PORTARIA 382/02 - SGP
A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE GESTÃO PÚBLICA, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei, e
CONSIDERANDO:
* que a Comissão Permanente de Processos Extraviados - C.P.P.E. deverá executar todos os atos possíveis para localizar o processo desaparecido, objetivando também a apuração dos fatos e eventuais responsabilidades funcionais;
* a necessidade de evitar que o extravio de processo cause prejuízo a municipalidade e também ao munícipe;
* a competência estabelecida pelos artigos 46 e 48 do Decreto 15.306/78, e na Portaria 88/85 de PREF-GAB e
* o disposto no Decreto 16.632/80 e na Lei 9.409/81
RESOLVE:
Baixar normas, no âmbito da Administração Direta e Indireta, sobre extravio de processos da Prefeitura do Município de São Paulo:
1. O Diretor do Departamento Administrativo Financeiro - DAF da Secretaria Municipal de Gestão Pública -SGP, é responsável pela formação e coordenação da Comissão Permanente de Processos Extraviados - C.P.P.E., da qual será o presidente, e que será composta de mais quatro servidores como membros efetivos, dois suplentes, um secretário e respectivo suplente, sendo a atuação de todos esses integrantes sempre sem prejuízo das atividades normais.
1.1.- A função de secretária da C.P.P.E. será exercida pela Chefia da Seção Técnica de Processos Extraviados - DAF-35 e dentre os membros efetivos, farão parte o Diretor da Divisão Técnica de Processos Municipais - DAF-3 e um servidor da Assessoria Jurídica do Gabinete da Secretaria Municipal de Gestão Pública - SGP-GAB, .
1.2.- Nas ausências e impedimentos legais do Presidente da C.P.P.E., poderá ser convocado qualquer dos membros efetivos para assumir a presidência.
1.3. - A Seção Técnica de Processos Extraviados - DAF-35, da Divisão Técnica de Processos Municipais - DAF-3, executará todas as diligências necessárias junto as Unidades Municipais, visando subsidiar as deliberações da Comissão Permanente de Processos Extraviados - C.P.P.E., quanto a declaração de extravio.
2. A Comissão Permanente de Processos Extraviados - C.P.P.E. terá poderes para:
2.1. - contatar diretamente servidores até o nível de Chefe de Gabinete, e ter acesso a todos os documentos que possibilitem a localização ou reconstituição do processo, bem como a consulta aos sistemas de grande porte gerenciados pela PRODAM e sistemas internos das Unidades Municipais;
2.2. - convocar servidores para prestar esclarecimentos sobre as circunstâncias que levaram ao desaparecimento do processo;
2.3. - convocar técnicos para a realização de laudos dentro de suas áreas de atuação;
2.4. - declarar o extravio do processo, através de publicações no Diário Oficial do Município - D.O.M.;
2.5.- propor junto ao Departamento de Procedimentos Disciplinares - PROCED, a abertura de sindicância ou inquérito administrativo, visando apurar responsabilidade funcional;
2.6. - propor o arquivamento do procedimento administrativo, quando não houver possibilidade de apurar a Unidade ou servidor responsável pelo extravio do processo.
2.7. - sendo o processo localizado após a declaração de extravio, torná-la sem efeito, através de publicação no Diário Oficial do Município - D.O.M., informando a Unidade onde o mesmo foi localizado.
2.8. - ocorrendo a localização do processo após a abertura de sindicância ou inquérito administrativo, requisitar o processo denunciante para tornar sem efeito a declaração de extravio, devolvendo-o após a PROCED para prosseguimento.
3. As Chefias de Gabinete das Secretarias Municipais, Autarquias e Empresas Públicas, devem conferir tratamento prioritário às solicitações formuladas pela C.P.P.E. de modo a agilizar a busca e tentativa de localização do processo desaparecido, ou de informações sobre o assunto objeto do mesmo.
3.1. As Secretarias Municipais, Autarquias e Empresas Públicas poderão constituir comissões ou grupos, para auxiliar e subsidiar a C.P.P.E. durante as diligências.
4. O DAF-35 deverá, utilizando-se do Sistema Municipal de Processos - SIMPROC, manter atualizado o registro de todos os processos declarados extraviados.
4.1. - Os processos extraviados cadastrados no SIMPROC, quando localizados ou reconstituídos, deverão ter seus dados cadastrais regularizados para voltarem a ter andamento normal.
5. Por deliberação da C.P.P.E., o processo declarado extraviado poderá ser reconstituído.
5.1. - O processo reconstituído, total ou parcialmente, conservará o mesmo número do processo declarado extraviado, contendo, no entanto na sua capa e no SIMPROC, registro de que se trata de processo reconstituído, tendo suas folhas renumeradas a partir das folhas utilizadas para a reconstituição.
5.2. - O DAF-35, procederá a reconstituição do processo informando o dia, mês e ano em que se realizou a reunião que aprovou sua reconstituição, bem como outros dados que devam ser incluídos ou alterados.
5.3. - Procedida a reconstituição, o processo será enviado para a Chefia de Gabinete autora da comunicação para ciência e prosseguimento junto a Unidade competente, sendo esta providência, consignada no Diário Oficial do Município - D.O.M.
5.4. - A C.P.P.E., poderá utilizar vias de requerimento, para a reconstituição de processos que tratam de regularização de imóveis autorizados por legislação específica, desde que, tenha cópia autenticada da Guia de Requerimento que originou o processo, e havendo débitos, seja notificado o interessado para recolher eventuais tributos pendentes.
5.5. - Processos cujo assunto seja auto de regularização, deverão sempre ser reconstituídos em caso de extravio, exceto nos casos em que outro processo estiver tratando do assunto.
6- Localizado o processo original, este deverá ter prosseguimento sendo-lhe juntado o processo reconstituído, e nesta hipótese, a declaração de extravio será tornada sem efeito.
7- As disposições contidas nesta Portaria deverão ser observadas em consonância com o roteiro de procedimentos que serão estabelecidos por Circular do Departamento Administrativo-Financeiro - DAF, atualizada sempre que necessário.
8- Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Portaria 55/SMA-G/94.
