ORDEM INTERNA 02/04 - FM

DE 31 DE MARÇO DE 2004.

O Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas e,

CONSIDERANDO a necessidade de se normatizar e otimizar o fluxo dos documentos que tratam de aquisição de materiais e prestação de serviços,

R E S O L V E :

A tramitação de expedientes para aquisição de materiais e contratação de serviços e obras deverá obedecer o seguinte procedimento:

1. Dispensa de licitação por valor e aquisição por Ata de Registro de Preços.

1.1. A Unidade Requisitante:

1.1.1. Providenciar as requisições de materiais ou contratação de serviços e obras, conforme impressos aprovados - modelo n.ºs 228 e 481, pautando-se pela estrita observância das rotinas estabelecidas no Decreto Municipal n.º 44.279, de 24 de Dezembro de 2003, onde deverá constar:

1.1.1.1. especificação detalhada;

1.1.1.2. necessidade da apresentação de catalogo, ficha técnica, amostra e/ou outros documentos específicos, conforme o caso vier a exigir;

1.1.1.3. na contratação de serviços e obras, prazo de vigência e/ou execução e respectiva garantia;

1.1.1.4. discriminação do local e prazo de entrega e/ou execução;

1.1.1.5. justificativa de contratação ou aquisição;

1.1.1.6. indicação do responsável pelo pedido de aquisição e/ou contratação;

1.1.1.7. encaminhar ao Setor de Bens Patrimoniais, quando se tratar de bens duráveis.

1.1.1.8. encaminhar ao almoxarifado, quando se tratar bens de consumo estocáveis naquela unidade;

1.1.1.9. encaminhar à Divisão Administrativa, quando tratar-se de serviços ou obras;

1.2. O Almoxarifado / Setor de Bens Patrimoniais deverá:

1.2.1. Informar nos impressos aprovados - modelos 388.:

1.2.1.1. com relação a última compra, data, preço, fornecedor e quantidade;

1.2.1.2. informar o consumo mensal e estoque;

1.2.2. Encaminhar para a Divisão Administrativa. Prazo: 2 dias.

1.3. A Divisão Administrativa deverá:

1.3.1. Verificar

1.3.1.1. correto preenchimento das requisições nos modelos 388;

1.3.1.2. A existência ou não de Ata de Registro de Preços;

1.3.1.3. Informar nos impressos 386, com relação a última prestação dos serviços, data, preço, fornecedor e quantitativos.

1.3.2. Quando se tratar de Ata de Registro de Preços juntar o extrato da respectiva Ata e publicação atualizada dos preços;

1.3.3. Encaminhar para Seção Técnica de Licitações FM- 222 Prazo: 2 dias.

1.4. A Seção de Compras verificará e providenciará:

1.4.1. A necessidade de outras informações;

1.4.2. Quando se tratar de Ata de Registro de Preços deverá ser efetuada a pesquisa de mercado conforme Ordem Interna n.º 12/99 - Pref-G, publicada no DOM de 09/11/99.

1.4.3. A estimativa de custos, precedida de pesquisa de mercado, conforme modelo anexo, entre pelo menos 3 (três) fornecedores identificados, cujas atividades sejam condizentes com o objeto da licitação;

1.4.4. Consultar a publicação da Seção de Cadastro do Departamento de Gestão de Suprimentos, referente a relação de empresas apenadas e suspensas para licitar, e informará a situação das empresas pesquisadas;

1.4.5. Juntar pelo menos 3 (Três) propostas, com prazo de validade não inferior a 30 (trinta) dias, devendo ser anexada a de menor preço, a Certidão Negativa de Débito para com o Sistema de Seguridade Social, Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, Certidão Negativa da regularidade quanto aos encargos tributários municipais referentes a atividade e prova de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviços (FGTS);

1.4.6. Encaminhar à FM-2. Prazo 5 dias.

1.5. O Departamento de Administração e Finanças, deverá:

1.5.1. avaliar a viabilidade de aquisição/contratação, aprovando ou não sua efetivação;

1.5.2. no caso de aprovação encaminhar para a autuação e envio para Contabilidade para reserva de recursos;

1.5.3. no caso de não aprovação encaminhar a Requisição de material para arquivo da Unidade Requisitante. Prazo: 2 dias.

1.6. A Contabilidade providenciará:

1.6.1. a reserva de recursos;

1.6.2. encaminhará a Assessoria Jurídica. Prazo: 1 dia.

1.7. A Assessoria Jurídica , deverá:

1.7.1. Verificar a documentação, examinar o processo emitindo manifestação e providenciar minuta de despacho autorizatório;

1.7.2. Promover outras diligências no sentido de melhor instruir os autos.

1.7.3. Encaminhar o processo à Superintendência para exame do despacho autorizatorio. Prazo: 3 dias.

1.8. O Gabinete da Superintendência providenciará:

1.8.1. O exame da conveniência da contratação e, no caso de aprovação, providenciar a publicação do despacho no Diário Oficial do Município;

1.8.2. encaminhamento do processo à Contabilidade para fins de empenhamento: Prazo 1 dia.

1.9. A Contabilidade deverá:

1.9.1. efetuar o empenhamento, entregando-o ao fornecedor;

1.9.2. encaminhar o processo à Divisão Administrativa. Prazo: 5 dias;

1.10. A Administração Administrativa deverá:

1.10.1. Comunicar a Unidade Requisitante.

1.10.2. Encaminhar o processo para o Almoxarifado e/ou Setor de Bens Patrimoniais, para acompanhamento e recebimento dos materiais. Prazo: 1 dia.

2. Outras modalidades de licitação.

2.1. A Unidade requisitante:

2.1.1. Providenciar as requisições para aquisição de materiais ou contratação de serviços e obras, conforme impressos aprovados - modelos n.ºs 228 e 481, pautando-se pela estrita observância das rotinas estabelecidas nos artigos 2º e 3º do Decreto n.º 28.714/90 artigo 2º deverá constar:

2.1.1.1. especificação detalhada;

2.1.1.2. necessidade de apresentação de catalogo, ficha técnica, amostra e/ou outros documentos específicos, conforme o caso vier a exigir;

2.1.1.3. na contratação de serviços e obras, prazo de vigência e/ou execução e respectiva garantia;

2.1.1.4. discriminação do local e prazo de entrega e/ou execução;

2.1.1.5. justificativa da contratação ou aquisição;

2.1.1.6. indicação do responsável pelo pedido de aquisição e/ou contratação;

2.1.1.7. encaminhar ao Almoxarifado.

2.1.1.8. No caso de serviços de engenharia juntar planilha de custos e encaminhar a Divisão Administrativa.

2.2. O Almoxarifado e/ou Setor de Bens Patrimoniais deverá:

2.2.1. informar nos impressos aprovados - modelos n.ºs 388:

2.2.1.1. a relação e a última compra: data, preço, fornecedor e quantidade;

2.2.1.2. informar o consumo mensal e estoque;

2.2.2. encaminhar à Divisão Administrativa. Prazo: 2 dias.

2.3. Divisão Administrativa:

2.3.1. Verificar:

2.3.1.1. o correto preenchimento das requisições;

2.3.1.2. a existência ou não de Ata de Registro de Preços

2.3.1.3. Quando se tratar de prestação de serviços, efetuar o preenchimento do pedido de serviços, modelo 386, observado o disposto no item 1.2.1.3.

2.3.2. quando se tratar de Ata de Registro de Preços proceder conforme item 1.3.2. da presente Ordem interna.

2.3.3. Encaminhar para Seção de Compras. Prazo: 2 dias.

2.4. A Seção de Compras verificará e providenciará:

2.4.1. A necessidade de outras informações;

2.4.2. A estimativa de custos, precedida de pesquisa de mercado, conforme modelo anexo, entre pelo menos 3 fornecedores identificados, cujas atividades sejam condizentes com o objeto da licitação;

2.4.3. Consultar a publicação da Seção de Cadastro do Departamento de Gestão de Suprimentos, referente à relação de empresas apenadas e suspensas para licitar, e informará a situação das empresas pesquisadas;

2.4.4. Encaminhar à FM-2. Prazo: 2 dias.

2.5. O Departamento de Administração e Finanças deverá:

2.5.1. avaliar a viabilidade de aquisição/contratação, aprovando ou não sua efetivação.

2.5.2. No caso de aprovação encaminhar para autuação e envio para a Contabilidade para reserva de recursos.

2.5.3. No caso de não aprovação, encaminhar a Requisição de material para arquivo da Unidade Requisitante. Prazo: 2 dias.

2.6. A Contabilidade:

2.6.1. A reserva de recursos. Prazo: 1 dia.

2.7. A Seção de Compras:

2.7.1. Elaboração do Edital e minuta de contrato, quando for o caso. Prazo: 2 dias.

2.8. A Assessoria Jurídica/Comissão de Licitação, providenciará:

2.8.1. Exame do edital, e da minuta de contrato procedendo as alterações necessárias, e estando em ordem, será rubricado e assinado pelo Presidente da CPL.

2.8.2. Elaboração do Despacho autorizatorio de abertura de licitação;

2.8.3. Encaminhamento do processo ao Superintendente ou Chefia de Gabinete, conforme o caso, para assinatura da autorização. Prazo: 3 dias.

2.9. A Seção de Compras:

2.9.1. Designação da data da licitação, bem como publicações do extrato do edital e entrega dos convites, respeitados os prazos estipulados na legislação em vigor; Prazo: 1 dia.

2.9.2. Recebimento dos envelopes de documentação/proposta, lavrando-se o respectivo termo.

2.9.3. Encaminhamento do processo a Comissão Permanente de Licitação para processamento da licitação;

2.10. A Comissão Permanente de Licitação providenciará:

2.10.1. O processamento da licitação, respeitadas as disposições constantes do art. 43 da Lei Federal n.º 8.666/93, lavrando-se a Ata circunstanciada;

2.10.2. A oitiva prévia da unidade requisitante, quanto às propostas, amostras, catálogos e outros, se julgar conveniente (prazo normal de 1 dias, prorrogável a pedido da unidade, justificadamente);

2.10.3. O envio do processo a Seção Técnica de Contabilidade, quando o valor da reserva for insuficiente;

2.10.4. O julgamento e a classificação das propostas, de acordo com os critérios de avaliação constantes do edital, lavrando-se a Ata circunstanciada, devidamente assinada pelos membros da CPL dos atos da adjudicação e elaboração dos Despacho de homologação, se for o caso.

2.10.5. Encaminhamento do processo ao Superintendente ou Chefia de Gabinete para exame do despacho de homologação. Prazo: 3 dias.

2.11. O Gabinete da Superintendência providenciará:

2.11.1. Publicação do despacho de homologação e encaminhar à Contabilidade.

2.12. A Contabilidade providenciará:

2.12.1. o empenhamento da despesa;

2.13. A Divisão Administrativa providenciará:

2.13.1. Elaboração do contrato, as assinaturas e expedição da Ordem de Início, quando for o caso o encaminhamento à Unidade responsável pela fiscalização do serviço ou recebimento do material. Prazo: 5 dias.

3. Nos prazos acima não foram considerados os prazos legais.

4. Ficam revogadas as disposições em contrário, especialmente a Ordem Interna n.º 001/2000, de 05 de Janeiro de 2000.