PORTARIA Nº 027/2022, de 21 de junho de 2022

Regulamenta os procedimentos para realização de despesas por meio do regime de Adiantamento, previsto na Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1988 e no Decreto nº 48.592, de 06 de setembro de 2007 e dá outras providências.

O Superintendente substituto do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo - IPREM, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 42, do Decreto n.º 60.393, de 22 de julho de 2.021,

RESOLVE:

Art. 1º - O regime de adiantamento consiste na disponibilização de recursos financeiros ao servidor do IPREM, sempre precedida de empenho onerando a dotação própria, para o fim de realizar despesas de pronto pagamento ou diárias previstas para viagens, cursos, congressos e afins, nos termos da Lei n.º 10.513, de 11 de maio de 1998, que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.

Art. 2º - Considera-se motivo impeditivo de realização da despesa por processo normal de aplicação a necessidade de contratação de serviço ou de aquisição de bem ou material, devidamente especificado e justificado pelo responsável do adiantamento, cujo pagamento não possa aguardar os trâmites normais.

Art. 3º - O regime de adiantamento poderá ser utilizado quando for exigido pronto pagamento para atender despesas, conforme previsão contida na Lei n.º 10.513, de 11 de maio de 1998.

Art. 4º - A despesa realizada, limita-se, por serviço, bem ou material, a 50% (cinquenta por cento) do valor estabelecido no inciso II do artigo 24 da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, e alterações subsequentes.

Parágrafo único. - O responsável pelo adiantamento para as despesas de pequenos vultos poderá sacar até 10% (dez por cento) do valor do adiantamento.

Art. 5º - O adiantamento terá período de realização mensal, iniciando-se no 1º dia do mês.

Art. 6º - Os pedidos de adiantamento serão instruídos por meio de processos autuados mediante identificação específica no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e deverão definir, justificar e indicar: o nome, cargo ou função, registro funcional, número do cadastro de pessoas físicas (CPF) e o Registro Geral (RG) do servidor que será responsável pelas despesas, no prazo de 20 vinte) dias, antes do início do período de referência.

Parágrafo único. Caso o adiantamento seja para cobrir despesas de emergência, ou, a participação de servidor em cursos ou congressos necessários ao desempenho de suas atribuições, o prazo referido no caput deste artigo deixará de ser observado.

Art. 7º - Os pedidos de adiantamento deverão demonstrar que não estão em desacordo com o previsto no artigo 18 do Decreto 48.592/2007, além de trazer em, seu bojo, a informação sobre gozo de férias ou licença do responsável pelo adiantamento, nos termos do artigo 43 da Portaria SF 77/2019 da Secretaria Municipal da Fazenda.

§ 1º - Tratando-se de pedido para novo responsável, este deverá abranger solicitação de abertura de conta corrente de adiantamento, demonstrando que não incorre nas práticas do caput deste artigo, com a observância do artigo anterior.

§ 2º - Em caso de transferência do servidor responsável pelo adiantamento, da respectiva Unidade, ou qualquer outro motivo previsto no caput deste artigo que se prolongue no tempo, este deverá providenciar junto à agência bancária o cancelamento da conta de adiantamento, comprovando o feito nos autos do processo quando da prestação de contas ou, se for o caso, comunicar ao Departamento de Orçamento e Finanças para atualização dos registros.

Art. 8º - Após a realização da despesa, o responsável do adiantamento juntará os documentos comprobatórios e formulários exigidos para prestação de contas, constantes da Portaria 77/2019 da Secretaria Municipal da Fazenda, encaminhando o processo à Divisão de Contabilidade, no prazo de até 10 dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa, observando-se:

I - Informações, declarações, demonstrativos e demais peças obrigatórias, bem como manifestações referentes à prestação de contas, devem sempre conter assinatura do responsável pelo Adiantamento;

II - O responsável do adiantamento deverá devolver o saldo não utilizado transferindo para a conta do IPREM, em até 3 (três) dias úteis, contados do encerramento do período de realização do adiantamento;

III - O responsável do adiantamento deverá gerar Documento de Arrecadação ou Depósito - DRD manualmente no Sistema de Execução Orçamentária - SOF.

§ 1º - Se houver impossibilidade por parte do responsável de concluir a prestação de contas, a chefia imediata ficará, por sua vez, responsável pelas providências junto à instituição financeira, correspondente ao saldo apurado, por meio de conciliação, para fins de recolhimento do saldo não utilizado.

§ 2º - Não havendo divergências, a baixa deverá ser realizada pela Divisão de Contabilidade, realizando a pré-análise da prestação de contas, verificando-se a soma do montante de despesas comprovadas e do saldo não utilizado correspondente ao valor do adiantamento recebido.

Art. 9º - Os cheques utilizados para realização das despesas deverão ser emitidos nominalmente, com a observação de “não à ordem” ou “não transferível” ou “proibido o endosso”, logo após o nome do beneficiário objetivando evitar sua circulação no comércio.

§ 1º - O responsável pelo adiantamento informará ao beneficiário que o cheque deverá ser depositado dentro do mês de competência da operação comercial, que coincide com o período do adiantamento, a fim de impedir problemas na prestação de contas.

Art. 10 - As contratações de serviços deverão observar as regras de retenção na fonte dos tributos relativos ao ISS, IR e INSS, este com a respectiva obrigação patronal, orientando-se pela forma de recolhimento constante do artigo 11 da Portaria nº 77/2019 da Secretaria Municipal da Fazenda.

Parágrafo único. Efetuado o devido recolhimento dos tributos, os valores das retenções e os demais dados constantes do documento fiscal deverão ser cadastrados no Sistema de Orçamento e Finanças - SOF pelo responsável do adiantamento.

Art. 11 - O Coordenador de Administração e Finanças é a autoridade competente para definir o montante de adiantamento para cada Unidade de Serviço de Natureza Operacional, cabendo-lhe ainda a concessão de adiantamento e a deliberação, em primeira instância, sobre a aprovação das prestações de contas das Unidades.

§ 1º - Antes da decisão conclusiva do Coordenador de Administração e Finanças sobre as deliberações da concessão de adiantamento e da aprovação da prestação de contas, toda documentação pertinente deverá ser analisada pela Divisão de Contabilidade.

Art. 12 - A deliberação em segunda instância compete à Chefia de Gabinete.

Art. 13 - Os prazos para interposição de recursos, assim como as regras de prestação de contas, são os previstos na Portaria nº 77/2019 da Secretaria Municipal da Fazenda.

Parágrafo único. - A não observância dos prazos impedirá a Unidade de Serviço de Natureza Operacional de receber novos adiantamentos, assim como implicará na inclusão do nome do servidor responsável no cadastro de credores impedidos de receber adiantamento, mantido pela Coordenadoria de Administração e Finanças.

Art. 14- Não será permitido adiantamento para:

I - atender despesas já realizadas;

II - atender despesas maiores do que as quantias adiantadas;

III - servidor em alcance, considerado assim aquele a quem, do adiantamento anterior, não haja prestado contas, no prazo legal determinado por esta Portaria;

IV - responsável por 2 (dois) adiantamentos.

Art. 15 - As compras e os serviços realizados no regime de adiantamento deverão ser precedidos de pesquisa de preço, em pelo menos 3 (três) estabelecimentos que comercializem os bens ou os serviços a serem prestados.

§ 1º - O resultado das pesquisas de preço, de que trata este artigo, subscrito pelo servidor por ele responsável deverá constar do processo de prestação de contas do adiantamento, bem como as justificativas, na impossibilidade de se realizar a pesquisa.

§ 2º - Os preços cadastrados nas Tabelas de Custos Unitários do Banco de Preços e demais bancos de contas oficiais poderão ser utilizados como suporte à pesquisa prevista no "caput" deste artigo, visando aferir a compatibilidade de preços praticados pelo mercado.

§ 3º - Excetuam-se do disposto neste artigo as compras de gêneros alimentícios perecíveis, realizadas em localidades dotadas de centros de abastecimento.

Art. 16 - Todos os documentos devem ser emitidos em nome do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo - IPREM.

§1º É vedada a aquisição de material existente em estoque, bem como com a finalidade de formá-lo.

§2º É vedada a aquisição de materiais ou serviços com o objetivo de evitar procedimento licitatório, em qualquer de suas modalidades.

Art. 17 - Não é admitida realização de despesas em período diferente ao fixado no Adiantamento.

Art. 18 - Os comprovantes que instruem a prestação de contas devem conter no verso, declaração de quem recebeu o material ou atestou a execução dos serviços, bem como assinatura do responsável pelas despesas.

Art. 19 - Ficam expressamente proibidas as concessões de numerários que não estejam previstos na Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1.988.

Art. 20 - O não cumprimento da presente Portaria e dos prazos nela estipulados sujeita os infratores às penalidades previstas em Lei.

Art. 21 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições contrárias.