O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei,

RESOLVE:

Art. 1º Fica aprovada a atribuição de competências e responsabilidades para a gestão de projetos, programas e portfólios, no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda.

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para os fins desta Portaria, consideram-se:

I - Projeto: esforço temporário, com início e término definidos, destinado à criação de um produto, serviço ou resultado único. Visa a objetivos específicos, mensuráveis em termos de escopo, prazo, custo e qualidade. Os projetos são conduzidos por equipes temporárias e planejados, monitorados e controlados para garantir o alcance dos resultados pretendidos;

II - Programa: conjunto de projetos inter-relacionados, gerenciados de forma coordenada para gerar benefícios e controles que não seriam obtidos se conduzidos isoladamente. A gestão de programas envolve a integração de recursos, prazos e esforços, assegurando que os projetos mantenham alinhamento estratégico e contribuam para objetivos organizacionais mais amplos, como a otimização de equipes e processos;

III - Portfólio: agrupamento de projetos e programas administrados em conjunto para atingir os objetivos estratégicos da organização. A gestão de portfólio compreende a seleção, priorização e acompanhamento dessas iniciativas, de modo a alinhar investimentos às metas institucionais, equilibrar riscos, otimizar recursos e maximizar o valor entregue à organização.

CAPÍTULO II

DOS ATORES

Art. 3º Para os fins desta Portaria, consideram-se os seguintes atores:

I - Comitê de Governança Operacional: colegiado responsável por priorizar e revisar o portfólio de projetos de cunho transversal e estratégico consoante composição e atribuições definidas em normativo específico;

II - Gestor de negócio: servidor da Secretaria Municipal da Fazenda, ocupante de cargo de direção em nível de Departamento ou equivalente hierárquico ou superior, preferencialmente com autoridade sobre a unidade beneficiária final do projeto - Área de Negócio;

III - Líder de Negócio: servidor de Secretaria Municipal da Fazenda indicado pelo Gestor de negócio, com comprovado conhecimento sobre o contexto do projeto. Embora não seja obrigatório que pertença à área de negócios diretamente beneficiária, atua como autoridade nas decisões relativas a todos os aspectos não tecnológicos, tais como regras de negócio, critérios de seleção e classificação de dados, inclusive conforme a LGPD, e aprovação de artefatos no âmbito do negócio. Compete-lhe, ainda, articular e promover entendimentos entre as unidades de negócio competentes, o Gestor de negócio e demais partes interessadas, garantindo que as decisões no projeto reflitam o alinhamento de todos os envolvidos, e que estejam em consonância com demais iniciativas em curso e com os objetivos estratégicos da Secretaria;

IV - Área de Negócio: unidade diretamente beneficiária do projeto, responsável pela gestão dos produtos e/ou serviços impactados pela solução, bem como pelo eventual atendimento aos munícipes;

V - Partes Interessadas: outras unidades que se beneficiam ou que de algum modo sejam impactadas com o projeto;

VI - Escritório de Gerenciamento de Projetos - PMO: unidade responsável pelo gerenciamento centralizado e coordenado do portfólio de projetos, prestando apoio durante todo o ciclo de vida do projeto. Essa função será exercida pelo Departamento de Projetos da Coordenadoria de Tecnologia da Informação - SF/COTEC/DEPRO.

Parágrafo único. Cada projeto deverá contar com apenas um Líder de Negócio, sendo vedada a indicação ou atuação simultânea de mais de um servidor nessa função.

Art. 4º Os projetos de tecnologia da informação, de desenvolvimento ou implantação de sistemas contarão, adicionalmente, com os seguintes atores:

I - Coordenador de Tecnologia da Informação: responsável pela área da Tecnologia de Informação - TI na Secretaria Municipal da Fazenda;

II - Gestor Técnico: servidor da área de TI, ocupante de cargo de direção em nível de Departamento ou equivalente hierárquico, preferencialmente com hierarquia sobre a unidade técnica responsável pelo projeto;

III - Líder Técnico: profissional da área de TI, indicado pelo Gestor Técnico, com conhecimento em gerenciamento de projetos. É responsável por todas as decisões e orientações relativas aos aspectos tecnológicos do projeto, inclusive por informar, validar e promover entendimentos sobre detalhes técnicos com fornecedores da solução, unidades técnicas competentes na Área de TI, observados seus padrões, e demais partes interessadas. Cabe-lhe assegurar que as definições tecnológicas no âmbito do projeto, inclusive aquelas adotadas por fornecedores, atendam plenamente às necessidades de negócio, e que estejam em consonância com demais iniciativas tecnológicas em curso e com os objetivos estratégicos da Secretaria;

IV - Equipe de Desenvolvimento: equipe própria ou contratada responsável pelo planejamento, especificação, desenvolvimento, implantação e monitoramento da solução;

V - Área de TI: unidade responsável pela gestão das necessidades de tecnologia da informação da Secretaria Municipal da Fazenda, atualmente representada pela SF/COTEC.

§ 1º O Líder Técnico e o Líder de Negócio atuarão de forma integrada, como pontos focais do projeto dentro de suas especialidades.

§ 2º Cada projeto deverá contar com apenas um Líder Técnico, sendo vedada a indicação ou atuação simultânea de mais de um servidor nessa função.

§ 3º Os projetos oriundos de órgãos ou entidades externos à Secretaria Municipal da Fazenda, ainda que não impliquem custos diretos, mas que envolvam ou gerem impactos, integrações ou dependências com sistemas sob gestão desta Secretaria, serão considerados projetos de tecnologia.

CAPÍTULO III

DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS

Art. 5º Compete ao Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO):

I - gerenciar, de forma centralizada e coordenada, o portfólio de projetos da Secretaria Municipal da Fazenda propondo alterações de priorizações ou revisões, quando necessárias;

II - propor o aperfeiçoamento das políticas, normas e práticas de gestão de projetos, programas e portfólios, visando ao aprimoramento contínuo da governança;

III - prestar apoio às equipes durante todo o ciclo de vida dos projetos;

IV - padronizar processos, procedimentos e ferramentas de gestão de projetos;

V - facilitar a comunicação e o alinhamento entre as áreas envolvidas nos projetos;

VI - acompanhar o andamento dos projetos, solicitando informações, propondo e monitorando indicadores de desempenho de projetos, programas e portfólios para subsidiar o acompanhamento gerencial e a tomada de decisões estratégicas;

VII - promover a adoção das melhores práticas de gestão de projetos;

VIII - auxiliar na identificação e mitigação de riscos, bem como na resolução de problemas;

IX - fomentar a integração das equipes e otimizar o uso dos recursos institucionais;

X - definir, revisar e implementar metodologias e ferramentas de gestão de projetos, e respectivos riscos, garantindo padronização, eficiência e aderência às melhores práticas.

CAPÍTULO IV

DOS PAPÉIS

Art. 6º Para os fins desta Portaria, consideram-se as seguintes atribuições e responsabilidades:

I - Responsável: profissional encarregado da execução ou da coordenação da execução, atuando, neste último caso, como ponto focal de determinada atividade, abrangendo as dela decorrentes ou correlatas porventura necessárias, tais como a validação e aprovação de artefatos. Compete-lhe informar o andamento das atividades para os profissionais com os papéis de Autoridade ou Informado, bem como consultar os profissionais ou unidades classificados como Consultados;

II - Autoridade: profissional responsável, em última instância, pela atividade e pelos riscos de sua execução, possuindo o dever de acompanhamento periódico e gestão das atividades executadas ou coordenadas pelo Responsável, devendo remover eventuais impedimentos e aprovar ações. Salvo disposição em contrário, possui competência para nomear ou promover a substituição de Responsável, bem como de avaliar, continuamente, a adequação e a qualidade dos resultados alcançados;

III - Consultado: profissional ou unidade diretamente interessada e especialista no assunto, e que deve ser envolvido e ouvido acerca da execução de determinada atividade, devendo apoiar com sua experiência e conhecimento;

IV - Informado: profissional ou unidade que, embora não participe diretamente da execução da atividade, deve receber as informações sobre o progresso de determinada atividade.

CAPÍTULO V

DA NATUREZA DOS PROJETOS

Art. 7º Os projetos serão classificados segundo sua natureza em categorias específicas, visando garantir alinhamento estratégico, padronização de processos e melhor gestão do portfólio institucional, conforme critérios de enquadramento previstos em normativo próprio a ser elaborado e publicado pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos.

CAPÍTULO VI

DA CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS

Art. 8º Os projetos serão classificados de acordo com seu porte, com o objetivo de otimizar a priorização e promover uma gestão eficiente dos recursos disponíveis.

Art. 9º A classificação dos projetos por porte observará as seguintes categorias:

I - pequeno porte: projetos com custo de até R$ 100.000,00 (cem mil reais);

II - médio porte: projetos com custo superior a R$ 100.000,00 (cem mil reais) e de até R$ 400.000,00 (quatrocentos mil reais);

III - grande porte: projetos com custo superior a R$ 400.000,00 (quatrocentos mil reais).

§ 1º Os valores previstos neste artigo serão atualizados, no início de cada exercício, pela variação acumulada do Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo - IPCA, ou outro índice oficial que venha a substituí-lo, cabendo ao Escritório de Gerenciamento de Projetos divulgar os valores atualizados.

§ 2º Os eventuais custos incorridos na fase de pré-projeto não integrarão o custo total do projeto para fins de classificação por porte.

Art. 10. Somente serão considerados projetos, para fins de aplicação desta Portaria, as iniciativas cujo custo seja igual ou superior a R$ 20.000,00 (vinte mil reais).

Parágrafo único. As iniciativas com custo inferior ao limite estabelecido no caput deverão ser tratadas como ações operacionais ou rotineiras, conforme diretrizes internas.

Art. 11. Caso o projeto não possa ter seus custos diretamente mensurados, o Comitê de Governança Operacional definirá critério para conversão do esforço estimado, expresso em horas, em valor equivalente em reais, para fins de classificação do projeto quanto ao porte.

CAPÍTULO VII

DA ALÇADA DE APROVAÇÃO

Art. 12. As aprovações para o início do projeto e para alterações de seu escopo ou custo serão realizadas conforme o seu porte, observados os seguintes níveis de competência:

I - pequeno porte: pelo Gestor de negócio;

II - médio porte: pelo gestor das macroáreas envolvidas;

III - grande porte: pelo Comitê de Governança Operacional.

§ 1º Para os projetos de tecnologia da informação, também serão necessárias as seguintes aprovações, conforme o porte do projeto:

I - pequeno porte: pelo Líder Técnico;

II - médio porte: pelo Coordenador de Tecnologia da Informação.

§ 2º Os projetos aprovados, poderão sofrer aumento de até 25% (vinte e cinco por cento) no custo e no prazo originalmente aprovados, sem necessidade de nova aprovação, desde que a alteração não implique mudança da classificação do projeto quanto ao porte nem alteração relevante de seu escopo.

§ 3º Considerada a priorização do projeto e visando à otimização dos prazos de execução, o Comitê de Governança Operacional tem a prerrogativa de eliminar expressamente etapas ou atividades no momento da aprovação, desde que preservados os controles e requisitos legais e institucionais aplicáveis.

CAPÍTULO VIII

DO CICLO DE VIDA DO PORTFÓLIO, PROGRAMA E PROJETO

Art. 13. O ciclo de gestão do portfólio de projetos compreende as seguintes fases e atividades:

I - identificação e registro de iniciativas: consiste na recepção, triagem e formalização das propostas oriundas das unidades da Secretaria Municipal da Fazenda, com registro em sistema próprio, visando à análise preliminar de escopo, objetivos e alinhamento estratégico. Nesta fase, será realizado o pré-projeto, conforme definido no artigo 16 desta Portaria;

II - avaliação e priorização: será realizada considerando critérios como alinhamento estratégico, impacto no serviço público, viabilidade técnica, urgência e complexidade;

III - seleção e inclusão no portfólio: deliberação conforme o porte do projeto quanto à inclusão das iniciativas no portfólio institucional, com designação de responsáveis, definição preliminar de recursos e comunicação oficial às unidades envolvidas;

IV - monitoramento e rebalanceamento: acompanhamento contínuo dos indicadores de desempenho, riscos e alinhamento estratégico, com possibilidade de redistribuição de recursos e revisão de prioridades conforme contexto institucional;

V - encerramento e avaliação de resultados: consolidação dos resultados alcançados, registro de lições aprendidas, avaliação dos benefícios entregues e arquivamento formal da iniciativa no histórico do portfólio, conforme disposto no artigo 18 desta Portaria.

§ 1º Na fase de identificação da iniciativa, será realizada a análise de sua natureza, de modo a verificar se apresenta características de projeto, tais como temporariedade, entrega de produto ou serviço ou resultado único e necessidade de planejamento estruturado, bem como se a demanda pode ser atendida por processos operacionais existentes.

§ 2º Para a análise prevista no § 1º, serão considerados, entre outros, os seguintes aspectos:

I - definição do escopo, dos objetivos e dos principais entregáveis;

II - existência de prazo determinado, com previsão de início e término;

III - necessidade de alocação específica de recursos humanos, financeiros ou tecnológicos;

IV - existência de riscos que demandem identificação, avaliação e tratamento; e

V - impacto organizacional, especialmente quando envolver múltiplas unidades, áreas ou processos.

§ 3º A identificação da iniciativa será realizada pela área de negócios com o apoio do Escritório de Gerenciamento de Projetos.

§ 4º A seleção e inclusão no portfólio será realizada conforme o porte da iniciativa e sua correspondente alçada de aprovação.

§ 5º Compete ao Escritório de Gerenciamento de Projetos o monitoramento dos projetos que compõem o portfólio, devendo consolidar e apresentar ao Comitê de Governança Operacional e aos gestores das macroáreas as informações sobre o progresso das iniciativas e seus respectivos indicadores.

§ 6º Caberá ao Comitê de Governança Operacional deliberar sobre o rebalanceamento do portfólio, quando necessário.

§ 7º Os Gestores de Negócio e Técnico e os Líderes de Negócio e Técnico deverão reportar o andamento dos projetos sob sua responsabilidade e fornecer as informações necessárias ao monitoramento do portfólio e à tomada de decisão pelo Comitê de Governança Operacional, sempre que solicitados.

Art. 14. O ciclo de gestão de um programa de projetos compreende as seguintes fases e atividades:

I - definição do programa e seus objetivos: identificação de projetos interdependentes ou complementares, com estabelecimento de metas agregadas e benefícios esperados, formalizando a estrutura de governança do programa;

II - agrupamento e integração de projetos relacionados: organização dos projetos sob lógica de complementaridade, definição de interfaces e cronogramas integrados, com planejamento conjunto de recursos e comunicação;

III - coordenação de recursos, riscos e benefícios: gestão centralizada dos recursos humanos, financeiros e materiais, monitoramento de riscos compartilhados e avaliação contínua dos benefícios agregados;

IV - monitoramento de sinergias e entregas: acompanhamento das entregas dos projetos vinculados, identificação de impactos cruzados e ajustes coordenados para garantir o sucesso do programa;

V - encerramento e avaliação de benefícios: consolidação dos resultados dos projetos, validação dos benefícios previstos, registro de aprendizados e encerramento formal do programa.

§ 1º A gestão dos programas será realizada pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos em conjunto com o Comitê de Governança Operacional ou com o gestor da Macroárea.

§ 2º Os Gestores de Negócio e Técnico, bem como os Líderes de Negócio e Técnico deverão fornecer as informações relativas aos projetos de sua responsabilidade para subsidiar as atividades relacionadas ao programa.

Art. 15. O ciclo dos projetos, no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda, é composto pelas seguintes fases:

I - pré-projeto;

II - execução; e

III - encerramento.

Parágrafo único. Para os projetos de tecnologia, os Líderes de Negócio e Técnico deverão atuar em conjunto desde a fase de pré-projeto.

Art. 16. A fase de pré-projeto tem por objetivo definir e autorizar formalmente o início do projeto, estabelecendo sua viabilidade, propósito, alinhamento estratégico e dimensionamento, compreendendo as seguintes atividades:

I - elaboração do Documento de Visão de Negócio (VN), no qual se identificam a necessidade do negócio, a solução desejada, as partes interessadas, a área demandante e os requisitos iniciais;

II - elaboração da estrutura analítica do projeto (EAP) e/ou cronograma;

III - planejamento de recursos humanos, materiais e financeiros;

IV - geração do Termo de Abertura de Projeto (TAP) ou equivalente, a depender de seu porte, documento cuja aprovação formaliza o início do projeto e estabelece seus objetivos, escopo, principais restrições e critérios de sucesso, além da análise preliminar de riscos;

V - aprovação do projeto.

§ 1º Para os projetos de tecnologia, consoante diretrizes de SF/COTEC, também será elaborado o documento de visão técnico ou análogo, que compreenderá a análise de viabilidade da solução, definição da arquitetura inicial e identificação inicial de recursos.

§ 2º A aprovação de projetos de médio e grande porte deverá ser realizada em uma reunião na qual o gestor e líder de negócio apresentarão o Termo de Abertura de Projeto (TAP) para a autoridade competente, conforme alçada definida no artigo 12 desta Portaria.

Art. 17. Na fase de execução, serão realizadas as atividades planejadas para atingir os objetivos do projeto, gerenciando recursos, comunicação e qualidade, compreendendo:

I - refinamento do escopo do projeto;

II - coordenação e alocação de recursos conforme o plano;

III - monitoramento da execução das atividades e entregas;

IV - comunicação contínua com as partes interessadas;

V - controle de qualidade e implementação de ações corretivas;

VI - elaboração e atualização de documentos do projeto;

VII - gestão e monitoramento dos riscos do projeto, com definição e acompanhamento das ações de mitigação.

VIII - acompanhamento de prazos, custos, pendências, impedimentos e alterações de escopo, com registro das providências adotadas e das deliberações cabíveis.

Parágrafo único. Para os projetos de tecnologia da informação, a fase de execução compreenderá, adicionalmente, as seguintes atividades:

I - especificação de negócios: detalhamento dos requisitos de negócio em linguagem compreensível para área demandante, elaboração de protótipos e definição da organização dos dados e classificação da Informação e de Segurança da Informação indicados no artigo 75 da Portaria SF nº 266, de 29 de agosto de 2024;

II - especificação técnica: consolidação dos aspectos técnicos da solução, integração de requisitos tecnológicos e planos de implementação;

III - implementação: desenvolvimento da solução, realização dos testes técnicos e preparação do ambiente de homologação;

IV - homologação: avaliação da solução em ambiente não produtivo ou produção-piloto, com validação pela área demandante;

V - implantação em produção: entrega da solução em ambiente definitivo para uso efetivo.

Art. 18. A fase de encerramento tem por finalidade formalizar a conclusão do projeto, registrar seus resultados e transmitir o conhecimento, compreendendo as seguintes atividades:

I - elaboração do Termo de Encerramento de Projeto – TEP, ou documento equivalente, consolidando o cumprimento dos objetivos, a entrega dos produtos previstos e o aceite formal dos entregáveis;

II - registro de lições aprendidas;

III - ações de encerramento do projeto, incluindo, quando aplicável, a desmobilização da equipe, o arquivamento da documentação e a desativação do ambiente;

IV - comunicação oficial de encerramento às partes interessadas.

Parágrafo único. O encerramento de projetos de médio e grande porte deverá ser formalizado em uma reunião na qual o Gestor e Líder de negócio apresentarão o Termo de Encerramento de Projeto - TEP para a autoridade competente, conforme alçada definida no art. 12 desta Portaria.

Art. 19. Para projetos de pequeno e médio porte, é recomendada a utilização de versões simplificadas dos artefatos previstos, priorizando a agilidade e a adequação ao porte do projeto.

CAPÍTULO IX

DOS ARTEFATOS

Art. 20. O Termo de Abertura de Projeto - TAP é um documento sucinto, que estabelece um acordo intraorganizacional e formaliza o início do projeto, autorizando o dispêndio de recursos no âmbito dele, devendo conter, no mínimo:

I - identificação do Projeto: incluindo nome do projeto, descrição sucinta, unidade responsável e natureza do projeto;

II - justificativa: descrevendo o contexto e motivação para a realização do projeto, os problemas ou oportunidades que o projeto busca atender, além da adequação à estratégia organizacional;

III - objetivos gerais e específicos, se houver;

IV - escopo inicial: com a descrição preliminar dos produtos, serviços ou resultados esperados, além das limitações e exclusões conhecidas;

V - principais envolvidos: especificando o Gestor de Negócio, Líder de Negócio e Líder Técnico, se houver, além de principais partes interessadas e suas expectativas;

VI - premissas e restrições;

VII - riscos iniciais e estratégias preliminares de mitigação;

VIII - orçamento estimado: com a estimativa inicial de horas, custos e fonte de recurso, se aplicável, além da definição do fornecedor;

IX - cronograma inicial: incluindo as datas previstas para início e término e principais marcos do projeto;

X - critérios de sucesso: descrevendo os indicadores que serão utilizados para avaliar o sucesso do projeto;

XI - aprovação do projeto pela autoridade competente: conforme definido pela matriz RACI do Anexo Único desta Portaria.

§ 1º O modelo padronizado do TAP será elaborado pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos e validado pelo Comitê de Governança Operacional, podendo ser alterado sempre que necessário.

§ 2º Em se tratando de projetos de pequeno porte de tecnologia da informação, o registro em ferramenta própria de controle, aprovação, e homologação dispensa a necessidade de instrução do documento TAP.

§ 3º Caso o projeto esteja inserido no contexto de um Programa ou portfólio este deverá ser descrito no TAP.

Art. 21. O Termo de Encerramento de Projeto - TEP é um documento sucinto que declara formalmente encerrado um projeto, fazendo uma retrospectiva das lições aprendidas, do nível de satisfação ao negócio que o projeto auferiu, e de sua aderência aos objetivos estratégicos da Secretaria, devendo conter, no mínimo:

I - identificação do projeto: contendo nome, responsáveis, data de início e término;

II - objetivo do projeto: com a descrição resumida do propósito do projeto e justificativa da sua realização;

III - entregáveis finalizados: com a lista dos produtos, serviços ou resultados entregues, modificações do escopo e o aceite parcial ou total pela área de negócios;

IV - análise do desempenho: com o comparativo entre o planejado e o realizado (escopo, prazo, custo, qualidade), aferição dos principais indicadores de desempenho definidos no TAP, a análise de desvios e justificativas;

V - lições aprendidas: com aspectos positivos e negativos observados durante o projeto e recomendações para projetos futuros;

VI - aprovação pela autoridade competente: conforme definido pela matriz RACI do Anexo Único desta Portaria.

§ 1º O modelo padronizado do TEP será elaborado pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos e submetido à validação do Comitê de Governança Operacional, podendo ser alterado sempre que necessário.

§ 2º Para projetos de tecnologia da informação de pequeno porte, fica dispensada a elaboração do TEP, sendo suficiente a formalização simplificada do término na ferramenta GDS ou análoga, ou no processo SEI! correlato, mediante o aceite da autoridade competente definida na matriz RACI constante no Anexo Único desta Portaria.

§ 3º O Termo de Encerramento do Projeto também deve ser elaborado para projetos que foram cancelados, indicando a motivação do seu cancelamento.

CAPÍTULO X

DA VIGÊNCIA

Art. 22. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Anexo Único da Portaria SF nº 246, de 31 de agosto de 2026 (doc. SEI nº 164112445)

Publicação referente ao doc. SEI! nº 163925467