CIRCULAR 5/12 - DAF/SGP

26/06/2002

DIRIGIDA: a todas Unidades, Autarquias e Empresas Públicas Municipais

ASSUNTO: roteiro de procedimentos para processos extraviados

O Diretor do Departamento Administrativo-Financeiro, presidente da Comissão Permanente de Processos Extraviados - C.P.P.E., usando de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO:

- que cabe as Chefias em geral, a responsabilidade de exercer a fiscalização dos processos em poder das suas unidades, com o auxílio de estatísticas e relatórios fornecidos pelo Sistema Municipal de Processos - SIMPROC ;

- a dificuldade de apuração de responsabilidade, devido a ausência de uma conferência eficaz, quando do recebimento dos relatórios;

- o disposto na Portaria 382/SGP/2002 , em especial seu item 7 ;

- a competência atribuída pelo parágrafo único do artigo 46 do Decreto 15.306 de 14.09.78 e Portaria 88 de 09.10.85 de PREF-GAB .

EXPEDE

A presente Circular disciplinando os procedimentos a serem adotados em casos de desaparecimento de processos ocorrido nas dependências de Unidades, Autarquias e Empresas Públicas Municipais :

1 - Toda Chefia de Unidade Administrativa, Autarquia e Empresa Pública, que tiver conhecimento de desaparecimento de processo sob sua responsabilidade, deverá comunicar o fato, imediatamente e por escrito, à sua respectiva Chefia de Gabinete, relatando em que circunstância ocorreu o extravio e as diligências efetuadas na tentativa de localizar o mesmo.

2 - Cada comunicação de extravio deverá referir-se a apenas um processo extraviado, mesmo quando tratar-se de processo acompanhante.

2.1 - Tratando-se de processo acompanhante, a comunicação deverá indicar o número do processo principal, bem como de outros acompanhantes, se for o caso.

3 - As comunicações de extravio deverão ser remetidas diretamente a Comissão Permanente de Processos Extraviados - C.P.P.E. do Departamento Administrativo Financeiro - DAF, através de formulário próprio (anexo único), que deverá ser digitado eletronicamente e não manuscrito, pela Pasta onde ocorreu o desaparecimento que poderá, se julgar conveniente, aduzir outros esclarecimentos com vistas ao esclarecimento dos fatos.

3.1 - Após digitado, deverá ser impresso, carimbado e assinado por todos aqueles responsáveis que constam do formulário.

3.2 - O formulário de que trata este item poderá ser solicitado através de e-mail sgpdaf3@prefeitura.sp.gov.br , disquete, entregue na Divisão Técnica de Processos Municipais - DAF-3, ou ser obtido através de download no site www.prefeitura.sp.gov.br/secretarias/administracao/processos/manuais_processos.asp

4 - A Unidade responsável a que se refere o item 1, ao observar que o assunto objeto do processo desaparecido deve ter continuidade, verificará a possibilidade de localização de cópias de documentos e/ou informações que poderão ser utilizados para a reconstituição do processo pela C.P.P.E.

4.1 - Neste caso as cópias não deverão ser autuadas, e sim encaminhadas, junto com o formulário previsto no item 3, para a C.P.P.E.. que tomará as devidas providências para a reconstituição do processo.

4.2 - Não sendo possível a localização de tais dados, a Unidade deverá notificar o interessado para comparecer à Unidade e apresentar cópia autenticada da Guia de Requerimento e de outros documentos que deram origem ao processo. Esses documentos serão encaminhados junto com a comunicação de extravio à C.P.P.E., para fins de deliberação.

5 - As Unidades Municipais deverão executar todos os atos possíveis para localizar o processo desaparecido, antes de formular a comunicação de extravio, devendo adotar as seguintes providências :

5.1 - Identificar a Unidade cadastrada no Sistema Municipal de Processos -SIMPROC, na qual o processo tramitou pela última vez, antes de ter sido constatado seu desaparecimento . Utilizar a tela de consulta do SIMPROC:

5.2 - Realizar buscas físicas na Unidade, bem como nas unidades por onde o processo tramitou visando localizá-lo, ou alguma cópia de documento ou folha de informação do mesmo.

5.3 - Verificar e informar se o assunto objeto do processo foi resolvido ou está sendo tratado por outro expediente, informando o seu número:

5.4 - Identificar e informar o nome do servidor que tratou do assunto objeto do processo, ou registrou seu recebimento no Sistema Municipal de Processos - SIMPROC:

5.5 - Pesquisar em todas as Unidades, por onde o processo tramitou, se existem cópias de informações, pareceres, despachos ou documentos que possam aclarar o assunto nele tratado, auxiliando na sua reconstituição.

5.6 - Realizar levantamento em outros Sistemas gerenciados pela PRODAM, ou sistemas internos, visando obter informações sobre a situação atual do assunto tratado no processo;

5.7 - Informar se existe a necessidade de se reconstituir o processo;

5.8 - Informar se a declaração de extravio do processo implicará em prejuízo para a Municipalidade ou para o munícipe;

5.9 - Encaminhar junto com a declaração de extravio, manifestação do servidor responsável (encarregado, chefe, diretor de divisão etc.) pela guarda do processo desaparecido, versando sobre as circunstâncias em que ocorreu o extravio, ou como o mesmo foi identificado.

6 - Para processos cujo assunto seja financeiro- contábil, além das providências elencadas no item 5 , deve-se fornecer dados do Sistema de Execução Orçamentária - SEO, informar se existe débito pendente, restos a pagar, e se existem junto a respectiva unidade de contabilidade, cópias de documentos e/ou informações que possam auxiliar na sua reconstituição;

7 - Para Unidades que tratam de solicitações de munícipes, através dos Sistema de Administração do Código de Edificações - SISACOE; Sistema de Multas; Sistema de Feiras e Artesanatos; Sistema da Dívida Ativa e outros, ficam acrescidas às providências elencadas no item 5 , as que seguem:

7.1 - Efetuar buscas físicas na Administração Regional em cuja jurisdição se encontra o endereço objeto do imóvel constante no processo;

7.2 - Realizar vistoria no endereço do imóvel constante no processo, informando se o mesmo é residencial ou comercial; se encontra-se habitado ou em funcionamento; se encontra-se regular junto ao Cadastro de Edificações- CEDI;

7.3 - Estando regular, informar o número do processo, ou mecanismo legal que tratou da regularização;

7.4 - Verificar junto ao interessado, se o mesmo possui a documentação que deu origem ao processo desaparecido, e manifestação sobre o interesse em dar continuidade ao assunto tratado no mesmo;

7.5 - Em caso de processos de feirante, ambulantes, bancas de jornais e revistas, realizar vistoria ao local informando a situação atual do mesmo, e se existe a necessidade de prosseguimento no assunto;

7.6 - Havendo multas arroladas no assunto tratado no processo, informar se a mesma foi devidamente quitada, encontra-se pendente, ou se foi inserida no Sistema da Dívida Ativa;

8 - Quando se tratar de processo com assunto relativo a funcionário, fica acrescida às providências relacionadas no item 5 , a necessidade de localizar o referido servidor, solicitando ao mesmo, cópias dos documentos apresentados, bem como informar se o mesmo não está de posse do processo; declaração de interesse ou não no prosseguimento da solicitação, e ainda informar se foi autuado outro processo para tratar do assunto.

9 - Esclarecimentos sobre este roteiro poderão ser prestados pela Seção Técnica de Processos Extraviados - DAF-35 da Divisão Técnica de Processos Municipais - DAF-3 (3888-1020).

10 - Esta Circular produzirá efeitos na data de sua publicação, sendo revogadas as disposições em contrário.