PORTARIA 42/04 - AHMRC
Aprova Normas para os processos especiais de Adiantamento Bancário e Adiantamento Direto e suas respectivas Prestações de Contas.
O SUPERINTENDENTE DA AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL CENTRAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Municipal 13.271, de 04 de janeiro de 2.002, regulamentada pelo Decreto Municipal 41.709, de 20 de fevereiro de 2002, e
CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer normas para os processos especiais de Adiantamento Bancário e Adiantamento Direto e suas respectivas prestações de contas, conforme disposto pela Lei Municipal 10.513, de 11 de maio de 1988, regulamentada pelo Decreto Municipal 43.731, de 05 de setembro de 2003, e pela Portaria SF 015/04,
RESOLVE:
1. DA FORMALIZAÇÃO, INSTRUÇÃO E TRAMITAÇÃO DO PROCESSO
1.1. Os Processos Especiais de Adiantamento Bancário, Adiantamento Direto e respectivas Prestações de Contas, serão formalizados e instruídos pela Superintendência, por meio da Gerência de Orçamento e Finanças do Departamento Administrativo-Financeiro, devendo onerar, por atividade específica, os Elementos de Despesa 3.3.90.39.00 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica e 3.3.90.48.00 - Outros Auxílios Financeiros a Pessoas Físicas, observadas, ainda, as normas do Decreto Municipal 23.639, de 24 de março de 1987.
1.1.1. Ao instruir o processo, o Superintendente deverá informar a base legal do Adiantamento, a dotação orçamentária, o valor a ser concedido, bem como definir e justificar o objeto da despesa, juntando os documentos necessários.
1.2. Ficam instituídas como Unidades de Serviços de Natureza Operacional, nos termos do art. 3º do Decreto Municipal 43.731, de 05 de setembro de 2003, para fins de realização das despesas previstas nos incisos I, II, III do art. 2º da Lei Municipal 10.513, de 11 de maio de 1988:
a) HOSPITAL MUNICIPAL INFANTIL MENINO JESUS;
b) HOSPITAL MUNICIPAL E MATERNIDADE PROF. MÁRIO DEGNI
c) HOSPITAL MUNICIPAL DR. JOSÉ SOARES HUNGRIA
d) PRONTO-SOCORRO MUNICIPAL DR. CAETANO VIRGÍLIO NETTO
e) PRONTO-SOCORRO MUNICIPAL ÁLVARO DINO DE ALMEIDA
f) PRONTO-SOCORRO MUNICIPAL PROF. JOÃO CATARIN MEZOMO
g) PRONTO-SOCORRO MUNICIPAL DE PERUS.
1.3. O Serviço Social das Unidades Assistenciais (hospitais e prontos-socorros) poderá dispor, mensalmente, por meio de Adiantamento Direto, forma estabelecida pelo inciso II do art. 2º do Decreto Municipal 43.731, de 05 de setembro de 2003, de recursos para atendimento das despesas previstas pelo inciso IV do art. 2º da Lei Municipal 10.513, de 11 de maio de 1988, especificamente para auxílio-transporte.
1.4. Poderão ser concedidos, eventualmente, por meio de Adiantamento Direto, em nome de servidores da Autarquia, recursos para atendimento das despesas previstas nos incisos V e VI do art. 2º da Lei Municipal 10.513, de 11 de maio de 1988.
1.5. Os valores de Adiantamento Bancário e Adiantamento Direto serão definidos, mensalmente, pelo Superintendente.
1.6. Após a formalização, o processo será enviado à Gerência de Orçamento e Finanças, que o analisará sob o aspecto formal e legal, adotando as medidas necessárias para o processamento dos documentos contábeis.
1.7. O Departamento Administrativo-Financeiro efetuará o pagamento, anexando o respectivo comprovante.
1.8. As despesas realizadas deverão ser justificadas e assinadas pelo diretor da Unidade, juntamente com a área solicitante.
1.9. Após a realização da despesa, a Unidade responsável juntará os documentos comprobatórios e apensará os formulários exigidos para Prestação de Contas, encaminhando o processo à Gerência de Orçamento e Finanças, dentro do prazo estabelecido nesta Portaria.
1.10. A Gerência de Orçamento e Finanças, após adotar as providências de sua competência, devolverá o processo ao Departamento Administrativo-Financeiro, para submissão da Prestação de Contas à apreciação e deliberação do Superintendente, dentro do prazo estabelecido nesta Portaria.
1.11. Deverá ser juntado ao processo o despacho decisório do Superintendente, sobre as contas do responsável pelo Adiantamento.
1.12. Após a publicação da aprovação da Prestação de Contas, o Superintendente encaminhará o processo ao Tribunal de Contas do Município de São Paulo, conforme estabelecido no inciso VII, do artigo 38, Capítulo III, da Lei nº 9.167, de 03 de dezembro de 1980.
1.13. Após a aprovação da Prestação de Contas pelo Tribunal de Contas de Município de São Paulo, o processo será devolvido à Superintendência da Autarquia, que o enviará ao Departamento Administrativo-Financeiro para arquivamento.
2. DA CONTA BANCÁRIA
2.1. A Ordem Bancária, recebida a título de Adiantamento, será expedida em nome do responsável pelo Adiantamento, em conta corrente de instituição financeira conveniada com a Autarquia, que não poderá ser utilizada para qualquer outra finalidade e que será aberta da seguinte forma: AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL CENTRAL, ou, abreviadamente, AHMRC, acrescido do Nome do Responsável pelo Adiantamento.
2.2. A conta corrente a que se refere o subitem anterior deverá ser distinta para cada forma de Adiantamento e aberta mediante solicitação do Superintendente, dirigida à agência ou posto de serviço da instituição financeira conveniada com a Autarquia.
2.3. Não será permitida, em qualquer hipótese, abertura de conta conjunta para a movimentação do Adiantamento.
2.4. A movimentação do Adiantamento deverá ser realizada somente após a compensação da Ordem Bancária, ficando sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas decorrentes de eventuais cheques emitidos em desacordo com esta disposição e com a legislação que rege a matéria.
2.5. Poderão ser consideradas como despesas as tarifas de serviços prestados pelas instituições financeiras, decorrentes da movimentação regular dos recursos do Adiantamento.
2.6. Os saques deverão ser feitos proporcionalmente à sua utilização, excetuando-se os casos em que houver necessidade do uso imediato e total do valor do Adiantamento.
2.7. Em caso de afastamento permanente do responsável pelo Adiantamento, o Superintendente solicitará à Instituição Financeira a emissão de cheque administrativo correspondente ao saldo apurado por meio de conciliação, para fins de recolhimento (quando for o caso), bem como o encerramento da conta corrente.
3. DA DOCUMENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
3.1. Para a Instrução dos Processos de Prestação de Contas, são necessários os seguintes documentos:
a) notas fiscais de compra, com preço total expresso, contendo, ainda, quantidade, discriminação e preço unitário das mercadorias, ficando dispensados estes dados, no corpo da nota, quando se tratar de notas fiscais simplificadas e de despesas com refeições e combustíveis;
b) notas fiscais de prestação de serviços;
c) recibos de quitação das despesas, fornecidos pelas empresas, devendo constar identificação padronizada do CNPJ, carimbo identificador da empresa, data e assinatura do preposto;
d) notas fiscais, devidamente quitadas, contendo aposição de carimbo identificador da empresa, bem como a data e a assinatura do preposto;
e) ficam dispensadas de quitação as notas fiscais de microempresas, notas fiscais simplificadas e cupons fiscais;
f) recibos de pagamento do contribuinte individual, com indicação do nome, endereço, documento de identificação (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), número da inscrição no INSS, número da inscrição municipal (CCM), valor bruto, valores retidos e valor líquido;
g) passagem (aérea, rodoviária, ferroviária) ou do recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial.
h) relação de despesas com condução, contendo indicação do nome e identificação funcional, valor mensal "per capita", assinatura e total dispendido;
i) relação de cheques emitidos;
j) extrato bancário e cheques cancelados;
l) Nota (s) de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis, quando for o caso;
m) comprovante de recolhimento do saldo não utilizado do Adiantamento, autenticado pela agência da instituição financeira conveniada com a Autarquia, quando for o caso.
4. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
4.1. Para fins de uniformidade na instrução dos Processos Especiais de Prestação de Contas, deverão ser utilizados Anexos Específicos, observando a ordem numérica e seguindo roteiro abaixo:
a) Anexo 2 "Documentos Fiscais e Legais", colar pela extremidade esquerda notas fiscais, cupons fiscais, recibos de quitação e demais comprovantes de despesa, discriminando e justificando detalhadamente a despesa, inclusive especificando sua utilização;
b) Anexo 3 "Despesas com Condução", relacionar as despesas por servidor;
c) Anexo 4 "Resumo das Despesas", relacionar o total das despesas. Este anexo deverá conter, obrigatoriamente, assinatura sobre carimbo do responsável pelo Adiantamento e do Superintendente;
d) Anexo 5 "Cheques Emitidos", relacionar os cheques emitidos em ordem cronológica e numérica, inclusive os cancelados;
e) Juntar, como folhas de processo, os demais documentos referidos no item 3.1 desta Portaria;
f) Apensar à contra-capa do Processo a(s) Nota(s) de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis, quando for o caso;
4.2. Na utilização dos anexos a esta Portaria, além dos requisitos referidos, dever-se-á observar as disposições específicas neles contidas.
4.3 Quando a despesa estiver relacionada a Bens Patrimoniais Móveis, deverá ser informado o número da chapa de identificação ou do documento que comprove sua incorporação.
4.4. Quando a matéria estiver relacionada com moeda estrangeira, deverá ser juntado ao Processo, informativo contendo a divulgação do valor do câmbio oficial da data da despesa, bem como o da data na qual foi efetuado o recolhimento do saldo não utilizado, se houver.
5. DOS PRAZOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS
5.1. O prazo para prestação de contas é de 20 (vinte) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.
5.2. O responsável pelo Adiantamento recolherá o saldo não utilizado, em até 10 (dez) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa, em nome da AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL CENTRAL.
5.3. A Gerência de Orçamento e Finanças, no caso previsto no item 5.2, providenciará o cancelamento do saldo da Nota de Empenho.
5.4. Quando a Prestação de Contas não estiver em consonância com as normas legais, a Gerência de Orçamento e Finanças retornará o Processo ao responsável, a fim de que o Adiantamento seja regularizado no prazo de 20 (vinte) dias corridos, contados da data do recebimento do Processo.
5.5. Havendo necessidade de novas devoluções do Processo, a Gerência de Orçamento e Finanças fixará prazo para o seu retorno.
5.6. Toda vez que o Processo de Prestação de Contas retornar à Unidade para regularização, o prazo de que trata o subitem anterior terá efeito suspensivo.
5.7. A Gerência de Orçamento e Finanças submeterá a Prestação de Contas à apreciação e deliberação do Superintendente no prazo de 90 (noventa) dias corridos, contados do recebimento do Processo.
5.8. O prazo previsto no item anterior poderá, desde que devidamente justificado, ser prorrogado por mais 60 (sessenta) dias, por decisão do Superintendente.
6. DO EXAME DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
6.1. A Prestação de Contas será examinada pela Gerência de Orçamento e Finanças, no exercício do papel de Controle Interno da Autarquia, no que se refere aos Processos de Adiantamento, quanto aos aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à Legislação, justificativas da despesa e conformidade com o elemento onerado.
7. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
7.1. Todos os comprovantes deverão ser emitidos em nome da AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL CENTRAL (AHMRC), CNPJ 04.995.611/0001-78, seguido do nome da Unidade que realizou as despesas.
7.2. Os documentos inerentes à prestação de contas não devem conter rasuras, erros ou emendas.
7.3. Serão glosadas as despesas:
7.3.1. não comprovadas com as primeiras vias dos documentos;
7.3.2. comprovadas por meio de cópias reprográficas;
7.3.3. pagas antes do recebimento do numerário;
7.3.4. realizadas ou quitadas em período diferente do fixado no Adiantamento.
7.4. Excetuam-se do disposto nos subitens 7.3.1 e 7.3.2, os documentos expedidos por órgãos da Administração Pública.
7.5. Os comprovantes de despesas que instruirão a Prestação de Contas deverão conter, no verso, termo de recebimento, carimbo e assinatura do servidor que recebeu o material ou atestou a execução do serviço.
7.6. Informações, declarações, demonstrativos e demais peças obrigatórias, bem como manifestações referentes às Prestações de Contas, deverão conter assinatura do responsável pelo Departamento Administrativo-Financeiro e do Superintendente.
7.7. Em caso de impedimento, por qualquer motivo (férias, licenças e outros), do Responsável pelo Adiantamento Bancário/Adiantamento Direto, deverão ser adotadas, de imediato, as seguintes medidas:
7.7.1. encerramento do processo, no caso do numerário ainda não ter sido recebido.
7.7.2. Prestação de Contas (apresentação dos documentos referentes às despesas realizadas fora do período do impedimento e recolhimento do saldo não utilizado, se houver), no caso do numerário ter sido recebido.
8. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
8.1. Quando as regularizações solicitadas pela Gerência de Orçamento e Finanças não forem plenamente atendidas ou justificadas, o Processo de Prestação de Contas será encaminhado ao Superintendente, para que determine as medidas cabíveis no cumprimento da legislação ou se manifeste pela concordância da despesa com vistas à aprovação da Prestação de Contas.
8.2. O não atendimento aos prazos fixados nesta Portaria implicará a representação dos responsáveis pelos Adiantamentos ao Superintendente.
8.3. Aplicar-se-ão as disposições contidas na Lei 10.734, de 30 de junho de 1989, com as modificações introduzidas pela Lei 13.275, de 04 de janeiro de 2002, que dispõe sobre a atualização monetária dos débitos para com a Fazenda Municipal, quando:
8.3.1. tiver sido ultrapassado o prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido recolhido.
8.3.2. tiver sido realizada despesa sujeita à glosa, discriminada no subitem 7.3, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa.
8.3.3. tiver sido adquirido material que conste na lista de estoque da Autarquia, exceto quando a quantidade disponível ou fornecida pelo Almoxarifado Central não atender à necessidade constante da justificativa do solicitante, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa.
8.3.4. o saldo eventualmente não utilizado tiver sido recolhido a menor, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido efetuado o recolhimento.
8.4. Dúvidas e casos omissos deverão ser submetidos à Superintendência.
8.5. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial, a Portaria SUP.G 124/2002, publicada no Diário Oficial do Município de 25 de setembro de 2002, às fls. 20.
