PORTARIA 5/04 - DESAT/SGP

O Diretor do Departamento de Saúde do Trabalhador - DESAT, no uso de suas atribuições legais, e

Considerando a necessidade e conveniência de eliminar as segundas vias das Guias de Licenças Médicas, que acumulam no Departamento de Saúde do Trabalhador Municipal;

Considerando a manifestação da Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD, com base no art. 5º, § 4º, do Decreto n.º 29.745, de 14 de maio de 1991, em que autoriza a eliminação dos referidos documentos, desde que identificados os originais e garantido seu ciclo de vida (informatização de seus dados);

Considerando a necessidade de estabelecer um procedimento padrão a ser seguido para a eliminação;

Determina:

1 - As segundas vias das Guias de Licenças Médicas, em que seus dados já foram informatizados e assegurados de que a primeira via do documento esteja arquivado no prontuário médico, deverão ser eliminadas, devendo para tanto, ser fragmentadas.

2 - Se na unidade houver equipamentos ou meios adequados para a fragmentação, deverá ser fragmentada na unidade por funcionário, expressamente indicado pela Chefia da Seção de Documentação.

2.1 - Deve o funcionário conferir os documentos a serem fragmentados, a fim de comprovar o cumprimento do item 1. Surgindo dúvidas ou encontrando documentos estranhos deverá separá-los e encaminhá-los para a Chefia da Seção de Documentação para análise.

2.2 - É dever do funcionário assegurar o sigilo das informações constantes nos documentos sob sua guarda, sob as penas das leis.

3 - Caso não houver equipamentos ou meios adequados para a fragmentação na unidade, deverá:

3.1 - Fragmentar os documentos em órgão da prefeitura ou indicada por esta, cuja fiscalização se dará por um funcionário designado pela Chefia da Seção de Documentação, que ao final emitirá declaração comprobatória de destruição.

3.2 - Aplica-se também a este procedimento os itens 2.1 e 2.2 desta portaria.

4 - Os papéis resultantes da fragmentação serão doados nos termos do art. 6º, § 1º do Decreto n.º 29.745, de 14 de maio de 1991.

5 - A fragmentação será realizada em período que ficará a critério da Chefia da Seção de Documentação.