ORDEM INTERNA Nº 1/2024/SUB-JA/GAB

A todos os servidores da Subprefeitura Jabaquara, usuários do Sistema SEI.

ASSUNTO: Normas para autuação, instrução e tramitação dos processos SEI.

Roberto Bonilha, Subprefeito do Jabaquara, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Municipal n° 13.399/02 e pela Portaria Intersecretarial nº 6/2002 - SMSP/SGM/SGP,

CONSIDERANDO a necessidade de regular e otimizar os procedimentos de autuação, instrução e tramitação dos processos no Sistema SEI desta Subprefeitura;

CONSIDERANDO solicitação da Coordenadoria de Atendimento ao Cidadão e Modernização em Serviços Públicos da Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia, no Processo SEI número 6023.2024/0000479-9, para adequações ao atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, número 13.709, de 14/08/2018;

CONSIDERANDO a Lei 12.527/2011, regulamentada pelo Decreto 53.623/2012, que garante o direito fundamental do acesso à informação;

RESOLVE:

Artigo 1º: Estabelecer normas e procedimentos para a autuação, instrução e tramitação de processos no Sistema SEI na Subprefeitura Jabaquara, de forma a padronizar o tratamento em todas as Unidades desta Pasta, melhorando continuamente a eficácia no atendimento ao cidadão, e garantindo assim, o cumprimento legal a proteção de dados pessoais.

Artigo 2º: Neste documento utilizam-se as definições e princípios contidos nos Artigos 5º e 6º da Lei Federal nº. 13.709/2018, bem como, no Decreto Municipal nº. 59.767/20, destacando-se os seguintes:

a) Dado Pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

b) Dado Pessoal Sensível: dados pessoais relacionados à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiações de qualquer natureza, dados relacionados à saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico, quando estes vinculados a pessoa natural;

c) Anonimização: utilização de meios técnicos disponíveis no momento do tratamento, onde aquele dado perde a possibilidade de associação direta ou indireta a pessoa natural;

d) Tratamento: Operação realizada com os dados pessoais, como coleta, produção, recepção, armazenamento, classificação, utilização, acesso, reprodução, distribuição, transmissão, arquivamento, processamento, eliminação, controle, comunicação, modificação, transparência;

e) Finalidade: o tratamento de dados pessoais será realizado para propósitos legítimos e/ou específicos, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com a LGPD;

f) Necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, abrangendo os dados pertinentes sem excessos em relação às suas finalidades;

g) Transparência: garantia de acesso aos titulares dos dados (pessoa natural) à consulta facilitada e gratuita sobre a forma e duração do tratamento de seus dados;

h) Agente Público: aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura, mandato, cargo, emprego ou função na Subprefeitura do Jabaquara, incluindo conveniados e terceirizados;

i) Parceiros: Toda e qualquer equipe afiliada a terceiros que mantenham relação com a Subprefeitura Jabaquara.

Artigo 3º: Os processos autuados na Praça de Atendimento deverão, em princípio, ser autuados na configuração “RESTRITOS”, visto que para autuação, são normalmente colhidas informações pessoais, como numeração de documentos, sejam de Pessoa Física ou Jurídica, denotando a característica de informação a ser considerada restrita;

Artigo 4º: Para as demais Unidades da Subprefeitura, os processos deverão, em princípio, ser autuados como “PÚBLICOS”, entretanto, deverão ser observados os documentos a serem encartados, e aqueles que forem considerados como dado pessoal ou dado pessoal sensível, deverão ser configurados como “RESTRITOS”.

Parágrafo Único: Nas Unidades em que o próprio Sistema Operacional já atribui como “restrito” os processos autuados, não há proposição de alteração no procedimento.

Artigo 5º: Em todos os casos, porém, mais precisamente na Praça de Atendimento, deverá ser explicado de maneira clara e objetiva, para o requerente e detentor dos dados, a maneira como estes serão administrados junto a esta Subprefeitura.

Artigo 6º: Esta Ordem Interna entrará em vigor na data de sua publicação.

Roberto Bonilha

Subprefeito