PORTARIA 75/05 - AHMREM

A Superintendente da Autarquia Hospitalar Municipal Regional de Ermelino Matarazzo, no exercício de suas atribuições legais,

Considerando a necessidade de adequar a normatização, no âmbito desta Autarquia, dos procedimentos relativos aos Processos Especiais de Adiantamentos Bancário e Direto e respectivas prestações de contas, em conformidade com o que dispõe a Lei Municipal 10.513/88, regulamentada pelo Decreto Municipal 43.731/03 e a Portaria SF 15/2004, e demais legislações pertinentes;

Considerando a necessidade de otimizar os trabalhos relativos aos referidos procedimentos;

Resolve:

1- DAS COMPETÊNCIAS E FORMALIZAÇÃO DOS PROCESSOS

1.1 - Os Processos Especiais de Adiantamentos Bancário e Direto e respectivas prestações de contas, serão formalizados e instruídos pela Unidade Orçamentária, devendo onerar por atividade específica, os elementos de despesa 33903900 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica e 33904800 - Outros Auxílios Financeiros - Pessoa Física.

1.2 - O Diretor do Departamento Técnico-Administrativo indicará servidor que será responsável pelo Processo Especial de Adiantamento Bancário e sua prestação de contas da sede desta Autarquia.

1.3 - A Superintendente delega aos Diretores Administrativos das Unidades que compõem esta Autarquia competência e responsabilidade pelos Processos Especiais de Adiantamentos Bancário e Direto.

1.4 - Os Diretores Administrativos das Unidades que compõe esta Autarquia poderão designar servidor para responder especificamente pelo Processo Especial de Adiantamento Direto.

1.5 - Fica constituída no âmbito desta Autarquia Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos, prevista no §1º do artigo 15 do Decreto Municipal 43.731/03, cujos integrantes serão designados através de Portaria desta Superintendência.

1.6 - O valor mensal dos Adiantamentos Bancário e Direto serão definidos de acordo com a necessidade e disponibilidade financeira desta Autarquia.

1.7 - Os Processos Especiais de Adiantamentos Bancário e Direto serão iniciados mediante solicitação da Unidade Interessada, cujas solicitações deverão ser previamente aprovadas pelo Departamento Técnico Administrativo Financeiro;

1.8 - Após a formalização, o Processo será encaminhado para as providências de competência da Coordenação do Serviço de Contabilidade, que o analisará sob os aspectos formais e legais, com a emissão dos documentos pertinentes, remetendo-o ao Serviço de Tesouraria, que efetuará o pagamento e o encaminhará ao Departamento Técnico Administrativo Financeiro para ciência e posterior remessa à Unidade Requisitante.

1.9 - É terminantemente vedado, tendo em vista o contido na legislação que regula a matéria, as aquisições de:

1.9.1 - equipamentos e materiais permanentes, exceto quando devidamente autorizado pela Superintendente, comprovada a urgência e necessidade, observado o interesse público, a razoabilidade dos gastos e o limite fixado no inciso I do § 3º do artigo 3º do Decreto Municipal 43.731/03;

1.9.2 - materiais e medicamentos que constem da listagem padronizada do Setor de Suprimentos desta Autarquia, exceto quando houver documentação que comprove a sua falta no estoque ou a impossibilidade de adquiri-los pelas vias costumeiras de aquisição (licitação ou dispensa), com a expressa anuência da Superintendente;

1.9.3 - materiais e medicamentos com objetivo de formar estoque.

2 - DA CONTA BANCÁRIA

2.1 - O cheque recebido a título de adiantamento deverá ser de imediato depositado em nome de seu responsável, em conta corrente aberta especialmente para este fim, em Instituição bancária conveniada com esta Autarquia, a qual não poderá ser utilizada para qualquer outra finalidade, que deverá ser aberta em nome da Autarquia Hospitalar Municipal Regional de Ermelino Matarazzo, acrescido do nome do responsável pelo Adiantamento.

2.1.1 - O valor correspondente ao Adiantamento poderá ser transferido ao responsável por meio eletrônico.

2.2 - A conta corrente a que se refere item anterior deverá ser distinta para os Adiantamentos, sendo aberta mediante solicitação da Superintendente à Agências ou Posto de Serviço da Instituição bancária conveniada com a Autarquia.

2.3 - Não será permitida, em qualquer hipótese, abertura de conta conjunta para movimentação de Adiantamentos.

2.4 - Os saques deverão ser realizados apenas após a compensação do cheque depositado a título de Adiantamento, ficando sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas decorrentes de cheques eventualmente emitidos em desacordo com o disposto nesta Portaria.

2.5 - No caso de afastamento permanente do responsável pelo Adiantamento, a Superintendente solicitará à Instituição bancária a emissão de cheque administrativo correspondente ao saldo apurado por meio de conciliação, para fins de recolhimento (quando for ocaso), bem encerramento da conta corrente.

3 - DO PROCESSO: INSTRUÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS

3.1 - Para instrução dos Processos Especiais de Adiantamentos e respectivas prestações de contas são necessários os documentos abaixo discriminados, entre outros que se façam necessários em caso específicos ou a pedido da Comissão Permanente de Adiantamentos:

3.1.1 - Notas Fiscais de compras, com preço total expresso, contendo, ainda, quantidade, discriminação e preço unitário das mercadorias, ficando dispensados estes dados no corpo da Nota quando se tratar de Notas Fiscais simplificadas e de despesas com refeições ou combustíveis;

3.1.2 - Notas Fiscais relativas a prestação de serviços;

3.1.3 - As Notas Fiscais citadas nos subitens anteriores devem conter razão social ou ramo de atividade compatível com o serviço prestado ou material adquirido.

3.1.4 - recibos de quitação de despesas, fornecidos pelas empresas, nos quais deverão constar identificação padronizada do CNPJ, carimbo identificador da empresa, data e assinatura do preposto;

3.1.5 - ficam dispensadas de quitação as Notas Fiscais de Microempresas, Notas Fiscais simplificadas e Cupons Fiscais;

3.1.6 - recibos de pagamento do contribuinte individual, com indicação do nome, endereço, documento de identificação (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), número da inscrição no INSS, número da inscrição municipal (CCM), valor bruto, valores retidos e valor líquido;

3.1.7 comprovante de aquisição de moeda estrangeira emitida por instituição financeira ou casa de câmbio;

3.1.8 passagem (aérea, rodoviária, ferroviária) ou recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial;

3.1.9 relação de despesas com condução, contendo indicação do nome e identificação funcional, valor mensal "per capita", assinatura, total despendido e finalidade específica da utilização do recurso;

3.1.10 relação contendo a reprodução dos carimbos confeccionados, quando for o caso;

3.1.11 relação de cheques emitidos;

3.1.12 extrato bancário e cheques cancelados;

3.1.13 comprovante de depósito, na conta corrente da Autarquia, do saldo não utilizado do Adiantamento concedido, cuja cópia deverá ser encaminhada, imediatamente após o depósito ser efetuado, à Comissão Permanente de Adiantamentos, a fim de que se proceda ao ajuste contábil correspondente.

3.1.14 comprovante da contribuição previdenciária e outras guias de recolhimento devidamente quitadas;

3.1.15 nota(s) de Incorporação de Bens Patrimoniais, quando for o caso;

3.1.16 documentos contábeis pertinentes em caso de cancelamento ou ajuste contábil;

3.1.17 tratando-se de Adiantamento Direto para atendimento a pessoas carentes, especificamente despesas com transporte, justificar a dispensação do valor, em relatório apartado ou no próprio impresso utilizado pela Unidade ( p. ex. consultas, exames, acompanhante de paciente internados, etc.).

3.2 - Para fins de uniformidade na instrução dos Processos Especiais de Adiantamento, deverão ser utilizados os Anexos Específicos, observando-se a ordem numérica e de acordo com roteiro abaixo:

3.2.1 - Anexo I - "Documentos Fiscais e Legais", colar na extremidade esquerda notas fiscais, cupons fiscais, recibos de quitação e demais comprovantes de despesas, discriminando e justificando detalhadamente a despesa, inclusive especificando sua utilização;

3.2.2 - Anexo II - "Despesas com Condução" relacionar as despesas por servidor;

3.2.3 - Anexo III - " "Resumo das Despesas", relacionar o total das despesas. Este anexo deverá conter obrigatoriamente, assinatura sobre carimbo do responsável pelo adiantamento e do Titular da Unidade Orçamentária;

3.2.4 - Anexo IV - "Cheques Emitidos", relacionar os cheques emitidos em ordem cronológica e numérica, inclusive os cancelados.

3.3 - Quando a despesa estiver relacionada a bens patrimoniais móveis, deverá ser informado o número da chapa patrimonial ou de documento que comprove sua incorporação.

3.4 - Juntar, como folhas de processos os demais documentos referidos no item 3.1 desta Portaria.

3.5 - Apensar as Notas de Incorporação de Bens Patrimoniais, quando for ocaso;

3.6 - Os Anexos são de uso obrigatório por todas as Unidades desta Autarquia, devendo ser observadas as disposições específicas neles contidas e reproduzidos pela própria Unidade de acordo com os modelos que integram esta Portaria;

3.7 - Quando a matéria estiver relacionada a câmbio oficial da data da despesa, bem como a data na qual foi efetuado o recolhimento do saldo não utilizado, se houver.

3.8 - Após a realização da(s) despesa(s), o responsável pelo Processo Especial de Adiantamento procederá à classificação e registro dos comprovantes e demais documentos, na forma estabelecida nesta Portaria e legislação pertinente, juntando-os ao respectivo Processo, o qual deverá ser encaminhado à Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos no prazo estabelecido nesta Portaria.

3.9 A supracitada Comissão após detida análise quanto aos aspectos de sua exatidão aritmética, atendimento à legislação, justificativas da despesa e conformidade com o elemento onerado, encaminhará o processo à Superintendente, acompanhado de parecer técnico conclusivo das prestações de contas examinadas.

3.10 Apreciada a Prestação de Contas, a Superintendente encaminhará o Processo ao Conselho Deliberativo e Fiscalizador da Autarquia, para aprovação e posterior encaminhamento ao Tribunal de Contas do Município de São Paulo

3.11 Após apreciação daquele Tribunal, o Processo será devolvido à Superintendência que o encaminhará ao responsável pelo Processo Especial de Adiantamento para ciência das conclusões alcançadas e/ou eventuais recomendações, com posterior arquivo.

4- DOS PRAZOS

4.1 - O prazo para a prestação de contas é de 20 (vinte) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.

4.2 - Os responsáveis pelos Processos Especiais de Adiantamento (Bancário e Direto) deverão depositar, na conta corrente da Autarquia, em até 05 (cinco) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa, o saldo não utilizado, com encaminhamento, no mesmo prazo, do comprovante do referido depósito.

4.3 - A Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos, deverá encaminhar os Processos Especiais de Adiantamento e suas Prestações de Contas, devidamente instruídos com parecer técnico conclusivo, à Superintendente, no prazo de 30 (trinta) dias corridos, contados de seu recebimento.

4.4 - O prazo previsto no item anterior poderá, desde que justificado, ser prorrogado por mais 30 ( trinta) dias, por decisão da Superintendente.

4.5 - Quando a Prestação de Contas não estiver em consonância com as normas legais, a Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos encaminhará o Processo ao responsável pelo Adiantamento a fim de o mesmo seja regularizado no prazo de 10 (dez) dias corridos, contados da data do recebimento do Processo na Unidade.

4.6 - Havendo necessidade de novas devoluções do Processo, a Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos fixará prazo para seu retorno.

4.7 - Toda vez que o Processo retornar à Unidade para regularização, ou tramitar para outros Setores para providências pertinentes ao Processo, o prazo de que trata o subitem 4.4 ficará suspenso.

5- DISPOSIÇÕES GERAIS

5.1 - Todos os documentos, Notas Fiscais e quaisquer comprovantes devem ser emitidos em nome da AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL DE ERMELINO MATARAZZO, CNPJ nº 04.989.605/0001-08.

5.2 - Os documentos pertinentes à Prestação de Contas não podem conter emendas, rasuras ou erros.

5.3 - Serão glosadas as despesas:

5.3.1 - não comprovadas com as primeiras vias dos documentos;

5.3.2 - comprovadas por meio de cópias reprográficas;

5.3.3 - realizadas ou quitadas em período diferente do fixado no adiantamento.

5.4 - Excetuam-se do disposto no item anterior os documentos expedidos por órgãos da Administração Pública.

5.5 - Em caso de impedimento por qualquer motivo (férias, licença e outros) do servidor responsável pelo adiantamento, deverão ser adotadas, de imediato, as seguintes medidas:

5.5.1 - Comunicação à Superintendente, que designará um responsável para providenciar as medidas necessárias à Prestação de Contas;

5.5.2 - Encerramento do processo, no caso do numerário ainda não ter sido recebido;

5.5.3 - Prestação de contas (apresentação dos documentos referentes às despesas realizadas fora do período do impedimento e recolhimento do saldo não utilizado, se houver), no caso do numerário ter sido recebido.

5.6 - Os comprovantes que instruirão a prestação de contas deverão conter no verso, declaração de recebimento do material ou atestado da efetiva realização do serviço.

5.7 - Informações, declarações, demonstrativos e demais peças obrigatórias, bem como as manifestações pertinentes à Prestação de Contas , deverão conter a assinatura do Responsável pelo Adiantamento.

5.8 - Quando as regularizações solicitadas pela Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos não forem plenamente atendidas ou justificadas, o Processo de prestação de contas será encaminhado à Superintendente, a fim de que sejam determinadas as medidas cabíveis no cumprimento da legislação ou se manifeste pela concordância da despesa com vistas ao acolhimento da prestação de contas.

5.9 - O não cumprimento dos prazos previstos nesta Portaria e na legislação pertinente, implicará em representação do responsável pelo Adiantamento à Superintendente.

5.10 - Aplicar-se-ão as disposições contidas na Lei 10.734/89, com as modificações introduzidas pela Lei 13.275/02, que dispõe sobre a atualização monetária dos débitos com a Fazenda Municipal, quando:

5.10.1 - tiver sido ultrapassado o prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado, devendo ser considerado com "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido utilizado;

5.10.2 - tiver sido adquirida moeda estrangeira além da quantia autorizada, devendo ser considerado como "dia do vencimento" a data em que foi efetuada a aquisição.

5.10.3 - tiver sido realizada despesa sujeita à glosa, nos termos do item 5.3, devendo ser considerado como "dia do vencimento" a data em que foi efetuada a aquisição.

5.10.4 - tiver sido adquirido material ou medicamento constante da listagem padronizada do Setor de Suprimentos desta Autarquia, devendo ser considerado como "dia do vencimento" a data em que foi efetuada a aquisição;

5.10.5 - tiver sido adquirido medicamento ou material sem a devida justificativa pelo Setor ou profissional que solicitou sua aquisição, devendo ser considerado como "dia do vencimento" a data em que foi efetuada a aquisição.

5.10.6 - O saldo eventualmente não utilizado tiver sido recolhido a menor, devendo ser considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido efetuado o recolhimento.

5.11 - As dúvidas e os casos omissos serão submetidos à Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos ou à Superintendente.

Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se todas as disposições em contrário especialmente as Portarias 006/2002 e 008/2002.