PORTARIA 79/03 - FM

O Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei, face a edição da Portaria n.º 513/SGP-G/2002, e

CONSIDERANDO :

* as irregularidades constatadas nos processos durante sua tramitação pelas diversas unidades do SFMSP;

* que não devem restar dúvidas com relação à seqüência de folhas e documentos em processos;

* a necessidade de adotar os mesmos procedimentos da Administração Direta, observadas as peculiaridades da Autarquia,

EXPEDE :

A presente portaria, disciplinando, no âmbito do Serviço Funerário do Município de São Paulo, os Capítulos III, IV e VIII do Decreto 15.306 de 14.09.78, que dispõem sobre juntada de folhas de informação e documentos; desentranhamento de documentos e arquivamento de processos, respectivamente:

1 - Folha de informação é a impressa com papel timbrado com cabeçalho, podendo ser utilizado o formulário modelo SFMSP mod.422, ou impresso em microcomputador nos mesmos moldes do formulário, na qual são transcritas informações, cotas, encaminhamentos, pareceres e despachos, pertinentes ao assunto tratado no processo, vedada a utilização de outra folha que não a descrita neste item.

2 - A junção de folha de informação, após a autuação, será feita mediante o completo preenchimento, assinatura do servidor responsável pela juntada, com sua identificação por carimbo, datilografia ou manuscrito em letra legível, nos campos impressos, no cabeçalho e no rodapé do verso da folha anterior.

3 - A folha de informação deve ser utilizada na sua totalidade, evitando-se espaços em branco, margens grandes ou aposição de carimbos desnecessários.

4 - Documento é qualquer tipo de papel ou objeto, necessário à instrução do processo.

5 - A junção de documentos obedecerá a ordem de apresentação e será precedida de um só termo de juntada, sempre seguida de uma folha de informação.

6 - Feita a juntada de documentos, as informações, pareceres e despachos serão exarados nas folhas de informação que se seguirem, não sendo permitida a colocação de cotas ou informações no verso de documentos.

7 - As unidades que, ao receberem um processo, constatarem erro, falta de folha e irregularidades na sua paginação, deverão devolvê-lo de imediato à unidade remetente para a devida correção.

7.1 - Excepcionalmente, quando a tramitação requerer urgência, a critério da chefia, o processo contendo irregularidades poderá ser recebido, cabendo ao responsável pelo recebimento registrar o acontecido e quais as ocorrências constatadas, em cota na seqüência de folhas.

7.2 - No caso do subitem supra, a numeração da folha a ser juntada deverá obedecer a seqüência correta, interrompendo-se o erro, encaminhando-se o processo para fins de regularização, à unidade que cometeu a irregularidade, antes do seu arquivamento.

8 - São consideradas irregularidades em processos:

a) Número da capa não conferir com o conteúdo;

b) Falta de folha;

c) Ausência de assinatura nas cotas e encaminhamentos;

d) Ausência de assinatura e/ou carimbo na Junção de folha de informação ou documentos, no Desentranhamento, na Nota Explicativa na formação de volumes;

e) Falta do Termo de Desentranhamento;

f) Duplicidade de folhas;

g) Erro de paginação;

h) Ausência da Nota Explicativa na formação de volumes;

i) Ausência de despacho, quantidade de folhas e termos de regularidade e de "arquive-se" no encaminhamento ao Setor de Arquivo.

9 - É de responsabilidade da chefia atual, ou autoridade de nível hierárquico igual ou superior, a regularização de páginas de processos, cuja assinatura e carimbo sejam de servidores ausentes por qualquer motivo.

10 - A correção de paginação deve ser feita passando-se um traço sobre o número errado e colocando-se o número correto ao lado, com a assinatura e carimbo do servidor que efetuar a correção, corrigindo-se, também, todas as folhas subsequentes.

10.1 - É vedado escrever sobre o número incorreto rasurando-o, ou passar corretivo, bem como utilizar a expressão "digo".

11 - Quando for necessário desentranhar algum documento de processo ativo, o responsável pelo ato deverá fazer um Termo de Desentranhamento, devidamente assinado, a ser aposto na seqüência de folhas, do qual constará o número do processo, qual documento está sendo desentranhado, e a justificativa, substituindo o original por cópia reprográfica, sem carimbá-la ou renumerá-la.

11.1 - Quando houver no processo outro documento igual, dispensa-se a colocação de cópia reprográfica, registrando-se o fato no Termo de Desentranhamento.

11.2 - A entrega de quaisquer documentos será feita mediante recibo do interessado, mandatário ou seu representante com poderes especiais no qual conste o nome, o RG ou CPF e a assinatura.

11.3 - A prova de qualidade de interessado, mandatário ou representante far-se-á pela juntada de documento comprobatório. Tratando-se de procuração por instrumento público bastará a simples exibição, para cópia reprográfica e posterior junção ao processo.

12 - Desentranhamento e junção de documentos em processos encerrados, exclusivamente com autorização da Superintendência, que serão solicitados pelas unidades interessadas por memorando contendo justificativa.

13 - É vedada a aposição de folhas, carimbos e informações em processos encerrados, quando solicitados pelas unidades para consulta.

14 - A unidade ao encaminhar processos para o Setor de Arquivo, deve conferir no ato se os mesmos estão regulares quanto a paginação, providenciar o encaminhamento utilizando-se a expressão "arquive-se", informando o total de folhas observando, quando for o caso, os desentranhamentos; e se o processo está corretamente paginado.

15 - Cabe à unidade que encaminhar o processo para o Setor de Arquivo, verificar se o mesmo encontra-se regularizado, nos termos desta Portaria, devolvendo os irregulares para correção.

16 - O Setor de Arquivo não receberá para arquivamento, processos que não tenham as informações de acordo com o item 14 desta Portaria.

17 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições contrárias.

PORTARIA 79/03 - FM

REPUBLICAÇÃO

O Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei, face a edição da Portaria n.º 513/SGP-G/2002, e

CONSIDERANDO :

* as irregularidades constatadas nos processos durante sua tramitação pelas diversas unidades do SFMSP;

* que não devem restar dúvidas com relação à seqüência de folhas e documentos em processos;

* a necessidade de adotar os mesmos procedimentos da Administração Direta, observadas as peculiaridades da Autarquia,

EXPEDE :

A presente portaria, disciplinando, no âmbito do Serviço Funerário do Município de São Paulo, os Capítulos III, IV e VIII do Decreto 15.306 de 14.09.78, que dispõem sobre juntada de folhas de informação e documentos; desentranhamento de documentos e arquivamento de processos, respectivamente:

1 - Folha de informação é a impressa com papel timbrado com cabeçalho, podendo ser utilizado o formulário modelo SFMSP mod.422, ou impresso em microcomputador nos mesmos moldes do formulário, na qual são transcritas informações, cotas, encaminhamentos, pareceres e despachos, pertinentes ao assunto tratado no processo, vedada a utilização de outra folha que não a descrita neste item.

2 - A junção de folha de informação, após a autuação, será feita mediante o completo preenchimento, assinatura do servidor responsável pela juntada, com sua identificação por carimbo, datilografia ou manuscrito em letra legível, nos campos impressos, no cabeçalho e no rodapé do verso da folha anterior.

3 - A folha de informação deve ser utilizada na sua totalidade, evitando-se espaços em branco, margens grandes ou aposição de carimbos desnecessários.

4 - Documento é qualquer tipo de papel ou objeto, necessário à instrução do processo.

5 - A junção de documentos obedecerá a ordem de apresentação e será precedida de um só termo de juntada, sempre seguida de uma folha de informação.

6 - Feita a juntada de documentos, as informações, pareceres e despachos serão exarados nas folhas de informação que se seguirem, não sendo permitida a colocação de cotas ou informações no verso de documentos.

7 - As unidades que, ao receberem um processo, constatarem erro, falta de folha e irregularidades na sua paginação, deverão devolvê-lo de imediato à unidade remetente para a devida correção.

7.1 - Excepcionalmente, quando a tramitação requerer urgência, a critério da chefia, o processo contendo irregularidades poderá ser recebido, cabendo ao responsável pelo recebimento registrar o acontecido e quais as ocorrências constatadas, em cota na seqüência de folhas.

7.2 - No caso do subitem supra, a numeração da folha a ser juntada deverá obedecer a seqüência correta, interrompendo-se o erro, encaminhando-se o processo para fins de regularização, à unidade que cometeu a irregularidade, antes do seu arquivamento.

8 - São consideradas irregularidades em processos:

a) Número da capa não conferir com o conteúdo;

b) Falta de folha;

c) Ausência de assinatura nas cotas e encaminhamentos;

d) Ausência de assinatura e/ou carimbo na Junção de folha de informação ou documentos, no Desentranhamento, na Nota Explicativa na formação de volumes;

e) Falta do Termo de Desentranhamento;

f) Duplicidade de folhas;

g) Erro de paginação;

h) Ausência da Nota Explicativa na formação de volumes;

i) Ausência de despacho, quantidade de folhas e termos de regularidade e de "arquive-se" no encaminhamento ao Setor de Arquivo.

9 - É de responsabilidade da chefia atual, ou autoridade de nível hierárquico igual ou superior, a regularização de páginas de processos, cuja assinatura e carimbo sejam de servidores ausentes por qualquer motivo.

10 - A correção de paginação deve ser feita passando-se um traço sobre o número errado e colocando-se o número correto ao lado, com a assinatura e carimbo do servidor que efetuar a correção, corrigindo-se, também, todas as folhas subsequentes.

10.1 - É vedado escrever sobre o número incorreto rasurando-o, ou passar corretivo, bem como utilizar a expressão "digo".

11 - Quando for necessário desentranhar algum documento de processo ativo, o responsável pelo ato deverá fazer um Termo de Desentranhamento, devidamente assinado, a ser aposto na seqüência de folhas, do qual constará o número do processo, qual documento está sendo desentranhado, e a justificativa, substituindo o original por cópia reprográfica, sem carimbá-la ou renumerá-la.

11.1 - Quando houver no processo outro documento igual, dispensa-se a colocação de cópia reprográfica, registrando-se o fato no Termo de Desentranhamento.

11.2 - A entrega de quaisquer documentos será feita mediante recibo do interessado, mandatário ou seu representante com poderes especiais no qual conste o nome, o RG ou CPF e a assinatura.

11.3 - A prova de qualidade de interessado, mandatário ou representante far-se-á pela juntada de documento comprobatório. Tratando-se de procuração por instrumento público bastará a simples exibição, para cópia reprográfica e posterior junção ao processo.

12 - Desentranhamento e junção de documentos em processos encerrados, exclusivamente com autorização da Superintendência, que serão solicitados pelas unidades interessadas por memorando contendo justificativa.

13 - É vedada a aposição de folhas, carimbos e informações em processos encerrados, quando solicitados pelas unidades para consulta.

14 - A unidade ao encaminhar processos para o Setor de Arquivo, deve fazê-lo utilizando-se a expressão "arquive-se".

15 - Cabe ao Setor de Arquivo, verificar se o mesmo encontra-se regularizado, nos termos desta Portaria, devolvendo os irregulares para correção.

16 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições contrárias.