Regimento Interno do Conselho Consultivo do Arquivo Histórico de São Paulo

Aprova o Regimento Interno do Conselho Consultivo do Arquivo Histórico de São Paulo – AHSP

O Conselho Consultivo do Arquivo Histórico de São Paulo, constituído pela Portaria n.º 94/2012-SMC/G, nos termos da Lei Municipal nº 15.608/2012, especialmente seu artigo 12, § 1º, resolve:

TÍTULO I

DO CONSELHO CONSULTIVO

Capítulo I – Da Constituição e Da Finalidade

Art. 1º. Fica aprovado o Regimento Interno do Conselho Consultivo do Arquivo Histórico de São Paulo – AHSP conforme regras a seguir.

Art. 2º. O Conselho Consultivo do Arquivo Histórico de São Paulo, criado pela Lei Municipal n.º 15.608 de 2012 e que constitui o Arquivo Histórico de São Paulo, é um órgão colegiado, de caráter consultivo, de existência obrigatória e funcionamento permanente.

Art. 3º. O Conselho Consultivo do Arquivo Histórico de São Paulo tem por finalidade assessorar a Diretoria do Arquivo Histórico de São Paulo na implementação da política cultural fixada para o departamento e dos planos, programas, projetos e atividades dela derivados.

Capítulo II - Da Composição

Art. 4º. O Conselho Consultivo do Arquivo Histórico de São Paulo é composto por 5 (cinco) membros, nos termos do art. 11 da Lei Municipal n.º 15.608 de 2012, sendo:

I - do Poder Público Municipal:

a) o Diretor do Arquivo Histórico de São Paulo, que o presidirá;

b) 1 (um) representante dos servidores do Arquivo Histórico de São Paulo, eleito pelos seus pares;

II - da Sociedade Civil:

a) 1 (um) representante da Associação Amigos do Arquivo Histórico Municipal Washington Luis, indicado pelo Secretário Municipal de Cultura;

b) 2 (dois) representantes da comunidade arquivística, publicamente reconhecidos e de notório saber nessa área, sendo, pelo menos um deles, com formação em História, indicados pelo Diretor do Arquivo Histórico de São Paulo.

§ 1º. O mandato dos membros do Conselho Consultivo será de 2 (dois) anos, permitidas 2 (duas) reconduções.

§  2º. Para cada um dos membros titulares que compõem o Conselho Consultivo do Arquivo Histórico de São Paulo, explicitados neste artigo, corresponderá um membro suplente, que o substituirá em suas faltas e impedimentos legais.

§ 3º Caberá a cada membro titular comunicar, com antecedência, eventual impossibilidade de comparecimento à reunião do Conselho Consultivo à Secretaria Executiva que providenciará a convocação do respectivo suplente.

§ 4º. As funções dos membros do Conselho serão consideradas como serviço público relevante, sendo, contudo, vedada sua remuneração a qualquer título.

§ 5º. Os membros do Conselho serão designados por portaria do Secretário Municipal de Cultura.

Art. 5º. Ocorrerá a perda do mandato quando o membro do Conselho Consultivo:

I - incorrer em conduta incompatível com a dignidade exigida pela função;

II - deixar de comparecer a 2 (duas) reuniões consecutivas ou 3 (três) intercaladas, sem justificativa aceita pelo Conselho Consultivo.

§ 1º. Em caso de ausência o membro ausente justificará sua ausência, por escrito, justificativa esta que será, posteriormente, apreciada pelo Conselho Consultivo que deliberará pela sua aceitação ou rejeição.

§ 2º. A perda do mandato do membro do Conselho Consultivo será efetivada a partir de resolução do próprio Conselho.

Art. 6º. - Ocorrerá a vacância do mandato do membro do Conselho Consultivo nos seguintes casos:

I - renúncia voluntária, formulada por escrito, em expediente endereçado à Presidência do Conselho Consultivo;

II - perda de mandato, nos termos do art. 5º;

III - impedimentos legais;

IV – perda da condição que permitiu assumir o mandato, nos termos dos incisos I e II do art. 4º.

Parágrafo Único - Em caso de vacância, a Secretaria Executiva do Conselho tomará as providências para que ocorra substituição do membro.

Art. 7º. Os membros, designados por Portaria do Secretário Municipal de Cultura, serão investidos no cargo mediante assinatura em termo de posse, lavrado no livro de atas das reuniões.

Capítulo III – Da Competência

Art. 8º. Compete ao Conselho Consultivo do Arquivo Histórico de São Paulo:

I - colaborar na implementação da política cultural fixada para o departamento;

II - propor diretrizes para o plano de atividades;

III - apoiar o departamento na avaliação dos resultados obtidos pelas parcerias e convênios firmados na respectiva área de atuação;

IV - propor medidas para o aperfeiçoamento e atualização do modelo de gestão;

V - participar da elaboração de plano de sustentabilidade e captação de recursos para o departamento;

VI - acompanhar e monitorar as ações e atividades do departamento, inclusive quanto à aplicação dos recursos orçamentários, por meio de relatório anual expedido pela direção do Arquivo Histórico de São Paulo;

VII - opinar sobre políticas e procedimentos que afetem diretamente os usuários;

VIII - opinar sobre outros assuntos que lhe forem submetidos pelo Diretor do Arquivo Histórico de São Paulo;

IX– decidir sobre casos omissos neste Regimento Interno, desde que com a anuência do Presidente do Conselho Consultivo.

Capítulo IV – Das Atribuições dos Representantes

Art. 9º. São atribuições dos membros do Conselho Consultivo:

I – participar efetivamente das reuniões, das discussões e dos trabalhos, apresentando propostas e pareceres em relação às matérias em pauta;

II – solicitar os esclarecimentos necessários à apreciação dos assuntos em pauta, propondo, inclusive, a convocação de especialistas;

III – fornecer ao Conselho Consultivo todos os dados e informações da sua área de competência sempre que julgarem adequado, ou quando solicitados;

IV – apreciar e relatar as matérias que lhes forem atribuídas;

V – requerer preferência ou urgência para discussão de assuntos em pauta ou apresentados extra pauta;

VI – apresentar propostas sobre assuntos em análise ou que possam vir a ser analisados pelo Conselho Consultivo;

VII – desempenhar outras atividades e funções que lhes forem atribuídas pelo Presidente;

VIII – propor e elaborar alterações em seu Regimento Interno, submetendo­o à aprovação do Presidente do Conselho Consultivo;

IX ­ zelar pelo cumprimento deste Regimento Interno.

Capítulo V – Das Atribuições do Presidente

Art. 10. Compete ao Presidente do Conselho Consultivo:

I – convocar e presidir reuniões ordinárias e extraordinárias;

II – zelar pelo encaminhamento das proposições do Conselho Consultivo;

III – definir a pauta dos assuntos a serem tratados na reunião;

IV – dirigir os trabalhos, buscar consensos e encaminhar votações, quando julgar necessário, das matérias submetidas à apreciação do Colegiado;

V – autorizar adiamentos;

VI – determinar, quando for o caso, o reexame de assuntos retirados de pauta;

VII – designar coordenadores e relatores;

VIII – convidar para as reuniões do Conselho, representantes de instituições públicas e privadas, especialistas e técnicos sobre assuntos de interesse;

IX – decidir sobre questões de ordem;

X – fixar prazos para relatórios;

XI – suspender discussões e outras situações para esclarecimentos ou convocações de terceiros;

XII – representar o Conselho Consultivo ou designar representante para atos específicos;

XIII – baixar atos decorrentes das proposições que forem acatadas pelo Conselho;

XIV– assinar a ata das reuniões do Conselho Consultivo, após leitura e manifestação dos demais membros;

XV – apresentar o relatório anual expedido pela direção do Arquivo Histórico de São Paulo;

XVI – cumprir e fazer cumprir o presente Regimento Interno.

§ 1º. Caberá ao Presidente do Conselho o voto de qualidade.

Capítulo VI – Da Secretaria Executiva

Art. 11. A Secretaria Executiva do Conselho Consultivo ficará a cargo do Arquivo Histórico de São Paulo.

Art. 12. Compete à Secretaria Executiva do Conselho Consultivo:

I – apoiar técnica e administrativamente as reuniões e demais atividades do Conselho Consultivo;

II – assessorar o Presidente do Conselho Consultivo no exercício das suas atribuições;

III – examinar, emitir pareceres, e solicitar revisão dos documentos relacionados ao Conselho Consultivo;

IV – preparar atos a serem baixados pelo Presidente;

V – expedir a convocação dos membros titulares do Conselho Consultivo para comparecimento às reuniões, com, no mínimo, 07 (sete) dias de antecedência, devendo ainda proceder com a imediata convocação do membro suplente quando do recebimento da comunicação da impossibilidade de comparecimento do membro titular;

VI – secretariar e lavrar as atas das reuniões;

VII – cuidar do recebimento, expedição e arquivamento de correspondências e documentos relacionados ao Conselho Consultivo;

VIII – informar sobre a tramitação de documentos relativos ao Conselho Consultivo;

IX – exercer outras atribuições administrativas que lhe forem conferidas pelo Presidente.

TÍTULO II

DO FUNCIONAMENTO DO CONSELHO

Capítulo I – Das Reuniões

Art. 13. O Conselho Consultivo terá reuniões ordinárias e, eventualmente, extraordinárias, convocadas pelo seu Presidente.

§ 1º As reuniões ordinárias serão realizadas 2 (duas) vezes por ano, preferencialmente a cada semestre, conforme convocação do Presidente.

§ 2º As reuniões extraordinárias serão realizadas sempre que necessário, mediante convocação do Presidente, sendo justificadas a seu critério, ou por solicitação de, no mínimo, 50% (cinquenta por cento) dos seus membros titulares, dirigida à mesma autoridade acompanhada de sua justificativa.

§ 3º O Presidente poderá convidar outras entidades públicas ou privadas, e ainda, servidores do próprio Arquivo Histórico de São Paulo ou externos ao seu quadro de pessoal para participarem de reunião do colegiado.

§ 4º Toda a convocação ordinária deverá indicar a pauta dos trabalhos e a de caráter extraordinário conterá, ainda, a indicação do motivo de sua realização.

§ 5º As reuniões do Conselho Consultivo serão realizadas com a presença da maioria de seus membros.

§ 6º As deliberações e proposições serão consideradas aprovadas mediante a obtenção de maioria simples dos votos dos membros presentes, prevalecendo em caso de empate o voto qualitativo.

Art. 14. As reuniões do Conselho Consultivo obedecerão à seguinte sequência:

I – assinatura da lista de presença e verificação do quorum, nos termos do art. 13, §5º.

II – instalação dos trabalhos;

III – leitura da pauta;

IV – apresentação de assuntos extra pauta a serem aprovados pelos membros do Conselho;

V – apresentação, discussão e proposição de Resoluções e Recomendações;

VI – apresentação de assuntos de ordem geral.

Art. 15. As matérias em apreciação serão precedidas de inserção em pauta e apresentação de relatório por membro do Conselho.

Art. 16. Das reuniões do Conselho Consultivo serão lavradas atas, devendo constar data, local e hora de sua realização, nome dos presentes, pauta, resumo e resultado das discussões.

§ 1º Encerrada a reunião, a minuta da Ata será enviada aos membros do Conselho Consultivo por meio eletrônico, para aprovação, podendo apresentar sugestões e emendas no prazo de 10 (dez) dias.

§ 2º Decorrido o prazo para apresentação de sugestões, caso ocorra divergência nas versões apresentadas, o Presidente do Conselho decidirá o que constará na Ata, ad referendum do Conselho.

§ 3º As atas deverão ser numeradas e publicadas na página eletrônica do Arquivo Histórico de São Paulo, no prazo de 15 (quinze) dias, sendo arquivadas na Secretaria Executiva do Conselho Consultivo.

Art. 17. O apoio administrativo, de recursos humanos, técnicos e materiais necessários à operacionalização do Conselho Consultivo serão de responsabilidade da Secretaria Executiva do Conselho, a cargo do Arquivo Histórico de São Paulo.

Parágrafo único. As diversas Supervisões do Arquivo Histórico de São Paulo prestarão ao Conselho Consultivo toda colaboração necessária ao exercício de suas funções, fornecendo-lhes o correspondente apoio administrativo.

Art. 18. O Presidente do Conselho Consultivo adotará as medidas necessárias à consolidação e publicação das matérias deliberadas.

TÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 19. Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação do presente Regimento Interno serão solucionados pelo Presidente do Conselho Consultivo, que poderá consultar a assessoria jurídica da Secretaria de Cultura e expedir ato específico sobre a questão.

São Paulo, 27 de março de 2013.

LILIANE SCHRANK LEHMANN

Presidente do Conselho Consultivo

GUIDO GUSTAVO VENTURINI FLUD ALVARENGA

Representante dos Servidores do Arquivo Histórico de São Paulo

ULPIANO TOLEDO BEZERRA DE MENESES

Representante da Associação Amigos do Arquivo Histórico

LAURO ÁVILA PEREIRA

Representante da Comunidade Arquivística

LEILA KHAUAJA BUSSAB

Representante da Comunidade Arquivística