PORTARIA 8/15 - SP/IT/SMSP

MIGUEL ÂNGELO GIANETTI, Subprefeito do Itaim Paulista e Curuça, no uso das atribuições legais e

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar o uso do auditório desta Subprefeitura,

RESOLVE:

Disciplinar o uso e garantir a conservação e preservação de suas instalações físicas, mobiliários, equipamentos de projeção e sonorização, tendo em vista a grande demanda e diversidade para a sua utilização.

DAS FINALIDADES E OBJETIVOS

O auditório foi concebido com a finalidade de promover o crescimento profissional e pessoal dos funcionários e colaboradores da Secretaria, através da realização em seus espaços de seminários, capacitações, treinamentos, workshop, conferências e outros eventos.

DAS DEPENDÊNCIAS

Os setores que utilizarem o auditório obrigam-se a não ultrapassar a lotação de 100 lugares sentados para não pôr em risco a segurança de pessoas e bens, não sendo permitida a colocação de assentos adicionais.

A dependência da área do “palco” é composta de uma mesa central com 06 assentos, e nas suas laterais uma longarina com 03 lugares e área reservada para 03 cadeirantes.

Não será permitida na utilização do auditório qualquer atividade que tenha menos de 20 pessoas.

Não é permitida a descaracterização dos assentos (retirar mudar de posição).

Nas dependências do auditório não é permitido:

O uso de bebidas e alimentos na área dos assentos, assim como objetos que pela sua configuração possam danificar o equipamento ou as instalações ou ainda por em risco a segurança de pessoas e bens.

Entrada de animais, exceto cão guia (devidamente documentado).

Perfurar, pregar, colar seja o que for nas paredes, palco ou realizar quaisquer outras alterações sobre as estruturas das instalações cedidas.

DIVULGAÇÃO DE EVENTOS

A afixação e exposição no hall desta Subprefeitura de cartazes ou outros materiais publicitários ou de divulgação (facebook, internet), necessitam de autorização da Secretaria Executiva de Comunicação (SECOM).

DA CONSERVAÇÂO E PRESERVAÇÃO DAS INSTALAÇÕES, EQUIPAMENTOS E MOBILIÁRIOS.

A Supervisão de Administração e Suprimentos (SASU) ficará responsável pela conservação, preservação e limpeza das instalações, equipamentos e mobiliários do auditório, bem como da guarda das suas chaves.

Não é permitida a instalação ou substituição de quaisquer aparelhos, bem como a retirada ou mudança de cabos conectados ao sistema de som e audiovisual.

Nenhum móvel e equipamento do auditório poderá ser cedido ou retirado.

DA SOLICITAÇÃO DE USO

As solicitações de utilização do auditório serão atendidas mediante ofício, que deverá ser encaminhado à Supervisão de Administração e Suprimentos (SASU) com antecedência mínima de 30 dias e máxima de 45 dias, podendo utilizar-se do e-mail spitsasuauditorio@prefeitura.sp.gov.br para uma possível consulta de reserva, que será analisada e avaliada mediante a natureza do evento e disponibilidade do espaço.

Ressaltamos a obrigatoriedade do envio de oficio para solicitação.

O auditório não poderá ser utilizado sem reserva previa, mesmo se não houver ocupação para outros eventos.

Na solicitação deverá constar

a) Identificação do setor responsável pelo evento.

b) Identificação do responsável pela ação.

c) Identificação do fim a que se destina a utilização.

d) Identificação da data e horário de utilização.

e) Caso de utilização de empresas de Coffee Break ou Staff, identificação dos mesmos.

Após análise da solicitação e avaliação da sua grade de programação, a SASU (Supervisão de Administração e Suprimentos) encaminhará à unidade solicitante, através do correio eletrônico, uma mensagem confirmando ou não a sua reserva, com as devidas justificativas, caso não seja possível o seu atendimento.

Em caso de concorrência entre setores, verificando-se pedidos simultâneos para datas coincidentes, caberá à SASU (Supervisão de Administração e Suprimentos) decidir, ponderando o interesse das iniciativas propostas.

DO HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO

O funcionamento do auditório é de segunda a sexta-feira (exceto feriados) das 08:00 às 18:00.

O agendamento excepcional para eventos fora do período e dias aqui estabelecidos passará por prévia avaliação e autorização.

DA RESPONSABILIDADE PELO USO

As despesas com a reparação ou reposição de equipamentos danificados, furtados ou desaparecidos serão imputadas aos setores responsáveis pela sua utilização.

Os organizadores do evento deverão chegar 30 minutos antes do início dos eventos e somente se retirar após 20 minutos do seu término para conferência de todo equipamento, bens e condições do uso do auditório.

O auditório possui cadeiras não numeradas. Não será permitida a sinalização de numeração das cadeiras utilizando fitas adesivas.

Os organizadores do evento no auditório responsabilizam-se por todo e qualquer dano, furto ou desaparecimento de bens materiais que façam parte do equipamento, respondendo por eventuais danos ao patrimônio publico, nos termos da legislação vigente.

DAS CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO

A utilização do auditório implica nas seguintes responsabilidades dos organizadores do evento:

A operação do Datashow, computador e equipamento de som.

Para o serviço de Coffee Break deverá ser mantido contato prévio com a direção para verificar possibilidades de atendimento de espaço físico. Informamos ainda que não dispomos de funcionário para organização e realização deste serviço.

O material para realização do evento como cartolina, papel sulfite, fita adesiva, canetas, lápis, etc., é de responsabilidade do solicitante do auditório.

Também não dispomos de máquina de fotocópia para uso no evento.

Devido ao horário de expediente coincidir com o do evento, solicitamos manter um tom de voz (volume) que não venha atrapalhar ou perturbar os trabalhos desta subprefeitura.

Não disponibilizamos vagas no estacionamento interno desta Subprefeitura, salvo para carga e descarga de algum material, com a devida autorização.

Após o evento, é de responsabilidade do solicitante a retirada de todo material utilizado ou exposto.

Os convidados do evento deverão zelar pela conservação do auditório e suas instalações, ficando o solicitante do mesmo responsável por qualquer ato infringido a este regulamento.

DAS VEDAÇÕES DO USO

É vedada a utilização do auditório para ações promocionais e vinculações políticas partidárias, sindicais, agremiações de ordem privada ou quaisquer outras que contrariem os objetivos e finalidades precípuos do referido espaço;

É expressamente proibida a comercialização e distribuição de amostra grátis de produtos no auditório.

Iniciativas que apelem ao desrespeito dos valores constitucionais, nomeadamente no âmbito dos direitos, liberdades e garantias dos cidadãos.

Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.