ORDEM INTERNA 2/12 – SMC

ASSUNTO: Padronização de procedimentos administrativos

DIRIGIDA A: CAF, CSMB, CCJ, DEC, TM, BMA, CCSP e DPH.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE CULTURA SUBSTITUTO , no uso de suas atribuições legais, visando estabelecer padrão de procedimentos administrativos nos departamentos da Secretaria de Cultura,

DETERMINA

1) Os contratos administrativos e os demais instrumentos legais, como a Ordem de Execução de Serviços e Anexo de Nota de Empenho, deverão ser padronizados, na medida do possível, em todas as Unidades, principalmente quando se tratar de assuntos de mesma natureza, como condições de pagamento, penalidades, reajuste, disposições contidas nas Portarias de SF etc.

1.1) Para tanto, a Assessoria Jurídica, o Setor de Licitações e Contratos e a Supervisão de Controle Orçamentário, coordenados pela Coordenadoria de Administração e Finanças - CAF, estabelecerão os itens que deverão ser padronizados, sempre em conformidade com a legislação vigente.

2) O setor contábil deverá estar em área exclusiva e possuir código próprio no Sistema Municipal de Processos – SIMPROC. Tal setor deverá realizar somente serviços de ordem contábil, orçamentário e financeiro, a teor do disposto no Decreto Municipal nº 47.648/06.

3) Durante toda a vigência contratual, os processos administrativos deverão ser custodiados pelos seus respectivos gestores ou fiscais em suas respectivas Seções, devendo ser encaminhados aos demais Setores se houver necessidade de providências adicionais.

4) A Divisão Administrativa de cada Departamento deverá tomar as medidas necessárias à prorrogação de prazo dos contratos de natureza continuada ou, se for o caso, à nova contratação, no prazo mínimo de 120 (cento e vinte) dias antes do término da vigência do contrato em questão.

5) Caberá a Divisão Administrativa/Setor de Licitações e Contratos/Gestores dos Contratos as providências necessárias à formalização do encerramento dos contratos concluídos, de acordo com os prazos e normas previstos na legislação.

6) Caberá à Unidade Requisitante dos serviços/bens ou materiais ou ao Gestor/Fiscal do contrato a solicitação de arquivamento dos processos oriundos dessas contratações.

7) É vedado à Área Contábil receber documentos fiscais sem o devido atesto de recebimento dos bens/serviços/medições de obras pelos respectivos fiscais ou gestores dos contratos.

8) Preliminarmente ao envio do processo de pagamento à Contabilidade, o Gestor/Fiscal do contrato deverá checar a validade de todas as certidões exigidas no procedimento licitatório, requerendo à empresa contratada, se for o caso, a atualização das certidões vencidas.

9) No que se refere aos contratos que envolvam cessão de mão-de-obra, preliminarmente ao envio do processo de pagamento à Contabilidade, o Gestor/Fiscal do Contrato deverá conferir a GFIP apresentada pela empresa contratada, confrontando-a com o controle de freqüência dos funcionários e relação de empregados fornecida pela empresa.

10) A Unidade Requisitante, Divisão Administrativa e/ou Setor de Licitações e Contratos deverá entregar as notas de empenho à empresa contratada, mediante verificação do prazo de validade das Certidões exigidas no procedimento licitatório (CND do INSS, CRF do FGTS etc).

11) Visando a otimização da utilização dos recursos existentes, a Área Contábil de cada Departamento deverá comunicar aos Diretores Administrativos, através de relatórios mensais, os saldos existentes nas notas de empenho, nas reservas, disponíveis nas dotações bem como os congelamentos ocorridos.

12) Sem prejuízo das disposições contidas na Portaria SF nº 14/98, o Titular da Unidade Orçamentária deverá designar formalmente o Gestor ou Fiscal do contrato e respectivo suplente, se porventura não tiverem sido designados em contrato.

13) Nos procedimentos licitatórios, definida a necessidade pela área jurídica de inclusão, no edital ou processo, de orçamento estimativo demonstrado em planilha de custos, a Unidade requisitante dos serviços elaborará a referida planilha com apoio das áreas técnicas envolvidas, além da área contábil e jurídica.

14) Nos procedimentos licitatórios, caberá ao contador de cada uma das Comissões de licitação a análise da planilha de composição de preços apresentada pela empresa vencedora, quando solicitada. Para tanto, as comissões poderão requerer apoio técnico de outras áreas, cabendo ao presidente acatar ou não o parecer.

15) A programação artística e cultural deverá atender ao seguinte cronograma em relação aos empenhos:

PROGRAMAÇÃO DO MÊS: DESPACHO AUTORIZATÓRIO PUBLICADO ATÉ O MÊS DE:

MAIO MARÇO

JUNHO ABRIL

JULHO MAIO

AGOSTO JUNHO

SETEMBRO JULHO

OUTUBRO AGOSTO

NOVEMBRO SETEMBRO

DEZEMBRO SETEMBRO

16) Esta Ordem Interna vigorará a partir da data de sua publicação.