ORDEM INTERNA 1/14 – FM DE 28 DE JANEIRO DE 2014.

A Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas e,

CONSIDERANDO a necessidade de se normatizar e otimizar o fluxo dos documentos que tratam de aquisição de materiais e prestação de serviços,

RESOLVE:

A tramitação de expedientes para aquisição de materiais e contratação de serviços e obras deverá obedecer, sem prejuízo das funções e atribuições inerentes à natureza das unidades, ao seguinte procedimento:

1. Dispensa de licitação por valor e aquisição por Ata de Registro de Preços.

1.1. A Unidade Requisitante.

1.1.1. Providenciar as requisições de materiais ou contratação de serviços e obras, conforme impressos aprovados - modelo nº 228 e nº 481, pautando-se pela estrita observância das rotinas estabelecidas nas Leis Federais nº 8.666/93 e nº 10.520/02, na Lei Municipal nº 13.278/02 e Decreto Regulamentador nº 44.279/03, onde deverá constar:

1.1.1.1. especificação detalhada;

1.1.1.2. apresentar necessariamente catálogo, ficha técnica, amostra e/ou outros documentos específicos, conforme o caso vier a exigir;

1.1.1.3. na contratação de serviços e obras, prazo de vigência e/ou execução e respectiva garantia;

1.1.1.4. discriminação do local e prazo de entrega e/ou execução;

1.1.1.5. justificativa de contratação ou aquisição;

1.1.1.6. indicação do responsável pelo pedido de aquisição e/ou contratação;

1.1.1.7. encaminhar ao Setor de Bens Patrimoniais quando se tratar de bens duráveis;

1.1.1.8. encaminhar ao almoxarifado quando se tratar bens de consumo estocáveis naquela unidade;

1.1.1.9. encaminhar à Divisão Administrativa quando se tratar de serviços ou obras.

1.2. O Almoxarifado/Setor de Bens Patrimoniais deverá:

1.2.1. Informar nos impressos aprovados - modelos 388:

1.2.1.1. com relação à última compra: data, preço, fornecedor e quantidade;

1.2.1.2. informar o consumo mensal e estoque;

1.2.2. Encaminhar para a Divisão Administrativa dentro do prazo de 2 (dois) dias.

1.3. A Divisão Administrativa deverá:

1.3.1. Verificar:

1.3.1.1. correto preenchimento das requisições nos modelos 388;

1.3.1.2. a existência ou não de Ata de Registro de Preços;

1.3.1.3. informar nos impressos 386, com relação a última prestação dos serviços: data, preço, fornecedor e quantitativos.

1.3.2. Quando se tratar de Ata de Registro de Preços, juntar o extrato da respectiva Ata à publicação atualizada dos preços;

1.3.3. encaminhar para Seção Técnica de Licitações FM 222 dentro do prazo de 2 (dois) dias.

1.4. A Seção de Compras verificará e providenciará:

1.4.1. a necessidade de outras informações;

1.4.2. quando se tratar de Ata de Registro de Preços deverá ser efetuado uma pesquisa de mercado conforme Ordem Interna nº 12/99 - Pref-G, publicada no DOM de 09/11/99 e suas posteriores alterações;

1.4.3. a estimativa de custos, precedida de pesquisa de mercado, conforme modelo anexo, entre pelo menos 3 (três) fornecedores identificados, cujas atividades sejam condizentes com o objeto da licitação;

1.4.4. consultar a publicação da Seção de Cadastro do Departamento de Gestão de Suprimentos, referente à relação de empresas apenadas e suspensas para licitar, e informará a situação das empresas pesquisadas;

1.4.5. juntar pelo menos 3 (três) propostas, com prazo de validade não inferior a 30 (trinta) dias, devendo ser anexada a de menor preço, a Certidão Negativa de Débito para com o Sistema de Seguridade Social, Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, Certidão Negativa da regularidade quanto aos encargos tributários municipais referentes a atividade e prova de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviços (FGTS);

1.4.6. encaminhar à FM-2 dentro do prazo de 5 (cinco) dias.

1.5. O Departamento de Administração e Finanças deverá:

1.5.1. avaliar a viabilidade de aquisição/contratação aprovando ou não sua efetivação;

1.5.2. no caso de aprovação, encaminhar para a autuação e envio para Contabilidade para reserva de recursos;

1.5.3. no caso de não aprovação encaminhar a Requisição de material para arquivo da Unidade Requisitante, dentro do prazo de 2 (dois) dias.

1.6. A Contabilidade providenciará:

1.6.1. a reserva de recursos;

1.6.2. encaminhará à Assessoria Jurídica dentro do prazo de 1 (um) dia.

1.7. A Assessoria Jurídica deverá:

1.7.1. verificar a documentação, aprovar a minuta de edital, examinar o processo emitindo manifestação e providenciar minuta de despacho autorizatório;

1.7.2. promover outras diligências no sentido de melhor instruir os autos;

1.7.3. encaminhar o processo à Superintendência para exame do despacho autorizatório, dentro do prazo de 3 (três) dias.

1.8. O Gabinete da Superintendência providenciará:

1.8.1. o exame da conveniência da contratação e, no caso de aprovação, providenciar a publicação do despacho no Diário Oficial do Município;

1.8.2. encaminhamento do processo à Contabilidade para fins de empenhamento, dentro do prazo de 1 (um) dia.

1.9. A Contabilidade deverá:

1.9.1. efetuar o empenhamento, entregando-o ao fornecedor;

1.9.2. encaminhar o processo à Divisão Administrativa, dentro do prazo de 5 (cinco) dias.

1.10. A Divisão Administrativa deverá:

1.10.1. comunicar a Unidade Requisitante;

1.10.2. encaminhar o processo ao Almoxarifado e/ou Setor de Bens Patrimoniais, para acompanhamento e recebimento dos materiais, dentro do prazo de 1 (um)dia.

2. Outras modalidades de licitação.

2.1. A Unidade requisitante:

2.1.1. providenciar as requisições para aquisição de materiais ou contratação de serviços e obras, conforme impressos aprovados - modelos nº 228 e nº 481, pautando-se pela estrita observância das rotinas estabelecidas nos artigos 2º e 3º do Decreto nº 28.714/90 artigo 2º, deverá constar:

2.1.1.1. especificação detalhada;

2.1.1.2. necessidade de apresentação de catálogo, ficha técnica, amostra e/ou outros documentos específicos, conforme o caso vier a exigir;

2.1.1.3. na contratação de serviços e obras, prazo de vigência e/ou execução e respectiva garantia;

2.1.1.4. discriminação do local e prazo de entrega e/ou execução;

2.1.1.5. justificativa da contratação ou aquisição;

2.1.1.6. indicação do responsável pelo pedido de aquisição e/ou contratação;

2.1.1.7. encaminhar ao Almoxarifado;

2.1.1.8. no caso de serviços de engenharia, juntar a planilha de custos e encaminhar à Divisão Administrativa.

2.2. O Almoxarifado e/ou Setor de Bens Patrimoniais deverá:

2.2.1. informar nos impressos aprovados - modelo nº 388;

2.2.1.1. a relação e a última compra: data, preço, fornecedor e quantidade;

2.2.1.2. informar o consumo mensal e estoque;

2.2.2. encaminhar à Divisão Administrativa, dentro do prazo de 2 (dois) dias.

2.3. Divisão Administrativa.

2.3.1. Verificar:

2.3.1.1. o correto preenchimento das requisições;

2.3.1.2. a existência ou não de Ata de Registro de Preços;

2.3.1.3. quando se tratar de prestação de serviços, efetuar o preenchimento do pedido de serviços, modelo nº 386, observado o disposto no item 1.2.1.3., da presente Ordem Interna.

2.3.2. quando se tratar de Ata de Registro de Preços proceder conforme item 1.3.2., da presente Ordem interna.

2.3.3. encaminhar para Seção de Compras, dentro do prazo de 2 (dois) dias.

2.4. A Seção de Compras verificará e providenciará:

2.4.1. a necessidade de outras informações;

2.4.2. a estimativa de custos, precedida de pesquisa de mercado, conforme modelo anexo, entre pelo menos 3 (três) fornecedores identificados, cujas atividades sejam condizentes com o objeto da licitação;

2.4.3. consultar a publicação da Seção de Cadastro do Departamento de Gestão de Suprimentos, referente à relação de empresas apenadas e suspensas para licitar, e informará a situação das empresas pesquisadas;

2.4.4. encaminhar à FM-2, dentro do prazo de 2 (dois) dias.

2.5. O Departamento de Administração e Finanças deverá:

2.5.1. avaliar a viabilidade de aquisição/contratação, aprovando ou não sua efetivação.

2.5.2. no caso de aprovação, encaminhar para autuação e envio para a Contabilidade para reserva de recursos;

2.5.3. no caso de não aprovação, encaminhar a Requisição de material para arquivo da Unidade Requisitante, dentro do prazo de 2 (dois) dias.

2.6. A Contabilidade providenciará:

2.6.1. a reserva de recursos, dentro do prazo de 1 (um) dia.

2.7. A Seção de Compras caberá:

2.7.1. elaboração do Edital e minuta de contrato, quando for o caso. Respeitando o prazo de 2 (dois) dias.

2.8. A Assessoria Jurídica/Comissão de Licitação providenciará:

2.8.1. exame e aprovação do edital, da minuta de contrato e demais anexos, procedendo as alterações necessárias, e estando em ordem, será rubricado e assinado pelo Presidente/Pregoeiro da CPL;

2.8.2. elaboração do Despacho autorizatório de abertura de licitação;

2.8.3. encaminhamento do processo ao Superintendente ou Chefia de Gabinete, conforme o caso, para assinatura da autorização. Prazo: 3 (três) dias.

2.9. À Seção de Compras:

2.9.1. designação da data da licitação, bem como publicações do extrato do edital e entrega dos convites, respeitados os prazos estipulados na legislação em vigor. Prazo: 1 (um) dia;

2.9.2. recebimento dos envelopes de documentação/proposta, lavrando-se o respectivo termo;

2.9.3. encaminhamento do processo à Comissão Permanente de Licitação para processamento da licitação.

2.10. A Comissão Permanente de Licitação providenciará:

2.10.1. o processamento da licitação, respeitadas as disposições constantes do art. 43 da Lei Federal nº 8.666/93, lavrando-se a Ata circunstanciada;

2.10.2. a oitiva prévia da unidade requisitante, quanto às propostas, amostras, catálogos e outros, se julgar conveniente, no prazo de 1 (um) dia, prorrogável a pedido da unidade, justificadamente;

2.10.3. o envio do processo à Seção Técnica de Contabilidade, quando o valor da reserva for insuficiente;

2.10.4. o julgamento e a classificação das propostas, de acordo com os critérios de avaliação constantes do edital, lavrando-se a Ata circunstanciada, devidamente assinada pelos membros da CPL dos atos da adjudicação e elaboração do Despacho de homologação, se for o caso.

2.10.5. encaminhamento do processo ao Superintendente ou Chefia de Gabinete para exame do despacho de homologação. Prazo: 3 (três) dias.

2.11. O Gabinete da Superintendência providenciará:

2.11.1. publicação do despacho de homologação e encaminhar à Contabilidade.

2.12. A Contabilidade providenciará:

2.12.1. o empenhamento da despesa.

2.13. A Divisão Administrativa providenciará:

2.13.1. elaboração do contrato, as assinaturas e expedição da Ordem de Início, quando for o caso o encaminhamento à Unidade responsável pela fiscalização do serviço ou recebimento do material. Prazo: 5 (cinco) dias.

3. Os procedimentos para aquisição de bens e materiais comuns deverão observar o disposto no Decreto nº 54.102, de 17 de julho de 2013.

4. Os prazos acima identificados deverão ser observados sempre que possível, não sendo necessários prazos legais.

5. Esta Ordem Interna entrará em vigor a partir da data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário, especialmente a Ordem Interna nº 04/13-FM. PUBLIQUE-SE.