ORDEM INTERNA 1/12 - SP/ST/SMSP

INTERESSADO: TODOS OS SERVIDORES DA SP-ST

ASSUNTO: Utilização da Frota

ANEXO I – Modelo de Ficha de Requisição

ANEXO II – Modelo de Ordem de Serviço Externo

Visando a racionalização no uso da frota disponível nesta SP-ST, passam a vigorar, a partir de 18/jan/2012, as seguintes normas atinentes ao assunto:

1. DO ESTACIONAMENTO

1.1 Todos os veículos da frota da SP/ST (próprios ou locados) deverão ficar estacionados, durante o expediente, no estacionamento coberto desta Subprefeitura, localizada à Av. Tucuruvi, 808 – Tucuruvi.

1.2 Os veículos próprios, inclusive aqueles destinados à Coordenadoria Distrital de Defesa Civil (CODDEC), deverão pernoitar no local acima indicado.

1.3 O Encarregado de Tráfego da UTI desta Subprefeitura será o responsável pela guarda e conservação dos veículos próprios.

1.4 Os veículos locados, no que se refere à guarda e conservação, obedecerão as cláusulas contratuais vigentes.

2. DA UTILIZAÇÃO

2.1 Serão utilizados, preferencialmente, os veículos locados e, na falta destes, os veículos próprios.

2.2 Todos, porém, estarão dispostos em uma seqüência, devidamente numerados em ordem crescente e identificados com prismas numéricos.

2.3 A numeração acima deverá ser distinta em 02 categorias:

veículos de passageiros e veículos de carga.

2.4 À medida em que forem sendo requisitados, o Encarregado de Tráfego irá atendendo a demanda na seqüência em que os carros estiverem dispostos, priorizando a utilização das kombis apenas quando o número de usuários em uma única viagem for superior a 04.

Portanto, não haverá veículo, nem motorista exclusivos para qualquer Unidade desta Subprefeitura.

3. DA REQUISIÇÃO

3.1 Para utilização de veículos da frota da SP/ST, o usuário deverá fazer a reserva junto ao Encarregado de Tráfego, com antecedência mínima de 30 minutos.

3.2 A reserva de que trata o subitem acima deverá ser feita, preferencialmente, com o envio de requisição, cujo modelo consta do anexo 1.

3.3 Não sendo possível, a reserva poderá ser feita por telefone, e-mail ou outro meio, desde que atente para o prazo estabelecido no item 3.1.

3.4 No entanto, em qualquer uma das circunstâncias acima, o usuário deverá, obrigatoriamente, preencher e assinar a ficha de requisição. Deverá, ainda detalhar o máximo possível os campos “LOCAL DE DESTINO” e “ESPECIFICAR MOTIVO”.

4. DA LIBERAÇÃO

4.1 Tão logo o Encarregado de Tráfego receba a requisição de utilização, este deverá dispor do veículo para o local e horário requisitados.

4.2 O motorista deverá apresentar-se com o veículo ao usuário no local e horário requisitados. De pronto, o usuário deverá iniciar sua utilização. No entanto, a tolerância para o início da utilização será de 15 minutos, os quais após decorridos, o motorista deverá retornar ao estacionamento, apresentando-se ao Encarregado e fazendo constar tal situação na Ordem de Serviço Externo (OSE).

4.3 O motorista deverá preencher, integralmente, uma Ordem de Serviço Externo, inclusive colhendo a assinatura do usuário no campo próprio, cujo modelo consta do anexo 2 e ao final do dia, entregá-la ao Encarregado de Tráfego.

4.4 Os motoristas deverão ser orientados pelo Encarregado de Tráfego a preencherem o campo “DESTINO” da OSE, o mais completo e específico possível.

4.5 Ao final do expediente, o Encarregado de Tráfego deverá assinar e carimbar todas as OSE do dia, comparando-se com o número de requisições.

5. DA UTILIZAÇÃO FORA DO EXPEDIENTE

5.1 Fora do horário de expediente, aos finais de semana e feriados, serão observadas as seguintes rotinas:

5.1.1. Operações programadas : serão seguidas as normas constantes dos subitens 3.1, 4.1 e 4.2, porém com a assinatura e carimbo do Encarregado de Tráfego na OSE sendo efetivado no primeiro expediente útil após a utilização do veículo.

5.1.2 Operações de emergência: nestes casos, o usuário preencherá a requisição que estará disponível na UTI e a entregará ao motorista de plantão, que deverá atendê-lo.

5.1.3. Também cabe ao motorista preencher, como de praxe, a OSE e todo este expediente deverá ser entregue ao Encarregado de Tráfego no primeiro expediente útil, o qual procederá em conformidade com o estabelecido nesta Ordem.

6. DO STATUS

A frota desta SP-ST terá apenas os status abaixo discriminados:

6.1 Em utilização: situação na qual o veículo está sendo empregado em uma ação (operacional ou administrativa) desta SP-ST, por usuário, devidamente autorizado, e em conformidade com as presentes normas.

6.2 Em espera: situação na qual o veículo encontra-se devidamente estacionado no pátio da Subprefeitura, aguardando requisição para utilização.

6.3 Em manutenção: situação na qual o veículo encontra-se fora de operação, para manutenção de primeiro escalão ou limpeza e nestes casos este status é temporário, ou para reparos que demandem maior tempo e nestes casos, o status perdurará até que sejam sanados os defeitos e o veículo esteja, novamente, em condições de ser utilizado.

7. DO CONTROLE DE ATENDIMENTO

7.1 Caberá ao Encarregado de Tráfego elaborar um controle de atendimento às demandas de solicitações de veículos desta SP-ST.

7.2 O Chefe de Gabinete deverá elaborar a leitura analítica dos dados, propondo outras medidas de melhoria e de controle ao Subprefeito.

7.3 As fichas originais das OSE referentes aos veículos locados e as OSE dos veículos próprios, deverão permanecer arquivadas na UTI.

8. PRESCRIÇÕES DIVERSAS

8.1 Fica proibido o uso de veículo desta frota para deslocamentos para SMSP, Edifício Matarazzo, ou demais localidades nas imediações de estações de metrô, para participação em reuniões, cursos ou outros eventos.

8.1.1 Caberá à CAF/SAS providenciar bilhetes do metrô para que o usuário possa se deslocar ao evento para o qual tenha sido convocado.

8.1.2 Os casos excepcionais, como transporte de grandes volumes, problemas no sistema no metroviário, entre outros, serão avaliados pela Coordenadora de CAF, a qual poderá deliberar pela liberação do veículo.

8.2 A Coordenadora de Administração e Finanças será a responsável pela observância e cumprimento da presente OI, devidamente supervisionada pelo Chefe de Gabinete.

9. Esta Ordem Interna não esgota o assunto, podendo ser complementada, alterada e/ou atualizada a qualquer tempo, por autoridade devidamente competente.