntados ao processo de prestação de contas.

4.4 Todos os comprovantes devem ser emitidos em nome da Unidade Orçamentária ou, se for o caso, da Unidade de Serviço de Natureza Operacional que realizou as despesas.

4.5 Os documentos inerentes à prestação de contas não devem conter rasuras, erros ou emendas.

4.6 Para fins de uniformidade na instrução dos processos de prestação de contas, deverão ser utilizados Anexos específicos observando a ordem numérica e o seguinte roteiro:

a) Anexo 1 - "Despesas com Condução" , relacionar as despesas por servidor;

b) Anexo 2 - "Resumo das Despesas" , informar, agrupadamente por elemento de despesa, a justificativa da despesa, especificando inclusive sua utilização. Caso haja a necessidade de utilização de mais de um anexo, transportar o subtotal até completar o total adiantado. Este anexo deverá conter obrigatoriamente, na última folha quando houver mais de uma, assinatura sobre carimbo do responsável pelo adiantamento, do Titular da Unidade Orçamentária e do conferente da prestação de contas.

c) Anexo 3 - Despacho de aprovação das contas de adiantamento .

4.6.1 Juntar, como folhas do processo, os demais documentos referidos nos itens 4.1, 4.2 e 4.3 desta portaria;

4.7 Os Anexos 1 a 3 são de uso obrigatório por todas as Unidades, devendo ser observadas as disposições específicas neles contidos e reproduzidos pela própria Unidade de acordo com os modelos integrantes desta portaria.

4.8 Relação dos cheques emitidos referente ao período de realização do adiantamento.

5 - DOS PRAZOS

5.1 O prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado e para prestação de contas à unidade de execução orçamentária e financeira é , 20 (vinte) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.

5.2 Quando a prestação de contas não estiver em consonância com as normas legais, a unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão retornará o processo ao responsável pelo adiantamento para que o regularize no prazo de 20 (vinte) dias corridos, contados da data do recebimento pelo interessado.

5.3 A unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão submeterá a prestação de contas à deliberação sobre a aprovação em primeira instância, no prazo de 90 (noventa) dias corridos, contados do recebimento do processo em seu protocolo.

5.4 Toda vez que o processo de prestação de contas retornar ao responsável pelo adiantamento para regularização ou tramitar por outras Unidades para providências pertinentes ao processo, o prazo de que trata o subitem 5.3 será suspenso.

5.5 O prazo para o responsável pelo adiantamento efetuar as regularizações solicitadas ou interpor recurso contra a decisão em primeira instância é de 15 (quinze) dias corridos, contados a partir da data da intimação pessoal do interessado.

5.5.1 Caso o responsável pelo adiantamento não pertença mais aos quadros dos servidores municipais o prazo será contado a partir da data do aviso de recebimento da notificação encaminhada, via correio, ao endereço residencial do mesmo.

5.6 No caso de interposição de recurso contra a decisão de primeira instância, o prazo para a deliberação da autoridade competente, em segunda instância, é de 30 (trinta) dias corridos, contados da data de recebimento do processo em seu protocolo.

5.7 Os prazos para a deliberação das contas previstos nos subitens 5.3 e 5.6. poderão, desde que devidamente justificados, ser prorrogados, por mais 60 (sessenta) dias para o caso descrito no subitem 5.3, e por 30 (trinta) dias no caso descrito no subitem 5.6, por decisão do Secretário, Subprefeito ou Ouvidor Geral.

5.8 Até o 5º (quinto) dia útil do mês subseqüente à aprovação da prestação de contas, a unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão, encaminhará à Divisão de Controles Contábeis - DICOC, do Departamento de Contadoria - DECON, desta Pasta, relação dos processos aprovados e publicados no Diário Oficial da Cidade de São Paulo.

6 - DO EXAME DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

6.1. A unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão analisará as prestações de contas sob os aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à legislação, justificação da despesa e conformidade com o elemento de despesa onerado.

6.2. Após, o titular da unidade responsável pela análise decidirá no processo sobre as condições de aprovação, ou não da prestação de contas.

7 - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

7.1 Serão glosadas as despesas realizadas em desacordo com as normas estabelecidas no Decreto nº. 48.592, de 6 de agosto de 2007, e nesta portaria.

7.2 Os documentos expedidos pelos órgãos da Administração Pública poderão ser apresentados por meio de cópia reprográfica.

7.3 Excepcionalmente, poderão ser autorizadas pelo Titular da Unidade Orçamentária as despesas comprovadas por meio de 2ª via ou cópia autenticada de Nota Fiscal, desde que devidamente justificadas pelo tomador.

7.4 Em caso de impedimento por qualquer motivo (férias, licenças e outros), do servidor responsável pelo adiantamento, deverão ser adotadas, quando necessário, as seguintes medidas:

7.4.1 encerramento do processo, no caso do numerário ainda não ter sido recebido;

7.4.2 prestação de contas (apresentação dos documentos referentes às despesas realizadas fora do período do impedimento e recolhimento do saldo não utilizado, se houver), no caso do numerário ter sido recebido.

8 - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

8.1 O não atendimento aos prazos fixados nesta Portaria, implicará em representação da unidade responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão ao respectivo Titular da Unidade Orçamentária.

8.2 Aplicar-se-ão as disposições contidas na Lei nº 10.734, de 30 de junho de 1989, com as modificações introduzidas pela Lei nº 13.275, de 04 de janeiro de 2002, que dispõe sobre a atualização monetária dos débitos para com a Fazenda Municipal, quando:

8.2.1 tiver sido ultrapassado o prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido recolhido;

8.2.2 tiver sido realizada despesa sujeita à glosa, nos termos do item 7.1, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa;

8.2.3 o saldo eventualmente não utilizado tiver sido recolhido a menor, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido efetuado o recolhimento;

8.3 Observado o disposto na Portaria SF nº 63/2006, os recolhimentos de que trata o subitem 8.2 deverão ser efetuados através do Documento de Arrecadação do Município de São Paulo - DAMSP a ser obtido no endereço da "intranet" da PMSP.

8.4 Os processos de adiantamento não aprovados até a data da publicação desta portaria, deverão ser encaminhados à unidade de execução orçamentária e financeira do órgão para as providências de aprovação da prestação de contas, nos termos do art. 16 do Decreto nº 48.592/07.

8.5 Os processos de adiantamento e suas prestações de contas concedidos nos termos do Decreto nº 43.731/2003 e da Portaria nº 15/2004, e ainda não definitivamente julgados, serão analisados de acordo com as normas constantes do Decreto nº 48.592 de 06/08/2007 e desta Portaria.

8.6 As dúvidas e os casos omissos serão resolvidos pela Secretaria Municipal de Finanças.

8.7 Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial, a Portaria SF n.º 15, de 20 de março de 2004.

OBS.: QUADROS Anexos, VIDE DOC 09/02/2008 - PÁGINAS 23 e 24.