ORIENTAÇÃO NORMATIVA 1/05 - DGSS/SMG

A Diretora do Departamento de Gestão de Suprimentos e Serviços - DGSS, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas por lei, publica a Orientação Normativa com as atualizações efetuadas no Módulo de Requisição Automática e no Módulo de Quotas de Materiais ambos do SISTEMA SUPRI , passando a vigorar conforme abaixo:

O SISTEMA SUPRI está disponibilizando aos Almoxarifados os recursos de "Requisição Automática de Material" e de "Quotas de Material", ambos voltados para a distribuição, isto é, para o abastecimento de Unidades de Consumo.

A implementação das "Requisições Automáticas" para as Unidades de Consumo, tem como objetivos: eliminar o fluxo de papel, evitar rasuras e imprecisões nas solicitações de material e possibilitar a quem requisita parâmetros para a requisição do material e a sua respectiva quantidade.

Para os Almoxarifados, a emissão da Nota de Distribuição será feita com maior velocidade e sem a incidência de erros relativos à digitação e ao fornecimento de material, uma vez que não haverá mais digitação de seus códigos e será impossível distribuir materiais não constantes da Requisição, bem como em quantidade superior ao solicitado.

Com as "Quotas de Material" o SISTEMA SUPRI busca viabilizar o disposto no item 1.4, do título VI - Das Obrigações, do Decreto n.º 23.403/87 e na Portaria Intersecretarial SF/SMA n.º 01/96, relativos à criação de instrumental voltado ao dimensionamento, planejamento e controle da demanda e distribuição de material, em termos físicos e financeiros, por parte de todos os Almoxarifados da P.M.S.P.

O Almoxarifado terá a opção de implantar somente a "Requisição Automática" e posteriormente trabalhar com as "Quotas de Material", ou implementar simultaneamente esses dois recursos no âmbito de suas Unidades de Consumo. Mas, sempre que optar pelas Quotas de Material deverá estabelecer previamente as quantidades correspondentes aos materiais a serem requisitados, ou ainda, solicitar que o próprio Sistema calcule as quotas para cada Unidade de Consumo.

1. Cadastramento de Operadores:

1.1 O titular da Unidade Orçamentária deverá informar a DGSS.4:

1.1.1 os Registros Funcionais e os nomes completos dos responsáveis:

- pelo cadastramento de emissão e/ou autorização da requisição de materiais para as Unidades de Consumo, com seu respectivo código SUPRI.

- pela atribuição de quotas de material e obrigatoriedade de requisição de distribuição (responsável pelo Almoxarifado);

1.1.2 o código do Almoxarifado Abastecedor.

1.2 Para o responsável pelo Almoxarifado, o DGSS.4 cadastrará as seguintes telas:

- A-066: "Atualização de Materiais e Quotas - Distribuição";

- A-069: "Cadastramento de Obrigatoriedade de Requisição - Distribuição";

- A-070: "Exclusão de Materiais Para o Próximo Caderno de Quotas";

- A-073: "Solicitação de Carga de Quotas - Distribuição";

- A-074: "Cadastramento da Obrigatoriedade de Requisição Com Quota";

- C-342: "Consulta de Quotas e Consumo";

- C-350: "Consulta de Quotas Anuais";

- C-355: "Consulta Requisição de Materiais - Distribuição";

- C-359: "Consulta de Operadores de Requisição de Materiais - Distribuição";

- E-617: "Solicitação de Quotas Consolidadas".

1.3 Para os operadores do Módulo de Requisição Automática (Unidades de Consumo), o DGSS.4 cadastrará as seguintes telas:

- A-067: "Requisição de Materiais - Distribuição";

- A-068: "Autoriza Requisição de Materiais - Distribuição";

- C-350: "Consulta de Quotas Anuais";

- C-355: "Consulta Requisição de Materiais - Distribuição".

1.4 Ocorrendo alteração quanto aos responsáveis pelas telas de requisição e pelas quotas, o titular da U.O. deverá comunicar imediatamente a DGSS-4.

Observação:

Caberá exclusivamente ao DGSS-4 o cadastramento de operadores que deverão emitir e autorizar as requisições de materiais para o Almoxarifado.

2. Requisição Automática de Material:

2.1 Refere-se à solicitação de material efetuada por meio do SISTEMA SUPRI, da

Unidade de Consumo para o Almoxarifado abastecedor;

2.2 O Responsável deve relacionar, na tela A-069, as Unidades de Consumo que

passarão a solicitar material por meio de requisição automática.

2.3 As Unidades de Consumo relacionadas passarão a requisitar somente por

intermédio do Sistema, eliminando assim a utilização de papel;

2.4 O Responsável poderá tornar obrigatória a requisição dos materiais com ou sem a

quota cadastrada para a Unidade de Consumo. Se optar por trabalhar sem quota,

deverá registrar todas as Unidades de Consumo somente na tela A-069. Se optar

por trabalhar com quotas deverá solicitar a "carga" pela tela A-073, obrigar as

requisições somente com quota pela tela A-074 e readequar as quotas na tela

A-066 se necessário.

2.5 O responsável poderá habilitar tantos operadores quanto julgar necessários para

emitir e/ou autorizar requisições de materiais nas Unidades de Consumo,

solicitando o cadastramento para o DGSS-4.

2.6 A requisição conterá a identificação (nome e registro funcional) de seu emissor e

autorizador.

2.7 Uma vez autorizada, a requisição estará disponível para o Almoxarifado

Abastecedor, que a imprimirá utilizando a tela C-355.

2.8 Procedimentos Básicos:

3. Quotas de Material:

3.1 Quota de material corresponde a um padrão de consumo anual definido para cada

material por Unidade de Consumo; corresponde assim a um consumo futuro,

previsível e determinado.

3.2 O Responsável pode indicar, na tela A-073, as Unidades de Consumo que passarão a trabalhar com quota estabelecida, podendo-se relacionar todas as Unidades de uma só vez ou gradativamente ou digitar, na tela A-066, os materiais e as respectivas quotas relativas a uma determinada Unidade de Consumo; e obrigar o atendimento na totalidade, dos materiais abastecidos pelo Almoxarifado, na tela A-073.

3.3 O Sistema processará os dados das Unidades relacionadas na tela A-073 todas as sextas-feiras, disponibilizando-os para os usuários nas segundas-feiras.

3.4 Uma vez indicada as Unidades que passarão a trabalhar com quota, o Sistema informará como quota suplementada o consumo acumulado dos últimos 12 meses.

3.5 Caso a Unidade não tenha consumido o material no período de 12 meses, o responsável não poderá utilizar a tela A-073, tendo que incluir o material por meio da tela A-066.

3.6 Uma vez apontada à quota pelo Sistema, caberá ao responsável pelo Almoxarifado, após análise, alterar ou não a informação gerada.

3.7 No final do exercício em vigência, o Sistema calculará automaticamente a quota para o próximo exercício, utilizando-se do cálculo estatístico da média e projetará a quota anual para o próximo exercício. O Sistema adotará para o cálculo os maiores consumos numa amostra de no mínimo 04 (quatro) meses e de no máximo 06 (seis) meses, adotando sempre o maior número de meses. Quando o consumo do ano atual for inferior a 04 (quatro) meses, o Sistema adotará a quota registrada para o exercício em vigência.

3.8 O Caderno de Quotas para o próximo exercício será gerado automaticamente pelo Sistema, estando disponível para o usuário no final do ano em vigência.

3.9 Para excluir material do caderno de quotas para o exercício seguinte, deve-se

utilizar a tela A-070 - "Exclusão de Material para o Próximo Caderno de Quotas".

3.10 No momento em que se atribuir quotas para uma determinada Unidade de Consumo, pela tela A-073 ou pela tela A-066, a emissão da nota de distribuição só poderá ser feita se o saldo for suficiente para atender o solicitado; no caso de não haver saldo suficiente será necessário suplementá-lo; ou ainda, incluir quota para o caso de não haver quota cadastrada.

3.11 A quota extra por sua vez, diz respeito a um consumo eventual, não previsto e

que não deve ser computado como consumo rotineiro.

3.12 Procedimentos Básicos:

3.13 Gerenciamento e Controle dos Suprimentos Previstos e dos Efetivamente

Realizados:

4. Suporte Técnico:

O DGSS.4 fornecerá apoio técnico e manual aos responsáveis pela operacionalização dos recursos previstos por esta Orientação Normativa.

ORIENTAÇÃO NORMATIVA 1/05 - DGSS/SMG

REPUBLICAÇÃO

POR TER SAÍDO COM INCORREÇÕES

A Diretora do Departamento de Gestão de Suprimentos e Serviços - DGSS, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas por lei, publica a Orientação Normativa com as atualizações efetuadas no Módulo de Requisição Automática e no Módulo de Quotas de Materiais ambos do SISTEMA SUPRI , passando a vigorar conforme abaixo:

O SISTEMA SUPRI está disponibilizando aos Almoxarifados os recursos de "Requisição Automática de Material" e de "Quotas de Material", ambos voltados para a distribuição, isto é, para o abastecimento de Unidades de Consumo.

A implementação das "Requisições Automáticas" para as Unidades de Consumo, tem como objetivos: eliminar o fluxo de papel, evitar rasuras e imprecisões nas solicitações de material e possibilitar a quem requisita parâmetros para a requisição do material e a sua respectiva quantidade.

Para os Almoxarifados, a emissão da Nota de Distribuição será feita com maior velocidade e sem a incidência de erros relativos à digitação e ao fornecimento de material, uma vez que não haverá mais digitação de seus códigos e será impossível distribuir materiais não constantes da Requisição, bem como em quantidade superior ao solicitado.

Com as "Quotas de Material" o SISTEMA SUPRI busca viabilizar o disposto no item 1.4, do título VI - Das Obrigações, do Decreto n.º 23.403/87 e na Portaria Intersecretarial SF/SMA n.º 01/96, relativos à criação de instrumental voltado ao dimensionamento, planejamento e controle da demanda e distribuição de material, em termos físicos e financeiros, por parte de todos os Almoxarifados da P.M.S.P.

O Almoxarifado terá a opção de implantar somente a "Requisição Automática" e posteriormente trabalhar com as "Quotas de Material", ou implementar simultaneamente esses dois recursos no âmbito de suas Unidades de Consumo. Mas, sempre que optar pelas Quotas de Material deverá estabelecer previamente as quantidades correspondentes aos materiais a serem requisitados, ou ainda, solicitar que o próprio Sistema calcule as quotas para cada Unidade de Consumo.

1. Cadastramento de Operadores:

1.1 O titular da Unidade Orçamentária deverá informar a DGSS.4:

1.1.1 os Registros Funcionais e os nomes completos dos responsáveis:

- pelo cadastramento de emissão e/ou autorização da requisição de materiais para as Unidades de Consumo, com seu respectivo código SUPRI.

- pela atribuição de quotas de material e obrigatoriedade de requisição de distribuição (responsável pelo Almoxarifado);

1.1.2 o código do Almoxarifado Abastecedor.

1.2 Para o responsável pelo Almoxarifado, o DGSS.4 cadastrará as seguintes telas:

- A-066: "Atualização de Materiais e Quotas - Distribuição";

- A-069: "Cadastramento de Obrigatoriedade de Requisição - Distribuição";

- A-070: "Exclusão de Materiais Para o Próximo Caderno de Quotas";

- A-073: "Solicitação de Carga de Quotas - Distribuição";

- A-074: "Cadastramento da Obrigatoriedade de Requisição Com Quota";

- C-342: "Consulta de Quotas e Consumo";

- C-350: "Consulta de Quotas Anuais";

- C-355: "Consulta Requisição de Materiais - Distribuição";

- C-359: "Consulta de Operadores de Requisição de Materiais - Distribuição";

- E-617: "Solicitação de Quotas Consolidadas".

1.3 Para os operadores do Módulo de Requisição Automática (Unidades de Consumo), o DGSS.4 cadastrará as seguintes telas:

- A-067: "Requisição de Materiais - Distribuição";

- A-068: "Autoriza Requisição de Materiais - Distribuição";

- C-350: "Consulta de Quotas Anuais";

- C-355: "Consulta Requisição de Materiais - Distribuição".

1.4 Ocorrendo alteração quanto aos responsáveis pelas telas de requisição e pelas quotas, o titular da U.O. deverá comunicar imediatamente a DGSS-4.

Observação:

Caberá exclusivamente ao DGSS-4 o cadastramento de operadores que deverão emitir e autorizar as requisições de materiais para o Almoxarifado.

2. Requisição Automática de Material:

2.1 Refere-se à solicitação de material efetuada por meio do SISTEMA SUPRI, da

Unidade de Consumo para o Almoxarifado abastecedor;

2.2 O Responsável deve relacionar, na tela A-069, as Unidades de Consumo que

passarão a solicitar material por meio de requisição automática.

2.3 As Unidades de Consumo relacionadas passarão a requisitar somente por

intermédio do Sistema, eliminando assim a utilização de papel;

2.4 O Responsável poderá tornar obrigatória a requisição dos materiais com ou sem a

quota cadastrada para a Unidade de Consumo. Se optar por trabalhar sem quota,

deverá registrar todas as Unidades de Consumo somente na tela A-069. Se optar

por trabalhar com quotas deverá solicitar a "carga" pela tela A-073, obrigar as

requisições somente com quota pela tela A-074 e readequar as quotas na tela

A-066 se necessário.

2.5 O responsável poderá habilitar tantos operadores quanto julgar necessários para

emitir e/ou autorizar requisições de materiais nas Unidades de Consumo,

solicitando o cadastramento para o DGSS-4.

2.6 A requisição conterá a identificação (nome e registro funcional) de seu emissor e

autorizador.

2.7 Uma vez autorizada, a requisição estará disponível para o Almoxarifado

Abastecedor, que a imprimirá utilizando a tela C-355.

Obs.: Anexo, vide DOC de 31/08/2005, página 7 e 8.

3. Quotas de Material:

3.1 Quota de material corresponde a um padrão de consumo anual definido para cada

material por Unidade de Consumo; corresponde assim a um consumo futuro,

previsível e determinado.

3.2 O Responsável pode indicar, na tela A-073, as Unidades de Consumo que passarão a trabalhar com quota estabelecida, podendo-se relacionar todas as Unidades de uma só vez ou gradativamente ou digitar, na tela A-066, os materiais e as respectivas quotas relativas a uma determinada Unidade de Consumo; e obrigar o atendimento na totalidade, dos materiais abastecidos pelo Almoxarifado, na tela A-073.

3.3 O Sistema processará os dados das Unidades relacionadas na tela A-073 todas as sextas-feiras, disponibilizando-os para os usuários nas segundas-feiras.

3.4 Uma vez indicada as Unidades que passarão a trabalhar com quota, o Sistema informará como quota suplementada o consumo acumulado dos últimos 12 meses.

3.5 Caso a Unidade não tenha consumido o material no período de 12 meses, o responsável não poderá utilizar a tela A-073, tendo que incluir o material por meio da tela A-066.

3.6 Uma vez apontada à quota pelo Sistema, caberá ao responsável pelo Almoxarifado, após análise, alterar ou não a informação gerada.

3.7 No final do exercício em vigência, o Sistema calculará automaticamente a quota para o próximo exercício, utilizando-se do cálculo estatístico da média e projetará a quota anual para o próximo exercício. O Sistema adotará para o cálculo os maiores consumos numa amostra de no mínimo 04 (quatro) meses e de no máximo 06 (seis) meses, adotando sempre o maior número de meses. Quando o consumo do ano atual for inferior a 04 (quatro) meses, o Sistema adotará a quota registrada para o exercício em vigência.

3.8 O Caderno de Quotas para o próximo exercício será gerado automaticamente pelo Sistema, estando disponível para o usuário no final do ano em vigência.

3.9 Para excluir material do caderno de quotas para o exercício seguinte, deve-se

utilizar a tela A-070 - "Exclusão de Material para o Próximo Caderno de Quotas".

3.10 No momento em que se atribuir quotas para uma determinada Unidade de Consumo, pela tela A-073 ou pela tela A-066, a emissão da nota de distribuição só poderá ser feita se o saldo for suficiente para atender o solicitado; no caso de não haver saldo suficiente será necessário suplementá-lo; ou ainda, incluir quota para o caso de não haver quota cadastrada.

3.11 A quota extra por sua vez, diz respeito a um consumo eventual, não previsto e

que não deve ser computado como consumo rotineiro.

Obs.: Anexo, vide DOC de 31/08/2005, página 8.

4. Suporte Técnico:

O DGSS.4 fornecerá apoio técnico e manual aos responsáveis pela operacionalização dos recursos previstos por esta Orientação Normativa.