ORDEM INTERNA 04/13 - FM DE 07 DE JUNHO DE 2013.

O Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas e,

CONSIDERANDO a necessidade de se normalizar e otimizar o fluxo dos documentos que tratam de aquisição de materiais e prestação de serviços,

RESOLVE :

A tramitação de expedientes para aquisição de materiais e contratação de serviços e obras deverá obedecer ao seguinte procedimento:

1. Dispensa de licitação

1.1. A Unidade Requisitante:

1.1.1. Providenciar as requisições de materiais ou contratação de serviços e obras, pautando-se pela estrita observância das rotinas estabelecidas no Decreto Municipal nº 44.279, de 24 de Dezembro de 2003 e alterações posteriores, onde deverá constar:

1.1.1.1. Especificação detalhada;

1.1.1.2. Na contratação de serviços e obras, prazo de vigência c/ou execução e respectiva garantia;

1.1.1.3. Discriminação do local e prazo de entrega c/ou execução;

1.1.1.4. Justificativa de contratação ou aquisição;

1.1.1.5. Indicação do responsável pelo pedido de aquisição c/ou contratação;

1.1.2. A estimativa de custos, precedida de pesquisa de mercado, entre pelo menos 3 (três) fornecedores identificados, cujas atividades sejam condizentes com o objeto da licitação;

1.1.3. Juntar pelo menos 3 (três) propostas, com prazo de validade não inferior a 30 (trinta) dias, devendo ser anexada a de menor preço, a Certidão Negativa de Débito para com o Sistema de Seguridade Social, Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, Certidão Negativa da regularidade quanto aos encargos tributários municipais referentes a atividade e prova de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviços (FGTS);

1.1.4. Requisição de bens de uso comum, é de responsabilidade exclusiva do Almoxarifado, e deverá informar:

1.1.4.1. A relação e a última compra, data, preço, fornecedor e quantidade, no caso de aquisição;

1.1.4.2. Informar o consumo mensal e estoque;

1.1.5. Encaminhar à Seção Técnica de Licitações.

1.2. A Seção Técnica de Licitações deverá verificar:

1.2.1. Correto preenchimento das requisições;

1.2.2. Validade das Certidões;

1.2.3. Informar com relação a última prestação dos serviços, data, preço, fornecedor e quantitativos, quando for o caso;

1.2.4. Consultar a publicação da Seção de Cadastro do Departamento de Gestão de Suprimentos, referente a relação de empresas apenadas e suspensas para licitar, e informará a situação das empresas pesquisadas;

1.2.5. A existência ou não de Ata de Registro de Preços da Prefeitura do Município de São Paulo, e quando existir proceder a juntada do extrato da respectiva Ata e publicação atualizada dos preços;

1.2.6. Encaminhar para Departamento de Administração e Finanças.

1.3. O Departamento de Administração e Finanças, deverá:

1.3.1. Avaliar a necessidade da aquisição/contratação, aprovando ou não sua efetivação;

1.3.2. No caso de aprovação, encaminhar para a autuação e envio para Contabilidade para reserva de recursos;

1.3.3. No caso de não aprovação, encaminhar a Requisição de material/contratação de serviços para arquivo da Unidade Requisitante.

1.4. A Contabilidade providenciará a reserva de recursos;

1.4.1. Encaminhará a Assessoria Jurídica.

1.5. A Assessoria Jurídica, deverá:

1.5.1. Verificar a documentação e instrução do processo,exarando parecer;

1.5.2. Providenciar minuta de despacho autorizatório;

1.5.3. Encaminhar o processo à Superintendência para exame do despacho autorizatório.

1.6. O Gabinete da Superintendência providenciará:

1.6.1. O exame da conveniência da contratação e, aprovando, providenciar a publicação do despacho no Diário Oficial da Cidade de São Paulo;

1.6.2. Encaminhamento do processo à Contabilidade para fins de empenhamento.

1.7. A Contabilidade deverá:

1.7.1. Efetuar o empenhamento, entregando-o ao fornecedor;

1.7.1.1 No caso de contratação de serviços que resulte na lavratura de ordem de execução de serviços, encaminhar os autos para a Seção Técnica de Licitações;

1.7.2. Encaminhar o processo à Unidade Requisitante.

2. Outras modalidades de Licitação:

2.1. A Unidade Requisitante:

2.1.1. Providenciará as requisições para aquisição de materiais ou contratação de serviços e obras, pautando-se pela estrita observância das rotinas estabelecidas nos artigos 2º e 3º do Decreto nº 44.279/03, onde deverá constar:

2.1.1.1. Especificação detalhada;

2.1.1.2. Necessidade de apresentação de catálogo, ficha técnica, amostra com outros documentos específicos, conforme o caso vier a exigir;

2.1.1.3. Na contratação de serviços e obras, prazo de vigência c/ou execução e respectiva garantia;

2.1.1.4. Discriminação do local e prazo de entrega c/ou execução;

2.1.1.5. Justificativa da contratação ou aquisição;

2.1.1.6. Indicação do responsável pelo pedido de aquisição c/ou contratação;

2.1.1.7. No caso de serviços de engenharia, juntar planilhas de custos;

2.1.2. Requisição de bens de uso comum, é de responsabilidade exclusiva do Almoxarifado, e deverá informar:

2.1.2.1. A relação e a última compra, data, preço, fornecedor e quantidade;

2.1.2.2. Informar o consumo mensal e estoque;

2.1.3. Encaminhar ao Departamento de Administração e Finanças.

2.2. O Departamento de Administração e Finanças deverá:

2.2.1. Avaliar a necessidade da aquisição/contratação, aprovando ou não sua efetivação.

2.2.2. No caso de aprovação encaminhar para autuação e envio para a Contabilidade para reserva de recursos.

2.2.3. No caso de não aprovação, encaminhar a Requisição de material/contratação de serviços para arquivo da Unidade Requisitante.

2.3. A Seção Técnica de Licitações, deverá verificar e providenciará:

2.3.1. O correto preenchimento das requisições;

2.3.2. A existência ou não de Ata de Registro de Preços da Prefeitura do Município de São Paulo, e quando existir proceder a juntada do extrato da respectiva Ata e publicação atualizada dos preços;

2.3.3. Quando se tratar de prestação de serviços, efetuar o preenchimento do pedido de serviços;

2.3.4. A estimativa de custos, precedida de pesquisa de mercado anexo, entre pelo menos 3 (três) fornecedores identificados, cujas atividades sejam condizentes com o objeto da licitação;

2.3.5. Consultar a publicação da Seção de Cadastro do Departamento de Gestão de Suprimentos, referente à relação de empresas apenadas e suspensas para licitar, e informará a situação das empresas pesquisadas;

2.3.6. Encaminhar ao Departamento de Administração e Finanças.

2.4. O Departamento de Administração e Finanças deverá:

2.4.1. Avaliar a necessidade da aquisição/contratação, aprovando ou não sua efetivação;

2.4.2. No caso de aprovação encaminhar para autuação e envio para a Contabilidade para reserva de recursos.

2.4.3. No caso de não aprovação, encaminhar a Requisição de material/contratação de serviços para arquivo da Unidade Requisitante.

2.5. A Contabilidade elaborará a reserva de recursos;

2.5.1. Encaminhará a Seção Técnica de Licitações.

2.6. A Seção Técnica de Licitações, deverá providenciar a elaboração do Edital e minuta de contrato, quando for o caso.

2.6.1. Encaminhar para à Assessoria Jurídica.

2.7. A Assessoria Jurídica,providenciará:

2.7.1. Exame do Edital, e da minuta do contrato exarando parecer jurídico;

2.7.1.1. Sendo contrário, encaminhará para o Departamento de Administração e Finanças;

2.7.2. Sendo favorável, elaborará minuta de despacho autorizatório para a abertura de Licitação;

2.7.3. Encaminhamento do processo ao Superintendente, para assinatura da autorização e respectiva publicação no Diário Oficial da Cidade de São Paulo.

2.7.3.1. Encaminhamento dos autos ao Presidente da Comissão de Licitação rubricar e assinar;

2.8. A Seção Técnica de Licitações:

2.8.1. Designação da data da licitação, bem como publicações do extrato do edital e entrega dos convites, respeitando os prazos estipulados na legislação em vigor.

2.8.2. Recebimento dos envelopes de documentação/proposta, lavrando-se o respectivo termo;

2.8.3. Encaminhamento do processo à Comissão Permanente de Licitação para processamento da licitação.

2.9. A Comissão Permanente de Licitação providenciará:

2.9.1. O processamento da licitação, respeitadas as disposições constantes da Lei Federal nº 8.666/93 e da Lei Federal nº 10.520/02, lavrando-se a Ata Circunstanciada;

2.9.2. A oitiva prévia da unidade requisitante, quanto às propostas, amostras, catálogos e outros, se julgar conveniente (prazo normal de 1 dia, prorrogável a pedido da unidade, justificadamente);

2.9.3. O julgamento e a classificação das propostas, de acordo com os critérios de avaliação constantes do edital, lavrando-se a Ata Circunstanciada, devidamente assinada pelos membros da Comissão Permanente de Licitação dos atos da adjudicação e elaboração do Despacho de homologação, se for o caso;

2.9.4. O presidente da Comissão Permanente de Licitação exarará parecer com manifestação se todas os procedimentos legais foram devidamente cumpridos;

2.9.5. Encaminhamento do processo ao Superintendente para despacho de homologação;

2.10. A Seção Técnica de Licitações, providenciará publicação do despacho de homologação e o encaminhamento à Contabilidade.

2.11. A Contabilidade providenciará o empenhamento da despesa.

2.12. A Seção Técnica de Licitações, providenciará:

2.12.1. Numeração e assinaturas do contrato e ordem de execução de serviços conforme o caso;

2.12.2. Encaminhamento à Unidade Gestora, responsável pela fiscalização do serviço ou recebimento do material, para expedição de ordem de inicio quando for necessário.

3. Ficam revogadas as disposições em contrário, especialmente a Ordem Interna nº 02/04 de 31 de março de 2004 e Ordem Interna nº 03/2013, 21 de abril de 2013.