PORTARIA 32/09 - HSPM

– Gabinete da Superintendência do HSPM

A Superintendente do Hospital do Servidor Público Municipal, no exercício de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO a necessidade de adequar a normatização, no âmbito desta Autarquia, dos procedimentos relativos aos Processos Especiais de Adiantamentos Bancário e Direto e respectivas prestações de contas, em conformidade com o que dispõe a Lei Municipal 10.513/88, regulamentada pelo Decreto Municipal 48.592/07 e a Portaria SF 026/2008, e demais legislações pertinentes;

CONSIDERANDO a necessidade de otimizar os trabalhos relativos aos referidos procedimentos;

RESOLVE:

1- DAS COMPETÊNCIAS E FORMALIZAÇÃO DOS PROCESSOS

1.1 - O Diretor do Departamento Técnico Administrativo e de Infra Estrutura será responsável pelo Processo Especial de Adiantamento Bancário e sua prestação de contas desta Autarquia.

1.1 – O Diretor do Departamento Técnico de Administração e Infra-Estrutura será responsável pelo Processo Especial de Adiantamento Bancário e sua prestação de contas desta Autarquia, podendo indicar servidor que o substitua.(Redação dada pela Portaria HSPM nº 6/2010)

1.2 - O Processo Especial de Adiantamento Bancário será iniciado mediante solicitação do Departamento Técnico Administrativo e de Infra-Estrutura.

1.3 - O Processo Especial de Adiantamento Bancário e a respectiva prestação de contas serão formalizados e instruídos pela Unidade Orçamentária, devendo onerar elemento de despesa próprio.

1.4– Deverão constar no Processo a base legal do adiantamento, o período de realização, a dotação orçamentária, o valor a ser concedido, nome, registro funcional e número do CPF do responsável, bem como a definição e justificativa do objeto da despesa, juntando os documentos necessários.

1.5 – As despesas previstas nos incisos I, II e III do artigo 2º da Lei 10.513/88 poderão ser abrangidas no mesmo processo com período de realização de até 03 (três) meses.

1.6 - O valor do Adiantamento Bancário será definido de acordo com a necessidade e disponibilidade financeira desta Autarquia, podendo ser suplementado se necessário.

1.7 - Após a formalização, o Processo será encaminhado para as providências de competência da Gerência Técnica de Serviços Contábeis, que o analisará sob os aspectos formais e legais, com a emissão dos documentos pertinentes, efetuará o pagamento e o encaminhará ao Departamento Técnico Administrativo e de Infra-Estrutura para a prestação de contas.

1.8 – São terminantemente vedadas as aquisições de:

1.8.1 - equipamentos e materiais permanentes, exceto quando devidamente autorizado pela Superintendente, comprovada a urgência e necessidade, observado o interesse público, a razoabilidade dos gastos e o limite fixado no artigo 5º do Decreto Municipal 48.592/07;

1.8.2 - materiais e medicamentos que constem da listagem padronizada da Gerência de Suprimentos desta Autarquia, exceto quando houver documentação que comprove a sua falta no estoque ou a impossibilidade de adquiri-los pelas vias costumeiras de aquisição (licitação ou dispensa).

1.8.3 - materiais e medicamentos com objetivo de formar estoque.

2 - DA CONTA BANCÁRIA

2.1 - O numerário recebido a título de adiantamento deverá ser depositado em conta corrente de instituição financeira conveniada para este fim com a Prefeitura do Município de São Paulo, que não poderá ser utilizada para qualquer outra finalidade.

2.2 – A conta a que se refere o subitem anterior deverá ser aberta mediante solicitação do Titular da Unidade Orçamentária em formulário específico, conforme modelo constante do Anexo 4 da Portaria SF 026/2008.

2.3 – A movimentação da conta bancária será efetuada pela emissão de cheques ou utilização de cartão magnético.

2.4 – Fica sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas decorrentes de eventuais saques ou cheques emitidos em desacordo com a legislação que rege a matéria.

2.5 – Nos casos descritos no subitem anterior, o servidor ficará sujeito, ainda, à aplicação de medidas administrativas, civis e penais cabíveis.

2.6 – As tarifas dos serviços prestados pela instituição financeira, decorrentes da movimentação regular dos recursos do adiantamento serão suportadas por esta Autarquia.

2.7 – Os saques deverão ser feitos no valor a ser utilizado. O Responsável pelo adiantamento poderá sacar até 10% (dez por cento) do valor do adiantamento para despesas emergenciais.

2.8 – Em caso de afastamento permanente do responsável pelo adiantamento, o Titular da Unidade Orçamentária solicitará, junto à instituição financeira, o recolhimento do valor não utilizado aos cofres desta Autarquia e encerramento da conta corrente.

3 - DO PROCESSO: INSTRUÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS

3.1 – A prestação de contas do Adiantamento será instruída com a seguinte documentação:

3.1.1 – Notas fiscais de venda ou notas fiscais de serviços, devidamente quitadas pelo fornecedor ou prestador de serviço por meio de recibo de pagamento ou de aposição de carimbo identificador da empresa, datado e assinado pelo preposto, no verso da nota fiscal;

3.1.2 - As Notas Fiscais citadas nos subitens anteriores devem conter razão social ou ramo de atividade compatível com o serviço prestado ou material adquirido.

3.1.3 – recibos de comprovação das despesas, fornecidos pelas entidades não obrigadas à emissão de documento fiscal, devendo constar a identificação do CNPJ, carimbo identificador da empresa, data e assinatura do preposto;

3.1.4 – ficam dispensadas de quitação as notas fiscais de venda ao consumidor e os cupons fiscais;

3.1.5 – recibos de pagamento do contribuinte individual, com indicação do nome, endereço, documento de identificação (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), número da inscrição no INSS, número de inscrição municipal (CCM), valor bruto, valores retidos e valor líquido;

3.1.6 – Documento de Arrecadação do Município de são Paulo – DAMSP relativo ao Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF, ao Imposto sobre os Serviços de Qualquer Natureza – ISS e ao saldo Não Utilizado do Adiantamento;

3.1.7 – comprovante da contribuição previdenciária (GPS) e outras guias de recolhimento devidamente quitadas;

3.1.8 – demonstrativo da movimentação financeira e cheques cancelados;

3.1.9 – solicitação de registro contábil da incorporação de bens patrimoniais, Nota de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis – NIBPM e informação sobre o chapeamento do bem, quando for o caso, nos termos do Decreto 45.858/05, e

3.1.10 – 2ª via da intimação com a devida ciência do interessado no caso de decisão em 1ª instância.

3.1.11 - relação contendo a reprodução dos carimbos confeccionados, quando for o caso;

3.1.12 - relação de cheques emitidos;

3.1.13 - extrato bancário e cheques cancelados;

3.1.14 - comprovante de depósito, na conta corrente da Autarquia, do saldo não utilizado do Adiantamento concedido.

3.1.15 - documentos contábeis pertinentes em caso de cancelamento ou ajuste contábil;

3.2 - Para fins de uniformidade na instrução dos Processos Especiais de Adiantamento, deverão ser utilizados os Anexos Específicos, observando-se a ordem numérica e de acordo com roteiro abaixo:

3.2.1 - Anexo I - "Requisição de Compra à Vista (Adiantamento Bancário)".

3.2.2 - Anexo II - "Resumo das Despesas", informar, agrupadamente por elemento de despesa, a justificativa da despesa, especificando inclusive sua utilização. Caso haja necessidade de utilização de mais de um anexo, transportar o subtotal até completar o total do adiantado. Este anexo deverá conter obrigatoriamente na última folha, quando houver mais de uma, assinatura sobre o carimbo do responsável pelo adiantamento, do Titular da Unidade Orçamentária e do conferente da prestação de contas. Este anexo deverá conter, obrigatoriamente, assinatura sobre carimbo do responsável pelo adiantamento e do Titular da Unidade Orçamentária;

3.2.3 – Anexo III - “Documentos Fiscais e Legais”, colar na extremidade esquerda notas fiscais, cupons fiscais, recibos de quitação e demais comprovantes de despesas, discriminando e justificando detalhadamente a despesa, inclusive especificando sua utilização;

3.2.4 - Anexo IV - "Cheques Emitidos", relacionar os cheques emitidos em ordem cronológica e numérica, inclusive os cancelados.

3.3 - Quando a despesa estiver relacionada a bens patrimoniais móveis, deverá ser informado o número da chapa patrimonial ou de documento que comprove sua incorporação.

3.4 - Juntar, como folhas de processos os demais documentos referidos no item 3.1 desta Portaria.

3.5 - Apensar as Notas de Incorporação de Bens Patrimoniais, quando for o caso;

3.6 - Os Anexos são de uso obrigatório, devendo ser observadas as disposições específicas neles contidas e reproduzidos pela própria Unidade de acordo com os modelos que integram esta Portaria;

3.7 - Após a realização da(s) despesa(s), o responsável pelo Processo Especial de Adiantamento procederá à classificação e registro dos comprovantes e demais documentos, na forma estabelecida nesta Portaria e legislação pertinente, juntando-os ao respectivo Processo, o qual deverá ser encaminhado à Gerência Técnica de Serviços Contábeis no prazo estabelecido nesta Portaria.

3.8 A Gerência Técnica de Serviços Contábeis, após detida análise quanto aos aspectos de sua exatidão aritmética, atendimento à legislação, justificativas da despesa e conformidade com o elemento onerado, encaminhará o processo à Superintendente para aprovação ou rejeição da prestação de contas.

4- DOS PRAZOS

4.1 - O prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado e para a prestação de contas será de 20 (vinte) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.

4.2 – Quando a prestação de contas não estiver em consonância com as normas legais, a Gerência Técnica de Serviços Contábeis retornará o processo ao responsável pelo adiantamento para que o regularize no prazo de 20 (vinte) dias corridos, contados da data do recebimento pelo interessado.

4.3 - A Gerência Técnica de Serviços Contábeis submeterá a prestação de contas à deliberação sobre aprovação em primeira instância, no prazo de 90 (noventa) dias corridos, contados do recebimento do processo em seu protocolo.

4.4 – Toda vez que o processo de prestação de contas retornar ao responsável pelo adiantamento para regularização, o prazo de que trata o item 4.3 será suspenso.

4.5 – O prazo para o responsável pelo adiantamento efetuar as regularizações solicitadas ou interpor recurso contra a decisão em primeira instância será de 15 (quinze) dias corridos, contados a partir da data da intimação pessoal do interessado.

4.5.1 – Caso o responsável pelo adiantamento não pertença mais aos quadros desta Autarquia, o prazo será contado a partir da data do aviso de recebimento da notificação encaminhada, via correio, ao endereço residencial do mesmo.

4.6 – No caso de interposição de recurso contra a decisão de primeira instância, o prazo para deliberação da autoridade competente, em segunda instância, será de 30 (trinta) dias corridos, contados da data do recebimento do processo em seu protocolo.

4.7 – O prazo para a deliberação das contas previsto no item 4.3 poderá, desde que devidamente justificado, ser prorrogado por mais 30 (trinta) dias, por decisão do Titular da Unidade Orçamentária.

5- DO EXAME DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

5.1 – A Gerência Técnica de Serviços Contábeis analisará a prestação de contas sob os aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à legislação, justificação da despesa e conformidade com o elemento de despesa onerado.

5.2 – Após, o Gerente da Gerência Técnica de Serviços Contábeis decidirá no processo sobre as condições de aprovação, ou não, da prestação de contas.

6- DISPOSIÇÕES GERAIS

6.1 - Todos os documentos, Notas Fiscais e quaisquer comprovantes deverão ser emitidos em nome do HOSPITAL DO SERVIDOR PÚBLICO MUNICIPAL, CNPJ nº 46.854.998/0001-92.

6.2 – Serão glosadas as despesas realizadas em desacordo com as normas estabelecidas no Decreto Municipal 48.592/2007, nesta Portaria e, subsidiariamente, na Portaria SF 026/2008.

6.3 – Serão, ainda, glosadas as despesas:

6.3.1 - não comprovadas com as primeiras vias dos documentos;

6.3.2 - comprovadas por meio de cópias reprográficas;

6.3.3 - realizadas ou quitadas em período diferente do fixado no adiantamento.

6.4 – Os documentos expedidos pelos órgãos da Administração pública poderão ser apresentados por meio de cópia reprográfica.

6.5 – Excepcionalmente, poderão ser autorizadas pelo Titular da Unidade Orçamentária as despesas comprovadas através de 2ª via ou cópia autenticada de Nota Fiscal, desde que devidamente justificadas pelo tomador.

6.6 – Em caso de impedimento por qualquer motivo (férias, licenças e outros), do servidor responsável pelo adiantamento, deverão ser adotadas , quando necessárias, as seguintes medidas:

6.7 – encerramento do processo, no caso do numerário ainda não ter sido recebido;

6.8 – prestação de contas (apresentação dos documentos referentes às despesas realizadas fora do período de impedimento e recolhimento do saldo não utilizado, se houver), no caso do numerário ter sido recebido.

6.9 - Os documentos pertinentes à Prestação de Contas não podem conter emendas, rasuras ou erros.

6.10 - Os comprovantes que instruirão a prestação de contas deverão conter no verso, declaração de recebimento do material ou atestado da efetiva realização do serviço.

6.11 - Informações, declarações, demonstrativos e demais peças obrigatórias, bem como as manifestações pertinentes à Prestação de Contas , deverão conter a assinatura do Responsável pelo Adiantamento.

6.12 - Quando as regularizações solicitadas pela Gerência Técnica de Serviços Contábeis, não forem plenamente atendidas ou justificadas, o Processo de prestação de contas será encaminhado à Superintendente, a fim de que sejam determinadas as medidas cabíveis no cumprimento da legislação ou se manifeste pela concordância da despesa com vistas ao acolhimento da prestação de contas.

7 – DISPOSIÇÕES FINAIS

7.1 - O não atendimento aos prazos fixados nesta Portaria implicará em representação da Gerência Técnica de Serviços Contábeis à Superintendente.

7.2 - Aplicar-se-ão as disposições contidas na Lei 10.734/89, com as modificações introduzidas pela Lei 13.275/02, que dispõe sobre a atualização monetária dos débitos com a Fazenda Municipal, quando:

7.2.1 - tiver sido ultrapassado o prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado, devendo ser considerado com "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido recolhido;

7.2.2 - tiver sido realizada despesa sujeita à glosa, nos termos do item 5.3, devendo ser considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa.

7.2.3 - tiver sido adquirido material ou medicamento constante da listagem padronizada do Setor de Suprimentos desta Autarquia, devendo ser considerado como "dia do vencimento" a data em que foi efetuada a aquisição;

7.2.4 - tiver sido adquirido medicamento ou material sem a devida justificativa pelo Setor ou profissional que solicitou sua aquisição, devendo ser considerado como "dia do vencimento" a data em que foi efetuada a aquisição.

7.2.5- O saldo eventualmente não utilizado tiver sido recolhido a menor, devendo ser considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido efetuado o recolhimento.

7.3 - As dúvidas e os casos omissos serão submetidos à Superintendência.

Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se todas as disposições em contrário, especialmente a Portaria 28/91, publicada no D.O.M. em 10/09/91, página 18 e suas alterações.