Ordem Interna SF nº 34, de 04 de maio de 2018 

Dispõe sobre procedimentos referentes a cadastro e tramitação de documento.

O CHEFE DO GABINETE DA SECRETARIA MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso das atribuições legais,

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar os procedimentos referentes ao controle de documentos da Secretaria Municipal da Fazenda,

DETERMINA:

1. A partir de 14 de maio de 2018, o Sistema Gerenciador de Documento – SGD não aceitará o cadastro de novos documentos.

2. O cadastro e a tramitação de novos documentos ou de documentos recebidos devem ser feitos no Sistema SEI, conforme normatização expedida pela Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia.

2.1. É obrigatória a criação da CAPA no Sistema CAPA SEI para todos os documentos cadastrados no SEI.

2.2. Processos ou expedientes físicos que não possam ser cadastrados no SEI devem ser cadastrados e tramitados no SIMPROC.

3. Processos físicos cadastrados simultaneamente no SGD e no SIMPROC serão baixados do SGD pela PRODAM - Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Munício de São Paulo.

4. Documentos cadastrados exclusivamente no SGD continuarão a tramitar nesse sistema até o seu arquivamento.

4-A. Em caso de extravio de documento cadastrado no SGD, a unidade deverá adotar sucessivamente os seguintes procedimentos:(Incluído pela Ordem Interna SF nº 67/2018)

4-A.1. Realizar, imediatamente, buscas físicas na unidade;(Incluído pela Ordem Interna SF nº 67/2018)

4-A.2. Não localizado o documento, solicitar às demais unidades da Secretaria, por meio de correio eletrônico institucional, que realizem buscas físicas em suas respectivas áreas no prazo de até 10 (dez) dias;(Incluído pela Ordem Interna SF nº 67/2018)

4-A.3. Ultrapassado o prazo de que trata o item 4-A.2 e sendo infrutíferas as buscas físicas, recompor o documento extraviado;(Incluído pela Ordem Interna SF nº 67/2018)

4-A.4. Não sendo possível recompor o documento, autuar processo SEI com a relação de todos os expedientes cadastrados no SGD e extraviados na unidade, contendo despacho da chefia imediata, e encaminhá-lo à unidade hierarquicamente superior, sucessivamente até o Gabinete da Secretaria;(Incluído pela Ordem Interna SF nº 67/2018)

4-A.4.1. O processo a que alude o item 4-A.4 também deverá estar instruído com os elementos comprobatórios das ações relacionadas nos itens 4-A.1, 4-A.2 e 4-A.3; e(Incluído pela Ordem Interna SF nº 67/2018)

4-A.5. O Gabinete da SF avaliará a conveniência e oportunidade quanto ao encerramento e arquivamento dos documentos extraviados no SGD.(Incluído pela Ordem Interna SF nº 67/2018)

5. Dúvidas ou casos omissos serão dirimidos pelo Gabinete da Secretaria.

6. Fica revogada a Ordem Interna nº 6199/06 – SF G.

7. Esta Ordem Interna entrará em vigor na data de sua publicação.