PORTARIA 20/05 - SP-CV/SMSP

O SUBPREFEITO DA CASA VERDE/CACHOEIRINHA/LIMÃO , usando das atribuições que lhe são conferidas por lei e considerando a Lei nº 13.399 de 1º de agosto de 2002 e os Itens 6 a 8 da Portaria Intersecretarial 6/SMSP/SGM/SGP/2002 de 21 de dezembro de 2002, bem como a legislação aplicável, que trata da organização administrativa,

RESOLVE:

1º - Criar junto ao Gabinete o Setor de Protocolo Central e Arquivo Central;

2º - Ficam doravante subordinados ao Protocolo Central todos os sistemas de entrada, registro e fluxo de documentos no âmbito da Subprefeitura, entre os quais a atual unidade de Autuação, o expediente, o protocolo da Coordenadoria de Administração e Finanças e o Expediente do Gabinete;

3º - As informações inseridas e consultadas através dos programas SISZON, SIMPROC, SISACOE, SUC, SAC GERENCIAMENTO, IMS3, NOVSEO, CISCS e os demais estarão diretamente controlados e administrados pelo Protocolo Central;

4º - Caberá ao Protocolo Central, por ato do Subprefeito, gerenciar, controlar e designar os servidores que poderão ter acesso aos sistemas e bancos de dados;

5º - Todos os expedientes, processos e anexação de outros documentos ou informações deverão ter seu registro em protocolo;

6º - Caberá ao Protocolo Central, após Portaria do Subprefeito, controlar, através dos sistemas e programas, o fluxo dos documentos, as exigências formais para formação de processos e a observância das Tabelas de Temporalidade;

7º - O Protocolo Central encaminhará todos os expedientes formados e processos, inclusive aqueles com anexação de novos documentos ou informações, para o Expediente do Gabinete;

8º - Cabe ao Expediente do Gabinete, após despachos do Subprefeito ou do Chefe de Gabinete, fazer a distribuição dos expedientes e dos processos para as unidades administrativas;

9º - O Subprefeito deverá estabelecer por Portaria a Tabela de Temporalidade especificando os prazos em que cada expediente ou processo poderá permanecer em cada unidade, bem como o fluxo e seqüência obrigatórios dos mesmos na administração;

10 - O Subprefeito deverá estabelecer por Portaria a Tabela de Formação de Expedientes e Processos especificando por modalidade de expediente ou processo os documentos, formulários, guias e demais informações exigidos para a formalização do Protocolo;

11 - O Protocolo Central de posse das Tabela de Formação de Expedientes e Processos só poderá fazer o registro protocolar quando os documentos exigidos satisfizerem aquilo que prevê a Tabela, devendo ter em local público e no sítio da Subprefeitura as exigências formais para cada tipo de processo e expedientes;

12 - Fica vedado a qualquer servidor o recebimento e incorporação de quaisquer documentos e sua anexação aos expedientes e processos;

13 - Caberá ao Arquivo Central:

a) manter sob sua guarda todos os processos e expedientes dos Arquivos Correntes e Arquivos Temporários;

b) distribuir, a pedido e por requisição, diariamente os processos e expedientes às unidades;

c) fazer o controle por processo e expediente das informações constantes das Guias de Encaminhamento de Processos, incorporadas ao corpo do processo ou expediente;

d) recolher diariamente todos os processos ao Arquivo Central procedendo à baixa nas referidas Guias;

e) registrar em sistema informático a movimentação diária dos processos produzindo para o Gabinete os Relatórios de Movimentação, bem como o cumprimento das Tabelas de Temporalidade;

f) fazer periódica e aleatoriamente a busca física de processos e expedientes nas unidades sem anúncio prévio;

g) caberá ao Arquivo Central no momento da retirada ou baixa em arquivo dos processos e expedientes verificar se os mesmos estão em conformidade ao exigido, atentando principalmente para numeração das páginas, assinatura das cotas, exigências de autenticação de documentos externos e integridade física dos mesmos;

h) organizar o Arquivo Central em Expediente e Processos obedecendo a ordem numérica do Protocolo;

i) produzir semanalmente relatório sobre expedientes e processos inconclusos e aqueles que estão fora da jurisdição da Subprefeitura;

14 - Fica estabelecido o prazo máximo de 15 (quinze) dias para que expedientes e processos fiquem requisitados ou permaneçam em outros órgãos da administração municipal. Na eventualidade de mais prazo as unidades externas requisitantes deverão proceder à renovação do pedido;

15 - As únicas excepcionalidades admissível para não observância destas regras, todas com a devida apreciação do Subprefeito, são as demandas provenientes do Judiciário, do Ministério Público, aquelas concernentes a Inquéritos Policiais, das competências próprias do Legislativo Municipal e do Tribunal de Contas do Município.