ORIENTAÇÃO NORMATIVA 1/03 - DGS/SGP

SISTEMA MUNICIPAL DE SUPRIMENTOS - SUPRI

O Diretor do Departamento de Gestão de Suprimentos - DGS, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas por lei, publica a Orientação Normativa com as atualizações efetuadas no Módulo de Quotas de Materiais e do Módulo de Requisição Automática ambos do SISTEMA SUPRI , passando a vigorar conforme abaixo:

O SISTEMA SUPRI está disponibilizando aos Almoxarifados os recursos de "Quotas de Material" e de "Requisição Automática de Material", ambos voltados para a distribuição, isto é, para o abastecimento de Unidades de Consumo.

Com as "Quotas de Material" o SISTEMA SUPRI busca viabilizar o disposto no item 1.4, do título VI - Das Obrigações, do Decreto n.º 23.403/87 e na Portaria Intersecretarial SF/SMA n.º 01/96, relativos à criação de instrumental voltado ao dimensionamento, planejamento e controle da demanda e distribuição de material, em termos físicos e financeiros, por parte de todos os Almoxarifados da P.M.S.P.

A implementação das "Requisições Automáticas" para as Unidades de Consumo, tem como objetivos: eliminar o fluxo de papel, evitar rasuras e imprecisões nas solicitações de material e possibilitar a quem requisita parâmetros para a requisição do material e a sua respectiva quantidade.

Para os Almoxarifados, a emissão da Nota de Distribuição será feita com maior velocidade e sem a incidência de erros relativos à digitação e ao fornecimento de material, uma vez que não haverá mais digitação de seus códigos e será impossível distribuir materiais não constantes da Requisição, bem como em quantidade superior ao solicitado.

Em função da disponibilidade dos recursos de informática nas Unidades de Consumo, o Almoxarifado terá a opção de trabalhar apenas com as "Quotas de Material", deixando as "Requisições Automáticas" para um momento posterior, ou implementar simultaneamente esses dois recursos no âmbito de suas Unidades de Consumo. Mas, sempre que optar pelas Requisições Automáticas, deverá estabelecer previamente as quotas correspondentes aos materiais a serem requisitados.

1. Cadastramento de Servidores :

1.1 O titular da Unidade Orçamentária deverá informar a DGS.4:

1.1.1 os Registros Funcionais e os nomes completos dos responsáveis:

- pela atribuição de quotas de material;

- pelo cadastramento de emissão e/ou autorização da requisição de materiais para as Unidades de Consumo.

1.1.2 o código do Almoxarifado Abastecedor.

1.2 Ocorrendo alteração quanto aos responsáveis pelas quotas e pelas telas de requisição, o titular da U.O. deverá comunicar imediatamente a DGS-4.

1.3 Para "Quotas de Material", DGS 4 cadastrará as seguintes telas:

- A-066: "Atualização de Materiais e Quotas";

- A-070: "Exclusão de Materiais Para o Próximo Caderno de Quotas";

- A-073: "Solicitação de Carga de Distribuição";

- C-342: "Consulta de Quotas Anuais";

- C-350: "Consulta de Quotas";

- E-617: "Solicitação de Quotas Consolidadas".

1.4 Para "Requisições Automáticas", DGS.4 cadastrará as seguintes telas:

- A-069: "Cadastramento de Obrigatoriedade de Requisição";

- C-355: "Consulta Requisição de Materiais - Distribuição".

Observação:

Caberá exclusivamente à DGS-4 o cadastramento de operadores, que deverão emitir e autorizar as requisições de materiais para o Almoxarifado.

2. Quotas de Material :

2.1 Quota de material corresponde a um padrão de consumo anual definido para cada material por Unidade de Consumo; corresponde assim a um consumo futuro, previsível e determinado.

2.2 O Responsável pode digitar, na tela A-066, os materiais e as respectivas quotas relativos a uma determinada Unidade de Consumo ou indicar, na tela A-073, as Unidades de Consumo que passarão a trabalhar com quota estabelecida, podendo-se relacionar todas as Unidades de uma só vez ou gradativamente.

2.3 O Sistema processará os dados das Unidades relacionadas na tela A-073 todas as sextas-feiras, disponibilizando-os para os usuários nas segundas-feiras.

2.4 Uma vez indicada as Unidades que passarão a trabalhar com quota, o Sistema informará como quota suplementada o consumo acumulado dos últimos 12 meses.

2.5 Caso a Unidade não tenha consumido o material no período de 12 meses, o responsável não poderá utilizar esta tela, tendo que incluir o material por meio da tela A-066.

2.6 Se o consumo do período correspondente ao exercício em vigência for igual ao verificado na totalidade dos 12 meses, o Sistema apontará o saldo da quota como 0 .

2.7 Uma vez apontada a quota pelo Sistema, caberá ao responsável pelo fornecimento do Almoxarifado, após análise, alterar ou não a informação gerada.

2.8 No início do exercício seguinte, a quota gerada será igual à quota total atribuída no exercício em vigência. Para este fim, não serão computadas as quotas extras.

2.9 O Caderno de Quotas para o próximo exercício será gerado automaticamente pelo Sistema com as informações constantes até o final de dezembro do exercício em vigência, estando disponível para o usuário no início do mês de janeiro.

2.10 Para excluir material do caderno de quota para o exercício seguinte, deve-se utilizar a tela A-070 - "Exclusão de Material para o Próximo Caderno de Quotas".

2.11 No momento em que se fixar quotas para uma determinada Unidade de Consumo, mesmo que esta não venha a ser cadastrada para emitir requisições automáticas,

a emissão de nota de distribuição só poderá ser feita se o saldo da quota for

suficiente para atender o solicitado; no caso de não haver saldo suficiente será

necessário efetuar suplementação; ou ainda, incluir quota para o caso de não

haver quota cadastrada.

2.12 A quota extra por sua vez, diz respeito a um consumo eventual, não previsto e que não deve ser computado como consumo rotineiro.

2.13 - QUADRO COM PROCEDIMENTOS BÁSICOS, PUBLICADO NO DIÁRIO OFICIAL DO MUNICÍPIO DE 31/10/03 - PÁGINA 11

3. Requisição Automática de Material :

3.1 Refere-se à solicitação de material efetuada por meio do SISTEMA SUPRI.

3.2 O Responsável deve relacionar, na tela A-069, as Unidades de Consumo que passarão a solicitar material por meio de requisição automática.

3.3 É necessário que as Unidades de Consumo relacionadas já tenham definidas as quotas de materiais, caso contrário não conseguirão emitir requisição;

3.4 A Unidade de Consumo poderá requisitar os materiais até o limite do saldo de quotas.

3.5 Caberá ao Responsável incluir quotas para os materiais que não as possuem e suplementar aquelas, cujos saldos são insuficientes.

3.6 O responsável poderá habilitar tantos operadores quanto julgar necessários para emitir e/ou autorizar requisições de materiais nas Unidades de Consumo, solicitando o cadastramento para o DGS-4.

3.7 A requisição conterá a identificação (nome e registro funcional) de seu emissor e autorizador.

3.8 Uma vez autorizada, a requisição estará disponível para o Almoxarifado Abastecedor, que a imprimirá utilizando a tela C-355.

3.9 - QUADRO COM PROCEDIMENTOS BÁSICOS, PUBLICADO NO DIÁRIO OFICIAL DO MUNICÍPIO DE 31/10/03 - PÁGINAS 11 E 12

4 - Suporte Técnico :

DGS.4 ministrará treinamento e fornecerá apoio técnico e manual aos responsáveis pela operacionalização dos recursos previstos por esta Orientação Normativa.