PORTARIA SF Nº 53, DE 28 DE FEVEREIRO DE 2025

Disciplina a utilização, controle e responsabilidade pelos ativos de informação da Secretaria Municipal da Fazenda.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º A utilização, controle e responsabilidade pelos ativos de informação da Secretaria Municipal da Fazenda devem observar o disposto nesta Portaria.

CAPÍTULO I

DOS CONCEITOS

Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, denominam-se:

I - Ativos de Informação: o conjunto de Elementos de Informação e Recursos de Informática definidos nos incisos II e III deste artigo;

II - Elementos de Informação: dados e informações gerados e manipulados pelos usuários dos recursos de informática;

III - Recursos de Informática: componentes de infraestrutura de Tecnologia da Informação necessários à execução das competências desta Secretaria, cuja propriedade ou direito de uso pertença à Prefeitura do Município de São Paulo, classificados como softwares e hardwares;

IV - Usuários dos recursos de Informática: os agentes públicos, incluindo-se quaisquer categorias de prestadores de serviços destinados à esta Secretaria que utilizam os Ativos de Informação para realização de suas atribuições.

Art. 3º Os Recursos de Informática da Secretaria Municipal da Fazenda são, dentre outros:

I - microcomputador:

a) fixo em mesa, do tipo “Desktop” que, dentre outros componentes, é formado por um gabinete que abriga os componentes básicos de armazenamento e processamento de informações, monitor, teclado e mouse, podendo ainda conter outros periféricos como caixas de som, microfone ou leitores externos;

b) portátil, do tipo Notebook ou Laptop;

c) virtual, quando o acesso se dá de forma remota.

II - impressoras ou multifuncionais;

III - scanners;

IV - projetores;

V - equipamentos de infraestrutura que, dentre outros componentes são formados por: switches, roteadores e access points; roteadores e modems de links de Internet; conectores de piso (keystones); conectores de cabos UTP (conectores RJ45); cabeamentos em geral; servidores, storage, firewall, racks e suportes;

VI – celulares e tablets funcionais.

CAPÍTULO II

DA UTILIZAÇAO, ALTERAÇÃO, CONTROLE E RESPONSABILIDADE PELOS ATIVOS DE INFORMAÇÃO

Art. 4º A Coordenadoria de Tecnologia de Informação e Comunicação – COTEC é a responsável pelo controle e distribuição dos ativos de informática entre as unidades desta Secretaria e, de acordo com critérios técnicos, efetuará sua distribuição e redistribuição sempre que necessário, buscando a racionalização e otimização de seu uso.

Parágrafo único. Todas as unidades da Secretaria Municipal da Fazenda deverão atentar e seguir as diretrizes sobre a distribuição e redistribuição dos ativos de informática emanadas pela COTEC.

Art. 5º Os Ativos de Informação destinam-se exclusivamente à realização das atividades atribuídas às unidades administrativas desta Secretaria, observado o disposto no Decreto nº 53.484, de 19 de outubro de 2012.

Art. 6º Qualquer alteração na configuração, bem como a manutenção dos Recursos de Informática serão executadas exclusivamente pela COTEC desta Secretaria.

Art. 7º O usuário dos Recursos de Informática é responsável pela conservação de todos os dados, informações, arquivos e softwares neles contidos.

Art. 8º O armazenamento de arquivos, bem como suas cópias de segurança, pelos usuários da Secretaria Municipal da Fazenda, deverá sempre priorizar o uso do serviço de armazenamento em nuvem corporativo ou o servidor de arquivos da própria Secretaria.

Parágrafo único. O armazenamento local nos equipamentos utilizados pelos usuários deverá ser restrito a casos transitórios ou quando não houver outra alternativa técnica, sendo de total responsabilidade do usuário a salvaguarda dos arquivos e a realização do backup.

Art. 9º Não será concedido ao usuário dos Recursos de Informática o perfil de acesso como Administrador, exceto quando autorizado pelo gestor da COTEC, na hipótese de ter o usuário como atribuição a execução de serviços diretamente ligados às atividades de manutenção, configuração e gerenciamento dos equipamentos e sistemas de tecnologia da informação.

Art. 10. Os monitores e os gabinetes que abrigam os componentes de armazenamento e processamento de informações deverão ser identificados com chapa patrimonial afixada em local visível.

Parágrafo único. Periféricos como teclados, mouses, caixas de som e microfones não conterão chapas patrimoniais neles afixadas.

Art. 11. A movimentação dos Recursos de Informática entre as unidades desta Secretaria deverá ser efetuada exclusivamente por meio do Sistema de Bens Patrimoniais Móveis (SBPM), nos termos do Decreto nº 53.484, de 2012, com exceção dos bens que se encontrarem em baixa contábil.

§ 1º A chefia da unidade administrativa recebedora do bem é responsável pela guarda, conservação e o adequado uso, devendo, em casos de dano ou extravio, adotar os procedimentos administrativos previstos no Decreto nº 43.233, de 22 de maio de 2003.

§ 2º Enquanto não formalizada a ratificação da unidade recebedora na movimentação do bem, a chefia da unidade de origem continuará responsável pela guarda, conservação e uso deste.

§ 3º O transporte dos equipamentos será realizado, mediante solicitação do responsável pelo bem, pela Divisão de Logística da Coordenadoria de Administração – DILOG em conjunto com a Divisão de Suporte, Serviços e Operação de Informática – DIINF, da COTEC.

§ 4º A unidade recebedora do equipamento deverá solicitar à COTEC a adoção das providências necessárias para a respectiva ativação e configuração.

Art. 12. A retirada de recursos de informática para uso eventual ou para uso fora das unidades desta Secretaria, ainda que para fins de uso em regime de teletrabalho, deverá ser formalizada mediante Termo de Responsabilidade, em duas vias, a ser datado e assinado pelo agente público que ficará responsável por sua guarda e conservação.

§ 1º No Termo de Responsabilidade deverá constar a identificação do usuário que ficará responsável pelo equipamento, seu registro funcional, unidade em que está lotado e presta serviços, descrição completa do equipamento, descrição de eventuais avarias, normas básicas para uso do equipamento, data e hora da retirada e da devolução.

§ 2º Em caso de extinção ou suspensão do vínculo jurídico-administrativo do usuário, ou de qualquer impedimento legal duradouro que impossibilite o cumprimento da finalidade para a qual o equipamento foi concedido, o usuário deverá proceder à devolução imediata do referido equipamento.

§ 3º A unidade local de recursos humanos deverá comunicar à unidade responsável pela gestão de usuários os nomes de servidores públicos e estagiários ingressantes, exonerados ou transferidos para outros órgãos ou entidades, da seguinte forma:

I – sob demanda, assim que ocorrer qualquer evento, como ingresso, posse, transferência, exoneração, demissão, provimento, vacância, reintegração, readaptação, reversão, recondução, remoção, redistribuição, licença, substituição ou outros institutos equivalentes, indicando, ao menos, data, nome, registro funcional ou equivalente e descrição do evento;

II – mensalmente, por meio de relatório periódico, indicando, ao menos, data, nome registro funcional ou equivalente e evento.

Art. 13. Em casos de baixa, movimentação, transferência ou retirada de equipamentos de informática por fornecedor para reparo ou substituição, havendo nos respectivos dispositivos de armazenamento dados com informações sigilosas, estas deverão ser removidas mediante solicitação encaminhada à COTEC.

Art. 14. Os equipamentos permanentes instalados em salas de reuniões, salas de eventos ou outros ambientes não destinados ao uso individual deverão ficar sob a guarda da unidade administrativa responsável pela sala, que deverá tomar todos os cuidados e providências necessárias à sua guarda e preservação.

Art. 15. Os equipamentos móveis instalados ou utilizados em salas de reuniões ou afins deverão ficar sob a guarda do agente público que irá utilizá-los, cabendo a este desligá-los após o uso e entregá-los na unidade de origem, quando for o caso.

CAPÍTULO III

DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

Art. 16. São deveres do usuário, a fim de garantir a segurança da informação:

I - seguir boas práticas de segurança da informação, definidas tanto em nível municipal quanto setorial;

II - ser proativo na responsabilidade compartilhada pela segurança da informação;

III - reportar incidentes e eventos de segurança da informação, inclusive fragilidades identificadas em sistemas de segurança da informação, por meio de canal específico, tão breve quanto possível;

IV - tomar conhecimento e seguir diretrizes para uso dos equipamentos, senhas, correio eletrônico, mídias removíveis, armazenamento de informações, instalação de softwares e acesso aos sistemas;

V - zelar pelos ativos e acessos de uso individual;

VI - fazer uso adequado dos equipamentos, sistemas, rede e internet;

VII - usar os recursos de processamento da informação para propósitos autorizados e aderentes às suas atribuições;

VIII – evitar o armazenamento de ativos de informação de maior risco, como dados sigilosos ou pessoais, em dispositivos móveis ou equipamentos pessoais utilizados para o teletrabalho;

IX – não compartilhar equipamentos e dados com entidades externas à Secretaria e/ou alheias ao escopo do trabalho;

X – utilizar apenas softwares autorizados.

CAPÍTULO IV

DOS RECURSOS DE INFORMÁTICA

Seção I

Da Manutenção e Reparos

Art. 17. Em caso de danos, avarias ou qualquer mau funcionamento dos equipamentos durante o uso, deverá o usuário encaminhar e-mail para suporte@sf.prefeitura.sp.gov.br relatando o ocorrido.

Art. 18. Caso a equipe técnica constate danos ao equipamento decorrentes de mau uso pelo usuário, será instaurado procedimento administrativo para apuração e decisão.

Parágrafo único. Se, conforme a legislação aplicável, for atribuída responsabilidade ao usuário, este deverá restituir aos cofres públicos o valor atualizado correspondente aos danos causados.

Art. 19. Os equipamentos emprestados não poderão, em hipótese alguma, ser encaminhados para assistências técnicas particulares, exceto nos casos em que houver despacho administrativo autorizando o procedimento, acompanhado de prévia autorização da COTEC.

Art. 20. Fica proibida a abertura ou desmontagem de quaisquer equipamentos emprestados, seja pelo usuário, terceiros ou assistências técnicas, sem a devida autorização da COTEC.

§ 1º Caso a prática mencionado no caput seja detectada, caracterizará mau uso por parte do usuário responsável, sujeitando-o ao disposto no art. 18 desta Portaria.

§ 2º Também caracterizará mau uso:

I - o derramamento de líquidos de qualquer natureza;

II - avarias como rachaduras, vincos, desgastes de parafusos por utilização de ferramentas ou marcas que indiquem impactos sofridos pelo equipamento;

III - violação de lacres de segurança;

IV - alteração de configurações ou formatação dos equipamentos;

V – instalação ou desinstalação de qualquer programa sem autorização expressa da COTEC;

VI – empréstimo do equipamento para outras pessoas;

VII – uso não relacionado às atribuições laborais;

VIII – utilizá-lo para acessar qualquer conteúdo de natureza racista, pornográfica, violenta, xenófoba, discriminatória, ofensiva ou que incite ódio, intolerância ou discriminação, seja em formato de texto, imagem, vídeo ou qualquer outro meio digital, bem como para gravação ou download ilegal de softwares ou outros materiais protegidos por leis de propriedade intelectual e industrial;

IX - demais infrações a disposições legais por meio do uso dos Recursos de Informática.

Seção II

Do Empréstimo

Art. 21. O empréstimo de Recursos de Informática será concedido por meio de solicitação direta pelo usuário requisitante, com a ratificação da sua chefia imediata, direcionada ao setor de Suporte Técnico via sistema de Help Desk ou e-mail (suporte@sf.prefeitura.sp.gov.br), que atenderá às solicitações por ordem de chegada e conforme a disponibilidade dos bens solicitados.

Art. 22. O usuário que optar por notebook desta Secretaria para teletrabalho não poderá ter um equipamento tipo desktop para seu uso exclusivo na SF.

Art. 23. Não serão emprestados acessórios avulsos sem identificações patrimoniais, tais como mouse, teclado etc.

Art. 24. O empréstimo do equipamento implica na declaração do usuário de que está ciente das normativas específicas que regem este regulamento, assumindo o compromisso de seguir as orientações para a correta utilização dos itens emprestados.

Art. 25. O empréstimo do equipamento é pessoal e intransferível, de modo que o usuário será responsável pela guarda e conservação do bem a ele emprestado.

Art. 26. É responsabilidade do usuário a conferência da integridade do equipamento e dos itens a ele associados no momento do recebimento, devendo testar seu funcionamento em conjunto com os analistas do setor de Suporte Técnico.

Art. 27. O usuário é responsável pela guarda, transporte e uso do equipamento e seus periféricos desde o seu recebimento até a aprovação da vistoria no ato da devolução.

Art. 28. Sob nenhuma hipótese o empréstimo será liberado sem a assinatura do Termo de Responsabilidade pelo usuário requisitante.

Art. 29. A gestão patrimonial dos bens emprestados será realizada pela COTEC e sua Equipe de Suporte.

Art. 30. Aplica-se ao equipamento emprestado o disposto no art. 17 desta Portaria.

Seção III

Da Devolução

Art. 31. A devolução dos Recursos de Informática deverá ser realizada pelo próprio usuário.

Art. 32. O equipamento deverá ser devolvido em até 5 dias úteis a contar do término das atividades laborais remotas ou híbridas, mediante a abertura de chamado através dos canais oficiais, de acordo com informações fornecidas pela chefia imediata, pela Unidade de Recursos Humanos do usuário requisitante ou pelo próprio usuário.

Art. 33. O usuário que, temporariamente, não puder se deslocar para a devolução do equipamento, poderá entregá-lo após seu retorno às atividades laborais, sendo obrigatória a apresentação formal de justificativa.

Parágrafo único. Não obstante o disposto no caput, a COTEC poderá solicitar ao servidor a disponibilização do equipamento para retirada ou, excepcionalmente, autorizar a entrega por outra pessoa.

Art. 34. Os arquivos gerados durante o trabalho remoto não devem permanecer armazenados no dispositivo local emprestado, que terá todos os dados removidos no ato da devolução, responsabilizando-se o usuário por eventuais perdas de arquivos não armazenados em pastas ou drives de armazenamento Institucionais virtuais.

Art. 35. No ato da devolução deverá ser realizada uma vistoria do equipamento e seus periféricos pelo setor de Suporte Técnico na presença do usuário requisitante.

Parágrafo único. O usuário requisitante que se recusar a acompanhar a vistoria será considerado ciente da responsabilidade por quaisquer danos eventualmente constatados.

Art. 36. Caso a equipe técnica constate a ocorrência de danos ao equipamento emprestado, aplica-se o disposto no art. 18 desta Portaria.

Art. 37. No ato da devolução, após a conferência do equipamento, deverá ser assinado o Termo de Devolução pelos envolvidos.

Art. 38. A COTEC poderá, a qualquer tempo, convocar o usuário para proceder à devolução imediata do Equipamento emprestado, quando constatada necessidade da Administração Pública.

Art. 39. A não devolução do equipamento emprestado nos termos das disposições desta Portaria, poderá resultar na apuração de responsabilidade por meio de processo administrativo, quando aplicável.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 40. Em caso de perda, furto ou roubo de Recursos de Informática, o usuário deverá providenciar o registro de boletim de ocorrência e apresentá-lo à COTEC, imediatamente após a ocorrência.

Art. 41. Caberá ao setor de Suporte Técnico o reparo dos Recursos de Informática em caso de falha.

Art. 42. O acesso à rede corporativa por equipamentos particulares está condicionada ao cumprimento dos requisitos de segurança da informação, sendo necessário no mínimo que o equipamento tenha um sistema operacional e solução de segurança de endpoint com suporte do fabricante, atualizado e compatível com as soluções de segurança da informação em operação na Secretaria.

Parágrafo único. A COTEC poderá demandar que equipamentos particulares acessem a rede corporativa apenas mediante VPN.

Art. 43. O usuário deverá solicitar suporte ou reparos nas configurações dos Recursos de Informática, sempre que necessário, exclusivamente por meio do e-mail suporte@sf.prefeitura.sp.gov.br.

§ 1º A equipe de suporte prestará atendimento, preferencialmente, via conexão remota.

§ 2º Caso o defeito apresentado não permita o atendimento remoto, caberá ao usuário requisitante o transporte do equipamento defeituoso para o endereço físico da COTEC, a fim de que sejam prestados os reparos localmente.

§ 3º Não haverá o deslocamento de profissionais técnicos para atendimento físico fora das dependências da Secretaria Municipal da Fazenda.

§ 4º Não será prestado qualquer tipo de atendimento ou acesso remoto a equipamentos particulares pela Equipe de Suporte terceirizada da Coordenadoria de Tecnologia de Informação e Comunicação – COTEC.

Art. 44. Os casos omissos serão dirimidos pela COTEC, no âmbito das suas competências.

Art. 45. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogada a Portaria SF nº 104, de 10 de setembro de 2010.

Publicação referente ao SEI! nº 120797544